Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung/Kultur und Recht
Gz:
GRDrs 862/2021
Stuttgart,
10/25/2021



Amtsgründung Amt für Digitalisierung und IT



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
Verwaltungsausschuss
Verwaltungsausschuss
Gemeinderat		Einbringung
Vorberatung
Beschlussfassung		öffentlich
öffentlich
öffentlich		27.10.2021
01.12.2021
02.12.2021



Beschlußantrag:

1. Der geplanten Gründung eines Amts für Digitalisierung und IT zum Jahreswechsel 2021/2022 wird zugestimmt. 2. Zum Stellenplan 2022 werden für das neue Amt insgesamt 7,5 Stellen geschaffen, davon:
3. Die Verwaltung wird ermächtigt, die o. g. Stellen sofort auszuschreiben und nach Verabschiedung des Doppelhaushaltsplans 2022/2023 und der Finanzplanung bis 2026 ab dem 01.01.2022 zu besetzen. Von der Prüfung weiterer Bedarfe wird Kenntnis genommen.


4. Für die o. g. Stellen entstehen zusätzliche Personalaufwendungen i. H. v. 756.150 EUR / Jahr. Die erforderlichen Mittel werden im Doppelhaushaltsplan 2022/2023 und der mittelfristigen Finanzplanung berücksichtigt.




Begründung:


Ausgangslage
Die Digitalisierung und der damit einhergehende technologische und betriebskulturelle Wandel stellen den bisher größten zu bewältigenden Transformationsprozess für die Verwaltung der Landeshauptstadt Stuttgart dar. Stuttgart ist das Zentrum einer der führenden Industrie- und Technologieregionen dieser Welt – und soll das auch im digitalen Zeitalter bleiben. Für die Stadtverwaltung bedeutet das: Die Herausforderungen der Digitalisierung anzunehmen und deren Chancen konsequent umzusetzen.

Seit 2018 wurden bereits diverse Maßnahmen auf den Weg gebracht, um Rückstände in der IT-Infrastruktur aufzuholen und die Grundlagen für einen sicheren und zeitgemäßen Betrieb der städtischen IT zu schaffen. Im Jahr 2019 wurde die Digitalisierungsstrategie für die Landeshauptstadt Stuttgart mit einem großen Maßnahmenpaket beschlossen, um die digitale Transformation der Stadtverwaltung in den nächsten Jahren strukturiert und zielgerichtet voranzubringen (vgl. GRDrs 388/2019 „Digital MoveS - Stuttgart.Gestaltet.Zukunft: Strategie für eine digitale Stadtverwaltung“). Die Strategie hat sich bewährt, in den Jahren 2020/21 wurden erfolgreiche Projekte, wie beispielsweise Mobiles Arbeiten, Ausbau der Online-Angebote, Erhöhung des Niveaus der Informationssicherheit oder die Einführung der Digital Mover in den Ämtern umgesetzt (vgl. GRDrs. 81/2021 „Digital MoveS – Stuttgart.Gestaltet.Zukunft: Umsetzung und weitere Planungen innerhalb der Strategie für eine digitale Stadtverwaltung).

Die Notwendigkeit der in Digital MoveS beschlossenen Maßnahmen wurde durch die Corona-Pandemie ab März 2020 nicht nur eindrucksvoll bestätigt, sondern auch noch mit einer erheblichen, in dieser Form nicht zu erwartenden Dringlichkeit versehen. Darüber hinaus stieg der Bedarf an digitalen Lösungen in Form von Online-Dienstleistungen für die Bürgerschaft, deren Angebot auch im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes gesetzlich verankert wurde, sowie an neuen digitalen Formen der Kommunikation und Arbeitsweise innerhalb der Verwaltung.


Begründung der Notwendigkeit eines neuen Amts für Digitalisierung und IT
Die Stadtverwaltung befindet sich aktuell an einem neuralgischen Punkt, bei dem die Weichen für die Zukunft richtig gestellt werden müssen. Die Herausforderungen durch die Digitalisierung steigen ständig und auch für die Zukunft ist absehbar, dass sich diese Entwicklung fortsetzen wird. Mit jedem neuen Tag steigt unsere Abhängigkeit von der IT. Das Megathema Digitalisierung benötigt künftig eine Heimat, die nach innen und außen sichtbar wird. Erforderlich hierfür ist eine eigene Organisationsform, um dieser wichtigen Aufgabe und der steigenden Zahl an Mitarbeitenden im IT-Umfeld gerecht zu werden (vgl. GRDrs 81/2021 „Digital MoveS - Stuttgart.Gestaltet.Zukunft: Umsetzung und weitere Planungen innerhalb der Strategie für eine digitale Stadtverwaltung“). Mit der Bündelung der Kompetenzen wird eine wichtige Grundlage geschaffen, um die Geschwindigkeit der digitalen Transformation zu erhöhen. Hierzu gehört sowohl für unsere Beschäftigten ein moderner und attraktiver Arbeitgeber zu sein, als auch den Bürger*innen Zugang zu allen digitalisierbaren Bürgerservices der Stadt zur Verfügung zu stellen.

Als strategische Maßnahme soll daher zum 01.01.2022 ein Amt für Digitalisierung und IT (ein sprechender Name wird noch entwickelt) auf den Weg gebracht werden. Die erreichte und künftige Personalstärke sowie die stetig zunehmende Themenvielfalt und -komplexität erfordern eine aufbau- und ablauforganisatorische Neugliederung. Betroffen davon sind insbesondere die Abteilung Informations- und Kommunikationstechnik (10-4) sowie die Abteilung eGovernment (10-6) des Haupt- und Personalamts.

Im Zuge der Neuausrichtung wird die Basis für eine Förderung der Zusammenarbeit innerhalb der Stadtverwaltung und eine stärkere Ausrichtung an den Kundinnen und Kunden durch eine Dienstleistungs- und Serviceorientierung gelegt.

Geplant ist neben einer organisatorischen Integration auch die örtliche Zusammenführung der Mitarbeitenden des neuen Amts an einem gemeinsamen Standort, um verbesserte Rahmenbedingungen für eine vernetzte Zusammenarbeit zu schaffen. In der Vergangenheit wurde die Zusammenarbeit der verschiedenen Einheiten auch durch die Verortung an verschiedenen Standorten beeinträchtigt. Dem Liegenschaftsamt liegen aktuell verschiedene Immobilienangebote vor. Gemeinsam mit dem Liegenschaftsamt werden derzeit die am besten geeigneten Bürogebäude besichtigt. Dabei wird insbesondere geprüft, welche Immobilie im Hinblick auf vorhandene Gebäudeinfrastruktur (bspw. IuK-Verkabelung), Raumkonzept und Größe des Amts für die kommenden Jahre auch nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten in Frage kommt und den bestmöglichen Rahmen für eine interdisziplinäre und erfolgreiche Zusammenarbeit setzen kann.

Mit der Gründung eines Amts wird eine zukunftsfähige Aufstellung bei den Themen Digitalisierung und IT initiiert und eine Basis für deren kontinuierliche Weiterentwicklung geschaffen. Zu jeder Zeit ist die Sicherstellung eines „stabilen Betriebs“, während und nach dem Übergang in die neue Struktur, sicherzustellen. Das neu zu gründende Amt soll in Anlehnung an den Muster-Verwaltungsgliederungsplan der KGSt die Amtsnummer 17 erhalten.

Für die Einrichtung eines neuen Teilhaushalts im Haushaltsplan ist vorgesehen, Anfang 2022 entsprechende Budgetzuteilungen sowie Anpassungen in den Haushalts- und Rechnungswesenstrukturen vorzunehmen. Hierfür soll die Verwaltung im Rahmen der Beschlussfassung zur Verabschiedung des Doppelhaushaltsplans 2022/2023 und der Finanzplanung bis 2026 ermächtigt werden.


Vorgehen bei der Amtsgründung: Zweistufiges Projektverfahren
Die Gründung des neuen Amts wird in Form eines Projekts vollzogen. Für die Begleitung des Projekts wurde das Beratungsunternehmen „Next Digital Group“ beauftragt. Dieses Beratungsunternehmen unterstützt die stadtinterne Projektleitung bei der Planung und Umsetzung. Im Juli 2021 verabschiedete die Verwaltung den entsprechenden Projektauftrag.
Die Meilensteinplanung des Projekts sieht ein zweistufiges Verfahren vor. Die erste Stufe (Planungsphase) betrifft die Entwicklung grundlegender Leitplanken und einer Grundstruktur. Sie ist gegenwärtig bis Ende Dezember 2021 definiert und soll mit der formalen Gründung des neuen Amts enden. In der zweiten Stufe (Umsetzungsphase) werden diese Leitplanken und Grundstrukturen schrittweise realisiert. Damit soll nach jetziger Planung ab Januar 2022 begonnen werden.


Projektstufe 1: Entwicklung der grundlegenden Leitplanken & Grundstruktur (Planungsphase)
Projektstufe 2: Realisierung der definierten Leitplanken & Grundstrukturen (Umsetzungsphase)

In insgesamt vier fachlichen und zwei übergreifenden Arbeitsgruppen wird das Projekt bearbeitet. Sie setzen sich schwerpunktmäßig aus betroffenen Beschäftigten des Haupt- und Personalamts sowie einigen Vertreter*innen anderer Ämter (z. B. Stadtkämmerei, Liegenschaftsamt etc.) sowie der Personalvertretung zusammen. Die Arbeit der Arbeitsgruppen erfolgt überwiegend digital mit Videokonferenzen und der Unterstützung durch ein digitales Whiteboard.

Die Definition eines Zielbilds inklusive klaren Leitplanken bildet die Basis für die künftige Aufstellung des neuen Amtes. Als Grundlage dafür wurde mittels einer qualitativen Befragung die Ausgangslage analysiert. Hierbei erfolgte auch eine Einbindung von Vertreter*innen aus anderen Ämtern. Sowohl Zielbild als auch Leitplanken sind für die weitere Planung und Umsetzung handlungsleitend.

Die Amtsgründung ist ein großer Veränderungsprozess, insbesondere für die Mitarbeitenden der betroffenen Bereiche. Aus diesem Grund stehen Themen wie Kommunikation und Veränderungsmanagement sowie Service- und Dienstleistungsorientierung stark im Fokus, insbesondere in der Projektstufe 2. Wichtig ist es, die Betroffenen durch regelmäßige Kommunikationsmaßnahmen zu informieren und gezielt einzubinden. Um ein Feedback zum Projektvorgehen zu erhalten und gleichzeitig die Mitarbeiter*innen und Fachämter zu involvieren, wird in regelmäßigen Abständen ein Stimmungscheck in Form einer Online-Befragung eingeholt. Hierdurch kann möglicher Handlungsbedarf frühzeitig identifiziert und darauf reagiert werden.


Stellenbedarfe
Um das neue Amt zukunftsfähig aufzustellen und neu geschaffene Funktionen (bspw. Amtsleitung etc.) zu besetzen, müssen Stellen geschaffen werden. Die Herausforderung bei der Ermittlung des Stellenbedarfs besteht aktuell darin, dass das Aufgabenportfolio und die Aufbauorganisation des neuen Amtes noch nicht final feststehen. Daher muss zunächst mit folgenden Annahmen gearbeitet werden:

Auf Basis dieser Annahmen ergeben sich in einem ersten Schritt folgende Stellenbedarfe für das Amt für Digitalisierung und IT, die nicht aus vorhandenen Stellen gedeckt werden können:


Die Verwaltung ist bestrebt, dass bis Ende November 2021/ Anfang Dezember 2021 das Aufgabenportfolio und die Aufbauorganisation des neuen Amtes steht. Auf dieser Basis können sich weitere Stellenbedarfe ergeben.

Im Haupt- und Personalamt ergeben sich durch die Ausgründung der Bereiche 10-4 und 10-6 ebenfalls Änderungen. Perspektivisch muss dabei im Bereich der Personalsachbearbeitung eine Anpassung des Stellenbestands vorgenommen werden (neue Schlüssel aufgrund der reduzierten Mitarbeitenden). Diese werden im Rahmen der Fortschreibung Berechnungssystematik der Organisationsuntersuchung Personalsachbearbeitung zum Haushalt 2024/25 berücksichtigt. Auf diese Anpassung wird zunächst verzichtet, um den Übergangszeitraum reibungslos zu gestalten.

Daneben sind zusätzliche Stellenbedarfe im Bereich IuK Koordination und in der Client-Betreuung absehbar. Die konkreten Stellenbedarfe hierfür werden derzeit ermittelt.


Ausblick
Zum Jahresende wird die Projektstufe 1 nach aktueller Planung abgeschlossen. Schwerpunkte der weiteren Projektarbeit stellen dabei insbesondere die abschließende Klärung der Aufgaben des neuen Amts sowie dessen künftiger Grundstruktur/Aufbauorganisation dar. In diesem Zuge können sich je nach organisatorischem Zuschnitt noch einzelne weitere Stellenbedarfe ergeben. Losgelöst von den letztendlichen Entscheidungen sollte zum nächsten Stellenplan nochmal darauf geschaut werden, inwieweit die Stellenausstattung passend ist (Mehr- bzw. Minderbedarfe).

Ab Januar soll im Rahmen der Projektstufe 2 die Umsetzung begonnen werden. Ein konkreter Umsetzungsplan sowie klare Regelungen für die Interimszeit werden derzeit entwickelt. Aufgrund der zahlreichen Herausforderungen, die sich im Rahmen der Amtsgründung ergeben (bspw. Anpassung der Struktur, Prozesse, Umzug, systemseitige Integration, Kulturbildung, etc.) ist davon auszugehen, dass dieser Prozess mindestens bis Ende 2022 andauern wird. Es wird geprüft, ob die dafür benötigten Mittel über vorhandene Budgets gedeckt werden können.

Mit der Gründung des neuen Amts wird der nächste Meilenstein erreicht, um die digitale Transformation innerhalb der Landeshauptstadt zu beschleunigen. Gleichwohl müssen in diesem Transformationsprozess die zugrundeliegende Strategie und die Handlungsfelder weiterentwickelt werden.


Finanzielle Auswirkungen

Für den Stellenmehrbedarf fallen ab dem Haushaltsjahr 2022 zusätzliche Personalaufwendungen in Höhe von 756.150 EUR / Jahr an. Die erforderlichen Mittel werden über die Änderungsliste im Doppelhaushaltsplan 2022/2023 und der mittelfristigen Finanzplanung berücksichtigt.




Beteiligte Stellen

Referat WFB






Anlagen

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