Landeshauptstadt Stuttgart Stuttgart, 02/20/2007
Der Oberbürgermeister
GZ: OB-0336-02
Stellungnahme zum Antrag
Stadträtinnen/Stadträte - Fraktionen
FDP-Gemeinderatsfraktion
Datum
12/18/2006
Betreff
Volumen der Tagesordnungen der gemeinderätlichen Gremien
Anlagen
Text der Anfragen/ der Anträge
Beantwortung/ Stellungnahme:
Das Problem, dass Tagesordnungen an manchen Sitzungsterminen sehr dünn, dagegen bei anderen Sitzungen viel zu lang sind, ist nicht nur bei den Gemeinderatssitzungen, sondern auch bei den Tagesordnungen des Verwaltungsausschusses und der Fachausschüsse festzustellen.
Die Verwaltung arbeitet derzeit an der Optimierung des Sitzungsmanagements. Folgende Lösungsansätze sind dabei denkbar:
1. Die Beratungspunkte sollen gleichmäßiger über das Jahr verteilt werden, damit es nicht weiterhin zu überfrachteten Tagesordnungen vor allem kurz vor den sitzungsfreien Wochen der Sommer- oder Winterpausen kommt. Dies soll zukünftig bei der Jahresplanung der Gremientermine verstärkt berücksichtigt werden.
2. Das politisch-strategische Sitzungsmanagement für den Verwaltungsausschuss und die Vollversammlung wird vom Referat AK wahrgenommen. Für eine steuerbare Beratungsplanung dieser Ausschüsse als auch der Fachausschüsse ist es notwendig, dass die Referate ihre Themen frühzeitig und verbindlich anmelden. Nur so ist eine Transparenz bei der Verteilung der Beratungspunkte zu erzielen und eine gleichmäßige und rechtzeitige Verteilung bzw. Verschiebung der Tagesordnungspunkte planbar. Die Sitzungen der Bezirksbeiräte müssen mit einbezogen werden.
3. Derzeit wird in den einzelnen Referaten der Beratungsverlauf der Verwaltungsvorlagen in unterschiedlichen Systemen „überwacht“. Für die Zukunft soll die Vielzahl der „Regelfälle“ über einen elektronischen Workflow gesteuert werden, welcher als ergänzendes Element in den schon existierenden und angewandten elektronischen Workflow (KSD, GA-Aufträge) eingebaut wird. Eine Verbindlichkeit der Themenanmeldung kann nur durch eine elektronische Abgabe erreicht werden (analog der Anträge der Fraktionen in CUPARLA). Vorlagen, die noch nicht fertig erstellt sind oder sich noch in der Mitzeichnung befinden, sollen zukünftig nur noch bei wenigen, begründeten Ausnahmen bei der Erstellung der Tagesordnung berücksichtigt werden.
4. „Dringlichkeitsanträge“ werden zukünftig nur noch in Notfällen im Sinne von § 34, Abs. 2 GemO kurzfristig auf die Tagesordnung genommen.
5. Verwaltungsvorlagen sollen zukünftig im Regelfall in das GA-System (GA II) eingetragen und mit Meilensteinen versehen werden.
Der Workflow des KSD wird zurzeit auf die erkannte Lücke im Ablaufsystem überprüft und soll um das fehlende Modul ergänzt werden. Die Möglichkeiten der technischen Umsetzung werden geprüft. Der Workflow der Erstellung des Jahreskalenders wird zurzeit analysiert und optimiert.
Nach der verwaltungsinternen Abstimmung sollen die geplanten Änderungen im Ältestenrat diskutiert und das Konzept dann im Reform- und Strukturausschuss vorgestellt werden.
