Landeshauptstadt Stuttgart Stuttgart, 02/03/2003
Der Oberbürgermeister
GZ: OB 8001
Stellungnahme zum Antrag
Stadträtinnen/Stadträte - Fraktionen
Dr. Löffler Reinhard (CDU), Föll Michael (CDU)
Datum
10/28/2002
Betreff
Corporate Governance Kodex für kommunale Beteiligungsunternehmen
Anlagen
Text der Anfragen/ der Anträge
Beantwortung/ Stellungnahme:
Mit dem Begriff “Corporate Governance” wird die Unternehmensführung, insbesondere die Leitung und Überwachung eines Unternehmens umschrieben. Der Kodex soll Transparenz gewähren und das Vertrauen der Anleger, Kunden, Mitarbeiter und der Öffentlichkeit in die Leitung und Überwachung deutscher börsennotierter Unternehmen fördern. Da der Kodex jährlich überprüft und gegebenenfalls verändert werden soll, kann er als flexibles Instrument schneller als ein Gesetz an künftige Veränderungen angepasst werden.
Der Kodex umfasst folgende Bereiche:
1. Aktionäre und Hauptversammlung
2. Zusammenwirken von Vorstand und Aufsichtsrat
3. Vorstand
4. Aufsichtsrat
5. Transparenz
6. Rechnungslegung und Abschlussprüfung
Neben der Wiedergabe einer Reihe gesetzlicher Vorschriften, enthält der Kodex Empfehlungen (“soll”) und Anregungen (“sollte, kann”). Vorstand und Aufsichtsrat der börsennotierten Gesellschaft müssen jährlich erklären, dass den gemachten Empfehlungen des Kodex entsprochen wurde und wird oder welche Empfehlungen nicht angewendet wurden oder werden. Abweichungen von den im Kodex enthaltenen Anregungen sind nicht erklärungsbedürftig.
Die einzige städtische Beteiligungsgesellschaft, die an der Börse notiert ist, ist die Schlossgartenbau-AG (städt. Anteil 30%). Die SAG hat bereits zum Ende des Jahres 2002 eine entsprechende Erklärung auf ihrer homepage veröffentlicht, in der die Abweichungen von den Empfehlungen des Kodex erläutert werden. Für die anderen Beteiligungsgesellschaften besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Abgabe einer Erklärung.
Grundsätzlich kann bei den städtischen Beteiligungsgesellschaften von einer guten Unternehmenskultur und verantwortlicher Unternehmensführung gesprochen werden.
Da ein Großteil der Regelungen des Kodex für städtische Beteiligungsgesellschaften nicht relevant sind, ist die vollständige Übernahme des Kodex nicht umsetzbar. Im Folgenden werden die einzelnen Themenbereiche mit den für die Beteiligungsgesellschaften wesentlichen Punkten dargestellt und die bisherige Umsetzung erläutert:
1. Aktionäre und Hauptversammlung:
Die Empfehlungen und Anregungen zielen insbesondere auf die Information der Aktionäre und deren Möglichkeit zur Stimmabgabe ab. Diese Empfehlungen des Kodex gelten spezifisch für Aktiengesellschaften und sollen dem Schutz von Kleinaktionären dienen.
Grundsätzlich ist die Gesellschaftersituation bei einer städtischen Eigengesellschaft oder Mehrheitsbeteiligung nicht mit Aktionären bei börsennotierten großen Gesellschaften zu vergleichen. Die Gesellschafterfunktion bei Beteiligungsunternehmen wird vom Finanz- und Beteiligungsreferat sowie der Stadtkämmerei wahrgenommen, wobei wichtige Entscheidungen dem Gemeinderat vorgelegt werden. Der Bereich Aktionäre und Hauptversammlung des Kodex ist damit für die städtischen Beteiligungsgesellschaften nicht von Bedeutung.
2. Zusammenwirken von Vorstand und Aufsichtsrat
Die enge Zusammenarbeit und gemeinsame strategische Ausrichtung von Vorstand und Aufsichtsrat soll unterstrichen werden. Dazu sollen vom Aufsichtsrat die Informations- und Berichtspflichten des Vorstandes näher festgelegt werden. Außerdem beinhaltet dieser Bereich Regelungen für mitbestimmte Aufsichtsräte und Übernahmeangebote.
Die Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichtsrat wird bei den Beteiligungsgesellschaften über eine Geschäftsordnung geregelt. Diese enthält i.d.R. auch die Berichtspflichten. Bei den städtischen Beteiligungsgesellschaften werden Quartalsberichte erstellt und in den entsprechenden Gremien thematisiert. Entscheidende strategische (Neu-)Ausrichtungen werden im Aufsichtsrat und im Gemeinderat behandelt. Eine Absicherung gegenüber Übernahmeangeboten ist bei städtischen Beteiligungsunternehmen nicht relevant.
3. Vorstand
3.1 Zusammensetzung und Vergütung
Der Vorstand soll mehrere Personen umfassen und einen Sprecher haben, wobei eine Geschäftsordnung die Geschäftsverteilung regeln soll. Die Vergütung soll fixe und variable Bestandteile (z.B. Aktienoptionen) beinhalten und im Anhang des Konzernabschlusses aufgeschlüsselt und individualisiert dargestellt werden.
Bei den größeren Beteiligungsgesellschaften besteht die Geschäftsführung bzw. der Vorstand aus mehreren Personen, deren Zuständigkeit in der Geschäftsordnung geregelt ist. Teilweise ist die Funktion eines Sprechers vorhanden. Die Gesamtvergütungen, die im Regelfall aus fixen und erfolgsabhängigen Teilen bestehen, werden im Beteiligungsbericht jährlich ausgewiesen und damit offen gelegt. Eine weitere Aufschlüsselung und generelle Individualisierung empfiehlt die Verwaltung aufgrund des Schutzes der personenbezogenen Daten nicht.
3.2 Interessenkonflikte
Interessenkonflikte sollen dem Aufsichtsrat gegenüber offengelegt werden. Außerdem bedürfen wesentliche Geschäfte und Nebentätigkeiten der Zustimmung des Aufsichtsrates.
Wesentliche Geschäfte sind im Zuständigkeitskatalog der Geschäftsordnung geregelt. Danach entscheidet der Aufsichtsrat ab bestimmten Wertgrenzen oder bei bestimmten Arten von Geschäften. Darüber hinaus sind durch die Anforderungen des Gemeindewirtschaftsrechtes, das für kommunale Gesellschaften anzuwenden ist, bestimmte Entscheidungen der Gesellschafterversammlung – und damit dem Gemeinderat - vorbehalten. Die Jahresabschlussprüfung enthält den Bericht über “die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung und der wirtschaftlichen Verhältnisse” nach § 53 HGrG. Bei den Beteiligungsgesellschaften ist die Zulässigkeit von Nebentätigkeiten in den Geschäftsführerverträgen geregelt.
4. Aufsichtsrat
4.1 Aufgaben und Zuständigkeiten
Der Aufsichtsrat soll gemeinsam mit dem Vorstand für eine langfristige Nachfolgeplanung des Vorstandes sorgen. Die Modalitäten der Bestelldauer und die Altersgrenze für Vorstandsmitglieder sollen festgelegt werden. Der Aufsichtsrat soll sich eine Geschäftsordnung geben.
Die Vorstände und Geschäftsführer werden in der Regel für 5 Jahre bestellt. In den Verträgen werden auch die Altersgrenzen festgelegt. Bei den Beteiligungsgesellschaften gibt es i.d.R. Geschäftsordnungen für den Aufsichtsrat, die die Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung regeln.
4.2 Aufgaben und Befugnisse des Aufsichtsratsvorsitzenden
Der Aufsichtsratsvorsitzende soll regelmäßig mit dem Vorstand die Strategien und Risiken des Unternehmens beraten und den Aufsichtsrat unverzüglich über wichtige Ereignisse unterrichten.
Diese Forderung ist bei den städtischen Beteiligungen erfüllt. Die Aufsichtsratsvorsitzenden führen regelmäßig entsprechende Gespräche, wobei soweit erforderlich die Beteiligungsverwaltung zugezogen wird. Über wichtige Geschäftsereignisse wird der Aufsichtsrat in den regelmäßig stattfindenden Aufsichtsratssitzungen bzw. soweit notwendig in außerordentlichen Sitzungen informiert.
4.3 Bildung von Ausschüssen
Der Aufsichtsrat soll abhängig von den spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens und der Anzahl seiner Mitglieder fachlich qualifizierte Ausschüsse bilden (z.B. Audit Committee etc.).
Ausschüsse werden bei den Beteiligungsgesellschaften bisher nach Bedarf gebildet. So bestehen Vorstandswahlausschüsse, Personalausschüsse und Vergabeausschüsse.
4.4 Zusammensetzung und Vergütung
Bei der Aufsichtsratswahl sollen die erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten, fachliche Erfahrungen und die Unabhängigkeit berücksichtigt werden und bestimmte Regeln eingehalten werden. Außerdem soll die Vergütung feste und erfolgsorientierte Bestandteile beinhalten und individualisiert im Konzernanhang angegeben werden (auch Beratungsleistungen etc.). Der Vorsitzende soll bei der Vergütung entsprechend berücksichtigt werden. Bei einer Abwesenheit eines Mitgliedes von mehr als der Hälfte der Aufsichtsratsitzungen soll dies im Bericht des Aufsichtsrates vermerkt werden.
Für die Vergabe der Aufsichtsratsmandate ist der Gemeinderat zuständig. Bei den Vergütungen der Aufsichtsräte gibt es derzeit keine erfolgsabhängigen Bestandteile. Die Gesamtbezüge des Aufsichtsrates werden jährlich im Beteiligungsbericht veröffentlicht.
4.5 Interessenkonflikte
Aufsichtsratsmitglieder sollen Interessenkonflikte offen legen und bei wesentlichen Konflikten ihr Mandat niederlegen. Berater- und andere Verträge mit der Gesellschaft bedürfen der Zustimmung des Aufsichtsrates.
Diese Punkte werden sukzessive in die Geschäftsordnungen der Beteiligungsgesellschaften aufgenommen bzw. ergänzt.
5. Transparenz
Mit diesem Bereich soll die ausreichende Information der Aktionäre, auch über das Internet, sichergestellt werden.
Mit geringen Ausnahmen gibt es bei den städtischen Beteiligungsunternehmen keine außenstehenden Aktionäre. Die Jahresabschlüsse werden in den Ausschüssen und im Gemeinderat öffentlich beraten und im Stuttgarter Amtsblatt veröffentlicht. Außerdem werden im Beteiligungsbericht die wichtigsten Kennzahlen der Beteiligungsgesellschaften dargestellt.
6. Rechnungslegung und Abschlussprüfung
6.1 Rechnungslegung
Der Kodex fordert Zwischenberichte, eine zeitnahe Aufstellung des Konzernabschlusses (90 Tage nach Ende des Berichtszeitraumes), eine Übersicht über die Beteiligungen etc.
Die LHS erstellt seit mehreren Jahren einen Beteiligungsbericht und darüber hinaus einen Konzernabschluss, der im Beteiligungsbericht dargestellt wird. Eine zeitnahe Erstellung wurde in den letzten Jahren konsequent verfolgt. Aufgrund kommunaler Vorschriften und der bisherigen Handhabung der Beteiligungsverwaltung wurde somit eine übersichtliche Offenlegung über das Beteiligungsvermögen der Stadt schon in der Vergangenheit erreicht. Der Aufsichtsrat und die Gesellschafter werden über Zwischenberichte informiert.
6.2 Abschlussprüfung
Eine Erklärung des vorgesehenen Abschlussprüfers soll eingeholt werden, die über Beziehungen zur Gesellschaft und Organen Auskunft gibt, die Zweifel an seiner Unabhängigkeit begründen können. Weiter soll sich die Erklärung auch auf vergangene und zukünftige (Beratungs-) Leistungen für das Unternehmen erstrecken. Der Aufsichtsrat soll über alle möglichen Befangenheitsgründe des Abschlussprüfers und über alle für den Aufsichtsrat wesentlichen Feststellungen unterrichtet werden.
Bezüglich der Beteiligungsunternehmen soll dieser Themenbereich bei der nächsten Angebotseinholung für ein Prüfmandat berücksichtigt werden. Damit soll eine stärkere Kontrolle über die Beziehungen zwischen dem Abschlussprüfer und der Gesellschaft erreicht werden.
Der Kodex verlangt keine Trennung von Prüfungs- und Beratungsleistungen, lediglich eine Offenlegung. Jedoch wurde in der Vergangenheit von der Beteiligungsverwaltung i.d.R. auf eine Trennung von Abschlussprüfung und strategischen und grundlegenden Beratungsleistungen geachtet. Bei kleineren Beratungsaufträgen ist eine strikte Trennung aus Sicht der Verwaltung nicht zu empfehlen, da die vom Wirtschaftsprüfer bereits aufgebauten Kenntnisse über das Unternehmen genutzt werden können. Diese Handhabung soll grundsätzlich beibehalten werden.
7. Zusammenfassung
Die Verwaltung schlägt zusammenfassend vor, den städtischen Beteiligungsgesellschaften nicht generell eine Erklärungs-Abgabe aufzuerlegen, da damit keine wesentlich verbesserte Unternehmenskultur zu erwarten wäre. Außerdem wurden in der Vergangenheit vermehrt Gesellschaften in Kooperation mit anderen Partnern gegründet, so dass eine generelle 1:1-Anwendung durchgesetzt werden müsste.
Wie aufgezeigt, hat die Beteiligungsverwaltung in der Praxis die meisten Punkte des Kodex bereits umgesetzt. Dennoch wird die Verwaltung, ggf. im Zusammenwirken mit einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, eine Beteiligungsrichtlinie entwickeln, die für die städtischen Mehrheitsbeteiligungen anzuwenden ist und für die Minderheitsbeteiligungen empfohlen wird. Darin sollen auch die für die städtischen Beteiligungsgesellschaften sinnvollen Empfehlungen des Kodex aufgenommen werden. Die Beteiligungsrichtlinie soll im Verwaltungsausschuss und im Gemeinderat zu gegebener Zeit beraten werden.
Der Wortlaut des Kodex in der Fassung vom 07.11.2002 ist beigefügt.
Dr. Wolfgang Schuster
Anlage zur Stellungnahme zum Antrag 374/2002
Deutscher Corporate Governance Kodex
1. Präambel
Der vorliegende Deutsche Corporate Governance Kodex (der “Kodex”) stellt wesentliche gesetzliche Vorschriften zur Leitung und Überwachung deutscher börsennotierter Gesellschaften (Unternehmensführung) dar und enthält international und national anerkannte Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung. Der Kodex soll das deutsche Corporate Governance System transparent und nachvollziehbar machen. Er will das Vertrauen der internationalen und nationalen Anleger, der Kunden, der Mitarbeiter und der Öffentlichkeit in die Leitung und Überwachung deutscher börsennotierter Aktiengesellschaften fördern.
Der Kodex verdeutlicht die Rechte der Aktionäre, die der Gesellschaft das erforderliche Eigenkapital zur Verfügung stellen und das unternehmerische Risiko tragen.
- Deutschen Aktiengesellschaften ist ein duales Führungssystem gesetzlich vorgegeben:
- Der Vorstand leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung. Die Mitglieder des Vorstands tragen gemeinsam die Verantwortung für die Unternehmensleitung. Der Vorstandsvorsitzende koordiniert die Arbeit der Vorstandsmitglieder.
- Der Aufsichtsrat bestellt, überwacht und berät den Vorstand und ist in Entscheidungen, die von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen sind, unmittelbar eingebunden. Der Aufsichtsratsvorsitzende koordiniert die Arbeit im Aufsichtsrat.
Die Mitglieder des Aufsichtsrats werden von den Aktionären in der Hauptversammlung gewählt. Bei Unternehmen mit mehr als 500 bzw. 2000 Arbeitnehmern im Inland sind auch die Arbeitnehmer im Aufsichtsrat vertreten, der sich dann zu einem Drittel bzw. zur Hälfte aus von den Arbeitnehmern gewählten Vertretern zusammensetzt. Bei Unternehmen mit mehr als 2000 Arbeitnehmern hat der Aufsichtsratsvorsitzende, der praktisch immer ein Vertreter der Anteilseigner ist, ein die Beschlussfassung entscheidendes Zweitstimmrecht. Die von den Aktionären gewählten Anteilseignervertreter und die Arbeitnehmervertreter sind gleichermaßen dem Unternehmensinteresse verpflichtet.
Das auch in anderen kontinentaleuropäischen Ländern etablierte duale Führungssystem und das international verbreitete System der Führung durch ein einheitliches Leitungsorgan (Verwaltungsrat) bewegen sich wegen des intensiven Zusammenwirkens von Vorstand und Aufsichtsrat in der Praxis aufeinander zu und sind gleichermaßen erfolgreich.
Die Rechnungslegung deutscher Unternehmen ist am True-and-fair-view-Prinzip orientiert und vermittelt ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens.
Empfehlungen des Kodex sind im Text durch die Verwendung des Wortes "soll" gekennzeichnet. Die Gesellschaften können hiervon abweichen, sind dann aber verpflichtet, dies jährlich offenzulegen. Dies ermöglicht den Gesellschaften die Berücksichtigung branchen- oder unternehmenspezifischer Bedürfnisse. So trägt der Kodex zur Flexibilisierung und Selbstregulierung der deutschen Unternehmensverfassung bei. Ferner enthält der Kodex Anregungen, von denen ohne Offenlegung abgewichen werden kann; hierfür verwendet der Kodex Begriffe wie "sollte" oder "kann". Die übrigen sprachlich nicht so gekennzeichneten Teile des Kodex betreffen Bestimmungen, die als geltendes Gesetzesrecht von den Unternehmen zu beachten sind.
In Regelungen des Kodex, die nicht nur die Gesellschaft selbst, sondern auch ihre Konzernunternehmen betreffen, wird der Begriff “Unternehmen” statt “Gesellschaft” verwendet.
Der Kodex richtet sich in erster Linie an börsennotierte Gesellschaften. Auch nicht börsennotierten Gesellschaften wird die Beachtung des Kodex empfohlen.
Der Kodex wird in der Regel einmal jährlich vor dem Hintergrund nationaler und internationaler Entwicklungen überprüft und bei Bedarf angepasst.
2. Aktionäre und Hauptversammlung
2.1 Aktionäre
2.1.1 Die Aktionäre nehmen ihre Rechte in der Hauptversammlung wahr und üben dort ihr Stimmrecht aus.
2.1.2 Jede Aktie gewährt grundsätzlich eine Stimme. Aktien mit Mehrstimmrechten oder Vorzugsstimmrechten (“golden shares”) sowie Höchststimmrechte bestehen nicht.
2.2 Hauptversammlung
2.2.1 Der Vorstand legt der Hauptversammlung den Jahresabschluss und den Konzernabschluss vor. Sie entscheidet über die Gewinnverwendung sowie die Entlastung von Vorstand und Aufsichtsrat, wählt die Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat und in der Regel den Abschlussprüfer.
Darüber hinaus entscheidet die Hauptversammlung über die Satzung und den Gegenstand der Gesellschaft, über Satzungsänderungen und über wesentliche unternehmerische Maßnahmen wie insbesondere Unternehmensverträge und Umwandlungen, über die Ausgabe von neuen Aktien und von Wandel- und Optionsschuldverschreibungen sowie über die Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien.
2.2.2 Bei der Ausgabe neuer Aktien haben die Aktionäre grundsätzlich ein ihrem Anteil am Grundkapital entsprechendes Bezugsrecht.
2.2.3 Jeder Aktionär ist berechtigt, an der Hauptversammlung teilzunehmen, dort das Wort zu Gegenständen der Tagesordnung zu ergreifen und sachbezogene Fragen und Anträge zu stellen.
2.2.4 Der Versammlungsleiter sorgt für eine zügige Abwicklung der Hauptversammlung.
2.3 Einladung zur Hauptversammlung, Stimmrechtsvertreter
2.3.1 Die Hauptversammlung der Aktionäre ist vom Vorstand mindestens einmal jährlich unter Angabe der Tagesordnung einzuberufen. Aktionärsminderheiten sind berechtigt, die Einberufung einer Hauptversammlung und die Erweiterung der Tagesordnung zu verlangen. Der Vorstand soll die vom Gesetz für die Hauptversammlung verlangten Berichte und Unterlagen einschließlich des Geschäftsberichts nicht nur auslegen und den Aktionären auf Verlangen übermitteln, sondern auch auf der Internet-Seite der Gesellschaft zusammen mit der Tagesordnung veröffentlichen.
2.3.2 Die Gesellschaft soll allen in- und ausländischen Finanzdienstleistern, Aktionären und Aktionärsvereinigungen, die dies vor nicht länger als einem Jahr verlangt haben, die Einberufung der Hauptversammlung mitsamt den Einberufungsunterlagen mitteilen, auf Verlangen auch auf elektronischem Wege.
2.3.3 Die Gesellschaft soll den Aktionären die persönliche Wahrnehmung ihrer Rechte erleichtern. Auch bei der Stimmrechtsvertretung soll die Gesellschaft die Aktionäre unterstützen. Der Vorstand soll für die Bestellung eines Vertreters für die weisungsgebundene Ausübung des Stimmrechts der Aktionäre sorgen; dieser sollte auch während der Hauptversammlung erreichbar sein.
2.3.4 Die Gesellschaft sollte den Aktionären die Verfolgung der Hauptversammlung über moderne Kommunikationsmedien (z.B. Internet) ermöglichen.
3. Zusammenwirken von Vorstand und Aufsichtsrat
3.1 Vorstand und Aufsichtsrat arbeiten zum Wohle des Unternehmens eng zusammen.
2.2 Der Vorstand stimmt die strategische Ausrichtung des Unternehmens mit dem Aufsichtsrat ab und erörtert mit ihm in regelmäßigen Abständen den Stand der Strategieumsetzung.
3.3 Für Geschäfte von grundlegender Bedeutung legen die Satzung oder der Aufsichtsrat Zustimmungsvorbehalte zugunsten des Aufsichtsrats fest. Hierzu gehören Entscheidungen oder Maßnahmen, die die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens grundlegend verändern.
3.4 Die ausreichende Informationsversorgung des Aufsichtsrats ist gemeinsame Aufgabe von Vorstand und Aufsichtsrat.
Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle für das Unternehmen relevanten Fragen der Planung, der Geschäftsentwicklung, der Risikolage und des Risikomanagements. Er geht auf Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen und Zielen unter Angabe von Gründen ein.
Der Aufsichtsrat soll die Informations- und Berichtspflichten des Vorstands näher festlegen. Berichte des Vorstands an den Aufsichtsrat sind in der Regel in Textform zu erstatten. Entscheidungsnotwendige Unterlagen, insbesondere der Jahresabschluss, der Konzernabschluss und der Prüfungsbericht, werden den Mitgliedern des Aufsichtsrats möglichst rechtzeitig vor der Sitzung zugeleitet.
3.5 Gute Unternehmensführung setzt eine offene Diskussion zwischen Vorstand und Aufsichtsrat sowie in Vorstand und Aufsichtsrat voraus. Die umfassende Wahrung der Vertraulichkeit ist dafür von entscheidender Bedeutung.
Alle Organmitglieder stellen sicher, dass die von ihnen eingeschalteten Mitarbeiter die Verschwiegenheitspflicht in gleicher Weise einhalten.
3.6 In mitbestimmten Aufsichtsräten sollten die Vertreter der Aktionäre und der Arbeitnehmer die Sitzungen des Aufsichtsrats jeweils gesondert, gegebenenfalls mit Mitgliedern des Vorstands, vorbereiten.
Der Aufsichtsrat sollte bei Bedarf ohne den Vorstand tagen.
3.7 Bei einem Übernahmeangebot müssen Vorstand und Aufsichtsrat der Zielgesellschaft eine begründete Stellungnahme zu dem Angebot abgeben, damit die Aktionäre in Kenntnis der Sachlage über das Angebot entscheiden können.
Der Vorstand darf nach Bekanntgabe eines Übernahmeangebots keine Handlungen außerhalb des gewöhnlichen Geschäftsverkehrs vornehmen, durch die der Erfolg des Angebots verhindert werden könnte, wenn er dazu nicht von der Hauptversammlung ermächtigt ist oder der Aufsichtsrat dem zugestimmt hat. Bei ihren Entscheidungen sind Vorstand und Aufsichtsrat an das beste Interesse der Aktionäre und des Unternehmens gebunden.
In angezeigten Fällen sollte der Vorstand eine außerordentliche Hauptversammlung einberufen, in der die Aktionäre über das Übernahmeangebot beraten und gegebenenfalls über gesellschaftsrechtliche Maßnahmen beschließen.
3.8 Vorstand und Aufsichtsrat beachten die Regeln ordnungsgemäßer Unternehmensführung. Verletzen sie die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters bzw. Aufsichtsratsmitglieds schuldhaft, so haften sie der Gesellschaft gegenüber auf Schadensersatz.
Schließt die Gesellschaft für Vorstand und Aufsichtsrat eine D&O-Versicherung ab, so soll ein angemessener Selbstbehalt vereinbart werden.
3.9 Die Gewährung von Krediten des Unternehmens an Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats sowie ihre Angehörigen bedarf der Zustimmung des Aufsichtsrats.
3.10 Vorstand und Aufsichtsrat sollen jährlich im Geschäftsbericht über die Corporate Governance des Unternehmens berichten. Hierzu gehört auch die Erläuterung eventueller Abweichungen von den Empfehlungen dieses Kodex.
4. Vorstand
4.1 Aufgaben und Zuständigkeiten
4.1.1 Der Vorstand leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung. Er ist dabei an das Unternehmensinteresse gebunden und der Steigerung des nachhaltigen Unternehmenswertes verpflichtet.
4.1.2 Der Vorstand entwickelt die strategische Ausrichtung des Unternehmens, stimmt sie mit dem Aufsichtsrat ab und sorgt für ihre Umsetzung.
4.1.3 Der Vorstand hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen hin.
4.1.4 Der Vorstand sorgt für ein angemessenes Risikomanagement und Risikocontrolling im Unternehmen.
4.2 Zusammensetzung und Vergütung
4.2.1 Der Vorstand soll aus mehreren Personen bestehen und einen Vorsitzenden oder Sprecher haben. Eine Geschäftsordnung soll die Geschäftsverteilung und die Zusammenarbeit im Vorstand regeln.
4.2.2 Die Vergütung der Vorstandsmitglieder wird vom Aufsichtsrat unter Einbeziehung von etwaigen Konzernbezügen in angemessener Höhe auf der Grundlage einer Leistungsbeurteilung festgelegt. Kriterien für die Angemessenheit der Vergütung bilden insbesondere die Aufgaben des Vorstandsmitglieds, seine Leistung sowie die wirtschaftliche Lage, der Erfolg und die Zukunftsaussichten des Unternehmens unter Berücksichtigung seines Vergleichsumfelds.
4.2.3 Die Vergütung der Vorstandsmitglieder soll fixe und variable Bestandteile umfassen. Die variable Vergütung sollte einmalige sowie jährlich wiederkehrende, an den geschäftlichen Erfolg gebundene Komponenten und auch Komponenten mit langfristiger Anreizwirkung enthalten. Als variable Vergütungskomponenten mit langfristiger Anreizwirkung dienen insbesondere Aktienoptionen oder vergleichbare Gestaltungen (z.B. Phantom Stocks). Diese sollen auf vorher festgelegte Vergleichsparameter wie z.B. die Wertentwicklung von Aktienindices oder das Erreichen bestimmter Kursziele bezogen sein. Eine nachträgliche Änderung der Erfolgsziele soll ausgeschlossen sein. Die Vorteile aus einem Aktienoptionsplan müssen angemessen sein. Die konkrete Ausgestaltung eines Aktienoptionsplans oder eines vergleichbaren Vergütungssystems soll in geeigneter Form bekanntgemacht werden.
4.2.4 Die Vergütung der Vorstandsmitglieder soll im Anhang des Konzernabschlusses aufgeteilt nach Fixum, erfolgsbezogenen Komponenten und Komponenten mit langfristiger Anreizwirkung ausgewiesen werden. Die Angaben sollten individualisiert erfolgen.
4.3 Interessenkonflikte
4.3.1 Vorstandsmitglieder unterliegen während ihrer Tätigkeit für das Unternehmen einem umfassenden Wettbewerbsverbot.
4.3.2 Vorstandsmitglieder und Mitarbeiter dürfen im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit weder für sich noch für andere Personen von Dritten Zuwendungen oder sonstige Vorteile fordern oder annehmen oder Dritten ungerechtfertigte Vorteile gewähren.
4.3.3 Die Vorstandsmitglieder sind dem Unternehmensinteresse verpflichtet. Kein Mitglied des Vorstands darf bei seinen Entscheidungen persönliche Interessen verfolgen und Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen.
4.3.4 Jedes Vorstandsmitglied soll Interessenkonflikte dem Aufsichtsrat gegenüber unverzüglich offenlegen und die anderen Vorstandsmitglieder hierüber informieren. Alle Geschäfte zwischen dem Unternehmen einerseits und den Vorstandsmitgliedern sowie ihnen nahestehenden Personen oder ihnen persönlich nahestehenden Unternehmungen andererseits haben branchenüblichen Standards zu entsprechen. Wesentliche Geschäfte sollen der Zustimmung des Aufsichtsrats bedürfen.
4.3.5 Vorstandsmitglieder sollen Nebentätigkeiten, insbesondere Aufsichtsratsmandate ausserhalb des Unternehmens, nur mit Zustimmung des Aufsichtsrats übernehmen.
5. Aufsichtsrat
5.1 Aufgaben und Zuständigkeiten
5.1.1 Aufgabe des Aufsichtsrats ist es, den Vorstand bei der Leitung des Unternehmens regelmäßig zu beraten und zu überwachen. Er ist in Entscheidungen von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen einzubinden.
5.1.2 Der Aufsichtsrat bestellt und entlässt die Mitglieder des Vorstands. Er soll gemeinsam mit dem Vorstand für eine langfristige Nachfolgeplanung sorgen. Der Aufsichtsrat kann die Vorbereitung der Bestellung von Vorstandsmitgliedern einem Ausschuss übertragen, der auch die Bedingungen des Anstellungsvertrages einschließlich der Vergütung festlegt.
Bei Erstbestellungen sollte die maximal mögliche Bestelldauer von fünf Jahren nicht die Regel sein. Eine Wiederbestellung vor Ablauf eines Jahres vor dem Ende der Bestelldauer bei gleichzeitiger Aufhebung der laufenden Bestellung soll nur bei Vorliegen besonderer Umstände erfolgen. Eine Altersgrenze für Vorstandsmitglieder soll festgelegt werden.
5.1.3 Der Aufsichtsrat soll sich eine Geschäftsordnung geben.
5.2 Aufgaben und Befugnisse des Aufsichtsratsvorsitzenden
Der Aufsichtsratsvorsitzende koordiniert die Arbeit im Aufsichtsrat und leitet dessen Sitzungen.
Der Aufsichtsratsvorsitzende soll zugleich Vorsitzender der Ausschüsse sein, die die Vorstandsverträge behandeln und die Aufsichtsratssitzungen vorbereiten. Den Vorsitz im Prüfungsausschuss (Audit Committee) sollte er nicht innehaben.
Der Aufsichtsratsvorsitzende soll mit dem Vorstand, insbesondere mit dem Vorsitzenden bzw. Sprecher des Vorstands, regelmäßig Kontakt halten und mit ihm die Strategie, die Geschäftsentwicklung und das Risikomanagement des Unternehmens beraten. Der Aufsichtsratsvorsitzende wird über wichtige Ereignisse, die für die Beurteilung der Lage und Entwicklung sowie für die Leitung des Unternehmens von wesentlicher Bedeutung sind, unverzüglich durch den Vorsitzenden bzw. Sprecher des Vorstands informiert. Der Aufsichtsratsvorsitzende soll sodann den Aufsichtsrat unterrichten und erforderlichenfalls eine ausserordentliche Aufsichtsratssitzung einberufen.
5.3 Bildung von Ausschüssen
5.3.1 Der Aufsichtsrat soll abhängig von den spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens und der Anzahl seiner Mitglieder fachlich qualifizierte Ausschüsse bilden. Diese dienen der Steigerung der Effizienz der Aufsichtsratsarbeit und der Behandlung komplexer Sachverhalte. Die jeweiligen Ausschussvorsitzenden berichten regelmäßig an den Aufsichtsrat über die Arbeit der Ausschüsse.
5.3.2 Der Aufsichtsrat soll einen Prüfungsausschuss (Audit Committee) einrichten, der sich insbesondere mit Fragen der Rechnungslegung und des Risikomanagements, der erforderlichen Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, der Erteilung des Prüfungsauftrags an den Abschlussprüfer, der Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und der Honorarvereinbarung befasst. Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses sollte kein ehemaliges Vorstandsmitglied der Gesellschaft sein.
5.3.3 Der Aufsichtsrat kann weitere Sachthemen zur Behandlung in einen oder mehrere Ausschüsse verweisen. Hierzu gehören u.a. die Strategie des Unternehmens, die Vergütung der Vorstandsmitglieder, Investitionen und Finanzierungen.
5.3.4 Der Aufsichtsrat kann vorsehen, dass Ausschüsse die Sitzungen des Aufsichtsrats vorbereiten und darüber hinaus auch anstelle des Aufsichtsrats entscheiden.
5.4 Zusammensetzung und Vergütung
5.4.1 Bei Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern soll darauf geachtet werden, dass dem Aufsichtsrat jederzeit Mitglieder angehören, die über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen und hinreichend unabhängig sind. Ferner sollen die internationale Tätigkeit des Unternehmens, potenzielle Interessenkonflikte und eine festzulegende Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder berücksichtigt werden.
5.4.2 Eine unabhängige Beratung und Überwachung des Vorstands durch den Aufsichtsrat wird auch dadurch ermöglicht, dass dem Aufsichtsrat nicht mehr als zwei ehemalige Mitglieder des Vorstands angehören sollen und dass Aufsichtsratsmitglieder keine Organfunktionen oder Beratungsaufgaben bei wesentlichen Wettbewerbern des Unternehmens ausüben sollen.
5.4.3 Jedes Aufsichtsratsmitglied achtet darauf, dass ihm für die Wahrnehmung seiner Mandate genügend Zeit zur Verfügung steht. Wer dem Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft angehört, soll insgesamt nicht mehr als fünf Aufsichtsratsmandate in konzernexternen börsennotierten Gesellschaften wahrnehmen.
5.4.4 Durch die Wahl bzw. Neuwahl von Aufsichtsratsmitgliedern zu unterschiedlichen Terminen und für unterschiedliche Amtsperioden kann Veränderungserfordernissen Rechnung getragen werden.
5.4.5 Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder wird durch Beschluss der Hauptversammlung oder in der Satzung festgelegt. Sie trägt der Verantwortung und dem Tätigkeitsumfang der Aufsichtsratsmitglieder sowie der wirtschaftlichen Lage und dem Erfolg des Unternehmens Rechnung. Dabei sollen der Vorsitz und der stellvertretende Vorsitz im Aufsichtsrat sowie der Vorsitz und die Mitgliedschaft in den Ausschüssen berücksichtigt werden.
Die Mitglieder des Aufsichtsrats sollen neben einer festen eine erfolgsorientierte Vergütung erhalten. Die erfolgsorientierte Vergütung sollte auch auf den langfristigen Unternehmenserfolg bezogene Bestandteile enthalten.
Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder sollte im Anhang des Konzernabschlusses individualisiert, aufgegliedert nach Bestandteilen ausgewiesen werden. Auch die vom Unternehmen an die Mitglieder des Aufsichtsrats gezahlten Vergütungen oder gewährten Vorteile für persönlich erbrachte Leistungen, insbesondere Beratungs- und Vermittlungsleistungen, sollen individualisiert im Anhang zum Konzernabschluss gesondert angegeben werden.
5.4.6 Falls ein Mitglied des Aufsichtsrats in einem Geschäftsjahr an weniger als der Hälfte der Sitzungen des Aufsichtsrats teilgenommen hat, soll dies im Bericht des Aufsichtsrats vermerkt werden.
5.5 Interessenkonflikte
5.5.1 Jedes Mitglied des Aufsichtsrats ist dem Unternehmensinteresse verpflichtet. Es darf bei seinen Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen.
5.5.2 Jedes Aufsichtsratsmitglied soll Interessenkonflikte, insbesondere solche, die auf Grund einer Beratung oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Geschäftspartnern entstehen können, dem Aufsichtsrat gegenüber offenlegen.
5.5.3 Der Aufsichtsrat soll in seinem Bericht an die Hauptversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung informieren. Wesentliche und nicht nur vorübergehende Interessenkonflikte in der Person eines Aufsichtsratsmitglieds sollen zur Beendigung des Mandats führen.
5.5.4 Berater- und sonstige Dienstleistungs- und Werkverträge eines Aufsichtsratsmitglieds mit der Gesellschaft bedürfen der Zustimmung des Aufsichtsrats.
5.6 Effizienzprüfung
Der Aufsichtsrat soll regelmäßig die Effizienz seiner Tätigkeit überprüfen.
6. Transparenz
6.1 Der Vorstand wird neue Tatsachen, die im Tätigkeitsbereich des Unternehmens eingetreten und nicht öffentlich bekannt sind, unverzüglich veröffentlichen, wenn sie wegen der Auswirkungen auf die Vermögens- und Finanzlage oder auf den allgemeinen Geschäftsverlauf geeignet sind, den Börsenpreis der zugelassenen Wertpapiere der Gesellschaft erheblich zu beeinflussen.
6.2 Sobald der Gesellschaft bekannt wird, dass jemand durch Erwerb, Veräußerung oder auf sonstige Weise 5, 10, 25, 50 oder 75 % der Stimmrechte an der Gesellschaft erreicht, über- oder unterschreitet, wird dies vom Vorstand unverzüglich veröffentlicht.
6.3 Die Gesellschaft wird die Aktionäre bei Informationen gleich behandeln. Sie soll ihnen unverzüglich sämtliche neuen Tatsachen, die Finanzanalysten und vergleichbaren Adressaten mitgeteilt worden sind, zur Verfügung stellen.
6.4 Zur zeitnahen und gleichmäßigen Information der Aktionäre und Anleger soll die Gesellschaft geeignete Kommunikationsmedien, wie etwa das Internet, nutzen.
6.5 Informationen, die die Gesellschaft im Ausland aufgrund der jeweiligen kapitalmarktrechtlichen Vorschriften veröffentlicht, sollen auch im Inland unverzüglich bekannt gegeben werden.
6.6 Erwerb oder Veräußerung von Aktien der Gesellschaft oder von darauf bezogenen Erwerbs- oder Beräußerungsrechten (z.B. Optionen) sowie von Rechten, die unmittelbar vom Börsenkurs der Gesellschaft abhängen, durch Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder der Gesellschaft oder ihres Mutterunternehmens sowie durch bestimmte ihnen nahestehnde Personen werden von diesen unverzüglich der Gesellschaft mitgeteilt. Von der Mitteilungspflicht sind der Erwerb auf arbeitsvertraglicher Grundlage, als Vergütungsbestandteil sowie unwesentliche Erwerbs- und Veräußerungsgeschäfte (25.000 EUR in 30 Tagen) ausgenommen. Die Gesellschaft veröffentlicht die Mitteilung unverzüglich.
Im Anhang zum Konzernabschluss sollen entsprechende Angaben gemacht werden. Der Aktienbesitz einschließlich der Optionen sowie der sonstigen Derivate des einzelnen Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieds ist dann anzugeben, wenn er direkt oder indirekt größer als 1% der von der Gesellschaft ausgegebenen Aktien ist. Übersteigt der Gesamtbesitz aller Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder 1% der von der Gesellschaft ausgegebenen Aktien, soll der Gesamtbesitz getrennt nach Vorstand und Aufsichtsrat angegeben werden.
6.7 Im Rahmen der laufenden Öffentlichkeitsarbeit sollen die Termine der wesentlichen wiederkehrenden Veröffentlichungen (u.a. Geschäftsbericht, Zwischenberichte, Hauptversammlung) in einem “Finanzkalender” mit ausreichendem Zeitvorlauf publiziert werden.
6.8 Von der Gesellschaft veröffentlichte Informationen über das Unternehmen sollen auch über die Internetseite der Gesellschaft zugänglich sein. Die Internetseite soll übersichtlich gegliedert sein. Veröffentlichungen sollten auch in englischer Sprache erfolgen.
7. Rechnungslegung und Abschlussprüfung
7.1 Rechnungslegung
7.1.1 Anteilseigner und Dritte werden vor allem durch den Konzernabschluss informiert. Sie sollen während des Geschäftsjahres durch Zwischenberichte unterrichtet werden. Der Konzernabschluss und die Zwischenberichte sollen unter Beachtung international anerkannter Rechnungslegungsgrundsätze aufgestellt werden. Für gesellschaftsrechtliche Zwecke (Ausschüttungsbemessung, Gläubigerschutz) werden Jahresabschlüsse nach nationalen Vorschriften (HGB) aufgestellt, die auch Grundlage für die Besteuerung sind.
7.1.2 Der Konzernabschluss wird vom Vorstand aufgestellt und vom Abschlussprüfer sowie vom Aufsichtsrat geprüft. Der Konzernabschluss soll binnen 90 Tagen nach Geschäftsjahresende, die Zwischenberichte sollen binnen 45 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums, öffentlich zugänglich sein.
7.1.3 Der Konzernabschluss soll konkrete Angaben über Aktienoptionsprogramme und ähnliche wertpapierorientierte Anreizsysteme der Gesellschaft enthalten.
7.1.4 Die Gesellschaft soll eine Liste von Drittunternehmen veröffentlichen, an denen sie eine Beteiligung von für das Unternehmen nicht untergeordneter Bedeutung hält. Handelsbestände von Kredit- und Finanzdienstleistungsinstituten, aus denen keine Stimmrechte ausgeübt werden, bleiben hierbei unberücksichtigt. Es sollen angegeben werden: Name und Sitz der Gesellschaft, Höhe des Anteils, Höhe des Eigenkapitals und Ergebnis des letzten Geschäftsjahres.
7.1.5 Im Konzernabschluss sollen Beziehungen zu Aktionären erläutert werden, die im Sinne der anwendbaren Rechnungslegungsvorschriften als nahestehende Personen zu qualifizieren sind.
7.2 Abschlussprüfung
7.2.1 Vor Unterbreitung des Wahlvorschlags soll der Aufsichtsrat bzw. der Prüfungsausschuss eine Erklärung des vorgesehenen Prüfers einholen, ob und ggf. welche beruflichen, finanziellen oder sonstigen Beziehungen zwischen dem Prüfer und seinen Organen und Prüfungsleitern einerseits und dem Unternehmen und seinen Organmitgliedern andererseits bestehen, die Zweifel an seiner Unabhängigkeit begründen können. Die Erklärung soll sich auch darauf erstrecken, in welchem Umfang im vorausgegangenen Geschäftsjahr andere Leistungen für das Unternehmen, insbesondere auf dem Beratungssektor, erbracht wurden bzw. für das folgende Jahr vertraglich vereinbart sind.
Der Aufsichtsrat soll mit dem Abschlussprüfer vereinbaren, dass der Vorsitzende des Aufsichtsrats bzw. des Prüfungsausschusses über während der Prüfung auftretende mögliche Ausschluss- oder Befangenheitsgründe unverzüglich unterrichtet wird, soweit diese nicht beseitigt werden.
7.2.2 Der Aufsichtsrat erteilt dem Abschlussprüfer den Prüfungsauftrag und trifft mit ihm die Honorarvereinbarung.
7.2.3 Der Aufsichtsrat soll vereinbaren, dass der Abschlussprüfer über alle für die Aufgaben des Aufsichtsrats wesentlichen Feststellungen und Vorkommnisse unverzüglich berichtet, die sich bei der Durchführung der Abschlussprüfung ergeben.
Der Aufsichtsrat soll vereinbaren, dass der Abschlussprüfer ihn informiert bzw. im Prüfungsbericht vermerkt, wenn er bei Durchführung der Abschlussprüfung Tatsachen feststellt, die eine Unrichtigkeit der von Vorstand und Aufsichtsrat abgegebenen Erklärung zum Kodex ergeben.
7.2.4 Der Abschlussprüfer nimmt an den Beratungen des Aufsichtsrats über den Jahres- und Konzernabschluss teil und berichtet über die wesentlichen Ergebnisse seiner Prüfung.