Landeshauptstadt Stuttgart Stuttgart, 11/09/2005
Der Oberbürgermeister
GZ: OB
Stellungnahme zum Antrag
Stadträtinnen/Stadträte - Fraktionen
Uhl Reinhold (CDU), Barg Stefan (CDU), Prof. Dr. Loos Dorit (CDU)
Datum
08/29/2005
Betreff
Stabsstelle Verwaltungsreform
Anlagen
Text der Anfragen/ der Anträge
Beantwortung/ Stellungnahme:
“Wer aufhört, besser zu werden, hört auf gut zu sein” (Robert Bosch). Ich sehe daher die Verwaltungsreform als Daueraufgabe für die Landeshauptstadt Stuttgart. In Konsequenz daraus wurden die beiden Stabsstellen “Koordinierung der Verwaltungsreform, Leistungscontrolling und Qualitätsmanagement” (10-02) und die “Innovationswerkstatt” (10-03) mit Organisationsverfügung des Referats AK vom 28. Juli 2005 zum 1. September 2005 in die Abteilung Gemeinderat, Leistungscontrolling und eGovernment des Haupt- und Personalamts (10-2) eingegliedert. Schwerpunktaufgaben werden dabei der Aufbau und die Durchführung eines Leistungscontrollings und die kontinuierliche Weiterentwicklung des eGovernments sein. Damit soll gewährleistet werden, dass die bisherigen Ergebnisse der Verwaltungsreform nachgehalten und ständig optimiert werden.
Die Verwaltungsreform im Sinne einer kontinuierlichen Anpassung und Weiterentwicklung kann aus meiner Sicht auch deshalb nie abgeschlossen sein, weil es sich Stuttgart im interkommunalen und internationalen Wettbewerb – auch vor dem Hintergrund des demografischen Wandels - gar nicht leisten kann, auf eine kontinuierliche Optimierung der Verwaltung zu verzichten. Meines Erachtens müssen wir noch mehr Anstrengungen unternehmen, um die Stadtverwaltung auf diese Herausforderungen vorzubereiten und sie zu optimieren und zu effektivieren. Alle einschlägigen Institutionen wie die Kommunale Gemeinschaftstselle (KGSt), das Deutsche Institut für Urbanistik (Difu) oder der Deutsche Städtetag und namhafte Vertreter der Verwaltungswissenschaften haben die Laufzeit des Veränderungsprozesses in der öffentlichen Verwaltung unterschätzt. Daher führen auch 77 % aller deutschen Städte die Verwaltungsreform weiter, was aus der jüngsten Umfrage des Deutschen Städtetags/Difu hervorgeht.
Vom Ergebnis her betrachtet waren wir bei der Verwaltungsreform sehr erfolgreich, was folgende Beispiele untermauern:
- Beim Thema Internet und eGovernment zeigen die vielen Preise, Auszeichnungen und Rankings, dass das Internetangebot der Landeshauptstadt Stuttgart zu den besten in Europa gehört!
- Nicht ohne Grund hat die Zeitschrift “Wirtschaftswoche” Stuttgart als die Nummer 2 (hinter Hamburg) der reformfreudigsten Städte in Deutschland ausgezeichnet. Hauptgründe dafür lagen in der dezentralen Verwaltungsstruktur und im großen Angebot von Dienstleistungen vor Ort (Bürgerservice) sowie in der Beurteilung der Stadtverwaltung durch die Wirtschaft hinsichtlich Kostenbewusstsein und Effizienz der Stuttgarter Stadtverwaltung.
- Aber auch die Ergebnisse der regelmäßigen Bürgerbefragungen sprechen dafür, dass die Verwaltung vor allem bei der Qualität gut aufgestellt ist, auch wenn es noch Verbesserungspotenziale gibt.
Mit der GRDrs. 264/1998 hat der Gemeinderat einstimmig die Weiterführung der Verwaltungsreform und damit auch die zu bearbeitenden Handlungsfelder (Anlage 3 zur GRDrs. 264/1998) beschlossen. Die Auflistung der Projekte (Anlage) orientiert sich an diesen Handlungsfeldern. Einige dieser Themen sind weit gehend bearbeitet, andere noch nicht abschließend oder nicht in der geplanten Weise. Die Handlungsfelder Struktur- und Prozessoptimierungen waren die Grundlage für die Berechnung des Finanzziels der Verwaltungsreform von 51 Mio. €. Die vorliegenden Gesamtkonzepte wurden nicht umgesetzt; sondern in Einzelprojekten bearbeitet. 2002 hat das Referat Allgemeine Verwaltung ein Handlungskonzept zum Finanzziel vorgelegt, das durch einzelne Projekte nach und nach abgearbeitet und umgesetzt wird (z.B. OU Bauverwaltung, eProcurement, eGovernment).
Teilweise sind aus den Projekten der Verwaltungsreform Daueraufgaben erwachsen, die nun in der Linie abgewickelt werden wie z.B. Controllingaufgaben (Bauinvestitionscontrolling, Kosten- und Leistungsrechnung etc.).
Zu den Fragen 1 bis 3 wird auf die Anlage verwiesen.
Zur Frage 4:
Komplexe und übergreifende Themen werden in der Privatwirtschaft ebenfalls in Projektstrukturen abgewickelt. Teilweise werden sie Stabsstellen genannt, teilweise Kompetenzzentren. Solche Organisationseinheiten sind zeitgemäße, flexible, effiziente und erfolgreiche Organisations-/ Arbeitsstrukturen und –methoden.
Projekte der Verwaltungsreform betreffen die gesamte Verwaltung. Deshalb ist es nahe liegend, dass unterschiedliche Organisationseinheiten für verschiedene Projekte verantwortlich sind.
In der letzten Zeit ist bei den Ämtern und Eigenbetrieben eine wachsende Zahl von Projekten zu beobachten, die sich nicht an die städtischen Regelungen zum Projektmanagement halten. Dadurch ist u.U. beim Gemeinderat der Eindruck entstanden, dass der Überblick über die Projekte nur partiell gegeben sei. Die Verwaltung reagiert darauf mit einer verbesserten Steuerung und Koordination aller Projekte durch ein einfacheres, einheitliches und transparentes stadtweites Projektmanagement und durch das Pilotprojekt e-M.O.S.®. Die Verwaltungsführung und der Gemeinderat bekommen durch dieses transparente und in der Informationsstruktur einheitliche Instrumentarium die Möglichkeit einer umfassenden zielorientierten Steuerung. Dadurch kann auch die Akzeptanz der Gesamtsteuerung weiter verbessert werden.
Zur Frage 5:
Die Entwicklung der Stabsstellen und der Abteilung Organisation und PersonalEntwicklung stellt sich wie folgt dar:
Die bisherige Stabsstelle Verwaltungsreform, Leistungscontrolling und Qualitätsmanagement (10-02) wurde 1998 eingerichtet. Zurzeit sind dem Bereich noch 5 Stellen zugeordnet. Die Stelle des Leiters wurde kostenneutral eingerichtet. 3 Stellen kommen aus der Abteilung Organisation und Personalentwicklung. 1 Stelle wurde zum Stellenplan 2000 im Rahmen des Kontingents von 21,5 Stellen für Gesamtsteuerung, KLR und SAP für 10-02 geschaffen. Zum Stellenplan 2006 wird 1 Stelle gestrichen, so dass dem Bereich Leistungscontrolling und Koordination ab 01.01.2006 dann noch 4 Stellen zugeordnet sind.
2000: 5 Stellen
2006: 4 Stellen
Die Innovationswerkstatt (10-03) wurde im August 1999 aus der IuK-Abteilung als Ergebnis einer Organisationsuntersuchung durch die Fa. SEY (Schitag, Ernst & Young) ausgegliedert. Zu den Aufgaben zählte die "Initiierung, Steuerung, Durchführung, Auswertung und Begleitung von Innovationsvorhaben". Die maximal bewilligte Personalausstattung für stuttgart.de betrug 5,5 Personen: die 3 Mitarbeiter/innen des Kernteams von 10-03, eine Internet-Redakteurin, eine Web-Koordinatorin und eine Teilzeitkraft (50%) für die Thesaurus-Redaktion.
Im Verlauf des Projektes wurden die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für den nachfolgenden technischen und redaktionellen Betrieb geschaffen. Mit Abschluss des Projektes gingen 2,5 Stellen für den redaktionellen Betrieb (Internetredaktion) an L/OB-K über. Damit war 10-03 wieder auf die ursprüngliche Größenordnung von 3 Mitarbeitern reduziert. Die Aufgabe der Weiterentwicklung von stuttgart.de und der Ausbau der Bürgerkioske sind verblieben.
Ende 2003 und zu Beginn des Jahres 2004 wurden die Aufgaben zu eGovernment konkretisiert; am 22.03.2003 habe ich der Innovationswerkstatt den Projektauftrag erteilt. Eine personelle Verstärkung durch Zuordnung von 2 Mitarbeitern aus der IuK-Abteilung des Haupt- und Personalamts erfolgte kostenneutral mit der organisatorischen Eingliederung der Innovationswerkstatt als "Kompetenzzentrum eGovernment" in die Abteilung 10-2.
2000: 5,5 Stellen
2005: 5 Stellen
Im Ergebnis verfügen die früheren Stabsstellen 10-02 und 10-03 ausschließlich über Stellen, die aus dem Bestand des Haupt- und Personalamtes zur Verfügung gestellt worden sind.
Der Abteilung Organisation und PersonalEntwicklung (10-3), zu deren Schwerpunktaufgaben Projektmanagement, Organisation, Stellenplan, Personalentwicklung und Weiterbildung gehören, waren im Jahr 2000 insgesamt 37,8 Planstellen zugeordnet. Diese Zahl hat sich zum Stellenplan 2005 auf 35,8 Stellen reduziert. Dies ist zum einen auf die Übertragung von 3 Stellen auf die frühere Stabsstelle 10-02 zurückzuführen. Zum anderen erfolgte die Zuordnung von 1 Stelle mit Aufgabenanteilen aus einem anderen Bereich des Haupt- und Personalamts zu der Abteilung 10-3. Im Rahmen der Optimierung der Gebäudereinigung und der Vergabe von Reinigungsleistungen wurde zum 01.07.2005 1 Stelle der Abteilung Allgemeiner Service des Haupt- und Personalamts (10-1) zugeordnet, so dass bei der Abteilung 10-3 zum Stellenplan 2006 noch 34,8 Stellen ausgewiesen sind. Zusätzlich ist 1 Mitarbeiterin seit über 2 Jahren zur Umsetzung des Schulhausbetreuungssystems bis auf weiteres zum Schulverwaltungsamt abgeordnet. Der Abteilung 10-3 sind defacto dann nur 33,8 Stellen zugeordnet.
Zur Frage 6:
Neben der Unterstützung der Ratsarbeit, der Verwaltungsspitze und der Amts- und Eigenbetriebsleitungen bei der Planung, Zieldefinition, der Kontrolle der Zielerreichung der Leistungen, deren Wirkungen, Qualitäten und Standards durch Berichte (Information) und Qualitätssicherungssysteme sowie durch das Gesamtsteuerungssystem werden auch Beiträge zur Effizienzsteigerung der Verwaltung als permanente Aufgabe im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses erwartet. Außerdem soll durch die Verknüpfung einzelner Projekte und Aufgabenstellungen für eine koordinierte amtsinterne und stadtweite Gesamtschau gesorgt werden.
Dazu ist es notwendig, ein Leistungscontrolling aufzubauen. Einige der Grundlagen dafür sind bereits gelegt (zielorientierte Steuerung – Gesamtsteuerung und Amtssteuerung – Kennzahlenberichte etc.), andere Grundlagen und Voraussetzungen müssen erst noch im Haupt- und Personalamt selbst und zusammen mit den Ämtern und Eigenbetrieben aufgebaut werden.
Daneben wird der Ausbau des Kommunalen Rats- und Verwaltungsinformationssystems (KORVIS) und der GA-Systeme kontinuierlich empfängerorientiert fortgesetzt. Ein weiterer Schwerpunkt stellt die Koordination aller Aktivitäten zur Abmilderung der demografischen Schieflage dar. Wir müssen auf diese Herausforderung angemessen und nachhaltig reagieren; dazu ist es unabdingbar, alle Kräfte der Stadt zielgerichtet zu bündeln.
Schwerpunktaufgaben des Kompetenzzentrums eGovernment liegen in der Gesamtkoordination (inhaltliche Festlegung und zeitliche Koordination) des eGovernment-Prozesses sowie bei der Initiierung, Konzeption, Durchführung, Leitung und Begleitung von eGovernment-Projekten auf der Basis einer ganzheitlichen eGovernment-Strategie für die Landeshauptstadt Stuttgart.
Zu den Schwerpunkten des eGovernment-Kompetenzzentrums für die nächsten Jahre zählen: Konzeption und Umsetzung von eGovernment-Anwendungen aus den Bereichen Familie und Kinder, Schule und Bildung, Sport und Kultur sowie dem Komplex Leben im Alter. Darüber hinaus werden die Abfallbetriebe in ihren Aufgaben Müllabfuhr, Behälterbestellung, (Express-) Sperrmüllabholung sowie Entsorgung in Verbindung mit der Anlieferung an die Müllverbrennungsanlage mit Online-Anwendungen unterstützt.
Ausgehend von den gesetzlichen Bestimmungen zur Eröffnung eines gleichberechtigten Zugangs für Alle zum städtischen Internet-Angebot (Barrierefreiheit) werden die derzeitige Anwendung www.stuttgart.de und die Anwendung auf den eBürgerkiosken in eine komplett neue Fassung überführt (sog. Relaunch), die den Anforderungen nach Barrierfreiheit entspricht.
Aus Anlass der Fußball WM 2006 und im Sinne der Eröffnung eines weiteren Zugangskanals zu den städtischen Informationen und Dienstleistungen wird ein über Handys, Smartphones und PDAs abrufbares Mobil-Angebot aufgebaut. Dieses wird als nachhaltige Lösung über die WM hinaus zur Erweiterung des Bürgerservice-Angebotes weiterentwickelt.
Mit der Entwicklung des Mobil-Angebotes verbunden, aber auch darüber hinaus ein künftiges Schwerpunktthema ist die Mehrsprachigkeit der über das Internet angebotenen Informationen und Verwaltungsdienstleistungen. Dies ist vor allem unter dem Blickwinkel einer stärkeren Internationalisierung von zunehmender Bedeutung.
Ein neues Schwerpunktthema ist mit dem Thema eHealth, das heißt mit dem Einsatz von IuK-Technologien zur Unterstützung im Gesundheitswesen, verbunden. Darunter fallen die anstehenden Informationen und Arbeiten zur Einführung der Gesundheitskarte, die Schaffung von leicht zugänglichen Informationsangeboten für Kunden/Patienten und der Aufbau einer Kooperations- und Wissensplattform in der Region in Zusammenarbeit mit Partnern aus der Region.
Das Haupt- und Personalamt optimiert ständig seine Ablauforganisation und passt dementsprechend die Ablauforganisation an.
Dr. Wolfgang Schuster
Anlage: Übersicht über alle Projekte der Verwaltungsreform
