769/2003 Vorlage KSD-Redaktionssystem

Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser
Gz: AK 0438-02

GRDrs 769/2003

Stuttgart,

"Bürgerfreundliches Rathaus";
Veranstaltungs- und Ausstellungsmanagement

Beschlußvorlage

Vorlage an	zur	Sitzungsart	Sitzungstermin
Verwaltungsausschuß	Beschlussfassung	öffentlich	08.10.2003

Beschlußantrag:

Vom Bericht der Verwaltung sowie vom weiteren Vorgehen wird zustimmend Kenntnis genommen.
Das Haupt- und Personalamt wird beauftragt, mit dem Rückzug in das Rathaus die Voraussetzungen für ein professionelles Veranstaltungs- und Ausstellungsmanagement im Rathaus zu schaffen und dem Gemeinderat rechtzeitig vor Abschluß der Umbauarbeiten erneut zu berichten.

Begründung:

Mit der Sanierung des Rathaus-Gebäudes wird u.a. der Große Sitzungssaal von Grund auf renoviert, um künftig multifunktional nutzbar zu sein. Der Kleine und Mittlere Sitzungssaal werden modernisiert. Im 4. Obergeschoß des Flügels Eichstraße wird ein Konferenzbereich eingerichtet. Neben den sonstigen Besprechungszimmern sollen insbesondere diese Räumlichkeiten künftig verstärkt Bürgern, Vereinen, Firmen und Organisationen zugänglich gemacht bzw. vermietet werden, sofern sie nicht für Sitzungen des Gemeinderats und seiner Ausschüsse, für städtische Veranstaltungen oder Besprechungen benötigt werden.

Zur Optimierung der Einnahmesituation aus der Überlassung an Dritte sowie zur verbesserten Darstellung der internen Kosten soll die bisherige "Regelung zur Überlassung von Sitzungssälen und Besprechungszimmern im Rathaus der Stadt Stuttgart vom 28.01.1994" (siehe Anlage 1) aktualisiert werden. Diese Regelung beinhaltet schwerpunktmäßig die Versorgung der internen Bedarfsträger. Eine Überlassung an Dritte ist lediglich in Ausnahmefällen vorgesehen. Die Gebühren sind seit 1994 unverändert und entsprechen nicht mehr marktüblichen Konditionen, weshalb die Beträge angehoben werden sollen. Auch die interne Nutzung der Säle und Besprechungszimmer soll verrechnet werden. Eine Bewirtung soll künftig nur noch bei Kostenersatz erfolgen. Für die Überlassung zu ermäßigten Konditionen (z.B. für Fraktionen, Vereine u.a.) wird ein Kriterienkatalog erarbeitet.

Die Vergabe der Flächen und die Organisation dieser Veranstaltungen werden zentral dem Sachgebiet Gebäudemanagement der Abteilung Allgemeiner Service des Haupt- und Personalamts (GZ: 10-1.7) zugeordnet.

Finanzielle Auswirkungen

Bisherige Einnahmen aus der Vermietung der Säle in den Jahren 2000 bis 2002:	1.300 - 2.300 EURO/p.a.
Erwartete Einnahmen aus der Vermietung der Säle bei 15 - 30 maliger entgeltlicher Überlassung sämtlicher Räumlichkeiten bei marktüblichen Konditionen:	ca. 60.000 -120.000 EURO/p.a.

Für den Sitzungs- und Veranstaltungsdienst (der Sitzungsdienst hat derzeit fünf Mitarbeiter) bzw. für die Veranstaltungsorganisation wird eine zusätzliche Stelle beantragt.

Beteiligte Stellen

Referat St hat die Vorlage mitgezeichnet.

Referat KBS zeichnet die Vorlage nur mit, wenn der Kriterienkatalog aus dem Jahr 1994 beibehalten und im Hinblick auf die Gebührenhöhe aktualisiert wird, wobei das Budget der Ämter bei Aufnahme der internen Verrechnung entsprechend anzupassen sei. Zu diesen Punkten wird in der zu erstellenden Konzeption berichtet werden.

Referat WFB hat die Vorlage wegen der beantragten Stellenschaffung nicht mitgezeichnet. Durch die vielfältigeren Nutzungsmöglichkeiten infolge des Umbaus sowie die geplante verstärkte Vermietung bzw. Überlassung der Räume werden deutlich mehr Veranstaltungen im Rathaus stattfinden. Mit dem Auf- und Abbau der Möblierung im Großen Sitzungssaal sowie mit der Vermietung der Räume an Dritte kommen zusätzliche Aufgaben auf den Sitzungs- und Veranstaltungsdienst bzw. die Veranstaltungsorganisation zu. Mit dem vorhandenen Personal können diese Aufgaben voraussichtlich nicht geleistet werden.

Klaus-Peter Murawski
Bürgermeister

Anlagen

Anlage 1: "Regelung zur Überlassung von Sitzungssälen und Besprechungszimmern im Rathaus der Stadt Stuttgart vom 28.01.1994" (siehe Anlage/ Dateianhang)