Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser
Gz: AK 0412-00
GRDrs 746/2003
Stuttgart,
10/28/2003



Maßnahmenplan 2004 / 2005 der Informations- und Kommunikationstechniken



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
VerwaltungsausschußBeschlussfassungöffentlich 12.11.2003



Beschlußantrag:

1. Der Verwaltungsausschuß stimmt dem finanziellen Gesamtrahmen und den Inhalten des IuK-Maßnahmen-Plans 2004 und 2005 zu.

2. Das IuK-Controlling kann die Prioritäten innerhalb des IuK-Maßnahmenplanes zu Gunsten wirtschaftlicherer IuK-Lösungen verändern.

3. Der Gemeinderat entscheidet künftig auf der Grundlage einer Gesamtliste über die IuK-Maßnahmen des jeweiligen Planjahres, die nach den Regelungen der Hauptsatzung in seiner Entscheidungskompetenz liegen. Eine Differenzierung in Teil-Maßnahmenpläne wird damit obsolet.


Begründung:


Ausführliche Begründung siehe Anlage 1
1. Die Bedarfsmeldungen der Ämter zur IuK-Maßnahmen-Planung 2004 / 2005 wurden mit dem gesteckten Finanzrahmen abgestimmt. Die Maßnahmen für das Jahr 2004 sind detailliert beschrieben und auf ihre Wirtschaftlichkeit untersucht worden. Bei den Maßnahmen des Jahres 2005 sind wegen des langen Planungszeitraums nur grobe Rahmenangaben ohne detaillierte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung enthalten. Eine Konkretisierung erfolgt im Laufe des Jahres 2004.
Durch die gesamtwirtschaftliche Situation entsteht auch bei der Landeshauptstadt ein immenser Druck zur Effizienzsteigerung der Verwaltung. Die Anforderungen der Fachämter an IuK-Unterstützung steigen stetig. Der DV-Markt entwickelt leistungsfähige und hoch komplexe Lösungen. Diese führen jedoch nur dann zu den gewünschten Effizienzsteigerungen, wenn zunächst die strategischen und organisatorischen Grundlagen angepaßt werden, um Informationen intelligent zu vernetzen. Der IuK-Maßnahmenplan stellt deshalb die Maßnahmen auch in Bezug auf die strategische Themenstellung dar.

2. Die Umsetzung der Maßnahmen ist nur dann möglich, wenn die Einhaltung von Wirtschaftlichkeit und Zielen nachgewiesen wird. Läßt sich dieser Nachweis nicht erbringen, bleibt eine nachträgliche Verschiebung von Mitteln innerhalb des Maßnahmenplans zu Gunsten von dringlicheren oder wirtschaftlicheren Maßnahmen vorbehalten. Auf diese Weise können unterjährig entstehende (und somit nicht geplante) dringende und wirtschaftlich vertretbare Bedarfe mit vorhandenen Mitteln befriedigt werden.

3. Nach der Rahmenkonzeption zur IuK (GRDrs Nr. 547/1985) und den Regeln zum Projektplanverfahren (Anlage 1 zur GRDrs Nr. 324/1991) entscheidet der Gemeinderat bisher über den finanziellen Gesamtrahmen sowie den Teil 1 der Maßnahmen im Planjahr aufgrund der Projektbedeutung oder der Wertgrenze. Für den Teil 2 (Planungsentscheidung der Verwaltung) erfolgte bisher nur die Kenntnisnahme der Gesamtsumme, ohne die Inhalte und Ziele der Maßnahmen zu kennen.
In den Jahren 2004 und 2005 sind jeweils nur 3 Maßnahmen enthalten, deren Investitionssumme die Wertgrenze von 290.000 EUR überschreitet. Thematische Entscheidungen im Sinne einer verbesserten IuK-Steuerung (IuK-Controlling) und dies unabhängig von Wertgrenzen gewinnen an Bedeutung. Deshalb wird auf eine Differenzierung der IuK-Maßnahmenpläne in die Teile 1 und 2 verzichtet und dem Gemeinderat eine Gesamtliste aller Maßnahmen vorgelegt. Erstmals sind hierin Angaben zu Zielen enthalten (siehe Anlage 3).

Finanzielle Auswirkungen
Planungen für das Jahr 2004
Ausgaben
Einmalige AusgabenLaufende Ausgaben jährlich
Investitionen
6.000.000 EUR
Miete ab 2004
keine
Werkverträge
250.000 EUR
Wartung ab 2004
100.000 EUR
noch zu veranschlagen
Wartung ab 2005
keine
Wartung ab 2007
keine

jährliche haushaltsrelevante Einsparungen und Erlöse
Einsparungen von Personalkosten
35.500 EUR
Einsparungen von Sachkosten
177.100 EUR
Erlöse
13.300 EUR


Planungen für das Jahr 2005
Ausgaben
Einmalige AusgabenLaufende Ausgaben jährlich
Investitionen
6.000.000 EUR
Miete ab 2005
keine
Werkverträge
200.000 EUR
Wartung ab 2005
keine
noch zu veranschlagen
Wartung ab 2006
keine
Wartung ab 2008
keine



Beteiligte Stellen

Die Fachämter haben ihren Mittelbedarf an das Haupt- und Personalamt gemeldet. Die Budgetierung erfolgte anhand von objektiven Auswahlkriterien in Höhe des mit der Finanzverwaltung abgestimmten Budgetrahmens unter Beteiligung der für die Fachämter zuständigen IuK-Beraterinnen und IuK-Berater.

Das Referat Wirtschaft, Finanzen und Beteiligungen hat die Vorlage mitgezeichnet.

Vorliegende Anträge/Anfragen

keine

Erledigte Anträge/Anfragen

keine



Klaus-Peter Murawski
Bürgermeister

Anlagen

Anlage 1: Ausführliche Begründung
Anlage 2: Finanzielle Entwicklung der IuK
Anlage 3: Maßnahmen-Plan 2004 / 2005
Anlage 1 zur GRDrs Nr. 746/2003
Ausführliche Begründung:

1. Auswahl der IuK-Maßnahmen

Die Bedarfsmeldungen der Ämter zur IuK-Maßnahmen-Planung 2004 / 2005 wurden erfaßt (erstmals datenbankgestützt) und mit dem gesteckten Finanzrahmen abgestimmt. Dabei mußten erhebliche Streichungen und Kürzungen sowohl bei den Investitionen als auch bei den laufenden Ausgaben des Verwaltungshaushalts vorgenommen werden.

Folgende Entscheidungsgrundlagen wurden berücksichtigt:
Um im Sinne des Controllings die Steuerung der IuK zu verbessern, wurden für strategische IuK-Themenbereiche eigene Budgets gebildet und die angemeldeten Maßnahmen hier zugeordnet:
strategische IuK-Themenbereiche
Werte in EUR
GIS
Office
zentral
geplante
Systeme
e-Govern-
ment *)
SAP
Ersatz-
beschaf-
fungen
dezentral
geplante Systeme
Sollwerte 2004
675.000
400.000
1.694.800
350.000
0
1.800.000
1.080.200
Anteil am Budget 2004
11,3 %
6,7 %
28,2 %
5,8 %
0,0 %
30,0 %
18,0 %
Sollwerte 2005
600.000
800.000
1.000.000
375.000
150.000
1.918.300
1.156.700
Anteil am Budget 2005
10,0 %
13,3 %
16,7 %
6,2 %
2,5 %
32,0 %
19,3 %
*) Im Rahmen des Haushaltssicherungskonzepts 2002 hat der VA mit GRDrs 644/2003 beschlossen, die IuK-Maßnahmen für 2004 und 2005 nach Vorlage des E-Government-Maßnahmenplans neu zu priorisieren und dem Gemeinderat vorzulegen.

Innerhalb der Themenbereiche erfolgte die Auswahl nach folgenden Kategorien (Grundlage der Bedarfsmeldung):
Kategorie der Maßnahme
Werte in EUR
GR-
Beschluß
gesetzl.
Grundlage
monetär wirtschaftlich
*) Ersatzbe-
schaffungen
andere
Grundlage
Summen 2004
81.500
681.100
130.000
2.304.900
2.802.500
Anteil am Budget 2004
1,4 %
11,3 %
2,2 %
38,4 %
46,7 %
Summen 2005
0
591.500
0
2.118.400
3.290.100
Anteil am Budget 2005
0,0 %
9,9 %
0,0 %
35,3 %
54,8 %
*) Die Kategorie "Ersatzbeschaffungen" enthält hier auch Anteile aus anderen strategischen Themenbereichen

Zur näheren Beurteilung einer Anmeldung dienten folgende Kriterien (Art der Bedarfsmeldung):
Kriterium der Maßnahme
Werte in EUR
System-
wechsel
Technik-
ausbau
neues Vorhaben
andere Art
Summen 2004
1.499.300
1.993.600
756.000
1.751.100
Anteil am Budget 2004
25,0 %
33,2 %
12,6 %
29,2 %
Summen 2005
1.467.400
2.591.900
153.000
1.787.700
Anteil am Budget 2005
24,5 %
43,2 %
2,5 %
29,8 %

Die Streichungen und Kürzungen quer über alle Themenbereiche betrugen:
2004
2005
Werte in EUR
Investitionen
Werkverträge
Investitionen
Werkverträge
Anmeldesumme
12.260.700
1.012.500
8.342.000
429.000
Kürzungen
6.260.700
762.500
2.342.000
229.000
Kürzungsquote
51,1 %
75,3 %
28,1 %
53,4 %

Diese erheblichen Kürzungen konnten in vielen Fällen nur dadurch umgesetzt werden, daß geplante Maßnahmen zeitlich gestreckt oder komplett zurückgestellt wurden, wodurch ein Teil der Mittel für die IuK-Maßnahmen der Folgejahre heute schon verplant ist.

Folgende vom Gemeinderat bereits beschlossene Vorhaben waren vorrangig zu berücksichtigen:
Maßnahme
Werte in EUR
Nummer
GRDrs
Investitions-
summe
CUPARLA (Computerunterstützte Parlamentsarbeit)
G.2/04
Teil 1
586/1997
66.500 EUR
Infrastruktur-Informationssystem Stuttgart (infraS)
0.5-infraS/04
Teil 2
294/2003
15.000 EUR
Summe der gebundenen Investitionsmittel
81.500 EUR

Sie binden 1,4 % der im Rahmen der Budgetvorgaben frei verfügbaren Investitionsmittel des Jahres 2004. Für das Jahr 2005 wurden keine Maßnahmen dieser Kategorie angemeldet.
Es wurden nur die Maßnahmen als vom Gemeinderat beschlossen aufgenommen, deren Finanzierung durch den IuK-Maßnahmen-Plan im GR-Beschluß festgelegt ist. Allgemeine Absichtserklärungen ohne konkrete Angaben zur Finanzierung wurden hier nicht berücksichtigt.

2. Ersatzbeschaffungen

Die Maßnahmen in der Kategorie Ersatzbeschaffungen für Hard- und Software ohne qualitative Verbesserungen bilden auch im Doppelhaushalt 2004 / 2005 den Hauptschwerpunkt aller IuK-Beschaffungen. Der Anteil am Gesamtbudget liegt mit 38,4 % im Jahr 2004 und 35,3 % im Jahr 2005 in etwa gleicher Höhe wie in den Vorjahren. Um diese Budgetanteile zu reduzieren, werden abgeschriebene und noch funktionierende Geräte zunehmend über die gesetzliche Abschreibungsdauer hinaus eingesetzt. Der Einsatz der Windows-Terminal-Server-Technik sowie aktuelle Softwareentwicklungen unterstützen diesen Trend nachhaltig.

Angesichts der Bedeutung einer zeitgemäßen IuK-Ausstattung für einen effizienten Dienstbetrieb werden ab 2004 die Ersatzbeschaffungen von Hardware zentral geplant und bewirtschaftet, um sie mit stadtweiten Standards, den technologischen Entwicklungen (PC-Betriebssysteme, zentraler Serverbetrieb) sowie der zentralen Abwicklung von Beschaffungsvorgängen in Einklang zu bringen. Die versuchsweise für den Doppelhaushalt 2002 / 2003 auf die Fachämter übertragene Budgetverantwortung zum Haushaltsvollzug von Ersatzbeschaffungen für abgeschriebene oder defekte Hardware hat nicht zu den erhofften Verbesserungen geführt. Die Flexibilität des Mitteleinsatzes im Deckungskreis “IuK Hard- und Software” quer über alle IuK-Maßnahmen hinweg als wesentliche Stärke des zentralen Bewirtschaftungsverfahrens wird nun wieder hergestellt.

3. stadtweite PC-Ausstattung

Bei der PC-Ausstattung von Büroarbeitsplätzen in den zentralen Ämtern der Stadtverwaltung ist mit ca. 5.500 PC-Systemen ein hoher Sättigungsgrad erreicht. Durch die geplanten Maßnahmen der Jahre 2004 und 2005 werden stadtweit jeweils ca. 90 PC-Systeme hinzukommen. Schwerpunkte sind das Schulverwaltungsamt, das Jugendamt, das Kulturamt und das Amt für Umweltschutz.

Für ergonomische Belange bei den Ämtern zur Ausstattung von Bildschirmarbeitsplätzen werden im Zusammenhang mit den IuK-Maßnahmen 2004 voraussichtlich Ausgaben in Höhe von 285.700 EUR entstehen. Diese werden in den Ämterhaushalten als "Einrichtung IuK-Projekt" ausgewiesen. Bei den Gesamtkosten der entsprechenden IuK-Maßnahme finden sie als kalkulatorische Kosten für Möblierung Eingang in die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Für das Jahr 2005 sind diese Kosten noch nicht erfragt worden, da es sich hier erst um eine Vorplanung handelt.

4. Sach- und Personalaufwand für Betreuung von Anwendern, Hard- und Software sowie die Umsetzung der geplanten Maßnahmen

Sachaufwand: Ein Teil der städtischen IuK-Betreuungsaufgaben wird durch Fremdfirmen wahrgenommen. Im Verwaltungshaushalt 2004 sind hierfür gegenüber dem Jahr 2003 zusätzliche Wartungsmittel in Höhe von 100.000 EUR enthalten. Der Zuwachs bewegt sich innerhalb des vorgegebenen Budgetrahmens und den Prämissen der Haushaltssicherung.
Personalaufwand: Mit der Planung und Umsetzung der Maßnahmen sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung IuK in einem Großteil ihrer Arbeitszeit befaßt. Im Sachgebiet 'Anwender- und Systemservice' der Abteilung IuK stellt sich die Betreuungssituation (Personalaufwand) wie folgt dar:
Durch Einsatz von Windows-Terminal-Server-Technik sowie durch neue Werkzeuge zur Fernbetreuung und automatisierten Software-Verteilung kann der Betreuungsaufwand für den PC-Bereich mittelfristig reduziert werden. Der Zuwachs von ca. 85 durch die Abteilung 10-4 zu betreuenden PCs und Notebooks in den Jahren 2004/2005 ist deshalb - auch aus strategischen Gründen - mit vorhandenen Personalkapazitäten aufzufangen. Im Gegensatz dazu werden im Bereich der Server-Betreuung sowohl für die Terminal-Server-Technik als auch für die Hochverfügbarkeits-Server mit neuer Speicher-Technologie anspruchsvollere und zusätzliche Kenntnisse in der Server-Betreuung verlangt.

5. Maßnahmenbezogene jährliche Einsparungen und Erlöse

Bei der Umsetzung der Maßnahmen wird versucht, die Folgekosten zu minimieren und die Einsparungsmöglichkeiten im laufenden Betrieb zu nutzen. Bei der Abteilung IuK konnte durch ein verbessertes Betreuungs- und Vertragsmanagement eine wirtschaftlichere Betriebssituation hergestellt werden. Die Gesamtsumme der Einsparungen und Erlöse beläuft sich nach Angabe der Fachämter auf
225.900 EUR. Sie wird im Rahmen der Budgetierung in den Ämterbudgets berücksichtigt. Darüber hinaus wurden für strukturelle Maßnahmen der Verwaltungsreform keine weiteren Einsparpotentiale gemeldet. Das in der GRDrs 644/2003 bei konsequenter Umsetzung von E-Government für realistisch erachtete langfristige Finanzziel von 12 Mio. EUR/Jahr soll noch anhand konkreter Maßnahmen ermittelt werden.

6. Wirtschaftlichkeit und Ziele der geplanten IuK-Maßnahmen

monetäre Faktoren
Der Anteil der monetär wirtschaftlichen Maßnahmen am Gesamtbudget ist mit 2,2 % im Jahr 2004 ähnlich gering wie in den Vorjahren. Das liegt unter anderem daran, daß es sehr schwierig ist, bei innovativen Softwarelösungen monetär wirtschaftliche Vorteile zu benennen. So ist es oft nicht möglich, entstehende Kosten einer Einzelmaßnahme zuzuordnen. Einige der geplanten Maßnahmen lassen neben ihrer strategischen Bedeutung eine hohe Wirtschaftlichkeit erwarten, die jedoch im Planungsstadium noch nicht bezifferbar und deshalb auch noch nicht berechenbar ist. Hierzu zählen: Grundsätzlich wird bei der Umsetzung von Maßnahmen auf den Nachweis der Wirtschaftlichkeit geachtet (siehe unten).
Außerdem können durch das Ausschöpfen von Synergieeffekten (z.B. durch die Kooperation mit anderen Kommunen und wissenschaftlichen oder wissenschaftsnahen Einrichtungen sowie der Wirtschaft) oder durch die stärkere Nutzung der aktuellen Marktsituation im IT-Sektor (Erzeugen von Konkurrenz in Zusammenarbeit mit dem zentralen Einkauf) Preisreduzierungen erreicht oder Vermarktungschancen eröffnet werden.

nicht monetäre Faktoren
Die ausschließliche Betrachtung der monetären Wirtschaftlichkeit ist bei IuK-Maßnahmen nicht immer zielführend. Die Entscheidungsgrundlagen für die Durchführung von IuK-Maßnahmen werden deshalb um nicht monetäre Faktoren ergänzt.
Die Wartung der alten Programme wird zunehmend komplexer. Höhere Informationsbedürfnisse bedingen steigende Sicherheitsanforderungen. Die Umwandlung der Verwaltung in eine bürgerfreundliche, elektronisch unterstützte Dienstleistungsorganisation führt zu einem steigenden Aufgabenvolumen für den Einsatz von IuK-Technik.
Rationalisierungseffekte in der Verwaltung wie sind in der Gesamtbetrachtung zu berücksichtigen.

Ziele
Mit der Anmeldung der IuK-Maßnahmen wurden erstmalig Aussagen zu meßbaren Zielen verlangt. Eine Beschreibung des Ist-Zustandes (Situation), des Soll-Zustandes (Konzept), von Nutzen und Vorteilen, der Zieldimension, sowie Angaben zum Zielzeitpunkt und zur Zielgruppe sollen das IuK-Controlling in die Lage versetzen, die geplanten IuK-Maßnahmen besser beurteilen und "nachhalten" zu können. Tatsächlich wurden aber nur in Einzelfällen meßbare Ziele angegeben. Die Ämter tun sich offenbar sehr schwer mit derartigen Angaben. Es ist jedoch zu erwarten, daß mit steigender Akzeptanz und Relevanz des IuK-Controllings hier Verbesserungen zu erreichen sind.

Nachweis von Wirtschaftlichkeit und Zielen
Bei der Umsetzung der im IuK-Maßnahmen-Plan enthaltenen Maßnahmen im Rahmen des Entschließungsverfahrens wird im Sinne des IuK-Controllings verstärkt auf den konkreten Nachweis der Wirtschaftlichkeit und die Einhaltung der Zielvorgaben geachtet. Dies wird durch das neue Verfahren OpEn-IT unterstützt, durch welches die Erstellung und Bearbeitung der Entschließungen durch ein Workflow-Verfahren beschleunigt und optimiert wird. Bei Beschaffungen, die nicht dem städtischen Standard entsprechen oder bei größeren Vorhaben, ist eine erweiterte Wirtschaftlichkeitsanalyse im Rahmen eines "Business Case" (ganzheitliche Darstellung eines Geschäftsfalls) erforderlich. Hierbei werden zusätzlich zu Kostenarten und Nutzenpotentialen Risiken und Reaktionsmöglichkeiten aufgezeigt und eine Gesamtbewertung über die gesamte Nutzungsdauer vorgenommen.
Die Umsetzung der Maßnahmen ist nur dann möglich, wenn die Einhaltung von Wirtschaftlichkeit und Zielen nachgewiesen wird. Eine wichtige Funktion des IuK-Controllings wird deshalb im Zusammenwirken mit den zuständigen Stellen künftig die Einleitung vertiefter Wirtschaflichkeitsanalysen anläßlich von IuK-Investitionsentscheidungen sein. Dabei gilt es auch, Einsparpotentiale auf ihre Betriebswirksamkeit zu prüfen und deren Abschöpfung durch die Finanzverwaltung sicher zu stellen. Läßt sich kein Wirtschaftlichkeitsnachweis erbringen, bleibt eine nachträgliche Verschiebung von Mitteln innerhalb des IuK-Maßnahmenplans zu Gunsten von dringlicheren oder wirtschaftlicheren Maßnahmen vorbehalten. Auf diese Weise können unterjährig entstehende (und somit nicht geplante) dringende und wirtschaftlich vertretbare Bedarfe mit vorhandenen Mitteln befriedigt werden.

7. Fazit und Ausblick

Die IuK-Techniken haben in den letzten Jahren eine herausragende strategische und operative Bedeutung für die Landeshauptstadt erlangt und können als Schlüsseltechnologie bezeichnet werden. Zugleich steht die Informationstechnik in der öffentlichen Verwaltung vor erheblichen Herausforderungen und wachsenden Ansprüchen aus dem politischen Bereich.
So ist hinsichtlich des Bedarfs an Haushaltsmitteln die Tendenz grundsätzlich steigend. Die finanziellen Rahmenbedingungen erlauben jedoch keine Ausweitung der Budgets (siehe Punkt 1 - Auswahl der Maßnahmen). Deshalb ist es erforderlich, vorhandene Technologien besser zu nutzen, Geschäftsprozesse zu optimieren, Informationen intelligent zu vernetzen und verstärkt auf die Wirtschaftlichkeit zu achten. Ein wirtschaftliches Verwaltungshandeln ist ohne Unterstützung durch die Informations- und Kommunikationstechnik nicht mehr denkbar. Dies beweist die Untersuchung der Wirtschaftlichkeit des IuK-Einsatzes im Projektzeitraum 1991 bis 1997 (siehe GRDrs 851/2000) nachdrücklich. Über den wirtschaftlichen Einsatz der IuK in den Jahren 1998 und 1999 wird in der GRDrs 272/2003 berichtet.

Die Anforderungen an eine zentrale strategische Steuerung werden zunehmen. Stadtweite Themenstellungen wie Internet, E-Procurement, Geoinformation, Dokumentenmanagement, E-Government, Lizenzmanagement, Ablösung von Office 97 etc. erfordern eine zentrale Koordination. Insofern sind amtsspezifische Anforderungen an diese Themen inhaltlich zusammen zu führen. Deshalb war bei der Planung der IuK-Mittel für den Doppelhaushalt 2004 /2005 die Bildung von strategischen IuK-Themenbereichen hilfreich (siehe Punkt 1 Auswahl der IuK-Maßnahmen).

Auf Grundlage des IuK-Maßnahmen-Plans mit seinen Planzahlen sowie der dort dokumentierten haushaltstechnischen Abwicklung ist sowohl der finanzielle Mittelabfluß als auch die inhaltliche Mittelverwendung nachvollziehbar. Durch das IuK-Controlling werden Berichtsfunktionen auf Grundlage der Ziele hinzukommen, um mehr Transparenz im gesamten Planungs- und Abwicklungsprozeß zu erreichen.