Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser
Gz: AK 8800
GRDrs 912/2003
Stuttgart,
10/17/2003



Immobilienmanagement
Sachstandsbericht und weiteres Vorgehen



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
Reform- und Strukturausschuß
Verwaltungsausschuß		Vorberatung
Beschlussfassung		nichtöffentlich
öffentlich		29.10.2003
12.11.2003



Beschlußantrag:
  1. Von dem als Anlage beigefügten “Sachstandsbericht zum Immobilienmanagement mit Vorschlägen zum weiteren Vorgehen” wird zustimmend Kenntnis genommen.
  2. Dem Ziel, das städtische Immobilienmanagement im Rahmen des Mieter-Vermieter-Modells zu zentralisieren, wird zugestimmt.
  3. Die Verwaltung wird beauftragt, bis Mitte 2004 ein Konzept für das weitere Vorgehen zu erarbeiten. Dabei sind insbesondere die vordringlichen Themenfelder und Aufgaben zu definieren, ein Konzept für eine stufenweise, projektbezogene Umsetzung zu erarbeiten sowie die Frage, zu welchen Themenbereichen und in welchem Umfang die Hinzuziehung einer externen Beratung sinnvoll ist, zu klären. Über die Ergebnisse, einschließlich der weiter zu konkretisierenden Einsparungen, wird im Reform- und Strukturausschuss berichtet.


Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1

Im Rahmen der Haushaltsberatungen am 12.12.2001 (2. Lesung) wurde das Thema Immobilienmanagement und insbesondere ein Pilotversuch zum Outsourcing des Immobilienmanagements aufgegriffen. Die Verwaltung sagte zu, im Rahmen der Beantwortung des Antrags Nr. 476/2001 der Fraktionen von CDU, FDP und Freien Wähler über den Sachstand des Immobilienmanagements zu berichten. Im Haushaltssicherungskonzept 2002 (GRDrs 999/2002) ist das Thema Immobilienmanagement unter Ziffer 6 “Strukturelle Maßnahmen der Verwaltungsreform zur Konsolidierung des Stadthaushaltes” enthalten. Mit GRDrs 644/2003 wurden diese strukturellen Maßnahmen konkretisiert und bzgl. des Immobilienmanagements wurde die Zielrichtung der Überlegungen der Verwaltung entsprechend dem beiliegenden Bericht dargestellt. In der Sitzung des Verwaltungsausschusses vom 21.07.2003 wurde beschlossen, dass die Verwaltung zu den kommenden Haushaltsplanberatungen Beschlussanträge zum Thema Immobilienmanagement vorlegt, eine Abwägung der Vorteile einer zentralen oder dezentralen Organisation vornimmt sowie eine Vergabe des Immobilienmanagements prüft.

Zu dem komplexen Thema Immobilienmanagement wird der beiliegende Sachstandsbericht im Sinne einer Vorstudie für ein mögliches neues Projekt zur Neustrukturierung des Immobilienmanagements vorgelegt. Der Bericht gibt einen Überblick über das Thema und zeigt denkbare Lösungsmöglichkeiten auf. Konkrete Beschlüsse müssen nun mit dieser Vorlage und im Verlauf des weiteren Projektgeschehens gefasst werden.


Umsetzungsstand der beschlossenen Optimierungsmaßnahmen (GRDrs 262/1998):

Die Verwaltung des sog. marktgängigen Vermögens wurde für die gesamte Stadtverwaltung bis Ende 2001 beim Amt für Liegenschaften und Wohnen zentralisiert. Die mit den fachlichen Aufgaben eng zusammenhängenden, nicht marktgängigen Grundstücke und Gebäude wie Kindergärten, Schulen, soziale und kulturelle Einrichtungen, Sportanlagen etc. werden von den jeweiligen Fachämtern im Eigentümer-Modell verwaltet, d.h. sie halten selbst Ressourcen und Know-how für diese Aufgabe vor (insbes. 10, 32, 37, 40, 41, 50, 51, 52, 53). Eine vollständig zentrale Lösung war im Rahmen des Projekts 1998 aufgrund der unterschiedlichen Interessenlagen nicht erreichbar.

Ein weiterer zentraler Vorschlag bestand im Aufbau eines umfassenden IuK-unterstützten Grundstücks- und Gebäudeinformationssystems, Grundlage für ein professionelles Immobilienmanagement. Die Einführung des Moduls SAP-RE (SAP-Real Estate) startete im Juni 2001 und wird voraussichtlich Ende 2004 beim Amt für Liegenschaften und Wohnen für das marktgängige Vermögen abgeschlossen sein. Die Ausweitung auf andere gebäudeverwaltende Ämter muss noch geklärt werden, da dies mit den Beschlüssen zum weiteren Vorgehen zusammenhängt. Damit verzögert sich auch der Aufbau eines stadtweiten Berichtswesens/Controllings für das Thema Immobilienmanagement auf der Basis von SAP-RE.

Der Umsetzungsstand weiterer Maßnahmen kann dem beigelegten Sachstandsbericht (Ziffer 3.2) entnommen werden.

Da bis heute nicht alle Empfehlungen des Berichts konsequent umgesetzt wurden, steckt langfristig noch ein Wirtschaftlichkeitspotenzial in deren Umsetzung. Insbesondere durch eine Optimierung des technischen Gebäudemanagements könnte die Effektivität in diesem Bereich erhöht werden. Bis 2006 soll das noch offene Einsparpotenzial von 396.000 EUR (bisher 115.000 EUR umgesetzt) erbracht werden. Die noch nicht umgesetzten Punkte sind in den Vorschlägen zum weiteren Vorgehen berücksichtigt (vgl. Ziffer 9 des Berichts).


Weiteres Vorgehen:

Zentralisierung des Immobilienmanagements

Über die Vorschläge des Berichts zur Neuorganisation der Grundstücks- und Gebäudewirtschaft (GRDrs 262/1998) hinaus, werden in einer Zentralisierung zumindest des Gebäudemanagements langfristig Einsparpotenziale gesehen. Durch eine Zentralisierung aller Aufgaben des Facility-Managements in einer Organisationseinheit wird die Zersplitterung von gebäudewirtschaftlichen Kompetenzen überwunden und gebäudewirtschaftliches Know-how bei einer Organisationseinheit gebündelt und optimiert, was zu einer größeren Wirtschaftlichkeit beiträgt. Die Eigentümer- und Objektsicht im Sinne einer dauerhaften Werterhaltung des kommunalen Immobilienvermögens wird wesentlich verbessert.

Dies bedeutet, dass auch die Fachämter, die bisher ihre Gebäude im Eigentümer-Modell verwalten, ihre gebäudewirtschaftlichen Kompetenzen an eine zentrale Einheit abgeben müssen. Künftig gibt es nur noch einheitlich das Mieter-Vermieter-Modell, wie es sich inzwischen als richtungsweisend erwiesen hat. Durch die organisatorische Bündelung der mit dem Immobilienmanagement in Verbindung stehenden Aktivitäten können Synergieeffekte z.B. durch Konzentration von spezifischem Know-how und Stärkung der Verwaltung gegenüber Dritten (z.B. Zentralisierung von Vergaben, wie im Haushaltssicherungskonzept 2002 für die Reinigung vorgesehen) erzielt, eine Transparenz des Mitteleinsatzes und eine höhere Wirtschaftlichkeit sowie eine optimierte Flächennutzung erreicht werden. Durch eine Zusammenfassung und Spezialisierung der derzeit zersplittert wahrgenommenen Fachaufgaben können Einspareffekte bei Personalkosten erzielt werden.

Insbesondere im Bereich des technischen Dienstes (v.a. Hausmeisterdienste) lassen sich durch eine Bündelung in einem Betrieb und einem Regionalsystem erhebliche Personaleinsparungen erzielen. Mit der jetzigen Verteilung auf viele verschiedene Ämter lässt sich keine wirtschaftliche Lösung realisieren.

Ein Projekt Immobilienmanagement verspricht nur Erfolg, wenn es einen Grundsatzbeschluss zur Zentralisierung gibt (Umsetzung ist im Projekt im Detail zu prüfen).

Es wird vorgeschlagen, ein Konzept für das weitere Vorgehen zu erarbeiten. Hierbei wären die Ämter zu beteiligen, die bereits am Projekt zur Neustrukturierung der Grundstücks- und Gebäudewirtschaft (vgl. GRDrs 262/1998) beteiligt waren. Die Ergebnisse werden dem Reform- und Strukturausschuss Mitte 2004 vorgelegt.

Bereich Hochbau:

Das Hochbauamt wird im Rahmen des HSK 2002, GRDrs 999/2002, durch externe Gutachter demnächst überprüft (Konzentration auf Bauherrenaufgaben); eine Voruntersuchung hat bereits begonnen (GRDrs 288/2003). Deshalb wird der Bereich Optimierung/ Werterhaltung der Gebäudesubstanz (Bauunterhaltung und bauliche Verbesserungen, Umbau) zunächst nicht in ein Projekt Immobilienmanagement einbezogen. Langfristig ist jedoch zu klären, ob nicht zumindest die Bauunterhaltung mit dem Bereich Liegenschaften zusammengefasst werden sollte. In einer Umorientierung von der investitionsorientierten zur lebenszyklusorientierten Planung eines Gebäudes - damit einhergehend eine Reduzierung der Baufolge- oder Gebäudenutzungskosten - steckt ein erhebliches Einsparpotenzial für den öffentlichen Haushalt (vgl. Anlage 2 des Berichts).

Weitere Ausführungen zum technischen, kaufmännischen und infrastrukturellen Gebäudemanagement können dem beiliegenden Bericht entnommen werden (Ziffern 5.1.3-5.1.5)

Abschätzung des Einsparpotenzials durch Zentralisierung:

Im Nachgang zur Diskussion der GRDrs 644/2003 (HSK 2002 – Strukturelle Maßnahmen der Verwaltungsreform zur Konsolidierung des Stadthaushalts) im Reform- und Strukturausschuss am 16. Juli 2003 wurden im Schreiben des Referats Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser an die Mitglieder des Verwaltungsausschusses die möglichen Einsparpotenziale grob geschätzt dargestellt. Dabei wurden ältere Stellenerhebungen zugrunde gelegt, die nun aktualisiert wurden (vgl. Anlage 1 des Berichts).

An Einsparungen wurden bereits ca. 6,1 Mio EUR im Bereich des Immobilienmanagements beschlossen (vgl. Ziffer 3.4 des Berichts). Dazu kommen Energiekosteneinsparungen von ca. 13,2 Mio EUR jährlich bei allen Ämtern und Eigenbetrieben. Durch eine Fortführung der erfolgreichen Ansätze im Energiemanagement können in den noch nicht betrachteten Bereichen jedoch noch weitere wesentliche Effekte erzielt werden. Das Verhältnis zwischen Personal- und Kapitalkosten und den erzielbaren Energiekosteneinsparungen beträgt etwa 1: 5. Im Rahmen des stadtinternen Contractings (Intracting) oder, falls nicht finanzierbar im Rahmen eines Contractings mit Externen, könnten noch deutlich mehr Energiesparmaßnahmen umgesetzt werden.

Die im Bericht ausgeführten Schätzungen ergeben bei einem neuen Projekt zur Zentralisierung des Immobilienmanagements ein Einsparpotenzial von ca. 3,84 Mio EUR, so dass insgesamt bei einer Einsparsumme von 9,94 Mio EUR sogar fast 16 % Kosteneinsparungen beim Immobilienmanagement ohne den Hochbaubereich zu erreichen wären.

Bei diesen Angaben ist zu berücksichtigen, dass es sich um grobe Schätzungen handelt, die im weiteren Projektverlauf zu verifizieren sind.

Rechtsform der zentralen Organisationseinheit:

Eine organisatorische Neuausrichtung kann den Entfall von Aufgaben, die verstärkte Vergabe der Leistungen des Liegenschaftswesens oder die vollständige Ausgründung der Liegenschaftsorganisation beinhalten.

Sollte man sich entschließen, das städtische Immobilienmanagement in anderer Rechtsform als bisher zu organisieren, müsste nach Klärung der Organisationsform und der Zuordnung der Aufgaben evtl. zu neu zu bildenden Einheiten ein ausführliches Gutachten zu betriebswirtschaftlichen und steuerlichen Aspekten durch externe Experten erstellt werden. Die für die Stadt beste Rechtsform des Betriebs/der Betriebe – z.B. städtischer Regiebetrieb, Eigenbetrieb, GmbH, GmbH & Co. KG – wäre ggf. unter Berücksichtigung steuerlicher, betriebswirtschaftlicher, personeller, steuerungsrelevanter sowie haushaltsrechtlicher Aspekte und unter Einbeziehung der Zuordnung des Eigentums an den Immobilien zu prüfen.

Städteumfrage:

Um Anhaltspunkte für Einsparpotenziale und deren Höhe zu erhalten, wurde eine interkommunale Umfrage durchgeführt. Ca. 70 % der einbezogenen Städte haben zwischenzeitlich die Aufgaben des Immobilienmanagements im Mieter-Vermieter-Modell zentralisiert, weitere Städte planen, dies zu tun. Auch auf Landes- und Bundesebene ist dieser Trend festzustellen. Der Umsetzungsgrad ist in den Städten sehr unterschiedlich. Die Ergebnisse der Umfrage zeigen, dass jede Kommune sorgfältig abgestimmt auf ihre eigenen Rahmenbedingungen die für sie günstigste Rechtsform der zentralen Organisationseinheit prüfen muss. Alle Städte, die ihr Immobilienmanagement zentralisieren, erwarten Einsparungen, wobei die Erwartungen unterschiedlich hoch sind und keine Stadt die bisher erreichten Einsparungen im Sach- und Personalkostenbereich quantifizieren kann (vgl. Ziffer 7 des Berichts).

Pilotversuch Outsourcing:

Am 9. Dezember 1998 (GRDrs 262/1998 und Schreiben von Referat A vom 07.12.1998 an die Mitglieder des Verwaltungsausschusses) ist beschlossen worden, dass die Verwaltung, bevor sie einen Pilotversuch über einen repräsentativen Querschnitt kommunaler Gebäude/Flächen durchführt, das Thema dem Reform- und Strukturausschuss nochmals zur Beratung über die Durchführung und den Ablauf vorlegt. Erste Erfahrungen sollten mit einer Auswahl von Gebäuden unterschiedlicher Nutzungsart gesammelt werden.

Voraussetzung für die Erstellung eines Angebots einer Firma ist, dass sie über detaillierte Informationen über Gebäudesubstanz, Flächen, technische Ausstattung etc. verfügt. Dazu bedarf es eines Grundstücks- und Gebäudeinformationssystems, welches die notwendigen Informationen zur Optimierung der Grundstücks- und Gebäudewirtschaft und zum Controlling liefert. Es ist somit ein wichtiges Hilfsmittel, um Einsparpotenziale zu erkennen und zu quantifizieren. Ursprünglich sollte bis Ende 1999 ein funktionierendes System zur Verfügung stehen, allerdings hat man sich 1999 für die Einführung von SAP-RE entschieden, so dass nach Auskunft des Amts für Liegenschaften und Wohnen voraussichtlich erst Ende 2004 eine Datenbank mit Grundstücks- und Gebäudedaten (allerdings ohne technische Ausstattung) für das marktgängige Vermögen (keine Fachgebäude) zur Verfügung stehen wird. Der ursprünglich wesentlich früher vorgesehene Pilotversuch zum Outsourcing wurde deshalb auf das Jahr 2005 verschoben (vgl. Bericht Ziffer 8.5).

Die Reinigungsdienste sind bereits weitgehend outgesourct. Der Bereich Energiecontracting soll ausgeweitet werden. Im Rahmen der Konzentration auf die Bauherrenaufgaben kann es zu weiteren Vergaben kommen.

Kernpunkte des weiteren Vorgehens:

Erforderlich für eine Neuorganisation des Immobilienmanagements ist ein Grundsatzbeschluss der gemeinderätlichen Gremien zur Zentralisierung des Immobilienmanagements im Rahmen des Mieter-Vermieter-Modells. Das Detailkonzept sollte in einem dann folgenden Projekt erarbeitet werden. Aufgrund der unterschiedlichen Interessenlagen der verschiedenen Ämter ist unseres Erachtens insbesondere der Grundsatzbeschluss und ggf. auch eine externe Begleitung erforderlich, um zu einem wirtschaftlichen und professionellen Stuttgarter Immobilienmanagement zu gelangen.

Beteiligte Stellen

Das Referat WFB hat die Vorlage mitgezeichnet.

Vorliegende Anträge/Anfragen

Antrag Nr. 476/2001 der Fraktionen von CDU, FDP und Freie Wähler




Klaus-Peter Murawski
Bürgermeister

Anlagen

Anlage Sachstandsbericht und weiteres Vorgehen Immobilienmanagement