66 Protokoll

Protokoll:	Verwaltungsausschuss des Gemeinderats der Landeshauptstadt Stuttgart	Niederschrift Nr. TOP:	66 2
	Verhandlung	Drucksache:	747/2004
		GZ:	AK 0429-02.00

Sitzungstermin:	02.03.2005
Sitzungsart:	öffentlich
Vorsitz:	BM Murawski
Berichterstattung:	Herr N.N.und Frau N.N.(Namen wurden aus Datenschutzgründen gelöscht (beide Haupt- und Personalamt)
Protokollführung:	Herr Häbe sp
Betreff:	Elektronisches Dokumentenmanagement in der Landeshauptstadt Stuttgart - Sachstand und geplantes Vorgehen -

Beratungsunterlage ist die dieser Niederschrift angeheftete Vorlage des Referats Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser vom 27.01.2005, GRDrs 747/2004.

Gegenüber StRin Sawade (SPD) trägt Frau N.N. (Name wurden aus Datenschutzgründen gelöscht) vor, die Verwaltung habe sich die Arbeit nicht leicht gemacht. Das Thema sei über zwei Jahre intern entwickelt worden. Dabei habe auch eine Prüfung der Bedarfslage stattgefunden. Letztlich sei man zur Erkenntnis gelangt, auch mit Blick auf andere anstehende Projekte, dass es zu einem in Etappen vorzunehmenden stadtweiten Einstieg bei diesem Thema keine Alternative gebe. Als Beispiel für die Notwendigkeit eines elektronischen Dokumentenmanagements erinnert sie an die am 19. Januar 2005 im Verwaltungsausschuss beschlossene Optimierung des Beschaffungswesens (nichtöffentliche Niederschrift Nr. 13). Zudem weist sie auf ein zukünftiges Personalmangementsystem hin. Damit zusammenhängende Fachanwendungen ließen die Bildung bestimmter elektronischer Fachakten zu. Darüber hinaus könnten aber dennoch Dokumente vorliegen, die an diese Fachanwendungen nicht angehängt werden könnten. In erster Linie gehe es darum, in Zukunft komplette elektronische Akten zu bilden.

Im Rahmen der Projektentwicklung hätten angesichts der vielfältigen städtischen IuK-Landschaft etliche Fragen nicht geklärt werden können. Gerade im Technikbereich hätten sich Fragen ergeben, für die externes Know-how herangezogen werden sollte. Die Verwaltung sei zur Auffassung gelangt, dass es günstiger wäre jetzt zu investieren, als ein Anforderungsprofil zu erstellen und darauf aufbauend auf das "Geradewohl" eines oder mehrere Systeme auszuschreiben. Beim Letzteren bestehe die Gefahr, feststellen zu müssen, dass im Vorfeld verschiedene Punkte nicht beachtet worden seien, was letztlich wiederum zu Kosten führen könne.

Zum städtischen IuK-Konzept führt Herr N.N. (Name wurden aus Datenschutzgründen gelöscht) - ebenfalls an StRin Sawade gewandt -aus, die Feststellung von StRin Sawade, dass es sehr viele Systeme gebe, welche in allen Variationen Workflows anbieten, sei zutreffend. Projekte wie das KORVIS-Projekt arbeiteten inhaltlich erschließend. Allerdings fehle allen so etwas wie ein geeignetes Archivierungsmodul und die Möglichkeit, systematisch elektronische Akten zu bilden. Die Einführungsuntersuchung sehe er nicht in erster Linie im Technikbereich als notwendig an. Diese sollte sich insbesondere darauf konzentrieren, den richtigen Ansatz beim Einstieg zu ermitteln. Zudem sollte sie Wirtschaftlichkeitspotenziale darstellen.

Die Investition von 120.000 € stelle zugegebenermaßen ein gewisses Risiko dar, da derzeit das Ergebnis noch nicht bekannt sei. Um eine Aussage letztlich treffen zu können, müssten zunächst die Verwaltungsprozesse erhoben und transparent gemacht werden. Erst dann könnten Wirtschaftlichkeitsaspekte eingeschätzt werden. Das Investment könne also Klarheit verschaffen, es könne aber auch scheitern. Die Einführung stelle nicht nur eine technische, sondern auch eine soziale Frage dar.

Zum Abschnitt der Vorlage "Folgende wirtschaftliche Ziele werden ermöglicht...", Vorlagenseite 4, gibt StR Uhl (CDU) zu bedenken, dass die Freisetzung von Stellenanteilen in Bereichen stattfinden wird, wo insbesondere Menschen beschäftigt sind, welche nicht zu den höher qualifizierten gehören. Darauf sollte bei der Formulierung der wirtschaftlichen Ziele aus der sozialen Verantwortung heraus geachtet werden.

Einzige Alternative zu der von der Verwaltung vorgeschlagenen Vorgehensweise ist für StR Wölfle (90/GRÜNE) zusätzliches städtisches Personal einzusetzen. Da sich dafür aber niemand ausspreche, sollte dem Beschlussantrag gefolgt werden.

Auf die durch den Gesamtpersonalrat (GPR) abgegebene umfangreiche Stellungnahme weist Herr N.N. (Name wurden aus Datenschutzgründen gelöscht) hin. Er regt an, stufenweise vorzugehen, um dann gegebenenfalls frühzeitig aussteigen zu können.

Zur Kritik von Herrn N.N. (Name wurden aus Datenschutzgründen gelöscht), dass in der gesamten Vorlage nichts über die zeitliche Vorgehensweise ausgesagt wird, entgegnet EBM Föll, erst im Zuge der konzeptionellen Ausarbeitung würden solche Festlegungen getroffen. Gegenüber StR Kanzleiter (SPD) unterstreicht er, dass die Verwaltung eine externe Unterstützung weiterhin als sachgerecht ansieht. Mit dieser Unterstützung könnten tragfähige und belastbare Umsetzungsvorschläge erarbeitet werden.

Im weiteren Verlauf regt StR Kanzleiter Berichte über den schrittweisen Verlauf des Projektes im Reform- und Strukturausschuss an. Diesbezüglich plädiert der Vorsitzende dafür, das Projekt nicht durch fortlaufende Berichte zu überfrachten. Zu wichtigen Schritten erfolgten natürlich Zwischenberichte und auch ein Schlussbericht werde vorgesehen.

Von Frau N.N. (Name wurden aus Datenschutzgründen gelöscht) erhält StR Kanzleiter die Information, dass der externe Sachverstand ausgeschrieben werden soll.

EBM Föll stellt abschließend fest:

Der Verwaltungsausschuss beschließt einstimmig den nachfolgend aufgeführten

Beschlussantrag:

1. Der beigefügte Bericht zum gegenwärtigen Sachstand wird zur Kenntnis genommen.

2. Die Verwaltung wird beauftragt, eine Konzeption für die flächendeckende Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements zu erstellen. Dabei soll in einem ersten Schritt eine externe Beratung beauftragt werden, um die Verwaltung bei der Erarbeitung des Anforderungskatalogs, des Einführungskonzepts und der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung der Gesamtmaßnahme zu unterstützen. Bestandteile der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sind eine qualifizierte Kostenschätzung für den zu erwartenden Investitionsrahmen, zu den künftigen Betriebskosten und den haushaltswirksamen konkreten Einsparmöglichkeiten. Die Konzeption wird dem Gemeinderat vorgelegt und ein Vorschlag zur weiteren Vorgehensweise unterbreitet.

3. Die Mittel für die externe Beauftragung in Höhe von 120.000 Euro werden über die Finanzposition 2.0200.9358.000/0999 im IuK-Maßnahmenplan gedeckt.