355/2007 Vorlage KSD-Redaktionssystem

Landeshauptstadt Stuttgart
Oberbürgermeister
Gz: OB

GRDrs 355/2007

Stuttgart,

06/13/2007

Weitere Einführung des Amts- und Projektsteuerungssystems e-M.O.S.

Beschlußvorlage

Vorlage an	zur	Sitzungsart	Sitzungstermin
Verwaltungsausschuss	Beschlussfassung	öffentlich	20.06.2007

Beschlußantrag:

1. e-M.O.S.® wird als Steuerungssystem für die Ämter Sportamt, Schulverwaltungsamt und Branddirektion eingeführt. Diese Option bleibt für weitere Ämter und Eigenbetriebe der Stadtverwaltung bestehen. Entsprechend der Steuerungsbedarfe der Ämter bzw. Eigenbetriebe und der jeweiligen Gegebenheiten kann e-M.O.S.® flexibel eingesetzt und ausgestaltet werden.

2. Hierfür werden Mittel in Höhe von zunächst 188.400 € (incl. Mwst.) zur Verfügung gestellt, die durch Umschichtungen des IuK-Budgets gedeckt werden.

3. Für den Kauf weiterer Lizenzen wird jeweils ein VA-Beschluss herbeigeführt.

Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1

1. Nach dem Beschluss des VA vom 19.01.05 (GRDrs. 1091/2004) sollte e-M.O.S.® flächendeckend eingesetzt werden, wenn die Pilotphase die Grundlagen für eine entsprechende faktenbasierte Entscheidung darüber erbracht hat. Dieser VA-Beschluss war Grundlage für die Verhandlungen mit der Fa. N. N. (Name wurde aus Datenschutzgründen gelöscht) über die Kosten für einen flächendeckenden Einsatz von e-M.O.S.® bei der LHS, mit dem Verhandlungsergebnis, dass die sog. Campus-Lizenz für die Landeshauptstadt Stuttgart nur ca. 50 % des Listenpreises kosten würde. Diesen Preis hat die Fa. N. N. (Name wurde aus Datenschutzgründen gelöscht) in einem Letter of Intent (LoI) zunächst bis 31.03.2006 garantiert (und mittlerweile bis zur Beschlussfassung am 20.06.07 im VA verlängert); die Verwaltung hat sich im Gegenzug dazu verpflichtet, sich zu bemühen, einen Beschluss für einen flächendeckenden Einsatz von e-M.O.S.® herbeizuführen. Andernfalls drohen Schadensersatzansprüche wegen culpa in contrahendo, wie das Rechtsamt festgestellt hat. In Verhandlungen mit der Fa. N. N. (Name wurde aus Datenschutzgründen gelöscht) konnte erreicht werden, dass mit dem nun beantragten Beschluss des VA die Rechte und Pflichten nach dem LoI für beide Seiten erfüllt wären.

Für die drei Pilotanwender (Haupt- und Personalamt, Amt für Umweltschutz und Garten-, Friedhofs- und Forstamt) wurden die Lizenzen erworben, genauso wie weitere 300 personalisierte Lizenzen für die Projektsteuerung.

2. Nach der Evaluation durch Herrn Prof. N. N. (Name wurde aus Datenschutzgründen gelöscht) erfüllt e-M.O.S.® nahezu 100 % der Evaluationskriterien und ist auch als Projektmanagementsystem ohne Einschränkung geeignet. Allerdings präferierte er in seinem Bericht an den RSA am 19.07.2006 ein sog. „e-M.O.S.-light“. Damit meinte er die amtsindividuelle Ausgestaltung von e-M.O.S.® („Arbeitstiefe“) je nach Steuerungsbedarf der verschiedenen Bereiche. Weiter schlug er vor, zuerst einen Workshop mit den leitenden Mitarbeitern/innen durchzuführen, um dort die Frage zu klären, ob Führen nach Zielen das für die Landeshauptstadt Stuttgart adäquate Führungsmodell ist. Als Einführungsstrategie sollte das „Marktprinzip“ gewählt werden, d.h. die Ämter und Eigenbetriebe entscheiden, welches der beiden Systeme ihren Steuerungsbedürfnissen am weitesten entspricht.

Ich halte diese Vorgehensweise für zielführend, weil sie m.E. am ehesten geeignet ist, bei den Ämtern und Eigenbetrieben größtmögliche Akzeptanz für ein IuK-technisch unterstütztes Steuerungssystem zu bekommen. Ein Überstülpen eines einheitlichen Systems mag zwar finanziell günstiger darzustellen sein, für mich hat aber die Akzeptanz in der täglichen Anwendung einen höheren Stellenwert. Fehlende oder mangelnde Zustimmung kann den Einsatz eines Systems sogar höchst unwirtschaftlich machen. Darum habe ich in der Dienstbesprechung mit meinen leitenden Mitarbeitern/innen im Februar 2007 entschieden, dass die Steuerung durch Ziele beibehalten wird und den Ämtern freigestellt, eines der beiden IuK-technisch unterstützten Steuerungssysteme (e-M.O.S.® / BEST) auszuwählen.

3. Drei weitere Ämter haben sich nun verbindlich für den Einsatz von e-M.O.S.® entschieden: Sportamt, Schulverwaltungsamt und die Branddirektion. Weitere Ämter sind an e-M.O.S.® interessiert, können sich aber aus unterschiedlichen Gründen noch nicht sofort für dessen Einsatz entscheiden.

Daher möchte ich den Ämtern diese Option auch weiterhin erhalten, damit je nach Bedarf und amtsindividuellen Möglichkeiten dieses IuK-technisch unterstützte Steuerungssystem durch späteren Lizenzkauf eingesetzt werden kann. In diesem Fall wird jeweils ein gesonderter VA-Beschluss herbeigeführt.

4. Für ein effektives Projektmanagement soll stadtweit nur ein einheitliches System eingesetzt werden, weil in Projekten über Ämter- und Referatsgrenzen hinweg vernetzt zusammen gearbeitet werden muss, was nur auf einer einheitlichen Plattform sinnvoll möglich ist.

Finanzielle Auswirkungen

Für das Pilotprojekt fielen Kosten von insgesamt 255.092 € incl. Evaluation durch Herrn Prof. N. N. (Name wurde aus Datenschutzgründen gelöscht) (ca. 16.000 €) und Lizenzkosten für die drei Pilotämter Haupt- und Personalamt, Amt für Umweltschutz und Garten-, Friedhofs- und Forstamt an (108.344 €). Nach § 29 Abs. 5 der Zuständigkeitsordnung (ZO) ist für IuK-Projekte das Referat AK bis zur Wertgrenze von 350.000 € zuständig.

Die Amtslizenzen für die Branddirektion, das Schulverwaltungsamt und das Sportamt kosten 188.400 €. Diese Kosten müssen mit bereits bezahlten 300 personalisierten Lizenzen für ein stadtweites Projektmanagement in Höhe von 174.000 € im Zusammenhang gesehen werden. Damit liegen die Gesamtkosten von 362.400 € über der Wertgrenze für den Softwarekauf nach § 29 Abs. 7c ZO von 290.000 €. Daher ist in diesem Fall der VA zuständig. Für die Weiterentwicklung (Updates und Upgrades) sowie die Wartung der Software fallen Kosten von jährlich 12,5 % der Lizenzkosten an.

Alternativrechnung:
Mit der Fa. N. N. (Name wurde aus Datenschutzgründen gelöscht) wurden im Januar 2005 Kosten für Beratung und Lizenzen in Höhe von insgesamt 799.500 € (netto) verhandelt, davon sind 550.000 € Lizenzkosten und ca. 250.000 € Beratungskosten (jeweils netto). Die ausverhandelten Kosten der Gesamtlizenz (Campuslizenz für alle Ämter und Eigenbetriebe – ohne Klinikum) liegen knapp 50 % unter dem Listenpreis.

Die bisher bezahlten Lizenzkosten für die drei Pilotämter und die 300 personalisierten Lizenzen könnten auf die Gesamtlizenzkosten angerechnet werden. Wenn man die bisher bezahlten Lizenzkosten für Amtslizenzen und die noch zu beschließenden addiert, liegen diese bei 470.744 € (s. Tabelle). Die Kosten für Beratung sind dabei optional.

Gesamtlizenz (550.000 € zzgl. 19 % Mwst.)	654.500 €
gekaufte Lizenzen Kosten (incl. Mwst.)Haupt- und Personalamt, Amt für Umweltschutz, Garten-, Friedhofs- und Forstamt	108.344 €
300 personalisierte Lizenzen	174.000 €
noch zu beschließende Lizenzen für die Branddirektion, das Schulverwaltungsamt und das Sportamt	188.400 €
Summe	470.744 €
Differenz zur Gesamtlizenz	*183.756 €*

Sollten weitere Ämter wie z.B. Kulturamt und Amt für öffentliche Ordnung hinzukommen, erreichen die Kosten schnell die Gesamtlizenzkosten (Delta in Höhe von 183.756 €). Die Fa. N. N. (Name wurde aus Datenschutzgründen gelöscht) ist bereit, den vor über zwei Jahren verhandelten Preis bis zur Beschlussfassung des VA am 20.06.07 aufrecht zu halten. Es wäre also finanziell günstiger, die Campuslizenz zu kaufen als einzelne Amtslizenzen, da davon auszugehen ist, dass weitere Ämter e-M.O.S.® einsetzen wollen. Demgegenüber hat der von Herrn Prof. N. N. (Name wurde aus Datenschutzgründen gelöscht) betonte Aspekt, den Ämtern und Eigenbetrieben die Wahl zwischen den beiden IuK-technisch unterstützten Steuerungssystemen zu überlassen und dadurch die Akzeptanz zu verbessern, für mich ein höheres Gewicht (vgl. oben Nr. 2). Nach einer Gesamtabwägung aller Aspekte schlage ich deshalb vor, entsprechend dem Beschlussantrag zu entscheiden.

Die Kosten sind – wie bereits mit GRDrs. 1091/2004 durch den VA am 19.01.05 beschlossen - durch Umschichtungen im IuK-Maßnahmenplan zu decken.

Beteiligte Stellen

Ein Beteiligungsverfahren nach dem LPVG wurde bereits eingeleitet. Außerdem ist beabsichtigt, mit dem Gesamtpersonalrat eine Dienstvereinbarung zum Einsatz von e-M.O.S. abzuschließen.

Dr. Wolfgang Schuster

Anlagen

Vorlage3552007.pdf