Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung/Kultur und Recht
Gz: 2011-01
GRDrs 934/2021
Stuttgart,
11/26/2021



Stellenplan 2022/2023
1. Neuorganisation des Schulverwaltungsamts (OU 40) - Zwischenbericht
2. Schaffung von Stellen und Veränderung von Stellenplanvermerken im Geschäftskreis IV - Referat JB



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
Verwaltungsausschuss
Verwaltungsausschuss
Gemeinderat		Vorberatung
Vorberatung
Beschlussfassung		öffentlich
nicht öffentlich
öffentlich		01.12.2021
08.12.2021
16.12.2021



Beschlußantrag:

1. Vom Zwischenergebnis des Projekts „Neuorganisation des Schulverwaltungsamts (OU 40)“ wird Kenntnis genommen.

2. Zum Stellenplan 2022 werden im Teilstellenplan des Schulverwaltungsamtes folgende 36,3 Stellen (befristet) geschaffen, der KW-Vermerk an 0,3 Stelle verlängert sowie der KW-Vermerk an 1,0 Stelle entfernt:

3. Die Stellen können unbefristet besetzt werden.

4. Durch die Stellenschaffungen entstehen zusätzliche Personalaufwendungen i. H. v. rund 2,449 Mio. EUR im Jahr 2022 und rund 3,355 Mio. EUR pro Jahr ab dem Jahr 2023. Die erforderlichen Mittel werden im Doppelhaushaltsplan 2022/2023 und der mittelfristigen Finanzplanung berücksichtigt.



Begründung:


Die 2008 im Schulverwaltungsamt implementierten Strukturen sowie die darauf aufbauenden Prozesse sind noch nicht darauf ausgelegt, die bestehenden Aufgaben und die künftigen Herausforderungen dauerhaft effektiv und effizient zu bewältigen. Dies hat u. a. erhebliche Auswirkungen auf die Schulentwicklung, den Schulhausbau und den Betrieb der Schulgebäude. In einem Termin auf Bürgermeisterebene mit Herrn OBM und den Referaten AKR, WFB und JB am 26.09.2019 wurde daher beschlossen, dass das Schulverwaltungsamt organisatorisch untersucht werden soll.

Aus diesem Grund wurde in Projektstufe 1 der Organisationsuntersuchung für das Schulverwaltungsamt zunächst eine neue Aufbauorganisation erarbeitet und beschlossen. Dem Gemeinderat wurde hierüber mit GRDrs 782/2020 berichtet. Die organisatorischen Änderungen in der Aufbaustruktur werden derzeit sukzessive umgesetzt.

In der seit Mai 2021 laufenden Projektstufe 2 wurden die amtsinternen Abläufe näher betrachtet und im Wesentlichen folgende Aufgaben bearbeitet:
Zur Bearbeitung der Themen wurden drei Teilprojektgruppen unter Leitung des Haupt- und Personalamtes, Abteilung Organisation und Personalentwicklung, Sachgebiet Projekte (10-3.1) gebildet, für die jeweils eine eigenständige Zeitplanung erfolgte. Da das Schulverwaltungsamt von den Auswirkungen der Corona-Pandemie oft unmittelbar betroffen ist (z. B. Schulschließungen), ergaben sich Abweichungen von der (zeitlichen) Projektplanung. Die einzelnen Teilprojekte und der jeweilige aktuelle Stand werden im Folgenden dargestellt.


Schulbauprojekte und -maßnahmen
Die Planung und Realisierung von Schulbauprojekten und -maßnahmen gehören zu den Kernaufgaben im Bereich des Schulverwaltungsamts und nehmen auch einen großen Teil im städtischen Haushalt ein. Die Arbeit im Rahmen der Schulbauprojekte und -maßnahmen wird im Schulverwaltungsamt von verschiedenen Sachgebieten in verschiedenen Abteilungen wahrgenommen, was aufgrund der thematischen Schwerpunkte in den einzelnen Bereichen so beibehalten werden soll. Beteiligt sind insbesondere folgende Bereiche:

Im Rahmen der Organisationsuntersuchung sollen die Abläufe im Bereich der Schulbauprojekte und -maßnahmen abteilungs- und sachgebietsübergreifend festgelegt werden. Dies ermöglicht eine bessere Abgrenzung der Zuständigkeiten und eine Optimierung der Schnittstellen.

Es wurden zunächst die Kernprozesse im Rahmen der Teilprojektgruppe identifiziert und anschließend aufgenommen. Dies erfolgte in ungefähr 25 Workshops mit den jeweils betroffenen Akteuren und den Fachexperten des Geschäftsprozessmanagements beim Haupt- und Personalamt. Zu Beginn wurde ein gemeinsames Prozessverständnis geschaffen, um dann die Datenlage und Prozesse zu erarbeiten. Ziel war vor allem auch eine Standardisierung der Projektstrukturen und Prozesse im Bereich des Schulbaus. Aus den daraus gewonnenen Erkenntnissen wird derzeit ein Soll-Prozess für die künftigen Abläufe entwickelt, der diese in optimierter Form wiedergibt und klare Zuständigkeiten schafft. Der Prozess soll nach Projektende kontinuierlich weiterentwickelt werden und die Grundlage für ein entsprechend konzipiertes amtsinternes Controlling bilden. Darüber hinaus sollen Kennzahlen, Messgrößen und ein Datenkonzept ausgearbeitet werden, das zum einen der Steuerungs- und Planungsunterstützung innerhalb des Schulverwaltungsamts dient, zum anderen zukünftig für die Beurteilung von Stellenschaffungsanträgen herangezogen werden kann. Das amtsinterne Computer-Aided Facility Management (CAFM)-Konzept soll weiterentwickelt werden, was auch eine Ausweitung der Bestandsdaten notwendig macht. Hierfür soll 1,0 Stelle Sachbearbeiter/-in CAFM-Bestandsdatenerfassung geschaffen werden. Notwendig ist weiter die Erarbeitung steuerungsrelevanter Dokumente wie beispielsweise eines amtsinternen Projektleitfadens für den Schulbau.

Der für den Bereich der Schulbauprojekte und -maßnahmen notwendige zusätzliche Personalbedarf wurde im Rahmen des Projekts hinsichtlich einer effizienten und effektiven Durchführung von Schulbauprojekten und -maßnahmen plausibilisiert und ist unter Ziffer 2 dargestellt. Dabei wurde auch betrachtet, inwieweit die mit GRDrs. 887/2019 (Stellenplan 2020/21 Geschäftskreis IV – Referat JB) geschaffenen 12,0 Ermächtigungen sowie die 3,0 Ermächtigungen im Bereich Neu- und Erweiterungsbauten (GR-Beschluss 2. Lesung Stellenplan 2020/21) erforderlich sind. Zudem wurde über die im regulären Stellenplanverfahren zurückgestellten weiteren Stellenplananträge des Schulverwaltungsamts entschieden. Eine endgültige Aussage zur Höhe des Bedarfs und die dauerhafte Notwendigkeit kann jedoch erst nach Umsetzung der festgelegten Soll-Prozesse erfolgen. In einem weiteren Schritt wird nach Festlegung der künftigen Abläufe bei Schulbauprojekten und -maßnahmen, im Projekt die Entscheidung getroffen, ob und in welchen Bereichen eine sinnvolle Stellenbemessung durchgeführt werden soll. Vor der Etablierung der neuen Abläufe kann eine Stellenbemessung nicht erfolgen.

Die folgenden Stellenbedarfe wurden im Rahmen der Organisationsuntersuchung hinsichtlich einer effizienten und effektiven Durchführung von Schulbauprojekten/-maßnahmen plausibilisiert. Eine endgültige Aussage zur Höhe des Bedarfs und die dauerhafte Notwendigkeit kann allerdings erst nach Umsetzung der festgelegten Soll-Prozesse erfolgen. Künftig sollen für die jeweiligen Aufgaben solide Kennzahlen und Messgrößen entwickelt werden, die eine dauerhafte und kontinuierliche Bemessung des Personalbedarfs ermöglichen.

BereichStellen
40-2.1 Schulentwicklungsplanung§ 5,0 Stellen (KW 01/2026) der Besoldungsgruppe A 13 h.D. Sachgebietsleiter/-in Schulentwicklungsplanung
40-2.2 Ausstattungsplanung, Möblierung und Umzüge§ 4,5 Stellen (KW 01/2026) der Entgeltgruppe EG 11 Ingenieur/-in Einrichtungsplanung und Küchenplanung
§ 1,0 Stelle (KW 01/2026) der Entgeltgruppe EG 13 Sachgebietsleiter/-in Ausstattungsplanung, Möblierung und Umzüge
40-2.5 Neu- und Erweiterungsbauten§ 1,0 Stelle (KW 01/2027) der Entgeltgruppe EG 11 Projektleiter/-in Eiermann
§ 3,0 Stellen (KW 01/2026) der Entgeltgruppe EG 11 Projektleiter/-in Neu- und Erweiterungsbauten
§ 1,8 Stellen (KW 01/2026) der Besoldungsgruppe A 12 Projektleiter/-in Neu- und Erweiterungsbauten
40-3.2 Bauliches Gebäudemanagement§ 3,5 Stellen (KW 01/2026) der Besoldungsgruppe A 12 Projektleiter/-in Umsetzung Klimaschutzprogramm Schulgebäude
§ 2,0 Stellen (KW 01/2026) der Besoldungsgruppe A 12 Projektleiter/-in
§ 0,5 Stelle (KW 01/2016) der Entgeltgruppe EG 11 Projektleiter/-in Bauliches Gebäudemanagement
§ Verlängerung des KW-Vermerks bei 0,3 Stelle (neu: KW 01/2026) der Besoldungsgruppe A 12 Projektleiter/-in Sanierungsmaßnahmen/Förderprogramme
40-3.3 Technisches Gebäudemanagement§ 2,0 Stellen (KW 01/2026) der Entgeltgruppe EG 9b Techniker/-in Umsetzung Klimaschutzprogramm Schulgebäude
§ 1,0 Stelle (KW 01/2026) der Entgeltgruppe EG 9b Techniker/-in Technisches Gebäudemanagement
§ 2,0 Stellen (KW 01/2026) der Entgeltgruppe EG 11 Ingenieur/-in (ELT+HSK)
Handwerker/Kleinmaßnahmen§ 8,0 Stellen (KW 01/2026) der Entgeltgruppe EG 9b Handwerkermeister für ein neu einzurichtendes Handwerkerteam


Kleinmaßnahmen/Handwerkerteam

1. Ausgangslage
Seit 2010 haben sich Umfang und Volumen des Schulsanierungsprogramms erheblich erhöht. Gleichzeitig sind die Sanierungsmaßnahmen wesentlich komplexer geworden und nehmen entsprechend mehr Vorlaufzeit bis zur Umsetzung in Anspruch. Beim Schulverwaltungsamt als Auftraggeber und Bauherr erfolgte allerdings keine entsprechende Anpassung der Stellenausstattung. Dies betrifft primär die Bearbeitung größerer Projekte. Diese nehmen aufgrund von Erweiterungen des ursprünglichen Sanierungsprogramms immer weiter zu. Wo zuerst nur einzelne Maßnahmen in den Schulen vorgesehen waren, rücken nun umfassendere Generalsanierungen in den Vordergrund, bedingt durch Digitalisierung, Inklusion, Ganztagsbetreuung einschließlich dem Bau von Mensen etc. Die Konsequenz ist, dass es mit zunehmendem Umfang und Komplexität der Schulsanierungsprojekte zu deutlichen Verzögerungen bei der Umsetzung kleinerer baulicher und technischer Verbesserungen an Schulstandorten kommt. Es besteht ein erheblicher zusätzlicher Bedarf an Kleinmaßnahmen, um die bestehenden Schulgebäude sicher und funktionsfähig, aber auch optisch in einem einwandfreien Zustand zu halten (selbst wenn tiefergehende bauliche Mängel bestehen, die erst zu einem späteren Zeitpunkt im Rahmen größerer Sanierungsprojekte behoben werden sollen). Zudem sind zwischenzeitlich auch die ersten Schulneubauten über zehn Jahre alt und bedürfen zunehmend einer Instandhaltung in Form von Kleinmaßnahmen. In diesen Fällen handelt es sich in der Regel um einfache Maßnahmen, bei welchen seitens des Hochbauamts Aufträge des Schulverwaltungsamts als gebäudeverwaltendes Amt an Jahresbaufirmen weitergegeben werden. Die inhaltlich-fachlichen Anforderungen zur Beurteilung des Auftrags sind hier in der Regel gering.

Die beiden Punkte „Schaffung kurzfristiger Übergangslösungen bis zur Sanierung“ und „nicht planbare Instandhaltungsmaßnahmen aus akuten Störmeldungen“ können aktuell nicht oder nur zulasten bzw. unter der Voraussetzung einer Priorisierung oder Zurückstellung der für ein Kalenderjahr geplanten Sanierungs- und Bauunterhaltsmaßnahmen beim Hochbauamt bearbeitet werden.

2. Zielsetzung
Durch die Schaffung eines Handwerkerteams beim Schulverwaltungsamt sollen folgende Ziele erreicht werden: Die Präsenz vor Ort zur Begleitung von Baumaßnahmen, die Qualitätssicherung und die Transparenz sowie Akzeptanz von Entscheidungen zur Planung von langfristigen Sanierungsmaßnahmen sollen gegenüber den Schulgemeinden erhöht werden. Mit einem Handwerkerteam sollen den Schulgemeinden kompetente Ansprechpartner/-innen zur Seite gestellt werden. Die Abwicklung von baulichen und technischen Kleinmaßnahmen soll beschleunigt und deren Umfang ausgebaut werden. Zeitaufwendige Schleifen über das Hochbauamt bei Maßnahmen, welche deren Kernkompetenz nicht zwingend erfordern, sollen vermieden werden. Hierdurch und durch die Kombination mit einer regionalen Präsenz von Personal des Schulverwaltungsamts soll neben einer Beschleunigung und Kapazitätssteigerung im Bereich Kleinmaßnahmen auch die Servicequalität und Kundenzufriedenheit der Schulen erhöht werden.

3. Anpassung der Zuständigkeiten des Schulverwaltungsamts im Bereich der baulichen und technischen Kleinmaßnahmen
Gemeinsam mit dem Schulverwaltungsamt und dem Hochbauamt, Abteilung Bestandsentwicklung und Bauunterhaltung, Sachgebiet 1, Schul- und Sportbauten, wurden Kriterien für eine sinnvolle Abgrenzung der Zuständigkeiten und die Anpassung der Wertgrenzen erarbeitet und in einer gemeinsamen Vereinbarung festgehalten.

Im Wesentlichen wurde festgelegt, dass Kleinmaßnahmen bis 2.500 € komplett vom Schulverwaltungsamt und dass akute Störmeldungen wie z. B. Schadensmeldungen nach Einbruch, Vandalismus, Rohrbruch, Mängelprotokolle des AföO oder der UKBW, Erkenntnisse im Rahmen der Betreiberhaftung, Maßnahmen aus Wartungen etc. bis zu einer definierten Wertgrenze durch das Schulverwaltungsamt bearbeitet werden. Planbare Maßnahmen (innerhalb der Sammelentscheidung) und Maßnahmen, für die ein/e Fachplaner/-in erforderlich wird, werden weiterhin von der Abteilung Bestandsentwicklung und Bauunterhaltung beim Hochbauamt bearbeitet. Die Vermeidung von Parallelstrukturen ist grundsätzlich vorausgesetzt.

Zur Aufgabenwahrnehmung wird die Einrichtung eines Handwerkerteams (8,0 Stellen KW 01/2026) beim Schulverwaltungsamt empfohlen, zunächst befristet, um nach Einführung und Erprobung eine Evaluation durchzuführen. Durch die Einrichtung können auch die Projektleiter/-innen im baulichen Gebäudemanagement des Schulverwaltungsamts entlastet werden, sodass sie sich auf ihre Kernaufgaben fokussieren können. Die organisatorischen Rahmenbedingungen innerhalb des Schulverwaltungsamts werden auf Grundlage der gemeinsamen Vereinbarung weiter ausgearbeitet und festgelegt.


Personalsachbearbeitung
In der ersten Projektstufe wurde die Zentralisierung der Personalsachbearbeitung bei der Verwaltungsabteilung beschlossen. Bislang fand die Personalsachbearbeitung bezogen auf Beschäftigtengruppen verteilt auf drei Abteilungen statt und wird nun bei der Verwaltungsabteilung zentralisiert. Die Aufgabenverteilung erfolgt anhand der stadtweit durchgeführten Organisationsuntersuchung „Personalsachbearbeitung“. In der Teilprojektgruppe wurde eine Aufgabenabgrenzung zwischen zentraler Personalsachbearbeitung und den dezentralen Einheiten, denen die Dienst- und Fachaufsicht über die Beschäftigtengruppen zugeordnet wird, erarbeitet.


Leitbildentwicklung
Für das gesamte Schulverwaltungsamt sowie für die einzelnen Abteilungen sollen Leitbilder entworfen werden. Dabei soll die neue Aufbau- und Ablaufstruktur bereits einbezogen werden. Aus diesem Grund und vor allem auch wegen der aktuellen Pandemielage wird die Leitbildentwicklung erst im 2. Quartal 2022 starten.


Einführung Geschäftsprozessmanagement (GPM)
Im Rahmen der Organisationsuntersuchung wird die Grundlage für ein strukturiertes und nachhaltiges Geschäftsprozessmanagement etabliert. Hierfür werden die bereits gewonnenen Erkenntnisse aus der Aufnahme und Analyse der Prozesse im Bereich Schulbauprojekte und -maßnahmen herangezogen. Zukünftig sollen die Prozesse überprüft und Verantwortlichkeiten sowie GPM- und Prozessrollen klar festgelegt werden. Ziele sind dabei transparente und durchgängige Prozesse, die Nutzerorientierung und Erhöhung der Servicequalität, die Schaffung einer Grundlage für Digitalisierungen (z. B. Belegungsmanagement) sowie die Entwicklung von gemeinsamem Prozessverständnis und prozessorientiertem Denken. Der Aufbau des Geschäftsprozessmanagements wird auch nach Beendigung der Neuorganisation weiter fortgeführt.


Projektabschluss
Da der Projektauftrag das Projektende für 05/2022 vorsieht, werden die Arbeiten in den Teilprojekten auch über das Jahresende hinweg fortgesetzt. Die Verwaltung wird über den weiteren Projektverlauf berichten und im 2. Quartal 2022 einen Abschlussbericht vorlegen.


Weitere Stellenbedarfe aus dem Projekt
Aus den oben genannten Ausführungen ergeben sich folgende weitere Stellenbedarfe:

40-2.1 Schulentwicklungsplanung
§ 1,0 Stelle (Wegfall des KW-Vermerks) der Besoldungsgruppe A 13 g.D. Sachbearbeiter/-in neu eingestellte schulische Investitionsvorhaben

Die Stelle wurde 2012, zunächst finanziert aus den Mitteln des QE-Fonds, spezifisch zur Begleitung des pädagogischen Aufbauprozesses der neuen Schulart Gemeinschaftsschule in Stuttgart, geschaffen und bislang regelmäßig immer um weitere 2 Jahre befristet verlängert. Der Entwicklungsprozess umfasst die stadtweite Angebots-planung für Gemeinschaftsschulen bis hin zum Ausbau der gymnasialen Oberstufe an Stuttgarter Gemeinschaftsschulen. Innerhalb der Schulentwicklungsplanung ist die Gemeinschaftsschule als fester schulgesetzlicher Angebotsbestandteil der Bildungslandschaft nunmehr fest verankert und die Aufgabe hat sich hin zu einer regionalen Angebotsplanung des Gemeinschulangebots innerhalb der Schulentwicklung entwickelt. Im Zyklus der bildungspolitischen Veränderungen ist die Aufgabe dauerhaft zu erfüllen, da die Gemeinschaftsschule auch landesrechtlich als dauerhaft bestehende Schulart etabliert wurde. Von den bereits finanzierten Schulbaumaßnahmen befinden sich fast alle weiterhin in der Planungs- bzw. Bauphase, so dass die bisher zur Verfügung stehenden Personalkapazitäten weiterhin gebunden sind und diese dauerhaft bestehenden zusätzlichen Aufgaben nicht anderweitig abgedeckt werden können.


40-3.2 Bauliches Gebäudemanagement
§ 1,0 Stelle der Besoldungsgruppe A 11 Sachbearbeiter/-in CAFM-Bestandsdatenerfassung

Aus den Prozesserhebungen hat sich ergeben, dass die Weiterentwicklung des CAFM sowie die Ausweitung der Bestandsdatenerfassung erforderlich werden. Dies wurde auch im Rahmen der Teilprojektgruppe Kleinmaßnahmen festgestellt. Die Stelle soll die zentrale Stammdatenpflege übernehmen, damit die vorhandenen Personalressourcen für eine Systementwicklung genutzt werden können. In diesem Zusammenhang müssen dann weitere Daten aufbereitet und erfasst werden. Hier kann die Stelle unterstützend tätig werden. Darüber hinaus ergibt sich mit einer Ausweitung des Systems auch ein grundsätzlicher Mehrbedarf an Datenpflege. In den letzten Monaten (Corona-Pandemie) wäre es in vielen Situationen sehr hilfreich gewesen, wenn es die Möglichkeit gegeben hätte, technische Gebäudedaten aus dem CAFM-System zu generieren (z. B. zu Lüftungsanlagen oder Fenstern).


Finanzielle Auswirkungen

Aufwendungen im Jahr 2022
Schaffung von 11,0 Stellen in EG 9b (KeAP 2021: 66.700 EUR) = ~400.200 EUR
Schaffung von 11,0 Stellen in EG 11 (KeAP 2021: 77.400 EUR) = ~735.300 EUR
Schaffung von 1,0 Stelle in EG 13 (KeAP 2021: 89.500 EUR) = ~89.500 EUR
Schaffung von 1,0 Stelle in A 11 (KeAP 2021: 100.700 EUR) = ~50.400 EUR
Schaffung von 7,6 Stellen in A 12 (KeAP 2021: 111.200 EUR) = ~439.200 EUR
Schaffung von 1,0 Stelle in A 13 g.D. (KeAP 2021: 125.900 EUR) = ~125.900 EUR
Schaffung von 5,0 Stellen in A 13 h.D. (KeAP 2021: 121.700 EUR) = ~608.500 EUR
Gesamt: 2.449.000 EUR

Aufwendungen ab dem Jahr 2023
Schaffung von 11,0 Stellen in EG 9b (KeAP 2021: 66.700 EUR) = ~733.700 EUR
Schaffung von 11,0 Stellen in EG 11 (KeAP 2021: 77.400 EUR) = ~851.400 EUR
Schaffung von 1,0 Stelle in EG 13 (KeAP 2021: 89.500 EUR) = ~89.500 EUR
Schaffung von 1,0 Stelle in A 11 (KeAP 2021: 100.700 EUR) = ~100.700 EUR
Schaffung von 7,6 Stellen in A 12 (KeAP 2021: 111.200 EUR) = ~845.100 EUR
Schaffung von 1,0 Stelle in A 13 g.D. (KeAP 2021: 125.900 EUR) = ~125.900 EUR
Schaffung von 5,0 Stellen in A 13 h.D. (KeAP 2021: 121.700 EUR) = ~608.500 EUR
Gesamt: 3.354.800 EUR

Durch die Stellenschaffungen entstehen zusätzliche Personalaufwendungen i. H. v. rund 2,449 Mio. EUR im Jahr 2022 und rund 3,355 Mio. EUR pro Jahr ab dem Jahr 2023. Die erforderlichen Mittel werden im Doppelhaushaltsplan 2022/2023 und der mittelfristigen Finanzplanung berücksichtigt. Da die zur Schaffung vorgeschlagenen Stellen erst besetzt werden können, wenn der Haushalt vollzugsfähig ist und sich durch Bewerbungsverfahren und evtl. erforderliche Nachbesetzungen weitere Verzögerungen ergeben, fallen im ersten Planjahr eines Doppelhaushalts bei neu geschaffenen Stellen regelmäßig noch nicht die vollen Personalaufwendungen an. Daher wäre in 2022 nur die Hälfte der Personalaufwendungen anzusetzen (ausgenommen verlängerte oder wegfallende KW-Vermerke und vorhandene Ermächtigungen).



Beteiligte Stellen

Referat WFB, Referat JB




Dr. Fabian Mayer
Erster Bürgermeister

Anlagen

keine

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