578/2003 Vorlage KSD-Redaktionssystem

Landeshauptstadt Stuttgart
Oberbürgermeister
Gz: OB

GRDrs 578/2003

Stuttgart,

Personalbedarf an Schulsekretärinnen

Beschlußvorlage

Vorlage an	zur	Sitzungsart	Sitzungstermin
Schulbeirat Verwaltungsausschuß Gemeinderat	Vorberatung Beratung Beschlussfassung	öffentlich öffentlich öffentlich	09.07.2003 16.07.2003 17.07.2003

Beschlußantrag:

1. Der Änderung der Zuteilungsgrundsätze für Schulsekretärinnen an den von der Landeshauptstadt Stuttgart unterhaltenen öffentlichen Schulen auf der Grundlage des Gutachtens (GRDrs 859/2002) vom Haupt- und Personalamt wird ab dem Schuljahr 2003/2004 zugestimmt.

2. Der sich durch die veränderten Zuteilungsgrundsätze ergebende Mehrbedarf von 9,09 Stellen wird anerkannt.

3. Die Verwaltung wird ermächtigt, die hierzu erforderlichen Stellenbesetzungen – ohne Blockierung von Planstellen – vorzunehmen. Die Stellen sind zum jeweils nächsten Stellenplan zu schaffen.

4. Die Kosten von insgesamt rd. 236.037 Euro jährlich werden gedeckt im Personalausgabenbudget

Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1

Die Zuteilungsgrundsätze für Schulsekretärinnen wurden letztmalig 1998 aktualisiert. Zwischenzeitlich drängen Schulen bzw. Personalrat darauf, die Zuteilungsgrundsätze gemäß den Weiterentwicklungen an schulische Gegebenheiten anzupassen. Den Untersuchungsbericht des Haupt- und Personalamtes vom Juli 2002 zur Stellenneubemessung nahm der Verwaltungsausschuss des Gemeinderats am 23. Oktober 2002 zur Kenntnis (GRDrs 859/2002). Es wurde ein Stellenfehlbedarf von 17,05 Stellen aufgezeigt. Auf der Grundlage dieses Ergebnisses wurden die Zuteilungsgrundsätze nun angepasst. Danach sind aus Sicht des Fachamtes zwar 16,11 Stellen neu zu schaffen, wegen der angespannten finanziellen Situation werden jedoch nur 9,09 Stellenschaffungen beantragt.

Besonders an Schulen mit Alleinkräften wäre es zwingend erforderlich, im Verhinderungsfall (z.B. Krankheit, Fortbildungen usw.) einen Ersatz zu stellen. Die bisher zur Verfügung stehenden fünf Springkraft-Stellen zu je 50 % für Schulsekretariate reichen hierfür nicht aus. Die Sekretariate sind deshalb oft tage-, manchmal sogar wochenlang nicht bzw. unterbesetzt, was zunehmend zu Verärgerungen bei den Schulleitungen führt. Angemessen wäre ein Anteil von mindestens 5 % gemessen an der Beschäftigtenzahl. Bei einer Gesamtstellenzahl im Sekretariatsbereich von 157,26 Stellen errechnet sich also ein Gesamtbedarf an rd. acht Stellen, somit ein Fehlbedarf von rd. drei Stellen. Auf Grund der finanziellen Situation wird dem Vorschlag von Referat A Rechnung getragen und die Stellenschaffungen zurückgestellt.

Zur Einarbeitung von Alleinkräften in den Schulsekretariaten wäre ein überlappender Einsatz von mindestens zwei Wochen erforderlich. Der Beschäftigungsumfang in Schulsekretariaten mit Alleinkräften beträgt durchschnittlich 50 %. Ein Einsatz vorhandener Springkräfte ist nicht möglich, da diese durch Vertretungen gebunden sind. Außerdem kann durch Springkräfte nicht das oft schulspezifisch ausgeprägte Wissen um Arbeitsabläufe und Aktenführung an den einzelnen Schulen in effizienter Weise vermittelt werden. Auf der Grundlage einer durchschnittlichen Fluktuation errechnet sich hierfür zwar ein Bedarf für eine halbe Stelle; die Schaffung muss jedoch ebenfalls aus finanziellen Gründen zurückgestellt werden.

Finanzielle Auswirkungen
Die Stellen für Schulsekretärinnen sind nach Verg. Gr. Vll BAT, VI BAT bzw. V c BAT bewertet. Der finanzielle Bruttoaufwand für alle zu schaffenden Stellen verursacht jährliche Kosten in Höhe von insgesamt 236.037 Euro (9,09 Stellen x 25.966,66 Euro = Durchschnittsbetrag der Verg.Gr. BAT VII, VI b, und V c)

Beteiligte Stellen

Die Stellungnahmen der Referate A und F sind als Anlage angehängt. Referat F hat sich nur für die Schaffung von zwei Stellen ausgesprochen.

Dr. Wolfgang Schuster

Anlagen

Anlage 1 - Ausführliche Begründung
Anlage 2 - Gegenüberstellung der Zuteilungsgrundsätze nach Vorschlag von 40
Anlage 3 - Gegenüberstellung der Zuteilungsgrundsätze lt. Beschlussantrag
Anlage 4 - Auswertung der Städteumfrage
Anlage 5 - Stellungnahme Referat A
Anlage 6 - Stellungnahme Referat F
Anlage 7 - Gegenüberstellung der Alternativvorschläge

Anlage 1 zur GRDrs 578/2003

Ausführliche Begründung:

Ausgangssituation:

Aus der Mitte des Gemeinderates wurde anlässlich der Beratung über den Bericht des Haupt- und Personalamtes aus dem Jahr 1995 zur Stellenbemessung der Schulsekretariate (GRDrs 376/1994) beantragt, nach Ablauf von drei Jahren eine Stellennachbemessung durchzuführen, um festzustellen, ob der durch die flächendeckende EDV-Einführung erwartete Einspareffekt von 22,5 % (entsprach damals rd. 30 Stellen, die nicht geschaffen wurden) auch tatsächlich eingetreten ist. Von dem damals festgestellten Fehlbedarf von 49,2 Stellen wurden in der Zwischenzeit acht Stellen auf Grund veränderter Zuteilungsgrundsätze bzw. Schülerzahlerhöhungen geschaffen. Die Stellennachbemessung, die sich zeitlich durch starke Arbeitsbelastung in anderen Bereichen der Verwaltung stark verzögerte, konnte unter der Federführung des Haupt- und Personalamtes im Juli 2002 abgeschlossen und dem Verwaltungsausschuss des Gemeinderats in seiner Sitzung am 23. Oktober 2002 zur Kenntnis vorgelegt werden (GRDrs 859/2002).

Der Verwaltungsausschuss hat neben der Kenntnisnahme über die Stellennachbemessung im Bereich der Schulsekretariate den Beschluss gefasst, dass das Schulverwaltungsamt auf der Grundlage des Berichts zusammen mit dem Haupt- und Personalamt die Zuteilungsgrundsätze neu zu fassen hat. Bezogen auf die Schülerzahlen der Amtlichen Schulstatistik 2002/2003 führte die Untersuchung im Ergebnis zu einem Stellenfehlbedarf von 17,05 Stellen. Bezogen auf die einzelnen Schularten ergibt sich dabei folgendes Bild:

Schulart	Fehlbedarf/Überhang
Sonderschulen	+ 2,08
Grund- und Hauptschulen	- 1,4
Realschulen	+ 3,66
Gymnasien	+ 2,18
Berufliche Schulen	+ 10,68
Schulverbund	- 0,15
Summe:	+ 17,05

Anpassung der Zuteilungsgrundsätze

Auf der Grundlage dieser Ergebnisse sind zwischenzeitlich die Zuteilungsgrundsätze neu angepasst worden. Dies ist im Einzelfall nicht ganz leicht, da der konkret ermittelte Stellenfehlbedarf jeweils auch abhängig davon ist, an wie vielen Schulen die Schülerzahl sich gerade kurz vor oder nach einem höheren oder niedrigeren Zuteilungssprung befindet. Es müssen daher auch die Einzelergebnisse und Strukturen der Bemessungsschulen in der Untersuchung genau betrachtet und einbezogen werden. Deshalb sind Abweichungen vom pauschal ermittelten Untersuchungsergebnis durchaus möglich. Die Zuteilungsgrundsätze für Schulsekretärinnen regeln die Zuordnung von Stellen bzw. Stellenenteilen an den einzelnen Schulen unter Berücksichtigung der Schularten und der Schulgröße.

Die neuen Zuteilungsgrundsätze berücksichtigen auch verschiedene von Seiten der Schulen bzw. des Personalrats eingebrachte, berechtigte Forderungen. Die Basis für die Anpassung der Zuteilungsgrundsätze bilden die Schülerzahlen der Amtlichen Schulstatistik des Schuljahres 2002/2003, so dass ein echter Vergleich zur Hochrechnung des Haupt- und Personalamtes gezogen werden kann.

Ein kurzer Überblick über die Stellensituation sowie die Änderungen, die sich durch die Vorschläge der Fachverwaltung zu aktualisierten Zuteilungsgrundsätzen ergeben, sieht so aus:

Schulart	Stellen nach derzeitigen Zuteilungsgrundsätzen	Stellenbedarf nach neuen Zuteilungsgrundsätzen	Veränderung
Grundschulen	46,75	51,17	+ 4,42
Grund- und Hauptschulen, reine Hauptschulen
Realschulen	10,12	12,5	+ 2,38
Gymnasien	23,86	24	+ 0,14
Berufliche Schulen; davon - gewerblich - kaufmännisch - hauswirtschaftlich - landwirtschaftlich	48,78 28,95 15 3,33 1,5	55,67 35 15 4 1,67	+ 6,89 + 6,05 +/- 0 + 0,67 + 0,17
Sonderschulen	11,64	13,92	+ 2,28
Summe (ohne Schulverbund, Springkräfte und Meldestelle für berufliche Schulen und	141,15	157,26	+ 16,11

Nachfolgende schwerpunktmäßige Änderungen haben sich bei den Anpassungen ergeben:

Grund- und Hauptschulen
Die Untersuchung hat gezeigt, dass bei getrennter Betrachtung bei den Grundschulen ein Personalfehlbedarf besteht, während die Grund- und Hauptschulen leichte Überhänge in der Sekretariatsversorgung ausweisen. Deshalb werden die reinen Grundschulen künftig getrennt von den Grund- und Hauptschulen bzw. Hauptschulen betrachtet. Durch die neue Schülerbemessung an den Grundschulen wird diesem Bedarf Rechnung getragen.

Außerdem werden bislang an Grundschulen, die eine Betreuung im Rahmen der Verlässlichen Grundschule (vorher: Kernzeitenbetreuung) anbieten, diese Gruppen mit einer Pauschale von je 15 Kindern pro Gruppe angerechnet. Künftig werden dies betreuten Kinder nach der tatsächlichen Anzahl berücksichtigt, d. h. diese Kinder werden doppelt gezählt.

Realschulen
Der Verwaltung liegt hierzu ein Schreiben des Geschäftsführenden Schulleiters für die Realschulen vor, in dem geltend gemacht wird, dass bei sorgfältiger Durchsicht des Aufgabenkatalogs zahlreiche dort beschriebene Aufgaben erscheinen, die tatsächlich von den Schulleitungen erledigt werden, da die Arbeitszeit der Schulsekretärin nicht ausreicht. Genannt seien hier nur die Aufgaben, die auch in den Nachmittagsstunden erledigt werden wie beispielsweise telefonische Auskünfte, Besucherverkehr, Lehrmittel, Gebühren, Versicherungen, Schreibarbeiten, Abschlussprüfungen, Anmeldeverfahren, Bescheinigungen erstellen, Unfall/Schadensmeldungen, Schülerbeförderungsangelegenheiten u.s.w. Das bedeutet, dass die Bemessung auf einer Grundlage basiert, die nicht vollständig übernommen werden kann. Dies bestätigt auch das Untersuchungsergebnis des Haupt- und Personalamtes.

Leider haben an der Bemessung nur sehr wenige Realschulen in den verschiedenen Größenordnungen teilgenommen, so dass sich die neuen Zuteilungsgrundsätze nur an deren Ergebnissen konkret orientieren und diese voll erfüllen konnten.

Gymnasien
Hier wurde die Bemessungsgrundlage der Schülerzahlen in den neuen Kriterien verbessert. Der Bedarf erhöht sich dadurch jedoch nur geringfügig; was sich durch Veränderungen bei den Schülerzahlen der einzelnen Schule rasch ändern kann.

Sonderschulen
Anpassungen sind hier bei den Förderschulen und bei der Schule für Kranke erfolgt.

1. Förderschulen
Wie das Gutachten zeigt, erfordert vor allem das in der Regel schwierigere Klientel bei den Förderschulen eine andere Art der Bemessung wie die der anderen Sonderschultypen. Bei der derzeitigen Personalausstattung ist eine entsprechende Anpassung der Zuteilungsgrundsätzen erforderlich, weshalb die für die Personalausstattung zu Grund zu legenden Schülerzahlen herunter gesetzt wurden.

Wie sich in diesem Bereich zeigt, erfordern die oft sprachlichen Schwierigkeiten deutscher und nichtdeutscher Familien, die besonders stark an schriftlichen Formalitäten Ausdruck finden, sowohl bei den Schülerinnen und Schülern als auch bei den Sorgeberechtigten (z. B. Ausstellung Schülerausweis, Zeugnisabschriften, Schülerversicherung u.s.w.) einen großen Mehraufwand.

2. Schule für Kranke
Die Schule für Kranke in längerer Krankenhausbehandlung ist mit keiner anderen Schule im Sonderschulbereich vergleichbar. Es ist deshalb sinnvoll, sie separat mit besonderen Anpassungskriterien auszugliedern. Bei der Stellenbemessung sind in diesem Fall besondere Bedürfnisse zu berücksichtigen, vor allem schon deshalb, weil hier mit ständig wechselnden Schüler/-innen und Sorgeberechtigten gearbeitet werden muss. Ebenso ist hier der Aufwand durch die Zusammenarbeit und jeweils notwendige Abstimmung mit einer weitaus größeren Anzahl anderer Schulen höher als in anderen Bereichen.

Bei allen übrigen Sonderschulen waren keine Änderungen der Zuteilungsgrundsätze notwendig.

Berufliche Schulen
Die bisherige Praxis bei der Zuteilung der Stellenanteile an den gewerblichen und hauswirtschaftlichen Schulen sowie an der landwirtschaftlichen Schule hat sich in einem Abstand von 500-er-Schritten bewegt. D. h. immer bei einer Schülerzunahme von mind. 500 Schüler/-innen , wurde eine halbe Stelle mehr anerkannt (Beispiel: ab 1000 Schüler/-innen = 2 Stellen, ab 1.500 Schüler = 2 ½ Stellen u.s.w.). Wie das Gutachten zeigt, ist dieser Sprung zu groß. Gleichzeitig ergeben sich im Gutachten an diesen Schulen die höchste Unterversorgung im Sekretariat.

Sinnvoll ist deshalb, das Verfahren auf 250-er-Schritte umzustellen und dann jeweils eine Aufstockung vorzunehmen und entsprechend dem Fehlbedarf die Stellenanteile anzupassen. Um einen Grundstock für kleinere Schulen zu sichern wird ab einer Schülerzahl von 500 deshalb eine Zuteilung von 1 2/3 Stellen für gerechtfertigt erachtet, die sich dann bei einer Aufstockung jeweils um ein weiteres Drittel erhöht. Somit konnte für diese beruflichen Schulen eine deutliche Verbesserung erzielt werden.

Bei den kaufmännischen Schulen ergab das Gutachten keinen Mehrbedarf. Die Zuteilungsgrundsätze können hier unverändert weitergeführt werden.

Eine Gegenüberstellung der derzeitigen zu den neu erarbeiteten Zuteilungsgrundsätzen - wie sie aus Sicht der Fachverwaltung notwendig wären - kann der Anlage 2 entnommen werden. Eine weitere Gegenüberstellung über die Anpassung der Zuteilungsgrundsätze - reduziert auf Grund der angespannten finanziellen Situation, entsprechend dem Beschlussantrag - ist der Anlage 3 zu entnehmen. Auflistungen über die Entwicklung an den einzelnen Schulen liegen im Fachamt vor.

Interkommunaler Vergleich

Zur Stellenbemessung an Schulsekretariaten sowie deren Aufgabenstellung wurde eine Städteumfrage bei verschiedenen Städten in Baden-Württemberg vorgenommen. Die detaillierte Auswertung ist der Vorlage als Anlage 4 beigelegt.

Erhöhung des Springkraftpotentials an den Schulsekretariaten

Die Stadt ist als Schulträgerin verpflichtet, das nicht lehrende Personal an den Schulen wie z. B. Schulsekretärinnen zu stellen. Dies umfasst auch den Verhinderungsfall. In der Vergangenheit hat sich gezeigt, dass die bisher zur Verfügung stehenden Springkraftstellen (10 x 50 % = 5 Stellen) bei weitem nicht ausreichen. Dies führt ständig zu Verärgerungen bei den Schulleitungen, weil in den meisten Sekretariaten mit den vorhandenen halben Stellen nur ein Minimum an Vertretung abgedeckt werden kann. Oftmals müssen die Schulleitungen die dem Sekretariat zugeordneten Verwaltungsaufgaben selbst erledigen. Da dies nicht Aufgabe der Schulleitungen sein kann, führt dies zu erheblichen Konfliktsituationen. Bei dieser Konstellation ist auch verständlich, wenn die Schulleitungen die Sekretärinnen nur ungern zu notwendigen Fortbildungen vor allem auch im EDV-Bereich lassen. Auch die Geschäftsführenden Schulleitungen sehen hier ein dringendes Nachholpotential.

Die Idee, den Schulen hierfür ein Budget zur Verfügung stellen, damit sie im Bedarfsfall eigene Kräfte suchen können, wird von den Geschäftsführenden Schulleitungen im Blick auf den hohen Verwaltungsaufwand und das Einarbeitungsproblem abgelehnt.

Zur Bedarfsdeckung sollte der Springkraftanteil auf 5 % gemessen am ermittelten Stellenbedarf der Schulsekretärinnen (157,26 Stellen) aufgestockt werden. Dies entspricht rd. acht Stellen insgesamt und demnach einer Differenz von rd. drei Stellen zu den bereits vorhandenen fünf Stellen.

Einarbeitung der Schulsekretärinnen

In den Schulsekretariaten der Landeshauptstadt Stuttgart sind überwiegend (ca. 80 %) Alleinkräfte beschäftigt. Nachdem bei einem Stellenwechsel von Alleinkräften eine Einarbeitung der neuen Schulsekretärin durch ihre Vorgängerin nicht möglich ist, der laufende Schulbetrieb aber weitergehen muss, trifft die Einarbeitung im Zweifel wieder die Schulleitungen.

Neben der Verärgerung, die diese Konstellation verursacht, kann außerdem nicht davon ausgegangen werden, dass bei allen Schulleitungen das notwendige administrative Wissen vorhanden ist und problemlos von dort vermittelt werden kann. Meist ist deshalb die Schulsekretärin bei der Arbeitsaufnahme allein gelassen, was in dieser Konstellation sowohl für die Schulleitung wie für die neue Kraft sehr frustrierend und wenig erfolgversprechend ist. Der Wechsel einer bewährten Schulsekretärin trifft die Schule ohnehin in der Regel sehr stark und bringt den Schulalltag durcheinander.

Um den normalen Schulbetrieb aufrecht zu erhalten, ist es bei Alleinkräften zwingend notwendig, eine frei werdende Stelle für mindestens zwei Wochen parallel zu besetzen. Ein reibungsloser Schulbetrieb kann sonst nicht gewährleistet werden.

Eine Umfrage bei anderen Kommunen/Landkreisen zur Einarbeitungszeit bei Alleinkräften in Schulsekretariaten führte zu folgendem Ergebnis:

Name	Einarbeitungszeit	Keine Einarbeitung
LRA Enz-Kreis	1 bis 3 Monate
LRA Rems-Murr-Kreis	2 bis 4 Monate
LRA Heilbronn		X
Stadt Heidelberg	mind. ½ Monat
LRA Böblingen	mind. ½ Monat
Stadt Ulm		X
LRA Tübingen	1 Monat
Stadt Mannheim		X
Stadt Karlsruhe	mind. ½ Monat

Abschließend kann festgestellt werden, dass bei einer Umfrage in neuen Städten und Landkreisen in Baden-Württemberg zwei Drittel eine Einarbeitungszeit von mindestens zwei Wochen gewähren. Lediglich ein Drittel der Befragten stellen ihren Neubeschäftigten keine Einarbeitungszeit zur Verfügung. Die Landratsämter in Ludwigsburg, Göppingen und Karlsruhe beschäftigen keine Alleinkräfte in den Schulsekretariaten. Insofern stellt sich dort nicht die Frage der Einarbeitung.

Besetzung von Stellenanteilen nach den neuen Zuteilungsgrundsätzen

Nach der derzeitigen Regelung werden Veränderungen der Schülerzahlen, die Auswirkungen auf die Personalbemessung haben, erst dann berücksichtigt, wenn zwei aufeinander folgende Amtliche Schulstatistiken dies bestätigen. Mit diesem Verfahren, auf das die Schulverwaltung stets vertröstet hat, hatten die Schulleitungen fest gerechnet. Während der letzten 1 ½ Jahre konnte jedoch so nicht vorgegangen werden, da im Stellenplanverfahren des letzten Doppelhaushalts auf Grund der laufenden Stellennachbemessung der Schulsekretariate hierfür keine neuen Stellen geschaffen wurden. Betroffene Schulleitungen hat diese Ungleichbehandlung sehr empört und misstrauisch gemacht.

Bisher erfolgte die Änderung dann zum 01. April des neuen Jahres. Da der Bedarf aber schon vorher vorhanden ist, führt eine noch längere Wartezeit zu erheblichen Konfliktsituationen wie bereits oben ausgeführt. Zum Teil musste hier mit der Anordnung von Überstunden oder mit Aushilfskräften gearbeitet werden – insgesamt also ein sehr ineffizientes Verfahren. Entsprechende Stellenbesetzungen sollten deshalb künftig automatisch zum Jahresbeginn auf der Grundlage der Zuteilungsgrundsätze erfolgen. Rückläufige Schülerzahlen - sofern auch diese durch eine Prognose bestätigt - werden weiterhin bereits zum Zeitpunkt der Wiederbesetzung berücksichtigt.

Eingeschränkte Umsetzung aufgrund der schwierigen Haushaltslage

Die Stellungnahmen des Referats A (s. Anlage 5) und des Referats F (s. Anlage 6) sind der Vorlage beigefügt. Eine Gegenüberstellungen der unterschiedlichen Alternativvorschläge kann der Anlage 7 entnommen werden. Wegen der finanziellen Situation sieht sich die Verwaltung gezwungen, als Kompromiss dem Vorschlag von Referat A zu folgen. Dies hat folgende Konsequenzen:

Gegenüber dem Vorschlag der Fachverwaltung werden davon vor allem die Grundschulen, die Realschulen, die Förderschulen und in geringem Umfang auch die Gymnasien betroffen. Verbesserungen ergeben sich nur noch für die gewerblichen, haus- und landwirtschaftlichen Schulen, die übrigen Sonderschulen und in geringerem Umfang für die Realschulen. Auch diese Kompromisslösung wird daher zu Verstimmungen bei den nicht oder weniger berücksichtigten Schularten führen.

Besonders hart trifft die Schulen, dass die Zahl der Springkraftstellen nicht aufgestockt werden kann und es weiterhin keine Einarbeitszeit für Alleinkräfte bei Stellenwechsel geben wird.

Würde dagegen dem Vorschlag von Referat F Folge geleistet werden und es tatsächlich nur zu zwei Stellenschaffungen kommen, hätte dies die Konsequenz, dass keine gerechte Zuordnung dieser Stellen erfolgen könnte. Eine Anpassung der Zuteilungsgrundsätze, in welchem Bereich auch immer vorgenommen, würde in jedem Fall für alle anderen Schularten ungerecht ausfallen und für Missstimmung sorgen. Außerdem könnte die Stadt in diesem Fall ihrer Pflicht und ihrer Verantwortung als Schulträgerin nicht mehr nachkommen, den schulischen Betrieb in den Schulsekretariaten zu gewährleisten. Es ist Aufgabe der Stadt, das nicht lehrende Personal wie Schulsekretärinnen an den Schulen zu stellen. Korrekturen in der Städtumfrage wurden vorgenommen.

Finanzielle Auswirkungen
Die nach den angepassten Zuteilungsgrtundsätzen erforderlichen 9,09 Stellen verursachen Kosten von 236.037 Euro/Jahr (Durchschnittsbetrag des Personalaufwands aus den Gehaltsgruppen BAT VII, VI b und V c).