Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser
Gz: AK 0-412-00

GRDrs 272/2003

Stuttgart,

10/28/2003

Wirtschaftlichkeit des Einsatzes der Informations- und Kommunikationstechniken (IuK) bei der Landeshauptstadt Stuttgart
hier: IuK-Maßnahmenpläne 1998 und 1999

Mitteilungsvorlage

Vorlage an	zur	Sitzungsart	Sitzungstermin
Verwaltungsausschuß	Beratung	nichtöffentlich	-

Kurzfassung des Berichts:
Ausführlicher Bericht siehe Anlage 1

Mit der Neustrukturierung der Informations- und Kommunikationstechniken bei der Landeshauptstadt Stuttgart (GRDrs 258/2001) hat der Gemeinderat unter anderem die Zielsetzung verbunden, die Erfolgskontrolle bei IuK-Maßnahmen verstärkt durchzuführen und über die jeweiligen Ergebnisse dem Gemeinderat zu berichten. Die Besetzung der dafür eingerichteten Stelle erfolgte im Oktober 2002.

Am 18.01.2001 wurde der Gemeinderat über die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes der Informations- und Kommunikationstechniken (IuK) bei der Landeshauptstadt Stuttgart im Zeitraum 1991 bis 1997 informiert (GRDrs 851/2000). In dieser Mitteilungsvorlage hat die Abteilung IuK auch zum Ausdruck gebracht, dass zu den Projekten der Jahre 1998 und 1999 noch gesondert berichtet wird. Der nun vorliegende Bericht knüpft daran an und gibt einen Überblick über die Folgejahre 1998 und 1999.

Die Untersuchung zeigt auf, zu welchen Teilen die geplanten Sach- und Personalkosteneinsparungen realisiert werden konnten. Eine Analyse gibt Aufschluß über die Abweichungen und zeigt Trends und neue Handlungsfelder auf.

Beteiligte Stellen

Das Referat Wirtschaft, Finanzen und Beteiligungen hat die Vorlage mitgezeichnet.

Klaus-Peter Murawski
Bürgermeister

Anlage 1: Langfassung der Begründung zur GRD 272/2003

Anlage 1 zur GRDrs Nr. 272/2003

Ausführliche Begründung:

1. Ausgangssituation und Anträge der Gemeinderatsfraktionen

In den 90er Jahren wurden erhebliche finanzielle und organisatorische Anstrengungen unternommen, um die Aufgabenerfüllung der Landeshauptstadt Stuttgart durch den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechniken (IuK) zu unterstützen. Damit war auch schon damals die Erwartung verbunden, spürbare Rationalisierungseffekte und Verbesserungen in den Bereichen Bearbeitungszeiten, Beratung, Qualität und Transparenz der Aufgabenerfüllung zu erreichen.

Mit den Anträgen Nr. 424/97 (CDU-Gemeinderatsfraktion) und Nr. 558/97 (FDP/DVP-Gemeinderatsfraktion) haben die Fraktionen dieser Erwartung besonders Ausdruck verliehen, indem sie Aussagen zu konkreten Einsparerfolgen einforderten. Eine schriftliche Beantwortung der Anträge in den Gremien erfolgte durch die Mitteilungsvorlage "Wirtschaftlichkeit des Einsatzes der Informations- und Kommunikationstechniken bei der Landeshauptstadt Stuttgart" für die Jahre 1991 - 1997 vom 09.11.2000 (GRDrs 851/2000). Der nun vorliegende Bericht knüpft daran an und gibt einen Überblick über die Folgejahre 1998 und 1999 sowie über die aus der vorangehenden Betrachtung noch nicht umgesetzten Einsparpotentiale.

2. Daten und Fakten

2.1 Überblick IuK-Maßnahmenzeitraum 1998 bis 1999

Personalkosteneinsparungen	14.400 Euro
Sachkosteneinsparungen und Mehrerlöse jährlich	1.258.000 Euro
Gesamteinsparung jährlich	1.272.400 Euro
durchschnittliches Investitionsvolumen der IuK-Maßnahmepläne 1998 - 1999	4.980.000 Euro

Jährliche Einsparungen und Mehrerlöse von bislang 1,27 Mio. Euro stehen einem durchschnittlichen jährlichen Investitionsvolumen im Projektzeitraum von 4,98 Mio. Euro gegenüber. Der Effekt der jährlichen Einsparungen wirkt sich auch noch in den Folgejahren aus!

2.2 Personalkosteneinsparungen jährlich

Stelleneinsparungen - Soll IuK-Maßnahmen 1998 - 1999	5,25 Stellen
Stelleneinsparungen - Ist	0,5 Stellen entspricht 14.400 Euro	IuK-Maßnahme 10.14/1996
nicht realisierte Stelleneinsparungen	4,75 Stellen
davon:
1. Sachkosteneinsparungen anstelle Personalkosteneinsparungen	0,5 Stellen	dafür 20.500 Euro Sachkosteneinsparung
2. Prognosen, die noch nicht realisiert werden konnten, weil Projekte nicht planmäßig umgesetzt wurden (Amt 50)	2,0 Stellen
3. Können nach Angaben der Ämter nicht eingespart werden (Ämter 10 (KSD), 20, 51)	2,25 Stellen
geplante Personalkostenein- sparungen, ohne konkrete Stellenangaben	189.000 Euro
davon bislang realisiert	0 Euro
Gesamteinsparung (jährlich)	14.400 Euro

Wirkungsanalyse
Im Vergleich zum Betrachtungszeitraum 1991 - 1997 wurden durch die IuK-Maßnahmenplanung 1998 und 1999 mit durchschnittlich 2,625 Stellen deutlich weniger Personalkosteneinsparungen prognostiziert als noch in den Vorjahren (durchschnittlich 7,5 Stellen pro Jahr). Dies läßt sich darauf zurückführen, dass
- die wesentlichen Aufgabenstellungen bereits mit EDV unterstützt werden
- die Maßnahmen zur Haushaltssicherung 1993 ff besonders im Personalbereich Wirkung entfaltet haben
- die Komplexität vieler Fachaufgaben stark zugenommen hat und
- sich Rationalisierungen nicht unbegrenzt fortführen lassen.

Die geplanten Personalkosteneinsparungen im Betrachtungszeitraum konnten bislang nur teilweise erreicht werden. Zum Teil wurde in den Ämtern ein starker Aufgabenzuwachs und eine erhebliche Arbeitsverdichtung verzeichnet, wodurch sich die geplanten Personalkosteneinsparungen nicht realisieren ließen. In welchem Umfang mit der Einführung der IuK-Techniken auf die Schaffung neuer Stellen verzichtet werden konnte, ist nicht bekannt, denn die Vermeidung von Stellenmehrbedarf wurde in der Maßnahmenplanung mangels Meßbarkeit nicht als monetäres Kriterium zugelassen. Nach Aussage der Fachämter sind hier jedoch durch die eingetretenen Rationalisierungseffekte bei gleichzeitigem Aufgabenzuwachs erhebliche Verbesserungen erzielt worden.

Die Personalkosteneinsparungen wurden aus den Stellenmeldungen der Fachämter abgeleitet. Basis der Berechnung waren die reinen Personalkosten nach der Tabelle Arbeitsplatzkosten für Stellenschaffungen. Die Sach- und Verwaltungsgemeinkosten blieben für die Einsparung unberücksichtigt.

2.3 Sachkosteneinsparungen jährlich (Wenigerausgaben und Mehreinnahmen)

Sachkosteneinsparung Soll IuK-Einführung IuK-Maßnahmenpläne 1998 - 1999	2.978.900 Euro
Sachkosteneinsparung Ist (aufgrund Meldungen der Ämter) davon: Sachkosteneinsparungen, die erst nach dem Betrachtungszeitraum ab dem Jahr 2000 wirksam wurden	1.258.000 Euro 665.100 Euro
nicht realisierte Soll-Einsparung davon: künftig potentielle Einsparungen noch möglich, da die IuK-Maßnahmen noch nicht realisiert wurden.	1.720.900 Euro 793.900 Euro

Die jährlichen Sachkosteneinsparungen belaufen sich auf ein Volumen von 1,258 Mio. Euro.

Bei der aktuellen Betrachtung wurde, im Gegensatz zur letzten Betrachtung, ein relativ kurzer Zeitraum von zwei Jahren gewählt. Das hat auch mit zur Folge, dass einige geplante Maßnahmen noch nicht (vollständig) umgesetzt wurden. Teilweise wurden auch Maßnahmen verschoben, weil sich ein dringendes Problemfeld bei der Jahrtausendumstellung ("Milleniumproblem") aufgezeigt hat und die Lösung hierzu oberste Priorität hatte. Dadurch liegt das nicht realisierte Einsparvolumen mit 1,72 Mio. Euro gegenüber dem Planwert relativ hoch, wobei mit der vollständigen Realisierung der Maßnahmen noch Einsparungen zu erwarten sind. Beispiel: Die IuK-Maßnahme Immobilienmanagement "SAP-RE" ging von einem Einsparpotential von 0,51 Mio. Euro für den gesamten Bereich der Immobilienwirtschaft aus. Die Einsparungen werden erst mittelfristig mit der Umsetzung eines professionellen, stadtweiten Flächenmanagements erwartet und ergeben sich nicht ausschließlich aus der Einführung von "SAP-RE".
Bei einigen Maßnahmen konnte die Erreichung der geplanten Sachkostenein-
sparungen nicht verifiziert wiedergegeben werden. Beispiel Stuttgarter Energie-Kontroll-System: In den Energieberichten für die Jahre 1998/1999 ff sind Energieeinsparungen aufgeführt, die u. a. in diesem Umfang erst durch die DV-gestützte Erfassung der Zählerstände möglich wurde. Hier liegt der Hauptnutzen in der raschen Erkennung eines Schadens zur Vermeidung von Verbrauchskosten (z. B. Wasserverlust bei einem Wasserrohrbruch).

Erfreulicherweise konnten durch das neue Verfahren "automatisches Filmauswertesystem Argus Select" im Bereich der Verkehrsüberwachung beim AföO höhere Einsparungen / Erlöse als geplant verzeichnet werden.

3. Ausblick auf Einsparpotentiale - Ziele der IuK-Maßnahmen

Die Landeshauptstadt hat im Betrachtungszeitraum 1998/1999 ihren Weg fortgesetzt, mit der IuK-Einführung Rationalisierungseffekte zu verbinden. Ein hoher Anteil des jährlichen IuK-Budgets wird allerdings für Ersatzbeschaffungen und die Modernisierung der IuK-Infrastruktur benötigt werden. Letztendlich steht damit nur ein geringer Prozentanteil des IuK-Maßnahmenplans für neue Projekte mit Einsparpotential zur Verfügung. Darüber hinaus ist die Komplexität der Aufgabenstellungen erheblich gestiegen. Effizienzgewinne werden zukünftig insbesondere mit der Optimierung der Geschäftsprozesse und der damit verbundenen Änderung in der Organisationsstruktur erwartet.

Für die Durchführung neuer IuK-Projekte und -Vorhaben gelten weiterhin die Wirtschaftlichkeitskriterien des IuK-Maßnahmeplanverfahrens. Insbesondere wurden in die Anmeldungen der IuK-Maßnahmen 2004/2005 im Sinne einer verbesserten Zieleplanung konkrete Vorgaben für die Darstellung der "operationalen Maßnahmenziele" integriert. Nutzen und Effizienz sollen damit besser bewertet und nachgehalten werden. Die ersten Erfahrungen zeigen jedoch, dass die Bewertung des Nutzens und das Festlegen von meßbaren Zielen sich für die Ämter als schwierig darstellt. Bei der Umsetzung von Entscheidungen kommt dem IuK-Controlling daher künftig noch mehr Bedeutung zu: die Wirtschaftlichkeit von größeren Vorhaben oder von Beschaffungen, die nicht den Standards entsprechen, wird künftig u.a. anhand einer erweiterten Wirtschaftlichkeitsanalyse im Rahmen eines "Business Case" geprüft. Ziel des IuK-Controllings muss es künftig u. a. sein, verstärkt auf eine Klärung der Wirtschaftlichkeitspotentiale von IuK-Maßnahmen hinzuwirken - bis hin zu Überlegungen zur Neustrukturierung der Aufbauorganisation und der Prozesse - und die Abschöpfung von budgetwirksamen Effekten in Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung und der Organisationsabteilung zu initiieren. Bei den künftig regelmäßig erscheinenden IuK-Controllingberichten werden auch Aussagen zu diesem Thema mit einfließen. Ergänzend hierzu wird die Verwaltung in diesem Bereich das IuK-Controlling weiter ausbauen, um die Wirtschaftlichkeitsaspekte nachzuhalten und den Gemeinderat über die Entwicklungen regelmäßig zu informieren.