199/2009 Vorlage KSD-Redaktionssystem

Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser
Gz: AK 0412-00

GRDrs 199/2009

Stuttgart,

04/29/2009

Informationstechnologie und IT-Vermögen effizient verwalten durch IT Asset Management (IT Bestandsverwaltung)

Beschlußvorlage

Vorlage an	zur	Sitzungsart	Sitzungstermin
Verwaltungsausschuss	Beschlussfassung	öffentlich	13.05.2009

Beschlußantrag:

1. Von den bisherigen Aktivitäten sowie den positiven Ergebnissen aus der Pilotierung wird Kenntnis genommen.

2. Der stadtweiten stufenweisen Einführung eines IT Asset- und Lizenzmanagementverfahrens (IT Bestandsverwaltung) wird zugestimmt. Bei der Abteilung IuK wird die Rolle eines Lizenzmanagers eingerichtet, der die Lizenzen für stadtweite Verfahren zentral koordiniert.

3. Den erforderlichen Investitionsausgaben und Betriebskosten wird zugestimmt.

Beim stadtweiten Ausbau des Verfahrens (ohne Klinikum) im Stufenkonzept bis Ende 2010 entstehen voraussichtlich einmalige Investitionsausgaben in Höhe von insgesamt 397.168 EUR. Nach dem Endausbau belaufen sich die jährlichen Betriebskosten ab 2010 auf schätzungsweise 46.695 EUR.

Die einmaligen und die laufenden Kosten werden im Rahmen der vorhandenen Mittel des IuK-Maßnahmenplans 2009 und des IuK-Haushalts gedeckt (Finanzposition 2.0610.9358.000-0999 und 1.0610.5251.000).

Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1

Bei der Abteilung IuK des Haupt- und Personalamts werden seit 1990 die IT-Bestandsdaten in einem großrechnerbasierten Bestandsmanagement-Verfahren verwaltet. Das Verfahren entspricht nicht mehr den heutigen Anforderungen an ein modernes IT Assetmanagement, bei dem weitaus mehr als nur IT-Bestandsdaten verwaltet werden sollen. Vielmehr sollen die Hard- und Softwarebestände automatisiert auf einem aktuellen Stand gehalten werden. Auf dieser Grundlage können operative und strategische Entscheidungen sehr gut abgeleitet werden, zum Beispiel beim Hardwareausbau und bei Softwareanpassungen. Für den IT-Support bieten die detailreichen Informationen wertvolle Hinweise bei auftauchenden Störungen.

Außerdem soll darauf aufbauend ein verbessertes Lizenzmanagement sukzessive auf- und ausgebaut werden. Dazu wird bei der Abteilung IuK stellenneutral die Rolle eines Lizenzmanagers eingerichtet, der die Lizenzen für stadtweite Verfahren zentral koordiniert. Hier wird auch ein Spezialwissen zu den teilweise sehr komplexen Lizenzmodellen gebündelt. Dadurch erhält die LHS eine höhere Rechtssicherheit bei der Lizenzverwaltung und das Risiko eines Organisationsverschuldens der LHS kann deutlich minimiert werden. Der Einsatz von teurer Software (Lizenzkosten) kann durch dieses zentral koordinierende Lizenzmanagement effektiv und wirtschaftlich gesteuert werden. In enger Zusammenarbeit mit den Fachämtern (dezentral) wird bei der Abteilung IuK (zentral) geprüft, ob noch freie Lizenzen verfügbar sind bzw. ungenutzte Lizenzen verwendet werden können. Somit kann einer teuren Überlizenzierung oder einer vertragswidrigen Unterlizenzierung gegengesteuert werden (Lizenzkonformität). Die Fachämter müssen für fachamtsspezifische Software ihrerseits weiterhin dezentral Verantwortliche benennen.

Aus diesen Gründen wurden entsprechende Planungen eingeleitet und Teststellungen vorgenommen, um das bestehende Großrechnerverfahren durch eine adäquate Softwarelösung zu ersetzen. In einer Pilotierung bei zwei Ämtern wurde ein positives Ergebnis für das Produkt der Firma Update4u Software AG aus Karlsruhe festgestellt. Die begonnene Arbeit soll nun fortgesetzt werden mit dem Ziel, das Produkt der Firma Update4u stadtweit einzusetzen. Der stadtweite Ausbau (ohne Klinikum) soll stufenweise bis Ende 2010 erfolgen.

Finanzielle Auswirkungen

Beim stadtweiten Ausbau des Verfahrens (ohne Klinikum) im Stufenkonzept entstehen voraussichtlich einmalige Investitionskosten in Höhe von insgesamt 397.168 EUR. Nach dem Endausbau ab 2010 belaufen sich die jährlichen Betriebskosten auf schätzungsweise 46.695 EUR.

Die einmaligen und die laufenden Kosten wurden bzw. werden im Rahmen der vorhandenen Mittel des IuK-Maßnahmenplans 2009 und des IuK-Haushalts gedeckt.

Beteiligte Stellen

Referat WFB

Vorliegende Anträge/Anfragen

keine

Erledigte Anträge/Anfragen

keine

Klaus-Peter Murawski
Bürgermeister

Anlagen

Ausführliche Begründung

Anlage 1 zur GRDrs 199/2009

Ausführliche Begründung

Bei der Abteilung IuK des Haupt- und Personalamts werden seit 1990 die IT-Bestandsdaten in einer zentralen Datenbank (Großrechnerbasiertes Bestandsmanagement-Verfahren der Fa. USU) verwaltet und entsprechend den jeweiligen Zu- und Abgängen im Hard- und Software-Bereich ständig aktualisiert. Dieses Verfahren zur IuK-Bestandsführung erfüllt nicht in ausreichendem Maße die heutigen Anforderungen und kann deshalb nicht zu strategischen und operativen Entscheidungen herangezogen werden. Verschiedene Fachämter und Eigenbetriebe haben aufgrund besonderer Anforderungen eigene dezentrale Bestandsmanagement-Lösungen auf unterschiedlichen Plattformen (z.B. Lotus Notes, Access, Excel etc.) im Einsatz. Eine umfassende Geschäftsprozessoptimierung im Bereich des IT-Bestandsmanagements bzw. IT Asset Managements erfordert ein verbessertes, integriertes Verfahren.

Aus diesem Grund wurden ab 2003 entsprechende Planungen eingeleitet und Teststellungen vorgenommen, um das bestehende Großrechnerverfahren durch eine adäquate Softwarelösung zu ersetzen.

In einem umfangreichen und zeitaufwändigen Auswahlverfahren wurde Ende 2007 eine Entscheidung für ein Software-Produkt der Fa. Update4u Software AG getroffen, das die besonderen Anforderungen der LHS erfüllt. Im Rahmen einer ca. neunmonatigen Pilotierungsphase unter Echteinsatzbedingungen beim Haupt- und Personalamt sowie beim Tiefbauamt mit Eigenbetrieb SES wurde seit Anfang 2008 das Produkt auf die vorhandenen IT Asset Management-Prozesse der Landeshauptstadt Stuttgart evaluiert.

Die durchweg positiven Ergebnisse aus dieser Pilotierung sind in einem Projektbericht zusammengefasst (und durch Ref. AK am 29.01.2009 unterzeichnet worden).

Die begonnene Arbeit soll nun fortgesetzt werden, der Roll-out für den stadtweiten Einsatz des Software-Produkts vorbereitet und entsprechend umgesetzt werden. Der stadtweite Ausbau erfolgt nach einem Stufenkonzept in drei Planungs- und Umsetzungsphasen, beginnend mit den Ämtern innerhalb der LHS-Master-Domäne. Der Ausbau soll bis Ende 2010 abgeschlossen sein. Neben der Inventarisierung der Hard- und Softwaredaten und IT-Bestandsdaten soll außerdem darauf aufbauend ein verbessertes Lizenzmanagement sukzessive auf- und ausgebaut werden.

Finanzielle Auswirkungen

1. Bisherige Ausgaben	Finanz-/Sachmittel Ist
Vorprojekt (Planungs- u. Konzeptionsphase) 2003/2004	Entsprechend PlanungsauftragInvestitionsmittel (VmHH): 30.885,00 €
Evaluierung 2005 – 2007	Evaluierung bis Abschluss Auswahlverfahren, Ausschreibung (Aufhebung der Ausschreibung), weitere Marktanalyse, Teststellung Investitionsmittel (VmHH): 79.414,01 €
Pilotprojekt 03/2008 – 11/2008	Pilotierung beim Amt 10 und Amt 66 mit SESInvestitionsmittel (VmHH): 136.869,16 € Softwarepflege und Serverbetreuung (VwHH): 25.000,00 €
2. Geplante Ausgaben für den stadtweiten Ausbau	Geplante Finanz-/Sachmittel
Ausbau und Roll out der IT Asset Management-Lösung	Die Finanzierung der Roll-out-Phase wird über Mittel des IuK-Maßnahmenplans (IMP) erfolgen (vgl. IuK-Maßnahme-Nr. 0.IuK-BM/08/09). Einmalige Investitionsmittel (VmHH) für Software-Lizenzen, Beratungsleistungen, Qualifizierungsmaßnahmen: 150.000 € Lfd Ausgaben jährlich (VwHH) für: Softwarepflege: 25.275,60 € Serverbetreuung: 21.420 €
3.Gesamtdarstellung	Finanz-/Sachmittel
Gesamtbetrachtung der Kosten (2003-2010) bei stadtweitem Ausbau und lfd. Betrieb	Einmalige Investitionsmittel (VmHH): 397.168,17 € Lfd. Ausgaben jährlich (VwHH): 46.695,60 €

Ziele und Verbesserungspotentiale:
Der Einsatz eines IT Asset Managements muss der effektiven Bewirtschaftung aller informationstechnischen Vermögenswerte der Landeshauptstadt Stuttgart dienen. Ein leistungsfähiges IT Asset Management-Verfahren ist darüber hinaus Voraussetzung für die strukturierte und wirtschaftliche Weiterentwicklung der DV-Infrastruktur bei der LHS. Mit einer effizienten Software-Lösung sollen die Abteilung IuK sowie die Fachämter und Eigenbetriebe (ohne Klinikum) bei deren Aufgabenerledigung von der Planung über die Beschaffung bis hin zur technischen und kaufmännischen Bestandsführung ihrer Informationstechnologien umfassend unterstützt werden. Die Pflege der IT Assetdaten erfolgt in enger Zusammenarbeit zentraler und dezentraler Stellen.

Außerdem soll darauf aufbauend ein verbessertes zentrales Lizenzmanagement weiter auf- und ausgebaut werden.

Nachstehende Verbesserungspotentiale und wesentliche Projektergebnisse sind geplant:

· Berücksichtigung vielfältiger Aspekte im Lebenszyklus von Hardware, Software, Verträgen und Lizenzen
· Rechtssicherheit bei der Lizenzverwaltung, Risiko eines Organisationsverschuldens der LHS deutlich minimieren!
· Aufbau und Ausbau eines zentralen Lizenzmanagements beginnend mit den „wichtigsten“ stadtweiten Software-Produkten, begleitet durch organisatorische Regelungen (Rollen und Prozesse). Dadurch können u.a. Anfragen zu Lizenzprüfungen zeitnah und mit entsprechender Qualität beantwortet werden.
· Anbindung an die SAP-Anlagenbuchhaltung (Importschnittstelle, kaufm. Daten)
· Stets aktuelle Übersichten zur installierten Hard- und Software durch automatisierte Erfassung (automatische Erkennung vorhandener Bestände).
· Unterstützung der IuK-Koordinatorinnen/-Koordinatoren (First-level-support), dezentrale Zugriffsmöglichkeiten.
· Ad-hoc-Analysen der Hard- und Softwareausstattung sowohl zentral als auch dezentral. Bei der Software werden technische Meldungen auf lizenzrechtlich relevanten Versionsstand konsolidiert.
· Vermeidung von Redundanzen bei der Speicherung von Informationen
· Fundierte Planungs- und Entscheidungsgrundlage für das IT-Controlling sowie i.R. der regelmäßigen IMP-Planung z.B. hinsichtlich notwendiger Ersatzbeschaffungen, Releasewechsel/-planungen, Betriebssystemänderungen u.ä.
· Betriebsunterstützung des Anwender- und Systemservice u.a. bei User-Help-Desk; Störungs- und Problemmanagement, etc. (z. B. Überwachung von Garantiefällen)
· Transparenz in der detaillierten Darstellung des IT-Anlagevermögens je Amt/ Eigenbetrieb
· Ablösung des bisherigen Bestandsmanagement-Verfahrens sowie von dezentralen Insellösungen

Wie dargelegt, gibt es viele Gründe für die Ablösung des bisherigen Verfahrens, verbunden mit erheblichen Verbesserungspotentialen. Auch der beschriebene Ausbau des Lizenzmanagements spricht für den stadtweiten Einsatz dieses IT Asset Managements.

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