1102/2002 Vorlage KSD-Redaktionssystem

Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung
Finanz- und Beteiligungsreferat
Technisches Referat
Gz: A/F/T

GRDrs 1102/2002

Stuttgart,

12/05/2002

Organisation und Abwicklung von Hochbauprojekten

Beschlußvorlage

Vorlage an	zur	Sitzungsart	Sitzungstermin
Reform- und Strukturausschuß Reform- und Strukturausschuß Verwaltungsausschuß Verwaltungsausschuß	Einbringung Beratung Beratung Beschlußfassung	nichtöffentlich nichtöffentlich öffentlich öffentlich	11.12.2002 29.01.2003 05.02.2003 19.02.2003

Beschlußantrag:

Vom Konzept (Anlage 1) zur künftigen Organisation und Abwicklung von Hochbauprojekten (einschließlich der Einrichtung eines Bauinvestitionscontrollings) wird zustimmend Kenntnis genommen.

2. Die Verwaltung wird beauftragt, bis Ende Mai eine Neufassung zentraler Regelungen (bisher Hochbauerlass) vorzulegen sowie konkrete Vorschläge zu erarbeiten, wie die Maßnahmen zur Abwicklung von Hochbauprojekten organisatorisch umgesetzt werden können. Dies umfasst sowohl alternative Organisationsmodelle für das Hochbauamt als auch die Einrichtung und organisatorische Zuordnung einer Stelle für Investitionscontrolling. Hierbei werden auch die Erkenntnisse aus dem Städtevergleich einbezogen.

3. Ebenfalls bis Ende Mai 2003 werden Vorschläge für die Optimierung des verwaltungsinternen Berichtswesens einschl. einer lückenlosen, aktuellen Änderungsdokumentation erarbeitet, ebenso Vorschläge für ein elektronisches Berichtswesen für den Gemeinderat und die Verwaltungsspitze.

4. Bis zur nächsten Sitzung werden dem Ausschuss mindestens zwei Angebote für eine externe Beratung bei der Konkretisierung der o.g. Vorschläge vorgelegt.

Begründung:

1. Ausgangslage

Die Verwaltung wurde anlässlich der Kostenentwicklungen bei städtischen Projekten zu einer grundlegenden Neuausrichtung der Organisation und der Abwicklung von Hochbauprojekten aufgefordert (Antrag Nr. 164/2002 vom 06.05.2002 der SPD-Fraktion, Nr. 355/02 vom 11.10.02 der Fraktion Bündnis 90/DIE GRÜNEN, Antrag Nr. 356/02 vom 14.10.02 der FDP/DVP-Fraktion, Antrag Nr. 369/2002 vom 25.10.02 der CDU-Fraktion).

Auf der Grundlage der o.g. Anträge erarbeitete eine Arbeitsgruppe bestehend aus Vertretern der Firmen Ernst & Young/Prof. Weiss & Partner und Drees & Sommer, dem Technischen Referat, Hochbauamt, Stadtkämmerei sowie Haupt- und Personalamt Vorschläge zur Optimierung der Organisation von Hochbauprojekten. Die Federführung wurde durch Entscheidung des Referentenkollegiums vom 24.10.2002 dem Referat A übertragen, das damit die Stabsstelle "Verwaltungsreform, Leistungscontrolling und Qualitätsmanagement" beauftragte.

2. Vorgeschlagene Änderungen

Die in der Arbeitsgruppe zwischen dem 28.10. und 27.11.2002 in fünf Sitzungen erarbeiteten Vorschläge sind in Anlage 1 ausführlich dargestellt. Neben dem neu gestalteten Ablauf von Hochbauprojekten ist in einem Ablaufschema das bisherige Verfahren nach dem Hochbauerlass dem neuen Verfahren gegenübergestellt. Die wichtigsten Änderungen sind:

2.1 Grundsätzliches

Künftig wird für alle Hochbauprojekte ein Bauinvestitionscontrolling (BIC) eingeführt:

- zunächst für Hochbauprojekte (über die Einbeziehung von Tiefbau- und Gartenbauprojekten sowie von Bebauungs- und Flächennutzungsplänen ist zu einem späteren Zeitpunkt zu entscheiden),

- das BIC wird bei allen Hochbaumaßnahmen eingebunden (ob ein vereinfachtes Verfahren bei kleineren Projekten sinnvoll ist, ist bei der weiteren Konkretisierung zu prüfen).

- Eine wichtige Funktion des Controlling in der Vorprojektphase und damit in der "Geburtsphase" eines Vorhabens ist auch die Prüfung und Optimierung von Planungsprämissen (Raumprogramm, sonstige Rahmenvorgaben).

- In den anschließenden Leistungsphasen 2 und 3 (Vor- und Entwurfsplanung) prüft das Controlling, ob eine Weiterplanung dringlich ist und ob die Realisierung im Blick auf die Perspektiven der Finanzplanung absehbar ist. Weitere Aufgabe des Controlling in dieser Phase sind Vorschläge für die Optimierung der Planungsvorgaben unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten.

- Vor der (kostenintensiven) Weiterplanung der anschließenden Bauvorbereitungsphase erteilt das Controlling die Freigabe zur Weiterplanung.

- Das Bauinvestitionscontrolling hat keine eigenen Entscheidungsbefugnisse, es spricht Empfehlungen aus.

- Es ist gemeinsam dem Technischen Referat sowie dem Finanzreferat direkt unterstellt, Entscheidungen im Konfliktfall trifft das Referentenkollegium.

Diese Regelungen gelten künftig auch für die Eigenbetriebe (mit Ausnahme der Krankenhäuser).

Für alle Bauvorhaben wird eine im Vorfeld qualifizierte durchgängige Projektleitung bestellt (ein Projektleiter kann ggfs. auch mit mehreren Projekten betraut werden). Die Federführung geht nach der Vorprojektphase von den Nutzerämtern auf die Projektleitung beim Hochbauamt über. Ein Projektleiter wird erst bestellt, wenn ein Planungsauftrag durch die Referate T und F freigegeben wurde.

Eine Projektlenkungsgruppe wird formell erst ab Eintritt in die Ausführungsphase (Baubeschluss) und nur bei großen oder komplexen Vorhaben gebildet. In den Stufen davor werden die notwendigen Entscheidungen durch die Referate T und F getroffen, im Konfliktfall entscheidet das Referentenkollegium.

Die Verwaltung schlägt vor, auf die vorgeschlagene Gründung einer Controlling-GmbH derzeit zu verzichten. Abgesehen von einer besseren Dotierungsmöglichkeit für qualifiziertes Personal sind keine weiteren Vorteile erkennbar.

2.2 Vorprojektphase

Die Vorprojektphase wird gestärkt. Durch eine intensivere Bearbeitung dieser Phase wird eine Steigerung der Planungsqualität und der Kostensicherheit angestrebt.

Die Wertgrenze in Höhe von 625.000 Euro zur Beteiligung des Gemeinderats bleibt unverändert. Die Einbindung des Gemeinderats bzw. seiner Ausschüsse wird bei Vorhaben mit weniger als 2 Mio. Euro modifiziert; er wird erst zum Abschluss der Vorprojektphase die Entscheidung über das Raumprogramm treffen (die sonstigen Zwischenschritte sind wie bisher Aufgabe der Verwaltung).

2.3 Vor- und Entwurfsplanung

Bisher beinhaltet der Raumprogrammbeschluss laut Hochbauerlass automatisch auch den Auftrag zur Weiterplanung. Anstelle dieser Automatik sollte künftig unter dem Gesichtspunkt der realistischen Finanzierbarkeit und der Dringlichkeit ebenfalls durch die Referate T und F projektbezogen über eine Freigabe der Weiterplanung bis Leistungsphase 3 (im Konfliktfall durch Referentenkollegium) erneut entschieden werden.

2.4 Externe Projektsteuerung

Über die Beauftragung externer Projektsteuerer wird künftig in der Vorplanungsphase jeweils von Fall zu Fall entschieden. Der nachfolgende Kriterienkatalog ist dabei eine grobe, unverbindliche Entscheidungshilfe. Mindestens zwei der unten aufgeführten Kriterien sollten erfüllt sein:

- Projekte mit Baukosten > 6 Mio. Euro (incl. MWSt.)
- Komplexe Bauvorhaben mit unterschiedlichen Nutzungsbereichen
- Komplexe Umbau- oder Sanierungsmaßnahmen
- Bauvorhaben mit sehr engem Kosten- und/oder Terminrahmen
- Bei Kapazitätsengpässen beim Hochbauamt
- Bei unaufschiebbaren Vorhaben und fehlenden personellen Umschichtungsmöglichkeiten

2.5 Schlussrechnungen

Künftig wird eine zeitnahe Abrechnung der Projekte nach Vorlage von 90% der Schlussrechnungen durch einen vorläufigen Projektabschluss nach max. 12 Monaten angestrebt. Für die restlichen 10% wird vom Projektleiter eine Risikobewertung durchgeführt.

3. Vorteile eines Bauinvestitionscontrollings

Durch Schaffung einer Vorfilterfunktion (BIC) werden die städtischen Ressourcen konzentriert.
Die Haushaltsreife eines Vorhabens wird durch das BIC festgestellt.

Grundlage für den Baubeschluss sind aus Gründen der Kostensicherheit vorliegende Submissionsergebnisse von mindestens 60 % (abhängig von Projektart und -größe).
Mit dem Projektbeschluss werden die Kosten, Termine und Planungen "eingefroren"; ab diesem Zeitpunkt beginnt ein Änderungsmanagement mit lückenloser, aktueller Dokumentation über alle Änderungen.
Für größere und komplexe Investitionen wird eine Projektorganisation eingeführt.
Die Projektkommunikation wird verbessert. Ein Berichtswesen (in elektronischer Form auch an den Gemeinderat - GA III) wird eingeführt.

4. Verfahren zur Aufnahme von Vorhaben in die Haushalts- bzw. Finanzplanung

Die Verwaltung ist der Auffassung, dass sich das bisherige Haushaltsverfahren bewährt hat und deshalb in seiner Grundstruktur beibehalten werden sollte. Auch künftig soll daran festgehalten werden, dass die Finanzierungsentscheidungen im Zuge der Haushaltsplanberatungen in gebündelter Form (“Rote und Grüne Listen”) gleichzeitig getroffen werden, weil nur so eine finanzpolitisch sinnvolle Priorisierung möglich ist. Dagegen kann die Feststellung der Haushaltsreife verwaltungsintern theoretisch fortlaufend durch das künftig dafür zuständige Bauinvestitionscontrolling getroffen werden.

Unverändert gilt: Die in § 10 Absatz 3 GemHVO verankerten und im Hochbauerlass konkretisierten Kriterien für die Aufnahme von Projekten in den Haushalt bzw. in die Finanzplanung können grundsätzlich nicht zur Disposition gestellt werden. Ein Vorhaben kann weiterhin nur dann in den Haushalt aufgenommen werden, wenn insbesondere die Planung bis Leistungsphase 4 und eine Kostenberechnung nach DIN 276 vorliegen. Für die Aufnahme in die Finanzplanung ist insbesondere ein förmlich festgestelltes Raumprogramm und eine qualifizierte Kostenschätzung nach DIN 276 notwendig.

Neu ist, dass das Baucontrolling im Rahmen der Vorbereitung der Finanzierungsentscheidung als neutrale Instanz feststellt, ob die vorgenannten Kriterien termingerecht vorliegen.

5. Städteumfrage

Eine Städteumfrage zum Thema Einrichtung und Ausgestaltung eines Bauinvestitionscontrollings wurde begonnen, sie konnte in der Zeitkürze noch nicht abgeschlossen werden. Sobald eine Auswertung vorliegt, wird sie den Mitgliedern des Reform- und Strukturausschusses und des Verwaltungsausschusses gesondert zugeleitet.

6. Weiteres Vorgehen

Nach Billigung der bisher erarbeiteten Vorschläge durch den Gemeinderat werden diese anschließend von der Verwaltung umsetzungsreif konkretisiert. Dazu gehören beispielsweise

- die Erarbeitung von projektbezogenen Handlungsanweisungen und Leitfäden (als Ersatz für den Hochbauerlass).

- Regelungen, wer den Bedarf für ein Vorhaben meldet, welchen Inhalt die Bedarfsmeldung hat und an welcher Stelle diese zusammenlaufen (Vorschlag: Der Bedarf an Vorprojekten wird über die Amtsleitungen und Referate an das BIC gemeldet).

- Regelung, wer nach Prüfung durch das Bauinvestitionscontrolling über die Freigabe oder Ablehnung von Planungsaufträgen in dieser Phase entscheidet (Vorschlag: Referate T und F, im Konfliktfall das Referentenkollegium). Hierbei sollten auch die Themen Städtevergleich, Organisationsmodelle für das Hochbauamt und Mitarbeiterqualifizierungsprogramme berücksichtigt werden.

Dafür wird ein Zeitraum von ca. 4 Monaten benötigt. Es wird vorgeschlagen, ein renommiertes und erfahrenes Beratungsunternehmen hinzuzuziehen. Bis zur Sitzung im Januar wird die Verwaltung mindestens 2 entsprechende Angebote einholen und vorlegen. Auf eine förmliche Ausschreibung wird aus Zeitgründen verzichtet.

Die umsetzungsreifen Organisationsänderungen und Handlungsanweisungen werden dem Verwaltungsausschuß zur Entscheidung vorgelegt (Juni 2003). Danach erfolgt die Umsetzung der angestrebten Veränderungen einschließlich Einrichtung einer Stelle für Bauinvestitionscontrolling sowie die Implementierung eines EDV Berichtswesens für den Gemeinderat und die Verwaltungsspitze (GA III).

Beteiligte Stellen

Vorliegende Anträge/Anfragen

Anträge Nr. 355/2002 vom 11.10.2002 (Fraktion Bündnis 90/DIE GRÜNEN),
Nr. 356/2002 vom 14.10.2002 (FDP/DVP-Fraktion) und
Nr. 369/2002 vom 25.10.2002 (CDU-Fraktion)

Erledigte Anträge/Anfragen

Antrag Nr. 164/2002 der SPD-Fraktion (mündlich beantwortet im VA am 03.07.2002)

Klaus-Peter Murawski	Dr. Klaus Lang	Prof. Beiche
Bürgermeister	Erster Bürgermeister	Technischer Referent

Anlagen

Anlage 1: Konzeption zur Organisation und Abwicklung von Hochbauvorhaben der Firmen Drees & Sommer / Prof. Weiss & Partner
Anlage 2: Ablaufschema für die Aufnahme von Bauvorhaben in die Finanzplanung bzw. in den Haushalt

Anlage 2 zur GRDrs 1102/2002

Aufnahme von Bauvorhaben in die Finanzplanung bzw. in den Haushalt

- Ablaufschema -

Arbeitsschritt	Zeitpunkt	Feder- führung	Beteiligte	Hinweise
Haushaltsausschreibung inklusive Ausschreibung des Anmeldeverfahrens mit Vorgaben und Hinweisen	Anfang Februar	Stadt- kämmerei / Referat F
Erstellung der Anmeldungen und Zuleitung an die Stadtkämmerei	Ende Juni (Nachmeldung i.d.R. bis Anfang Sept. möglich)	Jeweils zuständige Fachämter	Hochbau- amt, zuständige Fach- referate	Anmeldung auf Vordruck L405. Angaben müssen durch Hochbauamt bestätigt werden (insbesondere bezügl. Kostenangaben und Stand des Planungsver- fahrens)
Prüfung und Zusammenführung der Anmeldungen in einer Wunschliste (rote Liste)	Mitte September	Stadt- kämmerei	Bei Bedarf: Fachämter	20 prüft auch, ob alle Angaben zum Stand der Planung vollständig und schlüssig sind. Die haushaltsreifen Vorhaben werden markiert
Klärung der finanziellen Spielräume für neue Vorhaben insgesamt (Finanzierungskorridor)	Mitte September	Oberbürger-meister, Referat F, Stadt- kämmerei		Dieser Schritt erfolgt, sobald die Fortschrei- bung und Ergebnis der Finanzplanung vorliegt
Auswahl der Verwaltungsvorschläge für neue Investitionen und Zusammenfassung in einer Vorschlagsliste (Grüne Liste)	Mitte bis Ende September	OBM, Referat F, Stadt- kämmerei		Die Auswahl orientiert sich an Prioritäten- angaben der Ämter und an den Absichtser- klärungen bzw. Inten- tionen im Gemeinderat
Verwaltungsinterne Entscheidung über die Vorschläge in der Grünen Liste	Ende September/ Anfang Oktober	OBM, Referenten- kollegium
Einbringung des Haushalts, Beratung der neuen Vorhaben in einer speziellen Sitzung	Mitte/ Ende Oktober
Anträge des Gemeinderats auf Finanzierung weiterer Maßnahmen (meist aus der Roten Wunschliste)	November
Abschließende Entscheidung des Gemeinderats über die Auf- nahme der neuen Vorhaben in den Haushalt und die Finanz- planung im Rahmen der Verab- schiedung des Haushalts	Dezember