Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser
Gz: AK 0410-01
GRDrs 214/2003
Stuttgart,
07/04/2003



KORVIS - Meilensteinbericht (Sachstand und weiteres Vorgehen)



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
VerwaltungsausschußBeschlussfassungöffentlich 16.07.2003



Beschlußantrag:
  1. Vom Ergebnis der bisherigen Projektarbeit von KORVIS wird Kenntnis genommen.
  2. Für die Fortführung und den Abschluß der Projektarbeit der Phase I von KORVIS werden Mittel in Höhe von 124.000 EUR bereitgestellt (siehe "Finanzielle Auswirkungen" und "Weiteres Vorgehen").


Begründung:


Grundlage für die Projektarbeit ist der Beschluß des VA vom 20.02.2002 (GRDrs. 1091/2001) und der Projektauftrag vom 26.10.2002. Die darauf aufbauende Zeitplanung sieht als ersten Meilenstein die Realisierung und Evaluation eines Prototypen vor (siehe Anlage 7). Dazu wurden für die Grundlagenarbeit sowie die Erstellung des ersten Prototypen aus dem Gesamtbudget zunächst Mittel in Höhe von 123.000 € bewilligt. Diese Mittel wurden, wie vorgesehen, für die Entwicklung des Prototypen verwendet (siehe Anlage 5).

Der erste KORVIS-Prototyp wurde Mitte März fertiggestellt und kann in der Sitzung vorgestellt werden.

Der Prototyp wird nun in enger Kooperation mit den Nutzern in mehreren Zyklen ausgebaut und verfeinert. Für KORVIS in Phase 1 wird der Gemeinderat per se als Hauptzielgruppe definiert. Dadurch können Hinweise zum Inhalt, zur Funktion, Navigation und zur Oberfläche in die weitere Entwicklung einfließen.

Konsequenzen aus der Studie der Universität Stuttgart

Die Ende 2002 fertiggestellte Studie der Universität Stuttgart ”Rahmenbedingungen für ein Führungsinformationssystem bei der Landeshauptstadt Stuttgart” ergab, daß es bezüglich Bedarfe und Anforderungen unterschiedliche Nutzergruppen gibt. Die Nutzergruppen auf Gemeinderatsseite gliedern sich laut Studie in vier Gruppen, nämlich in "Wenignutzer", "Allesnutzer", "Kontaktierer" und "Fachorientierte". Trotz heterogener Informationsbedarfe verfügen alle sehr wohl auch über einen "gemeinsamen Nenner”, der die Basis für die erste KORVIS-Version darstellt: als die zentralen Informationsquellen für politische Entscheidungen wurden die Gemeinderatsvorlagen, Protokolle, persönlichen Kontakte und die Presse herausgearbeitet.

Daraus ergeben sich die folgenden Anforderungen:
  1. "Die zu realisierende Lösung sollte im Vergleich mit CUPARLA das Hochfahren des Systems und die Anmeldeprozedur verkürzen."

    Konsequenz und Schlußfolgerungen für KORVIS: Technische Verbesserungen wie die schnellere Verfügbarkeit des KORVIS-Systems - z. B. durch rascheres Hochfahren - werden realisiert.
  2. "Allen Nutzern sollte ein einheitlicher Schlagwortkatalog und eine Stichwortsuche zur Verfügung stehen, mit denen alle Datenbestände gleichzeitig abgefragt werden können. Dies soll sicherstellen, dass bei einem Suchvorgang tatsächlich alle wichtigen Dokumente gefunden werden."

    Konsequenz und Schlußfolgerungen für KORVIS: Dies wird durch den Aufbau eines leistungsfähigen Suchmechanismuses (Topic Map) realisiert. Weitere Details sind der Anlage 3 zu entnehmen.
  3. "Ein besonderes Augenmerk sollte der Datenqualität und Aktualität der Gemeinderatsvorlagen gelten, da diese auf Seiten der Politik die zentrale Informationsquelle darstellen. Diese Anforderung richtet sich auch auf die Protokolle, die nach der Auffassung zahlreicher Befragter über CUPARLA zu spät verfügbar sind."

    Konsequenz und Schlußfolgerungen für KORVIS: Wie in der Studie erwähnt, hat die Sicherstellung der Dokumentenqualität für KORVIS große Bedeutung. Für die Sicherstellung der Datenqualität und Aktualität formuliert KORVIS entsprechende Anforderungen für die Realisierung in den Subsystemen. Die Überwachung der Anträge, Anfragen sowie der Beschlüsse (von GA I und GA II) wird durch die Einbindung in die Topic Map zusätzlich erleichtert.
  4. "Der Wunsch, per Mausklick aktuelle Informationen über die wichtigsten lokalpolitischen Themen abrufen zu können, ist in der Politik und der Verwaltung weit verbreitet. Diese Informationen sollten im zuständigen Amt gesammelt und gepflegt werden, um ihre Aktualität sicherzustellen. Nur wenn die Richtigkeit und Aktualität gewährleistet ist, macht eine solche Funktion Sinn."

    Konsequenz und Schlußfolgerungen für KORVIS: Die hier formulierte Forderung setzt voraus, daß das Identifizieren, Erstellen und Pflegen von Dokumenten, das Selektieren der relevanten Informationen sowie deren Bereitstellung in den Ämtern personell abgedeckt werden muß.
    1. "Den Zugriff auf aktuelle Haushaltsdaten schätzen beide Gruppen ebenfalls als wichtig ein. Allerdings variieren die Vorstellungen über die konkrete Ausgestaltung dieser Funktionalität. Einige Befragte interessieren sich lediglich für die Zahlen in ihrem Zuständigkeitsbereich, andere wünschen einen Überblick über die gesamtstädtische Entwicklung."
      Konsequenz und Schlußfolgerungen für KORVIS: KORVIS versucht, die variierenden Vorstellungen zu konkretisieren, und wird entsprechende Schritte einleiten.

      Andere Funktionen sind nur für einzelne Gruppen besonders wichtig:
    2. "Einen elektronischen Pressespiegel schätzen vor allem die Mitarbeiter der Fraktionsgeschäftsstellen und die Bürgermeister als sehr wichtig ein."

      Konsequenz und Schlußfolgerungen für KORVIS: Die Presse als wichtiges Informationsmedium legt einen elektronischen Pressespiegel nahe. Aus rechtlichen Gründen musste man von der Digitalisierung des LHS-eigenen Pressespiegels absehen. Hier ist jedoch eine persönliche Konfiguration aus unterschiedlichen Komponenten wie z. B. der integrierte Zugang zu externen Presseauswertdiensten, Links zu ausgewählten Tageszeitungen etc. denkbar (siehe Anlage 1).
    3. "Eine Funktion ”extra dringend” ist bei den Bürgermeistern und Fraktionsgeschäftsstellen besonders wichtig."
      Konsequenz und Schlußfolgerungen für KORVIS: Neben der Funktion ”extra dringend” wird zur Erleichterung der täglichen Arbeit die Verbesserung von Servicefunktionen angestrebt, wie z. B. mehr Übersichtlichkeit beim elektronischen Posteingang und der Terminanzeige, ein optimiertes Adressbuch, ein persönliches schwarzes Brett für dringende Angelegenheiten etc.
    4. "Individuell einstellbare Kennzahlen sind den Bürgermeistern und Amtsleitern wichtig, nicht jedoch den Bezirksvorstehern und den politischen Entscheidungsträgern."

      Konsequenz und Schlußfolgerungen für KORVIS: KORVIS versucht die Vorstellungen zu konkretisieren. Erste Vorstellungen in dieser Hinsicht werden nach dem Vorbild der GA-Anwendungen aufgebaut (GA III: projektbezogenes Berichtswesen mit Kennzahlen). Dies ist für Phase II vorgesehen.
    5. "Die Bürgermeister wünschen sich eine interaktive Funktion für den Bürgerkontakt. Alle anderen Gruppen, insbesondere die Politik, finden das relativ unwichtig."

      Konsequenz und Schlußfolgerungen für KORVIS: KORVIS bildet das Verhältnis Politik-Verwaltung ab. Die hier formulierte Anforderung betrifft jedoch das Verhältnis Politik/Verwaltung-Bürger. Dieses Verhältnis wird klassischerweise durch Aktivitäten im Umfeld eGovernment abgedeckt. Eine Integration in KORVIS ist zu einem späteren Zeitpunkt denkbar.
    6. "Der E-mail Zugriff von anderen Computern aus ist für die Hälfte der Stadträte ein wichtiges Thema."
      Konsequenz und Schlußfolgerungen für KORVIS: Die Realisierung dieser Anforderung setzt die Klärung komplexer datenschutzrechtlicher Fragestellungen voraus. Entsprechende Maßnahmen sind bereits eingeleitet.
    7. "Die Bürgermeister und, in etwas geringerem Umfang, die Mitarbeiter der Fraktionsgeschäftsstellen, wünschen eine Möglichkeit zur Synchronisation von KORVIS mit einem Organizer."

      Konsequenz und Schlußfolgerungen für KORVIS: Die Nutzung von PDAs im Zusammenhang mit KORVIS ist unter dem Blickwinkel der Mobilitätsszenarien zu betrachten. Dies ist Bestandteil des Projektes und wird je nach Machbarkeit realisiert.


Aus den oben genannten Forderungen aus der Studie wurden die folgenden ersten Projektergebnisse realisiert:
Das weitere Vorgehen
Der erste Prototyp enthält bereits die Integration aller Anwendungen sowie eine erste funktionierende Topic Map mit einem begrenzten Datenbestand. Der Prototyp dient als Grundlage für die schrittweise Entwicklung von KORVIS in enger Abstimmung mit den Nutzern. Das Prototyping erfolgt in einem oder - je nach Bedarf - mehreren Zyklen. Das Prototyping kann als ein Pre-Test verstanden werden, da ein Testbetrieb mit den vollständigen Echtdaten erst nach Abschluß des Prototypings erfolgen kann. Für das Prototyping werden ein Leitfaden erstellt und Vertreter der Nutzergruppen aus den Fraktionen ausgewählt. Bei den Sitzungen werden Nutzerrückmeldungen zum Inhalt, zur Funktion, Navigation, Oberfläche und zur Topic Map ermittelt, die dann in die Weiterentwicklung einbezogen werden. Dabei wird besonderes Augenmerk auf die Gliederung, die Funktionalitäten und die graphische Darstellung der Portalkomponenten gerichtet. Zudem werden Struktur, Umfang und Präsentation des Inhalts entsprechend fortentwickelt. Hinsichtlich der Topic Map werden die Verknüpfungen (und Verwandtschaftsgrade) der Informationen optimiert und weiter ausgebaut, die Zusatz- und Verknüpfungsinformationen der einzelnen Topic Map-Seiten den Bedürfnissen der Nutzer angepaßt. In weiteren Zyklen werden die Funktionen für eine benutzerfreundliche Suche verfeinert und Personalisierungskomponenten realisiert, um einen größeren Mehrwert bei der Informationsbeschaffung im Rahmen der täglichen Arbeit zu erreichen.

Das auf der Demo-Hardware lauffähige Konzept der Topic Map muss in ein lauffähiges System umgesetzt werden. Dabei werden die exemplarischen Bereiche auf den vollen Datenbestand ausgedehnt. Für spezielle Fragestellungen werden bei Bedarf auch kürzere fachorientierte Zyklen der Nutzerrückmeldungen eingerichtet (siehe Anlage 4 und 5).

Die Ergebnisse aus den Nutzerrückmeldungen werden in einzelne Arbeitsschritte gegliedert und in den Folgezyklen entsprechend umgesetzt.

Angestrebt ist, trotz der eingetretenen Verzögerungen, eine KORVIS-Testversion im 4. Quartal fertigzustellen. Die Entwicklung der Produktiv-Version schließt sich zeitnah nach der Freigabe der Restmittel an.

Im Anschluß an die Fertigstellung der Testversion ist im weiteren Verlauf des Projektes vorgesehen, diese zur Produktionsreife fortzuentwickeln, ein Einführungs- und Schulungskonzept aufzubauen, Hardwarenachrüstung wo notwendig durchzuführen, im Rahmen des Rollouts die Anwendung auf den Notebooks zu installieren sowie die notwendige Nutzersupportstruktur aufzubauen. Hierfür wird nochmals eine externe Beratungsunterstützung notwendig sein.


Referat WFB hat unter den folgenden Maßgaben mitgezeichnet:

"Gem. GRDrs 1091/2001 soll mit Abschluß der Projektphase 1 ein lauffähiges System unter Einbeziehung der in der o.g. Vorlage genannten Anwendungen zur Verfügung stehen. Dies wird unter Berücksichtigung der eingetretenen Verzögerungen im Projektverlauf, im Rahmen der für Phase 1 bereitgestellten Mittel erreicht.

Mit dieser Vorlage wird der vorhandene KORVIS-Prototyp in ein lauffähiges und vollumfängliches System umgesetzt (vgl. Anlage 7). Danach schließt sich eine Testphase an. Mit Auswertung und Umsetzung der Testergebnisse, der Installation des Systems sowie Einführung, Schulung und Regelung der Systembetreuung wird KORVIS produktiv gesetzt. Die Projektphase 1 ist damit abgeschlossen und alle wesentlichen Funktionalitäten in KORVIS vorhanden.

Aufgrund der sich weiter verschlechternden Finanzlage der Stadt, sieht sich die Verwaltung momentan nicht in der Lage, einen darüber hinausgehenden weiteren Ausbau von KORVIS (2. Projektphase) zu realisieren."


Finanzielle Auswirkungen
Mit externer Unterstützung soll der bisherige Prototyp in ein vollumfängliches, lauffähgies System überführt werden. Zur Realisierung der dazu notwendigen Arbeiten

werden Mittel i.H.v. 60.500 EUR benötigt (siehe im einzelnen Anlagen 5 und 7). Zur Produktivsetzung sollen mit weiteren 63.500 EUR die Erkenntnisse aus einem Testbetrieb umgesetzt sowie die notwendigen Installationen, Schulungen etc. abgewickelt werden.


Beteiligte Stellen






Klaus-Peter Murawski
Bürgermeister

Anlagen


  1. Elektronische Presse: Vergleich verschiedener Preseauswertdienste
  2. Ansichten der Portaloberfläche
  3. Ausführlichere technische Beschreibung
  4. Meilensteinplan
  5. Arbeitsschritte 1. Meilenstein und 2. Meilenstein
  6. Inhalte erster Prototyp
  7. Nutzerrückmeldungen