Protokoll:
Verwaltungsausschuss
des Gemeinderats der Landeshauptstadt Stuttgart
Niederschrift Nr.
TOP:
1
1
Verhandlung
Drucksache:
938/2006
GZ:
AK 0429-02.00
Sitzungstermin:
17.01.2007
Sitzungsart:
öffentlich
Vorsitz:
EBM Föll
Berichterstattung:
-
Protokollführung:
Herr Häbe
sp
Betreff:
Elektronisches Dokumentenmanagement bei der Landeshauptstadt Stuttgart
- Grundsatzbeschluss zur Einführung
Beratungsunterlage ist die dieser Niederschrift angeheftete Vorlage des Referats Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser vom 05.12.2006, GRDrs 938/2006.
EBM
Föll
stellt fest:
Der Verwaltungsausschuss
beschließt
einstimmig ohne Aussprache nachfolgend aufgeführten
Beschlussantrag:
1. Der stadtweiten, stufenweisen Einführung von elektronischem Dokumentenmanagement (DMS) wird unter den nachstehend genannten Voraussetzungen grundsätzlich zugestimmt.
1.2 Der Einführung einer ersten Stufe mit bis zu ca. 400 Anwendern bis 2010 und einmaligen Kosten bis zu 800.000 EUR (inklusive einer vorgeschalteten Pilotphase) wird zugestimmt. Über die weiteren Stufen entscheidet der Gemeinderat abschließend ab 2010 aufgrund der Evaluation und der aktualisierten Wirtschaftlichkeitsprognose zur ersten Einführungsstufe.
2. Vom Einführungskonzept, vom Anforderungskatalog für eine Systemausschreibung und von der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wird Kenntnis genommen. Damit sind die Aufträge aus der GRDrs. 747/2004 erfüllt.
3. Von der Pilotphase (Beginn 2008) bis zum Endausbau (flächendeckende Einführung in der Stadtverwaltung bis ca. 2014) entstehen voraussichtlich einmalige Kosten in Höhe von insgesamt maximal 5,4 Mio. Euro. Nach dem Endausbau ab 2014 belaufen sich die jährlichen Betriebskosten auf schätzungsweise brutto 965.000 Euro bzw. rund 810.000 Euro netto (nach Abzug der Einsparungen).
Die einmaligen Kosten werden im Rahmen der IuK-Maßnahmenpläne und des vorhandenen Budgets für IuK-Investitionen sowie die laufenden Betriebskosten über den IuK-Haushalt gedeckt. Die Ansätze werden für das jeweilige Jahr budgetiert.
Von den oben genannten Investitions- und Betriebskosten wird Kenntnis genommen.
4. Die Verwaltung wird beauftragt, eine europaweite Ausschreibung mit vorherigem Teilnahmewettbewerb durchzuführen. Die Ausschreibung ist in einzelne vergaberechtliche Optionen aufzuteilen, darunter jeweils eine Option nach der Pilotphase (2008) sowie eine weitere Option nach der Einführungsphase (2010). Über die Ausübung der Option entscheidet jeweils der Gemeinderat auf der Basis einer Evaluation und einer aktualisierten Wirtschaftlichkeitsprognose (vgl. Ziffer 1.2).
5. Die Verwaltung wird beauftragt, jeweils nach Ende der Pilotphase, der ersten Einführungsstufe sowie der flächendeckenden Einführung einen Evaluationsbericht und eine aktualisierte Wirtschaftlichkeitsprognose vorzulegen. Zum Ende der ersten Einführungsstufe ist darzulegen, wie die laufenden Betriebskosten des DMS künftig finanzwirksam ausgeglichen werden können.
Protokoll9382006.pdf