533/2007 Vorlage KSD-Redaktionssystem

Landeshauptstadt Stuttgart
Technisches Referat
Gz: T

GRDrs 533/2007

Stuttgart,

10/17/2007

Organisationsuntersuchung Bauverwaltung
- Sachstand Umsetzung Gesamtgutachten
- Kooperation Querschnittsaufgaben
- Dienstleistungszentrum Bauvertragswesen
- eVergabe (elektronische Vergabe)

Beschlußvorlage

Vorlage an	zur	Sitzungsart	Sitzungstermin
Reform- und Strukturausschuss Ausschuss für Umwelt und Technik Verwaltungsausschuss	Vorberatung Beschlussfassung Beschlussfassung	nicht öffentlich öffentlich öffentlich	24.10.2007 20.11.2007 21.11.2007

Beschlußantrag:

1. Vom Stand der Umsetzung der Maßnahmen des Gesamtgutachtens Organisationsuntersuchung Bauverwaltung (GRDrs 624/2005 2. Ergänzung) in den Ämtern wird Kenntnis genommen.

2. Vom Abschlussbericht der Firma N. N. (Name wurde aus Datenschutzgründen gelöscht) zur Organisationsberatung Bauverwaltung Teilbereich Querschnittsaufgaben im Bereich der technischen Ämter wird Kenntnis genommen.

3. Der Einrichtung eines Dienstleistungszentrums (DLZ) Bauvertragswesen mit vorläufig ca. 19 Stellen beim Hochbauamt wird zugestimmt. Die Verwaltung wird beauftragt, die Umsetzung der Zusammenführung der bisherigen Aufgabenbereiche in den drei Ämtern zu konkretisieren und bis Sommer 2008 ein Realisierungskonzept einschließlich einer Wirtschaftlichkeitsanalyse vorzulegen. Zur Sicherung der Wirtschaftlichkeit ist die Abschöpfung von Synergieeffekten in der Größenordnung von mindestens 10% anzustreben. Soweit Mehrbelastungen aus diesem Aufgabenbereich konkret nachgewiesen und beziffert werden können, sind anteilig die Synergieeffekte zur Deckung des Mehrbedarfs heranzuziehen.

4. Die Verwaltung wird beauftragt, für die anderen im Gutachten dargestellten Querschnittsaufgaben der Ämter und Eigenbetriebe des Technischen Referats bis zum Sommer 2008 eine Umsetzungskonzeption und der damit verbundenen Synergieeffekte auf Basis der Empfehlungen des Gutachters vorzulegen.

Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1

Ausführliche Begründung siehe Anlage 1.

Finanzielle Auswirkungen

Bezüglich der Kosten für den Regelbetrieb (eVergabe) wird auf die GRDrs 313/2007 Bezug genommen. Über die finanziellen Auswirkungen und Synergieeffekte wird im Rahmen des Umsetzungskonzeptes im Sommer 2008 berichtet. Durch die Bildung des Dienstleistungszentrums Bauvertragswesen werden Synergieeffekte von mindestens 10% angestrebt, die nach der Neustrukturierung abgeschöpft werden können. Soweit Mehrbelastungen aus diesem Aufgabenbereich konkret nachgewiesen und beziffert werden können, sind anteilig die Synergieeffekte zur Deckung des Mehrbedarfs heranzuziehen.

Beteiligte Stellen

Die Referate AK und WFB haben die Vorlage mitgezeichnet. Das Rechnungsprüfungsamt unterstützt die Einrichtung eines DLZ Bauvertragswesen.

Vorliegende Anträge/Anfragen

-

Erledigte Anträge/Anfragen

-

Dirk Thürnau
Bürgermeister

Anlagen

Ausführliche Begründung (Anlage 1)
Kurzfassung Abschlussbericht (Anlage 2)
Abschlussbericht des Gutachters (Anlage 3)

Anlage 1 zur GRDrs 533/2007

Ausführliche Begründung

1. Ausgangssituation

Der Gemeinderat hat im Oktober 2005 die Maßnahmen zur Umsetzung der Organisationsuntersuchung Bauverwaltung (Hochbauamt, Tiefbauamt und Garten- und Friedhofsamt) und die sich daraus ergebenden Maßnahmen zum Haushaltssicherungskonzept 2002, Maßnahme Nr. III. 12, beschlossen. Die Ämter wurden gemäß dem Vorschlag des Gutachters mit der Umsetzung der Ergebnisse der Untersuchung auf Basis der bestehenden Ämterstruktur beauftragt.

In der GRDrs 624/2005, 2. Ergänzung, Ziffer 2.2.1 (Organisation) der Begründung werden Möglichkeiten einer Kooperation im Bereich der Querschnittsaufgaben aufgezeigt und die Verwaltung beauftragt, diese Vorschläge zu überprüfen und geeignete Maßnahmen und Schritte zu konkretisieren. Nach Vorgabe des damaligen Gutachters wurden die Möglichkeiten einer Kooperation bei den Querschnittsaufgaben der Ämter in den Bereichen Personal und Organisation, Rechnungswesen, Rechts- und Vertragsangelegenheiten, IuK und Bauvertragswesen näher untersucht.

Im Juni 2006 wurde mit GRDrs 429/2006 ein erster Zwischenbericht zur Umsetzung des Gesamtgutachtens vorgelegt, mit dem Vorschlag, bezüglich der von der Verwaltung erarbeiteten Kooperationsmodelle im Bereich der Querschnittsaufgaben den Gutachter nochmals zu beauftragen. Insbesondere im Fachbereich Bauvertragswesen war es erforderlich, die hier angedachten Organisationsänderungen aufgrund der baubezogenen Thematik intensiver zu betrachten. Die Untersuchung sollte auch Klarheit bringen, wie die engere organisatorische Zusammenführung sich darstellen kann und in wieweit sich Synergieeffekte personell auswirken.

Die Firma N. N. (Name wurde aus Datenschutzgründen gelöscht) wurde auf der Beschlusslage des ersten Organisationsgutachtens Bauverwaltung mit der Untersuchung im Bereich der aufgezeigten Kooperationsmodelle auf Basis des Zwischenberichtes nachbeauftragt. Die Ergebnisse sind in der Anlage 2 (Kurzfassung) und Anlage 3 (Abschlussbericht des Gutachters) zusammengefasst. Die möglichen Synergieeffekte aus der Bildung von Dienstleistungszentren bzw. aus anderen Kooperationsmodellen werden in den nächsten Monaten geklärt. Über das Ergebnis wird bis Sommer 2008 berichtet.

2. Sachstandsbericht aus den Ämtern (Umsetzung Gesamtgutachten)

Der Gemeinderat hat im Bereich der bauverwaltenden Ämter die Streichung von 56 Stellen und Kosteneinsparungen beschlossen (vgl. GRDrs 624/2005 2. Ergänzung). Davon wurden bisher 8,2 Stellen abgebaut, zum Stellenplan 2008/2009 folgen weitere 5,15 Stellen. Die noch fehlenden 42,65 vorgemerkten Streichungen können erst in den Jahren ab 2010 Zug um Zug realisiert werden. Dies hängt insbesondere damit zusammen, dass zunächst allgemeine Streichungsvorgaben aus der Haushaltssicherung zu vollziehen sind (Altersteilzeit, Arbeitszeitverlängerung, Amtsausflug, etc.) und dass die Zahl sowie die Volumen der Projekte gestiegen sind. Sollte sich durch die Aufgabenentwicklung unter Berücksichtigung der noch abzubauenden Stellen künftig ein Personalmehrbedarf ergeben, wird die Verwaltung unabhängig von der Umsetzung der Beschlüsse aus der Organisationsuntersuchung Bauverwaltung entsprechende Vorschläge zur Schaffung der erforderlichen Stellen unterbreiten (Bruttoprinzip).

2.1 Hochbauamt

Um die Voraussetzungen für eine Umsetzung der Ergebnisse und Empfehlungen des Organisationsgutachtens zu schaffen, wurde das Hochbauamt zum 1. Juli 2007 organisatorisch neu strukturiert. Die „räumliche“ Umsetzung - d. h. die personelle Zusammenführung der neuen Organisationseinheiten - wird erst mit dem anstehenden Umzug in den Gerberbau realisiert, um Kosten für interne Umzüge der Arbeitsplätze in der Dorotheenstraße zu sparen.

Durch die Zusammenführung der bisher getrennten Aufgabenbereiche Bau und Technik werden multifunktionale Organisationseinheiten gebildet, die in Form von Generalplanerteams mit deutlich schlankeren Hierarchien, wesentlich kürzeren Abstimmungswegen und einer deutlich verbesserten Durchgängigkeit der Planungsprozesse agieren können. Die Intensivierung der Dienstleistungsorientierung und der Wirtschaftlichkeit wird dadurch unterstützt. Die neue Amtsstruktur wird eine deutlich bessere Betreuung der Gebäude über den gesamten Lebenszyklus hinweg ermöglichen. Die kapazitative Auslastung der Mitarbeiter/-innen wird durch eine projektorientierte Personaleinsatzplanung und durch Eigen- oder Fremdplanung gesteuert, letzteres entsprechend der Beschlusslage der GRDrs 624/2005.

Die Realisierung der Einsparpotentiale im Bereich des Stellenabbaus wird insgesamt davon abhängen, ob die Empfehlungen des Gutachters in der vorhergesagten Weise umgesetzt werden können und die erwarteten Auswirkungen eintreten (vgl. GRDrs 624/2005, 2. Ergänzung, Ziffer 2.2.2 Stellenabbau). Da zunächst noch 4,75 Stellen wegen kw-Vermerken aufgrund sonstiger Abbauverpflichtungen (Altersteilzeit 4,0 Stellen - davon je eine Stelle 2008/2009, 0,75 Amtsausflug - 2008) gestrichen werden müssen, kann der überwiegende Teil der aufgrund der Organisationsuntersuchung Bauverwaltung vorzunehmenden Stelleneinsparungen aller Voraussicht nach frühestens ab dem Jahr 2010 vorgenommen werden.

Amt	Vorgabe Gutachten	bereits vollzogen (gestrichen)	vorgemerkt zur Streichung Stellenplan 2008	vorgemerkte Streichungen 2009 - 2014
Hochbauamt	14,4	0	1,15	13,25

2.1.1 Erhöhung Vergabequote
(Vorgabe lt. GRDrs 624/2005 = Streichung von 5,2 Stellen)

Die Quote der Vergaben an freie Architekten- und Ingenieurbüros wurde bereits in früheren Jahren kontinuierlich erhöht, wodurch sich die Anzahl der Beschäftigten im Amt trotz stetiger Zunahme des Hochbauinvestitionsvolumens seit etlichen Jahren rückläufig entwickelte. Die Steuerung der Vergabequote ist abhängig von einem mittel- und langfristigen jährlichen Investitionsvolumen. Im Vorfeld wird eine ständige Einschätzung der Bauprojekte und damit auch der anstehenden Planungsleistungen hinsichtlich ihrer Realisierung durchgeführt, sowie im laufenden Betrieb eine Nachsteuerung unter Betrachtung der Entwicklung der Investitionsvolumen. Trotz der Erhöhung der Vergabequote an freie Architekten- und Ingenieurbüros verbleibt die Gesamtverantwortung für die fach-, sach- und kostengerechte Abwicklung der Baumaßnahmen beim Hochbauamt. Hierfür ist ein qualifizierter und ausreichender Personalkörper vorzuhalten. Abhängig von der mittel- bis langfristigen weiteren Entwicklung sollen hier 5,2 Stellen eingespart werden.

2.1.2 Aufgabenbereich Bauunterhaltung

2.1.2.1 Best-Practice durch Leistungsvergleich zwischen den Bezirksstellen
(Vorgabe lt. GRDrs 624/2005 = Streichung von 3,6 Stellen)

Eine erste Maßnahme als Grundlage sowohl für Leistungsvergleiche zwischen den Bezirksstellen als auch für eine weitere Optimierung der Arbeitsabläufe stellt momentan die Entwicklung von Arbeitsprozessen dar. Dabei werden nicht nur Abläufe und Prozesse innerhalb der Abteilung Bauunterhaltung, sondern auch die Schnittstellen zu anderen Abteilungen des Hochbauamts optimiert. Insgesamt soll durch die empfohlenen Maßnahmen hier eine Personaleinsparung von 3,6 Stellen erzielt werden.

Die Bezirksstellen 1 und 3 wurden zum 1. September 2007 organisatorisch und werden mit Umzug in den Gerberbau auch räumlich zusammengelegt. Eine Neuanpassung der Bezirke der 5 Bezirksstellen der Bauunterhaltung wird wie in der Vergangenheit auch fortlaufend in Abhängigkeit von der Auftragslage des gesamten Hochbauamts realisiert. Nach der Zentralisierung des Immobilienmanagements beim Amt für Liegenschaften und Wohnen werden ggf. weitere Anpassungen erforderlich und soweit möglich umgesetzt. Hierbei sind allerdings die Interessenlage des Schulverwaltungsamts mit den Schwerpunkten der Aufträge in den Schulferien als auch die gesamtstädtische Auftragslage im Hochbau aus Gründen der Wirtschaftlichkeit des Personaleinsatzes zu berücksichtigen.

2.1.2.2 Anpassung der Zuständigkeiten für Bauunterhaltungsmaßnahmen
(Vorgabe lt. GRDrs 624/2005 = Streichung von 2,0 Stellen)

Durch den Wegfall von Kleinaufträgen wird eine Arbeitsentlastung in Höhe der veranschlagten 2 Stellen angestrebt. Nach bisherigen Erfahrungen aus den vergangenen Jahren hat bereits die Übertragung von Kleinmaßnahmen bis 500 Euro auf die Bauherrenämter noch zu keiner wesentlichen Entlastung beim Hochbauamt geführt. Entweder wurde der 500 Euro-Rahmen von den Ämtern nicht ausgeschöpft, oder erheblich überzogen mit der Folge, dass immer wieder bauordnungsrechtliche, bautechnische und vergaberechtliche Fehler unterliefen, die danach vom Hochbauamt mit entsprechendem personellen und finanziellem Aufwand korrigiert werden mussten.

Die Erhöhung der Kleinbetragsregelung gemäß den Empfehlungen des Gutachters von 500 Euro auf 1.500 – 2.500 Euro muss deshalb gemeinsam mit den Bauherrenämtern bzgl. Handhabung, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten erarbeitet werden. Das Ziel wird es sein, die Regelungen so umzusetzen, dass die angenommenen Auswirkungen eintreten, wobei bzgl. der eingesetzten Personalkapazitäten eine Optimierung des vollständigen Prozesses auch über die Schnittstellen hinaus zu den immobilienverwaltenden Ämtern erzielt werden sollte. Hier wird die Mitwirkung der Ämter vorausgesetzt, um den vollständigen Arbeitsablauf für die Stadt Stuttgart wirtschaftlich zu halten und keine aufwendigen Parallelstrukturen zum Hochbauamt zu installieren.

Mit dem Amt für Liegenschaften und Wohnen als Zentralamt für städtische Liegenschaften wurden inzwischen erste Gespräche über eine Leistungsvereinbarung im Bauunterhaltungsbereich geführt. Auf der Grundlage dieser Ergebnisse wird das Hochbauamt mit dem Schulverwaltungsamt ebenfalls entsprechende Vereinbarungen treffen.

In Grundzügen hatte die Abteilung Bauunterhaltung schon vor der Gutachtenerstellung eine Maßnahmenliste für bestimmte Bauunterhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen erstellt. Inzwischen wurde damit begonnen, Gebäude beispielhaft zu erfassen und Vorschläge für eine zukünftige Informationsstruktur zu diesen Gebäudedaten zu erarbeiten. Gemeinsam mit den immobilienverwaltenden Ämtern soll dies weiterentwickelt werden.

2.1.3 Aufgabenbereich Technik
(Vorgabe lt. GRDrs 624/2005 = Streichung von 3,6 Stellen)

Im Zuge der Neustrukturierung des Hochbauamts zum 1. Juli 2007 wurde die Technikabteilung in die Bauabteilungen integriert mit dem Ziel, durch die Bildung flexibler, interdisziplinärer Teams den Personaleinsatz zu optimieren. Der Einsatz der Mitarbeiter/-innen für die Projektleitung wird auftragsabhängig und je nach inhaltlichen Schwerpunkten von Architekten/-innen und / oder Fachingenieuren/-innen durchgeführt. Bauherrenleistungen werden künftig nur noch von einer Abteilung verrechnet. Durch die Organisationsänderung konnte in diesem Aufgabenbereich eine Grundlage für die empfohlenen Personalanpassungen (3,6 Stellen) geschaffen werden.

2.1.4 Flächenoptimierung

Nach Auffassung des Gutachters sollte eine Einsparung von Mietkosten durch die Aufgabe angemieteter Flächen und die Unterbringung in städtischen Liegenschaften realisiert werden können. Insbesondere der in angemietete Büros in der Kirchstraße ausgelagerte Bereich der Abteilung Technik sollte im Hochbauamt – Dorotheenstraße – untergebracht werden. Hierdurch wäre eine Einsparung von Mietkosten in Höhe von 31.000 Euro jährlich eingetreten.

Inzwischen wurde im Rahmen der gesamtstädtischen Flächenoptimierung beschlossen, dass das Hochbauamt seinen Stammsitz in der Dorotheenstraße zugunsten der Zusammenführung der neuen Organisationseinheiten des Amts für Liegenschaften und Wohnen in einem Gebäude aufgeben und gemeinsam mit zwei Bezirksstellen und der Außenstelle der Abteilung Technik (Kirchstraße) in den sogenannten Gerberbau / Hauptstätter Straße 66 einziehen wird (GRDrs 552/2007). Dadurch ergeben sich Einsparungen bei der Aufgabe der Büros Kirchstraße (29.534 Euro). Durch den Auszug der Bezirksstelle 65-10.3 aus den Büros in der Bopserstraße kann diese städtische Immobilie zum Verkauf angeboten werden. Insgesamt reduziert sich nach Berechnungen des Amts für Liegenschaften und Wohnen die Bürofläche des Hochbauamts pro Mitarbeiter/-in von bisher 22,2 m² auf 17,3 m².

2.1.5 Bauinvestitionscontrolling / Optimierung der Planungsaufträge
(Vorgabe lt. GRDrs 624/2005 = Streichung von 0,75 Stellen)

Im Organisationsgutachten Bauverwaltung wurde davon ausgegangen, dass sich der Planungsaufwand in einzelnen Abteilungen des Hochbauamts wegen der künftigen Priorisierung von Maßnahmen aufgrund des Bauinvestitionscontrollings (BIC) und dementsprechend einer voraussichtlich geringeren Anzahl zur Ausführung kommender Planungen um 2,5 Stellen reduzieren werde. Der Gutachter stellte dieser Einsparung jedoch einen zusätzlichen Stellenbedarf von 1,75 Stellen für das Hochbauamt gegenüber (Herbeiführung Baubeschlüsse/Investitionsbedarfsprüfung), weshalb eine Stellenstreichungsmöglichkeit von 0,75 Stellen veranschlagt wurde.

Zum Sachstand von BIC wird auf die GRDrs 519/2007 verwiesen. Ein Personalabbau wird erst ab 2010 möglich sein.

2.2 Tiefbauamt

Stellenabbau

Amt	Vorgabe Gutachten	bereits vollzogen (gestrichen)	vorgemerkt zur Streichung Stellenplan	vorgemerkte Streichungen 2010 - 2014
			2008	2009
Tiefbauamt	34	5	2	225

Insgesamt ist bei der Realisierung der erneuten Personalreduzierungen durch die Maßnahmen der Organisationsuntersuchung Bauverwaltung zu beachten, dass das Tiefbauamt im Rahmen des Haushaltssicherungskonzeptes 2002 bereits 5 Stellen im Hinblick auf die Erhöhung der Vergabequote und 7,5 Stellen aufgrund möglicher Optimierungen der Organisation, also insgesamt 12,5 Stellen, gestrichen hat. Darüber hinaus wurden parallel aufgrund des Bauhofkonzepts 14 Stellen im Arbeiterbereich gestrichen und es sind aus anderen Anlässen (Altersteilzeit 6,5 Stellen, Arbeitszeitverlängerung Beamte 1,7 Stellen, Wegfall AZV-Tag Angestellte und Arbeiter 1,8 Stellen) insgesamt weiter 10 Stellenstreichungen bezogen auf das Tiefbauamt als Ganzes zu vollziehen Der durch diese Stellenentwicklung entstehende Kapazitätsabbau im Amt ist im Hinblick auf die bevorstehenden Aufgaben äußerst schwierig und nur verteilt auf mehrere Jahre umsetzbar.

2.2.1 Erhöhung Vergabequote bei Planungs- und Bauüberwachungsleistungen
(Vorgabe lt. GRDrs 624/2005 = Streichung von 14,0 Stellen)

Die Erhöhung der Vergabequote wird bereits seit Beginn der Haushaltskonsolidierung stufenweise (1993) umgesetzt. So hat sich im Vergleich zu 1998 die Zahl der abgeschlossenen Honorarverträge bis heute verdoppelt; auch die Honorarsumme ist im gleichen Maß gestiegen. Seit dieser Zeit wurde das Personal im Ingenieur- und Bauaufseherbereich erheblich abgebaut. So wurden allein im Rahmen des Haushaltssicherungskonzeptes 2002 in der Abteilung Stadtbahn, Brücken und Tunnelbau und den Bauabteilungen insgesamt 5 Stellen aus diesen Bereichen gestrichen. Als Konsequenz aus der Organisationsuntersuchung Bauverwaltung sind weitere 14 Stellenstreichungen durch kw-Vermerke vorgemerkt. Von diesen konnten zum Stellenplan 2006 2 Stellen und zum Stellenplan 2007 3 Stellen gestrichen werden. Die weiteren Streichungen erfolgen zeitnah in den kommenden Jahren.

2.2.2 Outsourcing, Bewirtschaftung Parkhäuser und Parkscheinautomaten
(Vorgabe lt. GRDrs 624/2005 = Streichung von 6,5 Stellen und 1,0 Stelle)

Der vorgesehene Stellenabbau von 6,5 Stellen wird erst möglich, wenn der Bereich „Rathausgarage“ neu bebaut ist und ggf. eine neue Tiefgarage extern betrieben wird. Derzeit sind für den Betrieb der Rathausgarage 6 Mitarbeiter eingesetzt, von denen 5 einen unbefristeten Arbeitsvertrag haben. Die Mitarbeiter sind durchweg im mittleren Alter und haben meist keine Berufs- und Sachkenntnisse, um sie innerhalb des Tiefbauamtes an anderer Stelle weiterbeschäftigen zu können. Ein für den Stellenabbau notwendiger Sachbeschluss zur Rathausgarage wurde noch nicht gefasst. Derzeit ist das Amt für Stadtplanung und Stadterneuerung dabei, ein städtebauliches Konzept zur weiteren Nutzung der Rathausgarage zu entwickeln. Die Stelle zur Bewirtschaftung der Parkscheinautomaten konnte noch nicht abgebaut werden, weil die Aufgabe noch nicht fremd vergeben wurde. Die mit dem Betrieb der Parkscheinautomaten befasste Stelle bei der Abteilung Straßen und Verkehr erhält zum Stellenplan 2008 den Vermerk kw 01/2010.

2.2.3 Technische Verbesserungen
(Vorgabe lt. GRDrs 624/2005 = Streichung von 4,0 Stellen in der Fahrtreppen-
zentrale und 1,0 Stelle im IuK-Bereich)

Durch die Umsetzung des DEKRA-Gutachtens können 4 Stellen zeitnah in den kommenden Jahren eingespart werden, davon 1 Stelle zum Stellenplan 2009. Die bei der EDV vorgesehene Streichung kann erst vollzogen werden, wenn die beabsichtigte Server-Zentralisierung realisiert wird. Das Konzept des Haupt- und Personalamts zur Serverzentralisierung soll im Herbst mit den betroffenen Ämtern geklärt werden. Die sich aus dieser Konzeption gegebenenfalls ergebende Stellenstreichung ist bereits Bestandteil der Organisationsuntersuchung Bauverwaltung und wird dieser zugerechnet (i. H. v. 1,0 Stelle).

2.2.4 Organisation und Prozesse, Zusammenfassung von Abteilungen
(Vorgabe lt. GRDrs 624/2005 = Streichung von 7,5 Stellen)

Aufgrund der Zusammenlegung von Abteilungen können von den vorgesehenen 7,5 Stellenstreichungen 2 Streichungen zum Stellenplan 2008 verwirklicht werden und zum Stellenplan 2009 sind 1,5 Streichungen vorgemerkt. Die weiteren 4 Streichungen sind bis 2014 durch kw-Vermerke gesichert.

Abteilung Stadtbahn, Brücken und Tunnelbau

Die bisherigen Abteilungen Brücken und Betriebstechnik (bisher 66-4) und Stadtbahn und Tunnelbau (bisher 66-7) wurden zum 1. August 2006 zusammengelegt. Die Abteilung heißt seither Abteilung Stadtbahn, Brücken und Tunnelbau und ist in 6 Dienststellen mit insgesamt 14 Sachgebieten gegliedert. Durch die Zusammenlegung der Abteilungen wurden gleichartige Tätigkeiten in eine Dienststelle zusammengefasst. So wurde, um die Zusammenarbeit weiter zu verbessern, der konstruktive Bereich mit dem betrieblichen Bereich in der Dienststelle Betriebstechnik und Bauwerkserhaltung zusammengefasst.

Bauabteilungen Mitte/Nord und Neckar/Filder

Zum 1. Mai 2007 wurden die Bauabteilung Mitte (66-11) und die Bauabteilung Nord (66-12) zur Bauabteilung Mitte/Nord (66-8) und die Bauabteilung Neckar (66-13) und die Bauabteilung Filder (66-14) zur Bauabteilung Neckar/Filder (66-9) zusammengelegt. Die Baubezirke der früheren Bauabteilungen wurden entsprechend der bisherigen Abteilungs-/Gebietszugehörigkeit (Mitte, Nord, Neckar, Filder) jeweils in Dienststellen zusammengefasst. Daneben wurde in jeder Bauabteilung eine Dienststelle „Zentrale Aufgaben“ gebildet. In dieser Dienststelle wurden die vorhandenen bezirksübergreifenden Aufgaben zusammengeführt, sowie jeweils ein Sachgebiet „Qualitätsmanagement“ eingerichtet.

2.3 Garten-, Friedhofs- und Forstamt

Stellenabbau

Amt	Vorgabe Gutachten	bereits vollzogen (gestrichen)	vorgemerkt zur Streichung Stellenplan 2008/2009	vorgemerkte Streichungen 2010 - 2014
Garten-, Friedhofs- und Forstamt	7,8	3,2	0	4,6

Mit Beschluss des Verwaltungsausschusses vom 26.10.2005 (GRDrs 624/2005, 2. Ergänzung) wurde ein Maßnahmepaket beschlossen, das für den Planungs- und Verwaltungsbereich des damaligen Garten- und Friedhofsamtes Stellenstreichungen von 7,8 Stellen vorsah und zu einer Nettokosteneinsparung von 192.000 Euro führen sollte. Das Garten- und Friedhofsamt trägt die Erhöhung der Fremdvergabeanteile und das Ziel der Nettokosteneinsparung mit, strebt aber eine Modifizierung der vorgeschlagenen Optimierungsansätze an. Durch den gestiegenen Umfang von Aufgaben verschiebt sich der Stellenabbau teilweise auf die Jahre ab 2010.

Alle Stellenstreichungen sind über kw-Vermerke in den kommenden Jahren vorgemerkt.

Von den 7,8 zu streichenden Stellen sind bisher 3,2 Stellen abgebaut. Der derzeitige Umsetzungsstand der einzelnen Optimierungsansätze und die Beurteilung der aktuellen Situation stellen sich wie folgt dar.

2.3.1 Zusammenführung Höhenpark Killesberg und Bezirk Nord
(Vorgabe lt. GRDrs 624/2005 = Streichung von 0,4 Stelle)

Die Leitung des Höhenparks (1 Ingenieur) soll entgegen dem Gutachten weiterhin als Sonderaufgabe bei der Abteilungsleitung wahrgenommen werden. Die Aufgaben sind mit Blick auf die Übernahme der Kleinbahn, zunehmender Events im Park und der Messeverlagerung erheblich gewachsen. Eine Stellenreduzierung in diesem Aufgabenbereich ist kurzfristig noch nicht möglich.

2.3.2 Reduzierung von 4 auf 2 Bezirke oder Steuerung durch Benchmarks und Festlegung von Pflegestandards
(Vorgabe lt. GRDrs 624/2005 = Wegfall von 2 Bezirksleiterstellen oder 2 anderen Stellen)

Eine Reduzierung von 4 auf 2 Bezirke so wie im Gutachten gefordert, muss nochmals geprüft werden, da der Verantwortungsbereich in Grundstückseigentümerfunktion, Planung, Bau und Unterhaltung und Serviceleistungen für andere Ämter und der Stadtbezirke sehr umfänglich wird. Kenntnisse der Örtlichkeit und der zu betreuenden Einrichtungen würden reduziert. Benchmarks und Pflegestandards werden zur Zeit weiterentwickelt. Bezirksübergreifende Aufgabenzuordnungen wurden umgesetzt. 2002 - 2004 stiegen die Auftragssummen für Neubau- und Fremdamtsprojekte von ca. 19,5 Mio. Euro bis 2004 auf weit über 30 Mio. Euro in 2007. Aus diesem Grund konnten die beiden Stellen noch nicht abgebaut werden.

2.3.3 Erhöhung Fremdvergabeanteil bei HOAI-Leistungen
(Vorgabe lt. GRDrs 624/2005 = Streichung von 3,0 Stellen)

Alle größeren Projekte werden unter Beteiligung von Architekten geplant und gebaut. Die Überwachung von Pflegeakkordleistungen wurde teilweise von der Meisterebene des Amtes auf Landschaftsarchitekten übertragen. Der Pflegestandard wird durch die verstärkte Kontrolle verbessert. Die Kosten der Überwachung und für den Betreuungsaufwand sind gestiegen. Teilweise gehen durch die Arbeitsteilung mit Architekten Synergien verloren, da die Bauaufseher in denselben Stadtteilen die Kleinprojekte und Bedarfsakkordarbeiten in Grünanlagen und bei Außenanlagen anderer Ämter organisieren. Erforderliche Pflegemaßnahmen und Reparaturen, die nicht regelmäßig als Akkordpflegeleistung erbracht werden, sind dann wiederum durch die Bauaufseher zu beauftragen und überwachen. Bisher wurden 2 Meisterstellen gestrichen und entsprechende Aufträge an Architekten vergeben.

2.3.4 Zuordnung des Planungsbereiches des Sachgebietes 3.3 zur Abteilung 4
(Vorgabe lt. GRDrs 624/2005 = Streichung von 0,2 Stelle)

Das Sachgebiet Planung, Bau und Unterhaltung von Friedhöfen und Grabmalen (67-3.3) ist der Abteilung Friedhöfe zugeordnet und nimmt wesentliche Aufgaben des Bauherren und Grundstückseigentümers wahr und soll, insbesondere im Hinblick auf die Entwicklung der Friedhöfe, eng mit dem Friedhofsbetrieb verbunden bleiben. Planungen werden grundsätzlich an Architekten vergeben, Unterhaltungsaufgaben werden im Rahmen der Pflegelose über die Abteilung Grünflächen beauftragt und überwacht. Die enge Abstimmung der Bauherren-, Planungs- und Unterhaltungsaufgaben mit dem Friedhofsbetrieb sind wichtige Voraussetzungen für einen wirtschaftlichen und an den Bedürfnissen der Nutzer orientierten Friedhofs- und Bestattungsbetrieb. Diese Aufgabe erfordert Spezialkenntnisse und die Nutzung von Erfahrungen, die bei der Zuordnung zur Abteilung Friedhöfe leichter aufgebaut werden können als in einer fachübergreifenden Planungsabteilung im Grün-, Spiel- und Sportflächenbereich. Die in der GRDrs 624/2005 vorgesehene Umkehr dieser bewährten Organisationsform gestaltet sich schwierig, so dass sich der Abbau der 0,2 Stelle erst ab 2010 konkretisieren lässt.

2.3.5 Zentralisierung Liegenschaftsverwaltung im Amt
(Vorgabe lt. GRDrs 624/2005 = Streichung von 0,3 Stelle)

Grundsätzliche Aufgaben der Liegenschaftsverwaltung (Verträge, Rechtsangelegenheiten, Anlagenbuchhaltung, Haushalt) werden zentral in der Verwaltungsabteilung wahrgenommen. Die Bauunterhaltung wird bisher in der Durchführung mit den beauftragten Handwerksfirmen von den Verantwortlichen in den Betriebsbereichen/Abteilungen zusammen mit dem Hochbauamt ausgeführt und hat sich grundsätzlich bewährt. Wie in Ziffer 4 des Beschlussantrages und in Ziffer 3 der Begründung vorgesehen, wird bis Mitte 2008 geprüft, welche Liegenschaftsaufgaben, die nach der Zentralisierung des Immobilienmanagements bei den technischen Ämtern verblieben sind, in einem Dienstleistungszentrum gebündelt werden können. Die Streichung eines 0,3-Stellenanteils erfolgte zum
Stellenplan 2006.

2.3.6 Zentralisierung von Querschnittsaufgaben (Abteilung 2)
(Vorgabe lt. GRDrs 624/2005 = Streichung von 1,0 Stelle)

Aufgaben der Abteilung 2 (Bereich Bauvertragswesen) werden zur Zeit im Rahmen der Bildung des DLZ Bauvertragswesen neu begutachtet. Die Zuordnung der Abteilung 5 - Stadtgärtnerei - zur Abteilung 2 wird derzeit zurückgestellt. Die Stelleneinsparung bezieht sich auf die Streichung der Abteilungsleitung Abteilung 5, die sowohl in der jetzigen Organisationsform als auch bei vorgeschlagener Zusammenlegung schwierig zu realisieren wäre. Ersatzweise ist 1 Ingenieurstelle in der Abteilung 2 (Baumkataster) mit einem kw-Vermerk (2014) versehen.

2.3.7 Personalabbau aus Reduzierung Mitarbeiterzahl
(Vorgabe lt. GRDrs 624/2005 = Streichung von 0,9 Stelle)

Der Stellenabbau ist komplett erfolgt.

Die vom Gutachter vorgeschlagenen und vom Gemeinderat beschlossenen organisatorischen Maßnahmen werden im Rahmen der Kooperation der Querschnittsaufgaben nochmals geprüft.

3. Querschnittsaufgaben Bauverwaltung – Ergebnisse des Gutachtens

Die von den Arbeitsgruppen der technischen Ämter erarbeiteten Vorschläge zu möglichen künftigen Kooperationsmodellen bei Verwaltungs- und Bauvertragswesenaufgaben wurden dem Gutachter im Zuge der Nachbeauftragung im Herbst 2006 zur Überprüfung vorgelegt. Der Auftrag lautete, zur Verbesserung effizienter Bearbeitung und Ergebnisqualität insbesondere im Bereich der technischen Verwaltung, konkretisierte Empfehlungen zur Verstärkung der Kooperationen abzugeben. Außerdem sollten die Synergieeffekte hinsichtlich ihrer personellen Konsequenzen aufgezeigt werden. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden nur das Hochbauamt, Tiefbauamt mit Eigenbetrieb Stadtentwässerung Stuttgart und Garten-, Friedhofs- und Forstamt von der Organisationsuntersuchung erfasst. Im Rahmen der Überprüfung der Kooperationsmodelle im Bereich der Querschnittsaufgaben wurde der Kreis der teilnehmenden Ämter auf den gesamten Referatsbereich ausgeweitet und auch das Stadtmessungsamt und der Eigenbetrieb Abfallwirtschaft Stuttgart einbezogen.

Die Ämter und Eigenbetriebe stellten für die Analyse grundlegende Informationen der Aufgabenbereiche der technischen Verwaltung zur Verfügung. Dabei zog der Gutachter für seine Überlegungen nochmals die früheren Modelle (Bauamt, Dienstleistungsamt, Dienstleistungszentren, aufgabenbezogene Kooperationen) heran und bewertete für die einzelnen, sogenannten Hauptaufgaben die Eignung dieser Modelle aufgrund definierter Kriterien. Die technischen Verwaltungsaufgaben wurden gegliedert in „Personal und Organisation“, „Liegenschaften“, „Rechnungswesen“, „Rechts- und Vertragsangelegenheiten“, „Information und Kommunikation (IuK)“ und „Bauvertragswesen / Bauvertragsmanagement“.

Für ein Dienstleistungszentrum sehen die Umsetzungsempfehlungen folgende Aufgabenbereiche vor: Bauvertragswesen/Bauvertragsmanagement mit festgelegtem Aufgabenspektrum; Rechts- und Vertragsangelegenheiten bzgl. Schadensersatzforderungen; Liegenschaften: Hierbei handelt es sich um die Liegenschaftsverwaltung für nicht aufgabenspezifische Liegenschaften wie Wohnungen, Bürogebäude etc., einschließlich Hausmeister, Gebäude- und Kantinenverwaltung soweit diese nicht in das zentrale Immobilienmanagement beim Amt für Liegenschaften und Wohnen fallen. Für die anderen Aufgabenbereiche wurden „Aufgabenbezogene Kooperationen“ (AK) empfohlen (AK Personalangelegenheiten, Personalentwicklung, Personal- und Bewerbermanagement; AK Liegenschaftsverwaltung für Straßen, Grünflächen, Friedhöfe; AK IuK).

Bei der Bewertung der Ausgangssituation des Bauvertragswesens / Bauvertragsmanagements zeigte sich bereits im Herbst 2006, dass nach Abwägung aller Vor- und Nachteile die Einrichtung eines Dienstleistungszentrums (DLZ) in diesem Bereich als mögliches Organisationsmodell für sinnvoll erachtet wird. Im Gegensatz zu den anderen DLZ sind die Ergebnisse der Erhebungen und die Vorschläge des Gutachters zum DLZ Bauvertragswesen so weit konkretisiert worden, dass von der Verwaltung hierzu im Beschlussantrag eine entsprechende Beschlussfassung empfohlen wird (Beschlussantrag Ziffern 3 und 4). In nachfolgender Ziffer 4 wird der Vorschlag zur Beschlussfassung ausführlicher erläutert. In der noch zu erarbeitenden Umsetzungskonzeption ist dann die vorliegende erste Prozesserhebung weiterzuentwickeln und u. a. eine klare Schnittstellendefinition sowie Aufgabenbeschreibungen festzulegen.

In den anderen untersuchten Aufgabenbereichen empfahl der Gutachter, die Zusammenarbeit in Form von so genannten „Aufgabenbezogenen Kooperationen“ zu intensivieren.

Die beiden theoretisch denkbaren, großen organisatorischen Veränderungen, der Bildung eines Bauamtes (mit dann notwendigen Fachgliederungen) oder eines eigenständigen Dienstleistungsamtes, das alle geeigneten Dienstleistungen in einem Amt konzentriert, werden derzeit nicht weiter verfolgt, da eventuell zu erwartende Nachteile, insbesondere eine mögliche Verselbständigung solcher Organisationseinheiten am Bedarf der zu betreuenden Ämter vorbei, gravierend sein können.

4. Dienstleistungszentrum (DLZ) Bauvertragswesen

Wie im Gutachten (Ziffer 6.1) dargelegt, sollen die Aufgaben des Bauvertragswesens / Bauvertragsmanagements in einem Dienstleistungszentrum zusammengefasst werden. Im Fokus stehen Aufgaben des Bauvertragswesens, die vorwiegend im Bereich der bauverwaltenden und technischen Ämter und Eigenbetriebe angesiedelt sind. Aufgaben und Zuständigkeiten, die nicht im direkten Zusammenhang mit der Aufgabenwahrnehmung innerhalb des Technischen Referats liegen, bleiben hiervon unberührt.

Aus Sicht des Technischen Referats können mit der Bildung des Dienstleistungszentrums folgende Ziele und Synergieeffekte erreicht werden:

- Vereinheitlichung der Bearbeitung der Aufgaben

Obwohl in den drei technischen Ämtern Aufgaben auf der Grundlage der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) und der Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) ausgeführt werden, treten Unterschiede in den Prozessabläufen auf. Die Zusammenführung in einem DLZ bringt für die an den Ausschreibungen teilnehmenden Firmen und Betrieben den Vorteil, künftig eine Adresse anstelle der bisher drei im Technischen Referat für Angelegenheiten des Bauvertragswesens zu haben. Auch der Eigenbetrieb Abfallwirtschaft Stuttgart (AWS) und das Stadtmessungsamt (62) werden die Leistungen des DLZ in Anspruch nehmen können. Zudem bietet ein DLZ künftig dem Rechnungsprüfungsamt die Möglichkeit, bestimmte Empfehlungen an eine Stelle aussprechen zu können. Prüfungsergebnisse können eher in der Breite umgesetzt werden als wie bisher überwiegend im Bereich des jeweils betroffenen Amtes. Das Rechnungsprüfungsamt muss sich nicht mehr auf drei verschiedene VOB-Vergabestellen mit spezifischen Besonderheiten einstellen. Auch würde es eine einheitliche Berichterstattung über die Vergabepraxis im VOB-Bereich erleichtern.

- Verstärkung der Fach- und Methodenkompetenzen

Die Zusammenfassung der Mitarbeiter/-innen in einem DLZ wird eine einheitliche, intensive Qualifizierung unterstützen. Außer fachlichen Kompetenzen gewinnen hier Methodenkompetenzen zum Beispiel bei Verhandlungen zunehmend an Bedeutung.

- Erhöhung der Verfahrenssicherheit

Die beiden zuvor genannten Punkte sollen ebenso wie die im Laufe der Umstrukturierung vorzunehmende Überprüfung und Aktualisierung der Prozessabläufe zu einer Erhöhung der Verfahrenssicherheit beitragen.

- Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation

Durch eine neue Strukturierung der im Grundsatz überwiegend gleichen Aufgabengruppierungen im Bauvertragswesen der drei Ämter soll die Aufgabenzuordnung insgesamt optimiert und hinsichtlich der Personalkapazitäten eine Sicherstellung der „Rückfallebene“ in Urlaubszeiten ebenso wie bei Arbeitsspitzen möglich werden. Weitere Auswirkungen des neuen Vergaberechts und die Einführung des eVergabesystems sollen auf diese Weise ebenso wie durch die zuvor genannten Punkte besser bewältigt werden können.

Gerade bei der Bildung einer Submissionsstelle im Dienstleistungszentrum für die Ämter und Eigenbetriebe des Technischen Referats werden einige Vorteile deutlich erkennbar. So wird es für sämtliche Ausschreibungen des Technischen Referats nur noch eine Stelle geben. Erreichbarkeit und Beratung gerade bzgl. der elektronischen Vergabe sind eher zu gewährleisten als in drei verschiedenen Stellen. Auch dürften insgesamt weniger Signaturkarten auf Dauer vorzuhalten sein als bei mehreren VOB-Vergabestellen im Referat. Fachliche Qualifizierung generell und Sicherstellung eines einheitlichen Knowhows der Mitarbeiter/-innen können konsequent durchgeführt werden. Aus den dargelegten Gründen sollen aller Voraussicht nach auch die VOL-bezogenen Submissionen künftig im DLZ abgewickelt werden.

Gleiches gilt für die weiteren Aufgabenbereiche des Bauvertragswesens wie Architekten- und Ingenieurverträge, den gesamten VOB-Vergabebereich oder Grundsatzfragen - speziell die rechtliche Betreuung der Verfahren.

Aus Sicht des Technischen Referats soll das DLZ Bauvertragswesen nicht als Referatsabteilung bzw. Stabsstelle auf Referatsebene angesiedelt werden, um die weitestgehende Nähe zu den operativen Abläufen und zu Entwicklungen der Baupraxis aufrecht zu erhalten. Unter Umständen würde die Einrichtung einer Stabsstelle den Grundsatzfragen- und Controllingbereich im Bauvertragswesen auch mehr ausweiten als unbedingt erforderlich. Ausdrücklich wird eine Stärkung des operativen Vergabebereichs angestrebt, um die Qualität der Aufgabenerfüllung weiter zu erhöhen.

Ausgehend von den in den vergangenen Jahren bereits umfangreichen Vergaben sowie hinsichtlich der Vielfältigkeit der Vergabeaufgaben und dem gesamten Spektrum der zu vergebenden Gewerke soll das DLZ beim Hochbauamt angesiedelt werden, zumal dieses Amt bereits seit Jahren Grundlagenarbeit bzgl. der Darstellung der Vergabeaufgaben betreibt und 2005 die Koordination für die Einführung des E-Vergabesystems übernommen hat. So wurden in der Hochbauverwaltung allein im zurückliegenden Jahr 2006 ca. 139 Mio. Euro verbaut. Danach folgt die Tiefbauverwaltung mit ca. 59 Mio. Euro und im Garten- und Landschaftsbau stehen ca. 15 Mio. Euro an. Die bisherigen Stellen (ca. 19 Stellen) und Aufgaben aus den Ämtern werden entsprechend des noch zu erarbeitenden Umsetzungskonzeptes dem DLZ Bauvertragswesen zugeordnet. Die entsprechenden räumlichen Kapazitäten für das DLZ wurden bereits bei den Umzugsplanungen des Hochbauamtes in den Gerberbau berücksichtigt.

Der Gutachter entwickelte für die Umsetzung einen Stufenplan, der in der dem Beschluss zur Einführung des DLZ folgenden Konzepterstellungsphase gerade im Hinblick auf den ab 1.1.2008 geplanten Regelbetrieb des eVergabesystems noch bewertet werden muss. Gegebenenfalls muss hier eine Alternative erarbeitet werden. Wegen der anstehenden zahlreichen großen Vergaben in den nächsten Jahren ist die organisatorische und räumliche Zusammenführung der Mitarbeiter/-innen sorgfältig zu planen, um einen möglichst störungsfreien Übergang der Aufgabenerledigung in das DLZ zu erreichen.

Um in dem künftigen DLZ ein „Dienstleistungsverständnis“ nachhaltig zu erreichen, werden entsprechende Ziele für die Aufgabenerfüllung vorgegeben, die bzgl. Ergebnisqualität der Arbeit, Bearbeitungszeiten, Kundenzufriedenheiten usw. hinterfragt werden sollen.

Mögliche Einsparungen (Sach- und Personalkosten) konnten vom Gutachter wegen der Kürze der für die Erarbeitung des Gutachtens zur Verfügung stehenden Zeit nicht konkret beziffert werden. Da ein künftiges Dienstleistungszentrum Bauvertragswesen auch anderen Ämtern und Eigenbetrieben außerhalb des Technischen Referats zur Verfügung stehen sollte, wäre es sinnvoll, nach einer noch festzulegenden Umsetzungsphase sowohl das Aufgabenspektrum auf Bedarf und Umfang hin zu überprüfen als auch eine Personalbemessung durchzuführen. Zu erwartende Synergieeffekte können abschließend erst ermittelt werden, wenn solche und andere Fragestellungen bspw. bzgl. der Verstärkung bestimmter Aufgaben (rechtliche Betreuung der Verfahren, Beratungsbedarf anderer Ämter, u.a.) ausreichend geklärt werden konnten. Zur Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit wird jedoch die Abschöpfung von Synergieeffekten in der Größenordnung von mindestens 10% angestrebt. Soweit Mehrbelastungen aus diesem Aufgabenbereich konkret nachgewiesen und beziffert werden können, sind anteilig die Synergieeffekte zur Deckung des Mehrbedarfs heranzuziehen.

Die künftige Organisationsstruktur, Aufgabenverteilung und derzeit noch offene Fragestellungen bspw. bzgl. bei den das Bauvertragswesen abgebenden Ämtern verbleibenden Fachaufgaben werden im Rahmen des Umsetzungskonzepts bis zum Sommer 2008 auf der Grundlage der Empfehlungen ausgearbeitet. Da grundlegende Aufgaben des Bauvertragswesens von dieser Organisationsänderung betroffen sind, wird das Rechnungsprüfungsamt wie auch bisher intensiv in die Erarbeitung des Konzepts einbezogen.

5. eVergabe (elektronische Vergabe)

Das Projekt eProcurement wurde von Referat AK zunächst in den Jahren 2003 und 2004 als gesamtstädtische Untersuchung mit ausschließlichem Schwerpunkt im VOL-Bereich (Verdingungsordnung für Leistungen) begonnen. Wie im Bericht des Fraunhofer Instituts 2004 dargelegt, umfasste das Vorprojekt nur den Bereich der VOL-Vergaben. Der Bereich der VOB-Vergaben wurde damals in die Umsetzung der Organisationsuntersuchung Bauverwaltung verwiesen.

Aus diesem Grund wurde vom Hochbauamt, Tiefbauamt und Garten-, Friedhofs- und Forstamt die Testphase des eVergabesystems im VOB-Bereich als abgegrenztes, selbständiges Teilprojekt im Bereich des Technischen Referats durchgeführt. Die hierfür im Jahr 2005 von den drei teilnehmenden technischen Ämtern gebildete VOB-Vergabe-Steuerungsgruppe hat seither sowohl gemeinsam den Test des eVergabesystems begleitet und implementiert als auch die Fragestellungen des vorgelegten Gutachtens zur Organisationsuntersuchung Bauverwaltung - diesen Aufgabenbereich betreffend - bearbeitet. Ziele waren hier insbesondere die Vereinheitlichung der fachlich-rechtlichen Abwicklung der Vergaben und Nachträge sowie der VOB-Vergabeprozesse in den drei technischen Ämtern. Ein Ergebnis der Arbeit dieser Steuerungsgruppe war u. a. auch der Einstieg in ein gemeinsames Nachtragsmanagement.

Inzwischen wird regelmäßig themenbezogen das Rechnungsprüfungsamt in die VOB-Vergabe-Steuerungsgruppe der technischen Ämter mit einbezogen, da die Empfehlungen des Organisationsgutachtens Bauverwaltung aller Voraussicht nach ebenso zu grundsätzlichen Veränderungen der Arbeitsabläufe führen werden, wie die in den nächsten Jahren noch andauernde Einführung des eVergabesystems.

Aufgrund dieser Entwicklung sollte eine Abgrenzung der drei technischen VOB-Ver-gabestellen zur VOL-Vergabestelle (Zentraler Einkauf) des Haupt- und Personalamtes erfolgen. Die Testphase ist im Kreise der technischen Ämter erfolgreich verlaufen, weshalb hier in den Echtbetrieb übergegangen werden sollte (vgl. GRDrs 313/2007).

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie und der Bundesverband der Deutschen Industrie, der Deutsche Industrie- und Handelskammertag und der Zentralverband des Handwerks haben in einem Stufenplan vorgeschlagen, dass ab 01.01.2010 herkömmliche Angebote nicht mehr zugelassen werden sollten. Die bisherigen Erfahrungen haben gezeigt, dass die Einsatzmöglichkeiten der eVergabe sowohl den öffentlichen Vergabestellen als auch den Bietern Vorteile eröffnen. Um die internen Prozesse zu optimieren ist das DLZ aber von den einzelnen Bietern abhängig, die aus unterschiedlichen Gründen noch nicht durchgängig die Vorteile der eVergabe nutzen. Erst mit dem genannten Stichtag zum 01.01.2010 können Aussagen zu den langfristigen Auswirkungen des DLZ und der eVergabe im Bausektor zur Wirtschaftlichkeit gemacht werden, da bis zum Stichtag herkömmliche Angebote zulässig sind und einen Mehraufwand für das DLZ bedeuten. Auch ist die Einführung des eVergabesystems aller Voraussicht nach erst in einigen Jahren abgeschlossen, da erst ab Einführung des Regelbetriebs das gesamte Spektrum der möglichen Funktionen und Workflows komplett ausgeschöpft werden kann.

Vorlage5332007.pdf