710/2019 Vorlage KSD-Redaktionssystem

Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung/Kultur und Recht
Gz: AKR-0322-00

GRDrs 710/2019

Stuttgart,

07/17/2019

Leitlinie für informelle Bürgerbeteiligung -
Evaluation der Leitlinie und Weiterentwicklung des Beteiligungsportals www.stuttgart-meine-stadt.de

Beschlußvorlage

Vorlage an	zur	Sitzungsart	Sitzungstermin
Verwaltungsausschuss Gemeinderat	Vorberatung Beschlussfassung	öffentlich öffentlich	24.07.2019 25.07.2019

Beschlußantrag:

1. Die in GRDrs 591/2016 unter Ziffer 4 beschlossene Evaluation der Leitlinie für informelle Bürgerbeteiligung wird im zweiten Halbjahr 2019 durchgeführt.

2. Für den Zeitraum der Durchführung der Evaluation wird der Beteiligungsbeirat vorübergehend nicht besetzt. Das Vorgehen in dieser Interimszeit ist der ausführlichen Begründung zu entnehmen.

3. Nach Abschluss der Evaluation werden entsprechende Anpassungen und Neuerungen an der Leitlinie für informelle Bürgerbeteiligung sowie den darin beschriebenen Maßnahmen vorgenommen.

Die Besetzung des Beteiligungsbeirats wird dann entsprechend der überarbeiteten Leitlinie vorgenommen.

Von den Anmeldungen zum Doppelhaushaltsplan 2020/2021 für die Weiterentwicklung des Beteiligungsportals www.stuttgart-meine-stadt.de sowie für die allgemeine Öffentlichkeitsarbeit bezüglich der Leitlinie für informelle Bürgerbeteiligung wird Kenntnis genommen.

Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1

Der Gemeinderat hat mit der GRDrs. 591/2016-Neufassung am 6. April 2017 einstimmig die Leitlinie für informelle Bürgerbeteiligung der Landeshauptstadt Stuttgart beschlossen. Sie regelt das Vorgehen bei informeller Bürgerbeteiligung von deren Anregung über die Gestaltung bis hin zur Entscheidungsfindung. Die Leitlinie ist zum
1. Oktober 2017 in Kraft getreten.

Der Oberbürgermeister und der Gemeinderat haben mit der Beschlussfassung am 6. April 2017 ebenfalls festgelegt, dass eine Evaluation der Leitlinie nach einer zweijährigen Erprobungsphase erfolgen soll.
Gleichzeitig mit der Leitlinie wurde die Konstituierung eines Beteiligungsbeirats beschlossen, der paritätisch mit Vertreterinnen und Vertretern der Einwohnerschaft, des Gemeinderats sowie der Verwaltung besetzt ist.
Nach Ende der Legislatur des aktuellen Beteiligungsbeirats soll mit der Evaluation begonnen werden.
Im Zuge dessen soll ebenfalls das Beteiligungsportal www.stuttgart-meine-stadt.de betrachtet werden. Das Portal soll künftig zu dem zentralen Instrument der Bürgerbeteiligung der Landeshauptstadt Stuttgart ausgebaut werden.

Ausführliche Begründung

1. Organisation innerhalb der Stadtverwaltung
Zur Umsetzung der Leitlinie für informelle Bürgerbeteiligung wurde bereits im Herbst 2016 eine Koordinierungsstelle mit 1,5 Stellenanteilen eingerichtet. Diese ist beim Sachgebiet „Koordinierungsstelle Bürgerbeteiligung, äußere Stadtbezirke und Querschnittsthemen“ in der Abteilung Gemeinderat und Stadtbezirke (10-2) des Haupt- und Personalamtes angesiedelt und ist für die Einhaltung der Leitlinie zuständig. Die Koordinierungsstelle fungiert zudem als Geschäftsstelle des Beteiligungsbeirats.

Ein Prototyp des Beteiligungsportals www.stuttgart-meine-stadt.de wurde bereits im Herbst 2013 in einer ersten Version freigeschaltet. Das Beteiligungsportal in seiner jetzigen Form ist seit dem 13. April 2015 online. Die Weiterentwicklung auf den derzeitigen Stand wurde von L/OB-K und den Abteilungen eGovernment (10-6) und Gemeinderat und Stadtbezirke (10-2) realisiert.

L/OB-K verantwortet die redaktionelle und inhaltliche Umsetzung der Beteiligungsprojekte auf dem Beteiligungsportal und berät die Fachämter dahingehend, welche Online-Beteiligungsformate für die jeweiligen Vorhaben geeignet sind. Mittlerweile sind über 250 Vorhaben auf dem Portal redaktionell aufbereitet, die ständig aktualisiert werden. Weitere Vorhaben kommen kontinuierlich hinzu. L/OB-K koordiniert zudem die Weiterentwicklung des Beteiligungsportals hinsichtlich Layout, Nutzerführung, Informationsarchitektur und Funktionalitäten. Darüber hinaus entwickelt und setzt L/OB-K Maßnahmen zur Öffentlichkeitsarbeit der Bürgerbeteiligung und des Beteiligungsportals um.

2. Bisherige Ergebnisse

2.1 Der Beteiligungsbeirat
Die Koordinierungsstelle für informelle Bürgerbeteiligung hat nach dem Beschluss der Leitlinie die Konstituierung des Beteiligungsbeirats herbeigeführt.
Die Besetzung des Beirats erfolgte paritätisch entsprechend der sechs Fraktionen des Gemeinderats, ergänzt durch jeweils sechs Vertreterinnen und Vertreter aus der Bürgerschaft sowie der Stadtverwaltung. Somit beraten in dem Gremium Vertreterinnen und Vertreter aus Bürgerschaft, Politik und Verwaltung über die konkrete Gestaltung von Beteiligungsverfahren.
Der Beteiligungsbeirat tagt turnusmäßig viermal im Jahr und kann zusätzlich bei eiligem Bedarf zusammenkommen. Die Koordinierungsstelle, als Geschäftsstelle des Beirats, bereitet die Sitzungen vor, begleitet und protokolliert diese.
Die konstituierende Sitzung des Beteiligungsbeirats hat am 24. Oktober 2017 stattgefunden. Mit der Sitzung am 5. Juni 2019 hat die Legislatur des ersten Beteiligungsbeirats geendet. Bis zu dieser Sitzung hat das Gremium in fünf Sitzungen über acht Beteiligungskonzepte beraten.
Wie in GRDrs 591/2016 beschlossen, soll nach einer zweijährigen Erprobungsphase eine Evaluation der Leitlinie für informelle Bürgerbeteiligung vorgenommen werden.

Das Ende der Amtszeit des Beteiligungsbeirats stellt nach Ansicht der Verwaltung einen geeigneten Zeitpunkt dar, um eine Evaluation durchzuführen und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Dadurch sollen die in der Leitlinie formulierten Qualitätsstandards überprüft, weiterentwickelt und gesichert werden.
Um eine nachhaltige Evaluation sicherzustellen, schlägt die Verwaltung vor, die Neubesetzung des Beteiligungsbeirats zunächst bis Ende des Jahres 2019 auszusetzen. In dieser Zeit kann eine Evaluation der Leitlinie für informelle Bürgerbeteiligung sowie der Arbeit des Beteiligungsbeirats durchgeführt werden.
Aufgrund der Ergebnisse der Evaluation sind im Anschluss gegebenenfalls entsprechende Anpassungen und Neuerungen an der Leitlinie sowie dem Beteiligungsbeirat vorzunehmen.
Der Beteiligungsbeirat soll dann nach Abschluss der Evaluation und der damit einhergehenden Anpassungen an der Leitlinie entsprechend neu besetzt werden. In diesem Zusammenhang wird auch eine Empfehlung bezüglich der Gremiengröße gegeben.

In der Zeit ohne Beteiligungsbeirat übernimmt die Koordinierungsstelle Bürgerbeteiligung die Prüfung eingehender Anträge auf informelle Bürgerbeteiligung sowie die Sichtung von Beteiligungskonzepten und berät hierzu gegebenenfalls die entsprechenden Fachämter.
In dieser Übergangsphase sollen die Beratungskonzepte gemeinsam mit den entsprechenden Gemeinderatsdrucksachen eingereicht und beschlossen werden.

Aufgabe des Beteiligungsbeirats ist es, über die eingereichten Konzepte zur Durchführung der Bürgerbeteiligung zum jeweiligen Projekt zu beraten, nicht jedoch eine inhaltliche Debatte über den Gegenstand der Beteiligung zu führen. In den bereits durchgeführten Sitzungen hat sich gezeigt, dass eine Fokussierung ausschließlich auf die Beteiligungskonzepte nicht immer möglich war. Jedoch sollte darauf zukünftig unbedingt der Fokus gerichtet sein. Um dies gewährleisten zu können, kann eine externe Moderation in Betracht gezogen werden. Mit Vorbereitung und Durchführung eines Sitzungstermins müsste hierbei mit Kosten in Höhe von jeweils 1.500 € gerechnet werden. Bei vier bis fünf Sitzungen pro Jahr, belaufen sich die Kosten somit auf etwa 7.500 €.

2.2 Das Beteiligungsportal
Auf dem Beteiligungsportal wird mit der Vorhabenliste ein Kernstück der Leitlinie für informelle Bürgerbeteiligung veröffentlicht. Sie informiert transparent über Projekte der Stadtverwaltung und die dabei bestehenden Beteiligungsmöglichkeiten.
Mit Beschluss der ersten Fassung der Vorhabenliste zum 1. Oktober 2017 wurden die Ämter und Eigenbetriebe per Rundschreiben aufgefordert, ihre Projekte für die Vorhabenliste über ein Formular (Projektsteckbrief) regelmäßig an die Koordinierungsstelle zu melden. Die Vorhaben wurden von L/OB-K für das Beteiligungsportal redaktionell und inhaltlich aufbereitet.

Damit die Leitlinie und die darin beschriebenen Instrumente in der Öffentlichkeit bekannt werden, sind verschiedene Maßnahmen und Aktivitäten bereits umgesetzt worden. Um die Regelungen der Leitlinie und die Funktionen des Beteiligungsportals verständlich und unterhaltsam zu erklären, wurde ein 2-minütiges Erklärvideo im Comic-Stil produziert. Dieses ist auf der Startseite des Beteiligungsportals abrufbar.

Zwischenzeitlich hat sich das Beteiligungsportal etabliert und ist von einem eGovernment-Entwicklungsprojekt (Modul Einwohnerversammlung seit 2013) zu einer dauerhaften Anwendung mit zahlreichen großen Vorhaben (z. B. B14, Rosenstein) mit derzeit etwa 3.500 registrierten Nutzern und über 250 Projekten in der Vorhabenliste gewachsen.

Nach mittlerweile vier Jahren sollte das Beteiligungsportal den aktuellen Designentwicklungen angepasst werden, um für die Nutzerinnen und Nutzer weiterhin attraktiv zu bleiben. Das Design soll dabei an das neue www.stuttgart.de angelehnt werden, jedoch weiterhin als eigenständiges Portal erkennbar bleiben.
Im Hinblick auf den Trend zur Digitalisierung sowie um das Portal als zentrales Instrument der Bürgerbeteiligung zu verfestigen, sind Verbesserungen sowie innovative Tools und Funktionalitäten dringend notwendig. Das Portal muss auch weiterhin übersichtlich, nutzerfreundlich und attraktiv gestaltet sein. Mit der steigenden Anzahl von Vorhaben wachsen auch die Ansprüche der Nutzer. Bleibt das Portal nicht attraktiv und „up-to-date“, wird sich die Zahl der Nutzer schnell verringern.

Hierzu wurden von L/OB-K bereits mehrere Verbesserungsmöglichkeiten eruiert. So gibt es bisher für die Nutzer keine Möglichkeit, über anstehende Veranstaltungen oder über den Beginn von Beteiligungsprojekten z. B. per Newsletter benachrichtigt zu werden. Eine Benachrichtigungsfunktion sowie ein Newsletter sollten deshalb dringend zeitnah umgesetzt werden. Zudem besteht die Möglichkeit Abstimmungstools sowie Umfragen zu ausgewählten Projekten zu schalten.

Das Portal muss auch um weitere interaktive Funktionen ergänzt werden, die nicht nur das Nutzererlebnis weiter verbessern, sondern komplexe Sachverhalte grafisch übersichtlicher oder vereinfachter darstellen.

Ebenfalls müssen Verbesserungen für die Pflegeoberfläche des Beteiligungsportals vorgenommen werden, damit die redaktionelle und inhaltliche Umsetzung der Vorhaben für das Beteiligungsportal effizienter gehandhabt werden kann. Nur wenn die Vorhaben verständlich, umfassend, zeitgemäß und transparent aufbereitet werden können und sich die Bürgerinnen und Bürger angesprochen fühlen, kann die Bereitschaft geweckt werden, sich zu beteiligen.

Finanzielle Auswirkungen

Um notwendige und laufende Anpassungen und Modernisierungen vornehmen zu können, muss es in Zukunft ein eigenständiges, festes Budget für die Wartung und innovative Weiterentwicklung des Beteiligungsportals geben. Im Hinblick auf den kommenden Haushalt 2020/2021 ist daher eine auskömmliche Finanzierung zwingend.

Bereits beantragte Mittel im IMP
jährlich	50.000 €
Zusätzlich beantragte Mittel im Rahmen der Digital MoveS Strategie
2020	50.000 €
2021	100.000 €
Zur Wunschliste angemeldeter Sonderbedarf für Öffentlichkeitsarbeit ab 2020/2021
jährlich	50.000 €

Im IMP wurden bereits 50.000 € pro Jahr beantragt. Mit diesem Betrag können die jährliche Wartung (rd. 20.000 €) und notwendige Anpassungsarbeiten vorgenommen werden.

Darüber hinaus soll im IT-Haushalt über Mittel der Digital MoveS Strategie ein Bedarf in Höhe von 50.000 € für das Jahr 2020 sowie von 100.000 € für das Jahr 2021 finanziert werden. Mit diesen Mitteln sollen innovative und kreative Weiterentwicklungen am Portal vorgenommen werden. Zudem kann mit diesen Geldern eine innovative Wettbewerbsteilnahme, beispielsweise im Rahmen des IBA Themenjahres Partizipation im Jahr 2022, ermöglicht werden.

Des Weiteren sind regelmäßige Maßnahmen für die Öffentlichkeitsarbeit des Beteiligungsportals einzuplanen. Hierfür können u.a. die Kommunikationskanäle der Landeshauptstadt genutzt werden. Vor allem durch die vorhandenen Social-Media-Kanäle können Zielgruppen sehr gut angesprochen werden. Beispielsweise konnten auf Facebook geschaltete Werbeanzeigen mit einer erhöhten Nutzeraktivität auf dem Portal in Verbindung gebracht werden.
Solche Maßnahmen sowie darüberhinausgehende Öffentlichkeitsarbeit, wie beispielsweise ein neu aufgelegtes Erklärvideo, können nur durch die beantragten Mittel für Öffentlichkeitsarbeit realisiert werden.
Aus den allgemeinen Mitteln für Öffentlichkeitsarbeit bei L/OB-K, können ausschließlich Beratungsleistungen durch L/OB-K sowie Layoutgestaltungen finanziert werden.

Je nach Vorhaben können weitere Maßnahmen (Flyer, Screen, Plakate etc. sowie externe Moderationen) entsprechend dem verfügbarem Budget ergänzend wirken. Auch hier wird deutlich, dass Bürgerbeteiligung kein Selbstläufer ist, sondern regelmäßig aktiv beworben werden muss, um es nachhaltig und dauerhaft in den Köpfen der Bürgerschaft zu verankern.
Für solche Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit wurde als Sonderbedarf zur Wunschliste zum Haushalt 2020/2021 ein jährliches Budget von 50.000 € angemeldet.

Beteiligte Stellen

L/OB-K

Referat WFB hat mit folgender Stellungnahme mitgezeichnet:
"Von den haushaltsrelevanten Anmeldungen zum DHH 2020/2021 hat Referat WFB Kenntnis genommen, weist aber darauf hin, dass von der Finanzverwaltung der Bedarf für ein zentral laufendes Budget für Öffentlichekeitsarbeit bei Bürgerbeteiligungsverfahren in dieser Höhe nicht gesehen wird. In den Jahren 2016/2017 wurde ein zentrales Budget von je 50 TEUR für Bürgerbeteiligungsverfahren bereitgestellt. Bis Juni 2019 sind von den insgesamt 100 TEUR rd. 58 TEUR abgeflossen. In der Regel stehen für die Finanzierung von Beteiligungsverfahren maßnahmenbezogene Mittel zur Verfügung. Zudem gibt es für die stadtweite Öffentlichkeitsarbeit ein laufendes Budget bei L/OB-K."

Vorliegende Anträge/Anfragen

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Erledigte Anträge/Anfragen

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Dr. Fabian Mayer
Erster Bürgermeister

Anlagen

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