Protokoll: Verwaltungsausschuß des Gemeinderats der Landeshauptstadt StuttgartNiederschrift Nr.
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VerhandlungDrucksache:
1102/2002
GZ:
A/F/T
Sitzungstermin: 02/19/2003
Sitzungsart: öffentlich
Vorsitz: BM Murawski
Berichterstattung:der Vorsitzende
Protokollführung: Herr Häbe kr
Betreff: Organisation und Abwicklung von Hochbauprojekten

Vorgang: Verwaltungsausschuss vom 05.02.03, öffentlich, Nr. 19


Beratungsunterlage ist die dieser Niederschrift angeheftete Vorlage des Referats Allgemeine Verwaltung sowie des Finanz- und Beteiligungsreferats und des Technischen Referats vom 05.12.2002, GRDrs 1102/2002.

Darüber hinaus ist neben dem zur Sitzung des Verwaltungsausschusses am 05.02.2003 ausgeteilten Papier des Referats Allgemeine Verwaltung vom 04.02.2003 diesem Protokoll das zur heutigen Sitzung als Tischvorlage ausgeteilte Papier des Referats Allgemeine Verwaltung vom 17.02.2003 angehängt.

Die heutige Tischvorlage wird von BM Murawski als Sachstandsbericht bezeichnet. Er trägt darüber hinaus vor, der Gemeinderat wolle so schnell wie möglich ein Bauinvestitionscontrolling bei der Stadtverwaltung realisiert wissen. So sei man ja auch im Reform- und Strukturausschuss (RSA) am 29.01.2003 verblieben.

Die Verwaltung schlage vor, zunächst kein perfektes Ausgangskonzept zu erarbeiten, sondern schrittweise, so wie bisher praktiziert, vorzugehen. Zwar werde Bedarf an Personalkapazitäten gesehen und grundsätzlich ein erster Organisationsvorschlag für eine Stabsstelle F/T-BIC (= Bauinvestitionscontrolling) unterbreitet, aber nach Einschätzung der Verwaltung müsse dies nicht "der Weisheit letzter Schluss" sein. Insbesondere sei sich die Verwaltung darüber noch nicht im Klaren, wie das Verhältnis von interner und externer Projektsteuerung zu betrachten sei. Dies bedeute, für alle Beteiligten stehe es außer Frage, dass bei speziellen wichtigen Großprojekten es wahrscheinlich einer externen Projektsteuerung bedürfe, da dafür besonderer Sachverstand und besondere berufliche Erfahrungen benötigt würden. Je nach Projekt sollte über den Grenzverlauf entschieden werden.

Für ihn sei bedeutsam, dass die Stabsstelle BIC so frühzeitig wie möglich bei Projektierungen eingeschaltet werde; ein wichtiger Punkt dieser Stabsstelle solle ja die Sicherstellung des Kosten- und Zeitrahmens sein. Andererseits solle nach dem Vorbild der Stadt Karlsruhe die Sicherheit bestehen, dass die Referate F und T, egal in welchem Fachdezernat eine Bauplanung projektiert werde bzw. in die Vordiskussion komme, bereits bei allerersten konzeptionellen Überlegungen beteiligt würden. Von dort solle z. B. eingewandt werden können, dass nach den Beschlüssen des Gemeinderates für ein bestimmtes Projekt keine Mittel bereitstünden oder dass ein Projekt einer Rahmenplanung widerspreche. Zentrale Bedeutung messe er der frühzeitigen Einschaltung der Stabsstelle bei, nicht erst nachdem bereits viel Zeit und Geld in planerische Vorüberlegungen investiert worden seien, sondern sobald auch nur erste Überlegungen in einem Amt für ein Projekt stattfinden.

In der Tischvorlage werde ausgeführt, diese Stabsstelle solle die Zuständigkeit für die Hochbauprojekte aller Ämter und Eigenbetriebe (mit Ausnahme des Klinikums) erhalten. In der Ziffer 4 der Tischvorlage werde von einem Personalbedarf in der Größenordnung von vier bis fünf Stellen gesprochen. Tendenziell sollten vier Stellen ausreichen. Diese Stellen müssten aus dem Bestand zur Verfügung gestellt werden. Sollte dieses nicht gelingen, müssten Schaffungsanträge bei den kommenden Haushaltsplanberatungen gestellt werden.

BM Murawski berichtet weiter, TechnRef Prof. Beiche sehe Schwierigkeiten beim Hochbauamt, kurzfristig eine 100%-Stelle für diese Stabsstelle zur Verfügung zu stellen. Hierfür müssten überdurchschnittlich erfahrene Mitarbeiter herangezogen werden. Daher werde vom Technischen Referat um Einverständnis gebeten, der Stabsstelle in der Anfangsphase lediglich zwei geeignete Mitarbeiter zu je 40 % zur Verfügung zu stellen. Mit den jeweils restlichen 60 % ihrer Beschäftigungsverhältnisse sollten diese beiden Mitarbeiter bis auf weiteres in der Projektarbeit des Hochbauamtes arbeiten. Ansonsten würde es, so die Einschätzung des Technischen Referenten, bei der Projektsteuerung des Hochbauamtes zu Verzögerungen kommen. Die Referate F und A hätten mit einer solchen teilweisen Freistellung für die Stabsstelle Probleme (innere Konflikte). Andererseits müsse er dem Technischen Referenten konzedieren, dass in dieser konkreten Situation eine Übergangslösung gefunden werden müsse, welche es ermögliche, Verzögerungen zu vermeiden. Von daher tendiere er persönlich dazu, dem Technischen Referat entgegenzukommen, allerdings nur für eine möglichst kurze Übergangszeit. Es würde sich, da die betroffenen Mitarbeiter unleugbar zwangsläufig inneren Konflikten ausgesetzt wären, um keinen guten Zustand handeln. Eine dauerhafte Lösung müsste sich baldmöglichst anschließen.

Die angedachte Stabsstelle solle über keine eigene Entscheidungskompetenz verfügen. Vielmehr werde diese Stelle ein Vorschlagsrecht gegenüber den Referaten F und T haben. Dies entspreche ja auch dem Diskussionsstand im RSA. Wenn die Stelle zum 01.04.2003 eingerichtet werde, sollte sie im Interimsrathaus untergebracht werden, da damit die räumliche Nähe zu den besagten Referaten gewährleistet wäre.

Immer noch, und dabei handle es sich eventuell für den Gemeinderat um einen schwierigen Punkt, werde externer Beratungsbedarf gesehen. Dafür werde ein Budgetrahmen von 50.000 € inklusive Umsatzsteuer für notwendig erachtet. Der Gesamtpersonalrat werde unverzüglich nach der Klärung weiterer Detailfragen und auf der Grundlage der vom Gemeinderat zu treffenden Grundsatzentscheidung dann beteiligt, wenn das Ganze einen Umsetzungscharakter einnehme. Diese Angelegenheit müsse gut abgewogen werden, da mit dem Geplanten die Fachdezernate und Ämter bei Hochbauprojekten einer strengen Disziplin und Kontrolle unterstellt würden. Insofern beteilige die Verwaltung den Gemeinderat so frühzeitig wie möglich.

Prinzipiell kann EBM Dr. Lang das von BM Murawski Vorgetragene mittragen. Der Erste Bürgermeister bemerkt, der Wunsch, die Arbeiten schnellstmöglich aufzunehmen, sei sicherlich berechtigt. Bei der Finanzverwaltung sei bisher allerdings noch nicht geklärt, wie diese zusätzliche Aufgabe abgedeckt werden könne und welche Personen dafür infrage kämen. Auch sollten Überlegungen hinsichtlich der Leitung dieser Stelle stattfinden. Die Leitung müsse ein Verwaltungsmitglied wahrnehmen, welches innerhalb der Verwaltung akzeptiert werde und zudem über die notwendige Kompetenz verfüge. Zwangsläufig entstünden in der Verwaltung Nachfolgeprobleme. Die Erwartungen an diese Stelle seien sicherlich hoch. Insgesamt würde er es deshalb für besser ansehen, zu einem späteren Zeitpunkt, zu dem dann auch tatsächlich ein vernünftiger Start erfolgen könne, die Arbeit aufzunehmen.

StR Föll (CDU) signalisiert grundsätzliches Einverständnis mit der Vorlage. Angezweifelt werden könne, so StR Kanzleiter (SPD), ob so frühzeitig, wie es die Vorlage vorsehe, angesetzt werden sollte. Das, was mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen gemacht werden könne, sollte aber sofort angegangen werden. Am bedeutendsten sei es, dass der Hochbauerlass die Zuständigkeit innerhalb der Verwaltung eindeutig kläre. Auch StR Wölfle (90/GRÜNE) tendiert für einen späteren Start des BIC (wenn vier Stellen besetzt sind). Die bisherigen Analysen hätten eindeutig aufgezeigt, dass zu Beginn von Projekten Defizite auftreten. Von daher müsse bereits dort angesetzt werden. StR J. Zeeb (FW) sieht die Vorlage als ein Gerüst für die weiteren Arbeiten an. Bei einigen Dingen fehle noch die Feinabstimmung. Auch er erachtet einen Arbeitsbeginn der neuen Stelle erst dann für denkbar, wenn im benötigten Umfang geeignetes Personal gefunden ist.

Von Herrn Theilen (GPR) wird angemerkt, der Ansatz der Vorlage, letzten Endes die Position von Projektleitern zu stärken, sei richtig. Die Einrichtung einer Stabsstelle, bevor vor Ort Änderungen erfolgt seien, erhöhe aber durch das Schaffen weiterer Schnittstellen die Komplexität von Projekten. Controlling dürfe nicht als Kontrolle, sondern als Serviceleistung verstanden werden. Da die für die Stabsstelle benötigten Stellen durch Stellenstreichungen in anderen Bereichen gewonnen werden sollten, könne er nicht zustimmen. Insgesamt gehöre die Ablauforganisation so verbessert, dass Controlling unter Wahrung von Kostenneutralität möglich werde.

Anschließend erläutert TechnRef Prof. Beiche, egal in welcher Form das BIC realisiert werde, handle es sich um eine Vorstufe. Bevor in ein Projekt eingestiegen werde, sollte die neu zu schaffende Stelle Entscheidungshilfen geben. Zu diesem Zeitpunkt werde es in den meisten Fällen noch keine Projektleiter geben.

Bezüglich der Kritik der StRe R. Zeeb (FDP/DVP) und Föll zur kurzfristigen Verteilung der Tischvorlage weist BM Murawski auf verwaltungsinternen Abstimmungsbedarf hin. Zunächst einmal wolle die Verwaltung mit dem Ausschuss die Grundrichtung ausloten.

StR Föll verweist auf den im Oktober 2002 von seiner Fraktion gestellten Antrag Nr. 369/2002, in dem von einem externen Beratungsunternehmen eine Darstellung alternativer Organisationsformen für die Hochbauverwaltung und bis Januar 2003 einen Städtevergleich (Praxis bei der Planung und Durchführung von Hochbauprojekten) beantragt worden ist. Bevor das Ergebnis nicht vorliege, sei seine Fraktion nicht bereit - insbesondere was Art und Umfang dieser Stabsstelle angehe - über die Realisierung des BIC abschließend zu entscheiden. Zudem habe die Tischvorlage nicht in der Fraktion besprochen werden können. Vergleichende Untersuchungen vorzunehmen, erachtet StR Kanzleiter für sinnvoll. In diesem Zusammenhang erklärt BM Murawski, was Controllinginstanzen in anderen Städten angehe, seien Abfragen erfolgt. Das Ergebnis könne dem Gemeinderat schnell vorgelegt werden. Nicht abgefragt worden sei die Gesamtorganisation der Hochbauverwaltungen. Wenn dieses gewünscht würde, müsste es nachgeholt werden. Die durch einen externen Berater aufgestellte vergleichende Studie von Hochbauverwaltungen müsste ebenfalls noch auf den Weg gebracht werden. Danach erinnert StR Föll nochmals an den Antrag seiner Fraktion. Dort sei kein Städtevergleich zum BIC, sondern zu den Organisationsformen der Hochbauverwaltungen gefordert worden. Von daher sei er schon erstaunt, dass die Verwaltung trotz Zusage am 11.12.2002 dem nicht nachgekommen sei. Bevor das Beantragte aber nicht vorliege, sei die CDU-Gemeinderatsfraktion nicht bereit, über Strukturen zu entscheiden, welche dann den zukünftigen Weg festschrieben. Die Verwaltung, so BM Murawski anschließend, habe diesen Auftrag verstanden und auch nicht aus dem Auge verloren; zwischen dem 11.12.2002 und heute hätten die zuständigen Mitarbeiter/-innen sowie das eingeschaltete externe Unternehmen bereits intensivst gearbeitet.

Gegenüber StR Föll betonen StR Kanzleiter und StR J. Zeeb, die Mehrzahl der Projekte des Hochbauamtes bewegten sich im geplanten Rahmen. Diesbezüglich erinnert StR Föll an eine im letzten Jahr ausgeteilte Auflistung zu fertiggestellten Projekten im Zeitraum 1992 bis 2002. Diese Auflistung würde die These, dass ein Großteil der Projekte den vorgegebenen Kostenrahmen einhalte, untermauern. Bei dieser Darstellung sei allerdings die letzte Kostenfeststellung im Vergleich zur Abrechnung der Maßstab gewesen. Er habe im RSA den Technischen Referenten um eine transparentere Gestaltung dieser Liste gebeten, da nach der gewählten Systematik selbst das Kinder- und Jugendtheater im Plan liege. Sicherlich habe das Hochbauamt teilweise gute Arbeit geleistet, aber teilweise seien Projekte auch "aus dem Ruder gelaufen". Die vorgelegte Auflistung gehöre überarbeitet und zwar so, dass die entstandenen Kosten den Kostenanschlägen bei Baubeschluss gegenübergestellt werden könnten. Diese Überarbeitung sagt TechnRef Prof. Beiche zu. Er geht davon aus, dass sich die Quote der Projekte, welche im Kostenrahmen abgewickelt worden sind, nicht dramatisch verschlechtert.

Bezug nehmend auf die Seite 4 der Vorlage, Ziffer 2.4 lehnt StR Föll das Kriterium "Projekte mit Baukosten über 6 Mio. € (inklusive Mehrwertsteuer)" ab. Diese Grenze müsse deutlich abgesenkt werden. Er schlägt vor, die Wertgrenze auf 2,5 Mio. € abzusenken. Das genannte Kriterium ist dagegen für StR Kanzleiter von zweitrangiger Bedeutung. Letztlich sei maßgebend, welche Ressourcen für diese Aufgabenerfüllung bereitgestellt werden könnten und inwieweit die Verwaltung durch Personalentwicklungsmaßnahmen ihr betriebswirtschaftliches Know-how erhöhen könne. Wenn eine Wertgrenze von 2,5 Mio. € ein Kriterium darstellen würde, müssten konsequenterweise eigentlich alle Projekte untersucht werden. Dies sollte dann auch ehrlich bekannt werden. Während für StR Wölfle die in der Vorlage genannte Wertgrenze ebenfalls zu hoch ist, lehnt StR J. Zeeb ein Absenken dieser Wertgrenze auf 2,5 Mio. € ab. Einen Kompromiss sieht er in der Größenordnung von 4 Mio. €. Danach schlägt StR R. Zeeb vor, die Kriterien sollten erst aufgrund von Anregungen der geplanten Stabsstelle formuliert werden.

Klärungsbedarf sieht BM Murawski darin, ob es sich bei der geplanten Organisationseinheit um eine Stabsstelle handeln solle. Einigkeit bestehe wohl darin, diese Stelle erst dann in Betrieb zu nehmen, wenn von Seiten des Hochbauamtes das benötigte kompetente Personal zur Verfügung gestellt werden könne. Er geht weiter davon aus, dass nach der heutigen Diskussion nicht mehr der Zeitdruck besteht, wie er sich nach der Sitzung des Reform- und Strukturausschusses am 29.01. ergeben hat. Die Arbeit müsse nicht am 01.04.2003 begonnen werden, sodass noch eine ergänzende Vorlage erstellt werden könne. Den Zeitpunkt, wann welche Organisationseinheit ihre Arbeit aufnehme, könne also die Verwaltung davon abhängig machen, wie diese Stelle durch städtisches kompetentes Personal besetzt werden könne. Die Verwaltung wolle nicht versuchen, Verantwortlichkeiten aufzuheben. Vielmehr solle klargestellt werden, dass die Verantwortung bei den Referaten F und T liege. Die Stabsstelle solle lediglich zuarbeiten.

Mit Nachdruck erachtet es TechnRef Prof. Beiche für unabdingbar, bei den in den Haushaltsplanberatungen beschlossenen Projekten Fortschritte zu erzielen. Ausgehend von dem Papier vom 04.02.2003 wolle er vorschlagen, dass etwa bis Ostern ein neuer Vorschlag hinsichtlich der Umsetzung/Umstellung der Verantwortlichkeiten vorgelegt werde. In diesem Zusammenhang könnte dann auch auf die Frage der externen Projektsteuerung weiter eingegangen werden. Wichtig sei, dass bei bestimmten Projekten Prüfungen durchgeführt würden.

In der Folge führt StR Föll aus, die Vorlage umfasse mehr als die Themen BIC und externe Projektsteuerung. Sie beinhalte eine Vielzahl an konkreten Beispielen zur Abänderung des Hochbauerlasses. Die Vorlage sollte heute beschlossen werden, allerdings unter Berücksichtigung einer auf 2,5 Mio. € abgesenkten Wertgrenze. Bezüglich der Umsetzung des BIC sowie der anderen Maßnahmen müsse die Verwaltung im Laufe des Monats Mai erneut in den Verwaltungsausschuss kommen. Neben dem Antrag von StR Föll, die Wertgrenze auf 2,5 Mio. € abzusenken, beantragt StR Kanzleiter eine Absenkung auf 4 Mio. €.