Landeshauptstadt Stuttgart
Technisches Referat
Gz: T

GRDrs 349/2008

Stuttgart,

06/18/2008

Organisationsuntersuchung Bauverwaltung:
- Dienstleistungszentrum Bauvertragswesen
- Realisierungskonzept

Mitteilungsvorlage

Vorlage an	zur	Sitzungsart	Sitzungstermin
Ausschuss für Umwelt und Technik Verwaltungsausschuss	Kenntnisnahme Kenntnisnahme	öffentlich öffentlich	01.07.2008 02.07.2008

Bericht:

1. Vom Realisierungskonzept zur Einrichtung eines Dienstleistungszentrums Bauvertragswesen für Hochbauamt, Tiefbauamt mit Eigenbetrieb Stadtentwässerung Stuttgart sowie Garten-, Friedhofs- und Forstamt wird Kenntnis genommen. Das Dienstleistungszentrum soll zum 1. November 2008 beim Hochbauamt gebildet werden.

2. Die Verwaltung wird bis zum Herbst 2009 einen Bericht über den Stand der Umsetzung und die Synergieeffekte vorlegen, die sich durch die Einrichtung des Dienstleistungszentrums Bauvertragswesen ergeben haben.

Finanzielle Auswirkungen:

Die durch die räumliche Zusammenführung der bisherigen drei Bereiche entstehenden Kosten in Höhe von ca. 50.000 Euro für Umzug, IuK/Telekommunikationsumstellung, Möblierung, Teamentwicklungsmaßnahmen u. a. werden überwiegend aus den Ämterbudgets getragen. Kosten in Höhe von ca. 5.000 Euro sind überplanmäßig zu decken.

Entsprechend der Anzahl der Stellen werden vom Tiefbauamt und vom Garten-, Friedhofs- und Forstamt je ein anteiliges Sachkostenbudget in Höhe von 1.340 Euro auf das Hochbauamt übertragen.

Im Zuge der weiteren Entwicklung der elektronischen Vergabe wird abhängig von den erwarteten Auswirkungen die Realisierung der bereits während der letzten Haushaltsberatungen angebrachten 3 kw-Vermerke zum Stellenplan 2010 angestrebt (vgl. GRDrs 533/2007). In dem für Herbst 2009 vorgesehenen Bericht wird die Personalsituation im Zusammenhang mit der Aufgabenstellung und der Auftragslage nochmals überprüft und dargestellt.

Beteiligte Stellen

WFB, AK, 14

Vorliegende Anträge/Anfragen

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Dirk Thürnau
Bürgermeister

Ausführliche Begründung (Anlage 1)

Anlage 1 zur GRDrs 349/2008

Organisationsuntersuchung Bauverwaltung:
Dienstleistungszentrum Bauvertragswesen
- Realisierungskonzept -

1. Ausgangssituation

Ausgehend von dem im Herbst 2005 vorgelegten Gutachten zur Organisationsunter-suchung Bauverwaltung, betreffend Hochbauamt, Tiefbauamt mit SES und Garten-, Friedhofs- und Forstamt, wurde in den folgenden zwei Jahren der Bereich der Querschnittsaufgaben der drei Ämter ebenfalls untersucht (vgl. GRDrs 624/2005 mit Ergänzungen, GRDrs 429/2006). Auf der Beschlusslage dieses ersten Organisationsgutachtens wurde die Firma Drees & Sommer Infra Consult Management GmbH mit der Untersuchung der in der Zwischenzeit von den Ämtern selbst erarbeiteten Kooperationsmodelle beauftragt.

Diese Untersuchung beinhaltete eine umfassende Aufgabenerhebung und Vorschläge zu organisatorischen Maßnahmen. Über die Ergebnisse der Untersuchung wurden die gemeinderätlichen Gremien mit GRDrs 533/2007 informiert. Gemäß der damaligen Beschlusslage wurde der Einrichtung eines Dienstleistungszentrums Bauvertragswesen beim Hochbauamt zugestimmt. Bis zum Sommer 2008 sollte ein Realisierungskonzept, einschließlich Wirtschaftlichkeitsanalyse, vorgelegt werden.

Im Rahmen der Haushaltsberatungen wurde im Dezember 2007 beschlossen, zur Abschöpfung von Synergieeffekten aus dem e-Procurement und der Einrichtung eines Dienstleistungszentrums Bauvertragswesen bereits im voraus an je einer Stelle bei Hochbauamt, Tiefbauamt und Garten-, Friedhofs- und Forstamt einen kw-Vermerk anzubringen.

2. Realisierungskonzept

2.1 Vorgehen und Rahmenbedingungen

Bei der Erarbeitung des Realisierungskonzepts stand zunächst die Frage im Vordergrund, wie ein störungsfreier Ablauf der Aufgaben für alle drei Ämter trotz räumlicher und organisatorischer Zusammenführung sichergestellt werden kann. Eine termingerechte und rechtssichere Aufgabenerledigung der Bauvertragsbereiche stellt die Grundlage für die Durchführung der Bautätigkeiten der jeweiligen die Projekte ausführenden Bau- bzw. Fachabteilungen dar. Deshalb wurden vom Arbeitskreis Bauvertragswesen zuerst die gegenwärtigen Kernprozesse genau dokumentiert. In einem zweiten Schritt wurden durch die räumliche und organisatorische Zusammenführung erforderliche Änderungen dieser Arbeitsabläufe ermittelt.

Voraussichtliche zukünftige Prozessabläufe konnten aufgrund des engen Zeitziels und auch wegen der erforderlichen differenzierten Diskussion unter Beteiligung sämtlicher Mitarbeiter/-innen nur vorläufig eingeschätzt werden. Die Abstimmung der zukünftigen Prozessabläufe wird regelmäßig auch mit dem Rechnungsprüfungsamt erfolgen.

2.2 Bisherige Organisationsstrukturen

2.2.1 Hochbauamt
Im Laufe verschiedener Strukturanpassungen der vergangenen Jahre wurden sämtliche zentral auszuführenden Querschnittsaufgaben in einer Abteilung zusammengefasst. Für das Aufgabengebiet „Bauvertragswesen“ stehen insgesamt 8,5 Stellen zur Verfügung. Zuletzt war das Bauvertragswesen einschließlich Kosten- und Terminsteuerung und diesbezüglicher Grundsatzaufgaben als Sachgebiet „Kostensteuerung / Bauvertragswesen“ (65-1.2) der Verwaltungsabteilung 65-1 (inzwischen: Abteilung „Zentrale Aufgaben“) angegliedert worden. Ein Stellenanteil von 0,5 für Bauvertragsaufgaben entfällt auf die Abteilungsleitung, ein Stellenanteil von 0,7 auf die Sachgebietsleitung 65-1.2. Aktuell sind der Sachgebietsleitung, deren Aufgaben zu 30 % auch Kosten- und Terminsteuerung für das Hochbauamt umfassen, 7,3 Stellen zugeordnet, wobei eine der Stellen aufgrund hoher Ausschreibungszahlen im Jahr 2003 befristet für Vergabeaufgaben geschaffen wurde (kw-Vermerk 01/2011).

Aufgrund der Beschlusslage der Haushaltsberatungen im Dezember 2007 wurde an einer Stelle dieses Sachgebiets ein kw-Vermerk angebracht, um im Voraus die Abschöpfung von Synergieeffekten zu e-Vergabe und Dienstleistungszentrum sicherzustellen (Bezug: GRDrs 533/2007).

2.2.2 Tiefbauamt
Im Tiefbauamt ist das Bauvertragswesen in Form der Abteilung „ Bauvertragswesen“ (66-2) organisiert, mit insgesamt 12 Stellen in drei Sachgebieten. Das Sachgebiet „Güteüberwachung / Baustoffprüfung“ mit zwei Stellen wird nach Zuordnung des Bauvertragswesens zum Dienstleistungszentrum im Tiefbauamt verbleiben und bei der Abteilung „Stadtbahn, Brücken und Tunnelbau“ (66-4) eingegliedert. 10 Stellen mit Abteilungsleitung, Vorzimmer und den Sachgebieten „Bauverträge“ sowie „Angebotseröffnungen / Jahresverträge“ werden in das DLZ beim Hochbauamt integriert.

Aufgrund der Beschlusslage der Haushaltsberatungen im Dezember 2007 wurde an einer Stelle dieser Abteilung ein kw-Vermerk angebracht, um im Voraus die Abschöpfung von Synergieeffekten zu e-Vergabe und Dienstleistungszentrum sicherzustellen (Bezug: GRDrs 533/2007).

2.2.3 Garten-, Friedhofs- und Forstamt
Sämtliche Aufgaben des Bauvertragswesens sind im Team „EDV-Anwendungen und Bauvertragswesen“ (67-2.1) der Abteilung „Zentrale Aufgaben und Bauvertragswesen“ (67-2) angesiedelt. Das Team umfasst 7 Stellen, wobei die Aufgaben des Bauvertragswesens (Umfang 4 Stellen) auf mehrere Mitarbeiter/-innen in Stellenanteilen verteilt sind. Für IuK-Aufgaben und andere zentrale Fachaufgaben werden die restlichen Personalkapazitäten eingesetzt.

Das Garten-, Friedhofs- und Forstamt wird bis auf weiteres fachbezogen VOL - Ausschreibungen weiterhin im Amt ausführen, da dieses nach § 51 ZO die zentrale Beschaffungs- und Vergabestelle für gärtnerischen und Friedhofsbedarf, sowie von Arbeits- und Baumaschinen und Ausstattungsgegenständen für Grünflächen für die gesamte Stadtverwaltung ist. In diesem Zusammenhang wird eine der o.g. vier Stellen zur Vervollständigung des gesamten Beschaffungsbereichs im Amt nicht ins Dienstleistungszentrum übertragen. Ebenso wird eine Stelle für Baufachaufgaben der Abteilung „Planung, Bau und Pflege von Grünanlagen, Naturschutzmaßnahmen“ (67-4) zugeordnet. In der Summe erhält das Dienstleistungszentrum 2 Stellen.

An der o.g. Stelle für VOL-Beschaffungen wurde im Dezember 2007 im Zusammenhang mit der GRDrs 313/2007, e-Procurement, ein kw-Vermerk (01/2010) zur Abschöpfung von Synergieeffekten aus der e-Vergabe angebracht.

2.2.4 Bisherige Stellenausstattung
Insgesamt sind in den drei Ämtern bisher 22,5 Stellen (inkl. Führung und Vorzimmer) für sämtliche Bauvertragswesen-Aufgaben eingesetzt, d.h. im Hochbauamt 8,5 Stellen, im Tiefbauamt mit SES 10 Stellen, im Garten- Friedhofs- und Forstamt 4 Stellen. 4 der insgesamt 22,5 Stellen haben einen kw-Vermerk:

Amt 65:
1 Stelle kw 01/2011 - befristete Stellenschaffung aufgrund der Aufgabensituation,
GRDrs 937/2006

Ämter 65, 66, 67:
Jeweils 1 Stelle mit kw-Vermerk 01/2010 zur Abschöpfung von Synergieeffekten bei der e-Vergabe und Bildung eines Dienstleistungszentrums, Haushaltsberatungen 2008/2009, GRDrs 533/2007 und GRDrs 1266/2007 (Amt 67 GRDrs 313/2007 und 1266/2007).

Im Beschlussantrag Ziffer 3 der GRDrs 533/2007 ist vorgesehen, dass Synergieeffekte in Form von Streichungen zur Deckung eines Mehrbedarfs herangezogen werden können, soweit Mehrbelastungen aus diesem Aufgabenbereich konkret nachgewiesen und beziffert werden können. Es bleibt abzuwarten, in welcher Höhe das Bauvolumen der technischen Ämter sich in den nächsten Jahren entwickelt. Zum aktuellen Stand der Zahlen im Bauvertragswesen wird auf den diesjährigen Bericht über die Ausschreibungs- und Vergabepraxis bei Hochbauamt, Tiefbauamt/SES und Garten-, Friedhofs- und Forstamt Bezug genommen (GRDrs 472/2008).

Die im Gutachten genannten Aufgaben zu Know-how, Aufbau und Weiterentwicklung der Prozesse und -inhalte und rechtliche Fragestellungen sowie Grundsatzaufgaben und Projektthemen (GRDrs. 533/2007 Anlage 3, Gutachten Ziffer 5.5 Seiten 65-66, und 6.1.1 Seite 70) wurden entweder in der Aufbaustruktur entsprechend ihrem Aufgabenbezug den Teams zugeordnet oder bei der Prozessbeschreibung berücksichtigt.

2.3 Organisation des Dienstleistungszentrums

Das Dienstleistungszentrum Bauvertragswesen wird in drei fachliche Teams untergliedert, die organisatorisch klar voneinander abgegrenzt arbeiten. Das Dienstleistungszentrum wird als Organisationseinheit der Abteilung 65-1 Zentrale Aufgaben zugeordnet und in Bezug auf seine amtsübergreifenden Funktionen fachlich direkt der Amtsleitung des Hochbauamts unterstellt. Die Fachverantwortung der Amtsleitungen und Abteilungs- / Projektleitungen in Bezug auf die Bauprojekte wird beibehalten und über die Mitzeichnungsverfahren weiterhin dokumentiert. Die Mitzeichnungsverfahren werden in die Neuausrichtung der künftigen Prozesse einbezogen. Die heutigen unmittelbaren Arbeitsbeziehungen der Baubereiche zu den einzelnen Bauvertragsbereichen innerhalb ihrer Ämter werden zu den Mitarbeiter/-innen des zukünftigen Dienstleistungszentrums in gleicher Weise direkt bestehen bleiben.

Die konsequente Trennung der fachlichen Aufgaben, die in den technischen Ämtern verbleiben, und der Bauvertragswesen-Aufgaben, die im DLZ zu bearbeiten sind, wurde durch differenzierte Prozessbeschreibungen ermittelt und schnittstellenorientiert dokumentiert.

Anmerkung der Internet-Redaktion:
Das Organigramm "Dienstleistungszentrum Bauvertragswesen" konnte aus technischen Gründen nicht integriert werden.

Bildung von drei Teams

Die Stellenzahlen der einzelnen Teams ergeben sich in etwa aus der Summe der Mitarbeiter/-innen (bzw. Stellen/-anteile), die derzeit in den einzelnen Aufgabenbereichen des Bauvertragswesens tätig sind. Die Ansprechpartner/-innen für die Bau- und Fachabteilungen der drei Ämter bleiben gleich, durch die organisatorische Zuordnung zum Dienstleistungszentrum werden zunächst nur geringe Anpassungsmaßnahmen erforderlich. Die Mitarbeiter/-innen werden zudem wegen der jeweils individuellen IuK-Situation ihrer Herkunftsämter in der Übergangsphase wie bisher tätig sein, da hier zunächst Schnittstellenfragen zu klären und Anpassungen vorzunehmen sind. Ein möglichst störungsfreier Übergang der Aufgabenerledigung aus den Ämtern in das Dienstleistungszentrum soll auf diese Weise gewährleistet werden.

Der Strukturvorschlag des Gutachtens sah ursprünglich die Bildung von vier Teams im Dienstleistungszentrum vor. Bei der Strukturierung war zu berücksichtigen, dass zur Sicherstellung einer Rückfallebene keine zu kleinteilige Lösung entsteht. Im Falle von vier Teams sollte laut Gutachter ein Team überwiegend für Rechtsangelegenheiten und Grundsatzaufgaben gebildet werden. Aus Gründen der Nähe zu den unterschiedlichen Bauvertragswesen-Aufgaben werden diese dem vierten Team zugedachten Grundsatzaufgaben beim jeweiligen Fach-Team angesiedelt. Auch ist die Integration der Grund-satzaufgaben in die drei Teams hinsichtlich einer im Durchschnitt besseren Personalausstattung je Team gerade bei Arbeitsspitzen oder Personalengpässen effektiver, da sie unter Umständen im Rahmen einer Prioritätensetzung eher zurückgestellt werden können.

Das Team 1 wurde unter Berücksichtigung der oft auftretenden vergaberechtlichen Fragestellungen gebildet. Die Stelle des/der für das gesamte Dienstleistungszentrum tätigen Juristen/-in sollte wegen des umfassenden Aufgabenspektrums mit Schwerpunkten im Vergaberecht unabhängig sein. Die Bildung des DLZ ermöglicht unter Gesichts-punkten der Korruptionsprävention eine schärfere Abgrenzung der Angebotseröffnung von der eigentlichen Vergabesachbearbeitung. Wegen geringerer Personalzahlen und einer Rückfallebene bzgl. der fixen Angebotseröffnungstermine war die organisatorische Abgrenzung bisher nicht konsequent möglich.

Komplette Zusammenführung der Aufgaben zum 1. November 2008

Das vom Gutachter vorgeschlagene stufenweise Vorgehen bei der Umsetzung wurde im Interesse einer kontinuierlichen, verfahrenssicheren Aufgabenerledigung nicht weiter verfolgt. Auch hätte sich eine stufenweise Umsetzung bzw. Bildung des Dienstleistungszentrums über vier Jahre bis einschließlich 2011 hingezogen. Die Realisierung zu einem Termin erleichtert dagegen die Umstellung für die Bau- und Fachabteilungen, denen im Laufe der Übergangsphase noch die Anpassungen der Prozesse bzw. Verfahrensabläufe zu vermitteln sind. Für Firmen, Architekten- und Ingenieurbüros wird die Umstellung ebenfalls erleichtert, wenn die Bildung des DLZ komplett an einem Termin stattfindet.

Da die Arbeitsabläufe in einer Übergangszeit erst in Teilen angepasst werden, wird sich ein eventueller Umverteilungsbedarf unter den Mitarbeiter/-innen bzw. Stellenzahlen aufgaben- und anlassbezogen erst ab dem Zeitpunkt der Zusammenführung im Dienstleistungszentrum ergeben. Weitere Abhängigkeiten in dieser Zeit bzgl. des Einsatzes von Mitarbeiter/-innen bestehen durch die unterschiedlichen IuK-Verfahren in den einzelnen Ämtern, die zu Schnittstellen, Verfahrens- bzw. Programmabgleichen, neuen gemeinsamen Lösungen etc. noch zu überprüfen sind.

Eine Änderung der Zuständigkeitsordnung ist nach Auffassung des Haupt- und Personalamtes momentan nicht erforderlich, zu einem späteren Zeitpunkt dagegen sollte die Beschaffungsordnung eventuell aktualisiert werden.

2.4 Ziele

Die mit der Umorganisation verbundenen Ziele wurden in GRDrs 533/2007 Ziffer 4 ausführlich dargelegt. Ihre Umsetzung kann ab dem Zeitpunkt der Bildung des Dienst-leistungszentrums weiter verfolgt werden:

· Vereinheitlichung der Bearbeitung der Aufgaben

Bei der Erarbeitung der derzeitigen und künftigen Prozessabläufe zeigte sich, dass schon während der Übergangsphase erste Angleichungen von Arbeitsabläufen vorgenommen werden können. Für eine intensivere Betrachtung der Verfahrensabläufe und entsprechende Anpassung mit ggf. Test im laufenden Prozess sollten die drei Teams gebildet sein und gemeinsam die Veränderungen entwickeln. Als Konsequenz zur Prozessanpassung sind verschiedene Arbeitsanweisungen und Richtlinien für den Aufgabenbereich Bauvertragswesen und die technischen Ämter und Eigenbetriebe zu vereinheitlichen oder sogar erstmals zu verfassen.

· Verstärkung der Fach- und Methodenkompetenzen

Nach Bildung der einzelnen Teams werden die Qualifikationen der Mitarbeiter/-innen erhoben und ein Konzept für einen Qualifikationsstandard der Fach- und
Methodenkompetenzen erarbeitet. Dies gilt auch für die Mitarbeiter/-innen der Bauabteilungen der drei Ämter, die mit dem Dienstleistungszentrum zusammen-arbeiten. Punkte hierfür sind insbesondere das e-Vergabe-Programm und
vergaberechtliche Themen. Ziel wird hier u. a. sein, die Qualität der Ausschreibungsunterlagen zu erhöhen, die von den Bauabteilungen an das DLZ gegeben werden.

· Erhöhung der Verfahrenssicherheit

Bei der Gestaltung der künftigen Prozesse wird die Gewährleistung und Erhöhung der Verfahrenssicherheit unter Berücksichtigung des sich ständig weiter entwickelnden Vergaberechts ein wichtiges Ziel bleiben. Dies erstreckt sich auch über die Schnittstellen hinaus in die Bau- und Fachabteilungen hinein, bspw. im Zusammenhang mit der Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen oder dem Nachtragsmanagement.

· Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation des Bauvertragswesen

Durch die Zusammenführung aller in den drei Bereichen angesiedelten Stellen in einem Dienstleistungszentrum wird eine stabilere Mitarbeiterstruktur hinsichtlich Personalausstattung, Personalentwicklung/Qualifikation und Verfahrenssicherheit geschaffen. Dies wird sich aller Voraussicht nach mittelfristig positiv auf die Prozessge-staltung auswirken. Zu berücksichtigen sind aus heutiger Sicht Änderungen der Aufgabenstellungen im Zuge der Weiterentwicklung der e-Vergabe insbesondere im Bereich der Vergabesachbearbeitung sowie neue Aufgaben durch den zunehmenden Klärungsbedarf vergaberechtlicher Fragen und gerichtlicher Vergaberechtsverfahren.

Zur Unterstützung dieser Ziele wird es unumgänglich sein, die bisherigen Informationsquellen, Arbeitsanweisungen, Musterformulare u. a. in einer Wissensdatenbank für das DLZ und die Bauabteilungen zusammenzuführen. Bereits bestehende und bewährte amtsübergreifende Arbeitsgruppen zu Bauvertragsthemen werden unter Berücksichtigung der o.g. Ziele weitergeführt.

2.5 Erhebung und Weiterentwicklung der Prozesse

Im Rahmen der Erarbeitung des Realisierungskonzepts wurden zuerst die gegenwärtigen Kernprozesse der drei Bauvertragsbereiche genau dokumentiert, einschließlich der Hervorhebung der momentan unterschiedlichen, individuellen Handhabungen. In einem zweiten Schritt wurden durch die räumliche und organisatorische Zusammenführung erforderliche Änderungen der Arbeitsabläufe ermittelt und schließlich als Perspektive die voraussichtlichen zukünftigen Prozessabläufe festgelegt.

Gestaltung der Prozesse in der Übergangsphase

Im Laufe der Zusammenführung und damit der organisatorischen Bildung der neuen Teams werden die künftigen Prozessabläufe in Abstimmung mit den Fachbereichen der drei Ämter und dem Rechnungsprüfungsamt neu ausgerichtet. Zug um Zug werden dann die gesamten Prozesse oder ggf. auch nur einzelne Prozessschritte umgestellt.

Bei der Bildung des Dienstleitungszentrums wird das Funktionieren der Vergabeprozesse absolute Priorität haben, um bei Bauprojekten keine Verzögerungen zu verursachen. Deshalb können die aus heutiger Sicht anzugehenden Prozessoptimierungen erst im Laufe einer Übergangsphase ab DLZ-Bildung konkret erarbeitet und gemeinsam mit den Ämtern (Bau- und Fachabteilungen) umgesetzt werden. In der Anfangszeit wird ein zusätzlicher hoher Arbeitsaufwand, sowohl für die Umsetzung selbst als auch für die Weiterentwicklung der e-Vergabe anfallen.

Sicherstellung eines störungsfreien Übergangs der Aufgaben zum DLZ

Aus heutiger Sicht kann durch die geplante Vorgehensweise sichergestellt werden, dass ein fließender Übergang stattfindet und die Bauabteilungen der Ämter sich auf Veränderungen im Bereich der Schnittstellen zum Dienstleistungszentrum einstellen können. Unverzichtbar für den Erfolg des Vorhabens bleibt eine umfassende Kooperationsbereitschaft der Baubereiche der Ämter sowohl in der Übergangsphase ab dem Zeitpunkt der Zusammenführung als auch im Laufe des weiteren Entwicklungsprozesses.

Aufbau eines Qualitätsmanagements

Nach Bildung des Dienstleistungszentrums wird über die nächsten Jahre ein Qualitätsmanagement aufzubauen sein, das u. a. auf der Grundlage einer einheitlichen Datenbasis Standards definiert und ständig aktualisiert. Außerdem sind Kriterien und Faktoren für die Bewertung von Entwicklungen im Bauvertragswesen und geänderten Anforderungen an das DLZ zu erarbeiten. Dies kann dann Grundlage für eine spätere Dienstleistungsvereinbarung werden, wie im Gutachten vorgeschlagen.

Ein wesentlicher Teil des Qualitätsmanagements ist die Prozessoptimierung, die unter Berücksichtigung fachlicher Entwicklungen, aber auch der Kundenorientierung und der Erfahrungen der Mitarbeiter/-innen als ständige Aufgabe zu sehen ist. Einer der Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Arbeit des DLZ wird eine termingerechte, verfahrenssichere Sachbearbeitung sein, da davon der weitere Verlauf der Bauprojekte bzgl. Zeitplan und Budgets abhängt.

Die Mitarbeiter/-innen des DLZ werden gerade bei der Festlegung der künftigen Prozesse intensiv beteiligt ebenso wie die Baubereiche der Ämter und Eigenbetriebe, die mit dem DLZ zusammenarbeiten werden. Erkenntnisse über Optimierungsmöglichkeiten werden in die Gestaltung der neuen Verfahren innerhalb des DLZ und organisationsübergreifend bis in die Bauabteilungen hinein genutzt.

Korruptionsprävention

In den drei technischen Ämtern sind Regelungen der Korruptionsprävention teils unterschiedlich eingeführt. Aufeinander abzustimmen sind deshalb Maßnahmen der Korruptionsprävention zu Aufklärung und Verpflichtung der Mitarbeiter/-innen im Dienstleistungszentrum und in den Ämtern und Eigenbetrieben in den Schnittstellenbereichen mit dem Ziel der Vereinheitlichung. In der Übergangsphase sind die Korruptionsrisiken insbesondere bzgl. des neuen Themas e-Vergabe zu überprüfen. Der Korruptionsbeauftragte des Rechnungsprüfungsamtes für die technischen Ämter wird einbezogen.

2.6 Wirtschaftlichkeitsanalyse und Synergieeffekte

2.6.1 Finanzielle Auswirkungen

Die durch die räumliche Zusammenführung der bisherigen drei Bereiche entstehenden Kosten in Höhe von ca. 50.000 Euro für Umzug, IuK/Telekommunikationsumstellung, Möblierung, Teamentwicklungsmaßnahmen u. a. werden überwiegend aus den Ämterbudgets getragen. Kosten in Höhe von ca. 5.000 Euro sind überplanmäßig zu decken.

Entsprechend der Anzahl der Stellen werden vom Tiefbauamt und vom Garten-, Friedhofs- und Forstamt je ein anteiliges Sachkostenbudget in Höhe von 1.340 Euro auf das Hochbauamt übertragen.

Im Zuge der weiteren Entwicklung der elektronischen Vergabe wird abhängig von den erwarteten Auswirkungen die Realisierung der bereits während der letzten Haushalts-beratungen angebrachten 3 kw-Vermerke zum Stellenplan 2010 angestrebt (vgl. GRDrs 533/2007). Die Bildung des Dienstleistungszentrums soll zwar das Erzielen von Synergieeffekten dieser Art ermöglichen, jedoch sollte mit Blick auf die nach Abzug der kw-Vermerkstellen verbleibende Netto-Stellenzahl nicht so gering werden, dass die durch die DLZ-Bildung erzielten Stärken der neuen Organisationseinheit durch eine zu geringe Stellenzahl wieder aufgehoben werden. In dem für Herbst 2009 vorgesehenen Bericht und ggf. auch in den darauf folgenden Jahren wird die Personalsituation im Zusammenhang mit der Aufgabenstellung und der Auftragslage nochmals überprüft und dargestellt.

2.6.2 Prozessoptimierung

Erste Ergebnisse können ab dem Zeitpunkt der räumlichen und organisatorischen Zusammenführung im laufenden Betrieb umgesetzt, auf die Auswirkungen hin überprüft und weiter angepasst werden. Ebenso sind die sich aus der Erfahrung des Rechnungsprüfungsamtes ergebenden Optimierungsbedarfe zu realisieren. Vergaberechtliche Entwicklungen der Rechtsprechung und die e-Vergabe können weiterhin Änderungen des Arbeitsablaufs initiieren. Mittelfristig kann sich dann die Zusammenführung sowohl im sachbearbeitenden Bereich als auch bzgl. Steuerung der Aufgaben und Qualifikation der Mitarbeiter/-innen des Dienstleistungszentrums günstig entwickeln mit entsprechenden Auswirkungen auf die Arbeitsergebnisse. Zudem soll die organisatorische und damit auch räumliche Bildung der drei Teams eine Rückfallebene bei Personalengpässen sicherstellen.

Das Dienstleistungszentrum kann eine konsequentere Vereinheitlichung der Bearbeitungs- bzw. Verfahrensweise im operativen Bereich des Bauvertragswesens durchsetzen und eine transparentere, systematisch gleiche Datenvorhaltung betreiben. Aus heutiger Sicht kann dadurch eher erreicht werden, dass Änderungen von Verfahrensabläufen gleichermaßen bei den technischen Ämtern in den Bauabteilungen umgesetzt werden. Dies sollte sich für die Tätigkeit des Rechnungsprüfungsamtes wie auch des Rechtsamtes positiv auswirken, da bei gleichem Sachstand nicht mehr mit drei verschiedenen Bauvertragswesen-Bereichen kommuniziert werden muss.

2.6.3 Sachstand Einführung e-Vergabe

Momentan wird als Teil des gesamtstädtischen e-Procurement-Projekts bei den drei technischen Ämtern die elektronische Vergabe für den Teilprozess Veröffentlichung / elektronischer Unterlagenabruf / Angebotseröffnung genutzt. Die Bieter registrieren sich zwar elektronisch, aber der Unterlagenabruf und die Abgabe der Angebote erfolgt mehrheitlich noch nicht auf diesem Weg. Überwiegend finden die Kontakte und die Angebotsabgabe von Seiten der Bieter noch in der herkömmlichen Form, d.h. auf Papier oder Datenträgern (z.B. CD-ROMs) statt. Der diesen Teilprozess betreffende Arbeitsablauf kann also immer noch nicht vollständig umgestellt werden.

Hinzu kommt, dass die Testphase wegen des erst Ende vergangenen Jahres gefassten Grundsatzbeschlusses zum e-Procurement wesentlich länger dauerte als ursprünglich vorgesehen, auch hat nach Vertragsabschluss Anfang 2008 die Einführung der Vollversion des e-Vergabe-Programms erst im II. Quartal 2008 begonnen.

Offen ist momentan noch die weitere zeitliche Entwicklung der deutschen Gesetzgebung zu der bereits geltenden EU-Richtlinie, die vorsieht, dass die e-Vergabe bis 2010 eingeführt werden muss. In Deutschland ist ein Gesetz, das die Ausführung der EU-Richtlinie regelt, noch nicht verabschiedet worden.

2.7 Zeitplan

Die räumliche und organisatorische Zusammenführung der drei Bauvertragsbereiche zum Dienstleistungszentrum Bauvertragswesen ist zum 1. November 2008 vorgesehen. Eine entsprechende Organisationsverfügung wird vorbereitet.

In einer Übergangsphase von ein bis zwei Jahren werden die künftigen Aufgaben und Prozesse neu ausgerichtet. Im Herbst 2009 wird die Verwaltung über Aufgabenentwicklung und Synergieeffekte berichten.

Vorlage3492008.pdf