Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung/Kultur und Recht
Gz:
GRDrs
154/2023
Stuttgart,
11/23/2023
Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg - Komm.ONE öffentlich-rechtlicher Rahmenvertrag für IT-Dienstleistungen
Beschlußvorlage
Vorlage an
zur
Sitzungsart
Sitzungstermin
Verwaltungsausschuss
Gemeinderat
Verwaltungsausschuss
Gemeinderat
Vorberatung
Beschlussfassung
Vorberatung
Beschlussfassung
nicht öffentlich
nicht öffentlich
öffentlich
öffentlich
29.11.2023
30.11.2023
13.12.2023
14.12.2023
Beschlußantrag:
1. Die langjährige und strategische Kooperation mit Komm.ONE (ehemals KDRS) wird fortgesetzt. Dies gilt entsprechend der Regularien auf unbestimmte Zeit.
2. Dem Abschluss des neuen öffentlich-rechtlichen Rahmenvertrags inkl. aller dazu gehörenden Anlagen (siehe Anlage 1) zwischen der Landeshauptstadt Stuttgart und Komm.ONE AöR mit Gültigkeit ab 01.01.2024 wird zugestimmt. Damit werden alle bestehenden individuellen Einzelvereinbarungen, die einen Bezug auf die bisherige Rahmenvereinbarung haben, abgelöst.
3. Dem Abschluss einer spezifischen, auf den öffentlich-rechtlichen Rahmenvertrag basierenden neuen SAP Einzelvereinbarung (siehe Anlage 2) wird zugestimmt.
4. Die Aufwendungen werden entsprechend der Darstellung im Abschnitt „Finanzielle Auswirkungen“ gedeckt.
Begründung:
I. Ausgangssituation
Nach der Fusion der drei Zweckverbände KDRS, Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF) und Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen Ulm (KIRU) sowie der Datenzentrale Baden-Württemberg zum 01.07.2018 sind die unterschiedlich ausgestalteten vertrags- und sonstigen rechtlichen Beziehungen zwischen den einzelnen Zweckverbandsmitgliedern und den alten Zweckverbänden im Wege der Gesamtrechtsnachfolge auf Komm.ONE übergegangen. Zur Vereinheitlichung der unterschiedlich bestehenden Regelwerke und Rechtsbeziehungen zwischen Komm.ONE und den Kunden (Kommunen) in Baden-Württemberg strebt die Komm.ONE die Harmonisierung der Vertragsstandards einschließlich des neuen Produkt- und Entgeltkataloges bei allen Kunden an. Das ursprüngliche Zeitziel war seitens Komm.ONE, alle Verträge mit den Kommunen bis zum 30.06.21 umzustellen. Eine Vertragsmigration auf Komm.ONE Standards war für die LHS im Jahr 2021 als größter Kunde, aufgrund der Komplexität der Vertragswerke und mangelnder Verhandlungsressourcen seitens Komm.ONE, für die LHS nicht möglich.
Daher wurde zwischen der Landeshauptstadt Stuttgart und Komm.ONE AöR 2021 eine Interims-Zusatzvereinbarung zum Rahmenvertrag vom 01.01.2016 (GRDs 679/2015) für den Zeitraum 01.01.2021 bis 31.12.2023 oder bis zum Abschluss eines Nachfolgerahmenvertrags abgeschlossen (GRDs 974/2021).
Die Verwaltung hat in dieser Zeit intensive Verhandlungsgespräche mit Komm.ONE über einen neuen öffentlich-rechtlichen Rahmenvertrag (siehe Anlage) geführt.
Da die LHS zahlreiche Fachverfahren und SAP über die Komm.ONE bezieht, ist die langfristige Kooperation mit Komm.ONE fortzuführen. Hinzu kommt, dass es für viele der bei der LHS eingesetzten Verfahren auf dem Markt keine entsprechenden Alternativen gibt. Die LHS will die langfristige Kooperation mit Komm.ONE fortführen um die Inhouse-Fähigkeit aufrechtzuerhalten – insbesondere zur Vermeidung zeitaufwendiger Ausschreibungen. Gleichzeitig soll das bisher für die LHS vertraglich vereinbarte Leistungsniveau fortgeschrieben werden.
Die LHS ist durch die Unterzeichnung des Rahmenvertrags nicht verpflichtet Leistungen von der Komm.ONE zu beziehen und kann sich bei Bedarf oder Mängeln in den Fachverfahren anlassbezogen am freien Markt Software beschaffen, i.d.R erfolgt dies über Ausschreibungen.
II. Vertragsstatus und Verhandlungsergebnisse
Die bestehende Interims-Zusatzvereinbarung soll durch die neue öffentlich-rechtliche Rahmenvereinbarung zum 01.01.2024 abgelöst werden.
Da die LHS größter Kunde von Komm.ONE mit speziellen Leistungsanforderungen ist (bspw. beim Produktportfolio, im Supportbereich zur Fehlerbehebung und dem Betrieb separater SAP-Systeme), kann die LHS nicht mit anderen Kommunen verglichen werden. Zwischen Komm.ONE und der LHS ist daher weiterhin ein auf die erhöhten Bedürfnisse der LHS zugeschnittener individueller Vertrag notwendig. Hierzu haben intensive und konstruktive Verhandlungen mit Komm.ONE stattgefunden.
Verhandlungsergebnisse:
+
Vermeiden der Kündigung seitens Komm.ONE
+
Neuer Service Level Katalog für die LHS mit dem Service Level ++ (von Komm.ONE als höchster Service Level angeboten) für die Schalterverfahren
+
Automatischer Minderungsanspruch bei Service Level Verfehlungen für alle über die start.komm.one Cloud zugänglichen Verfahren
+
Integration der in der Interims-Zusatzvereinbarung bereits verhandelten Regelungen zu Großschadensereignis und Datenschutz, Haftung und Haftung bei Datenverlust
+
Etablierung der EVB-IT Vertragsstandards
Neben dem bisherigen Rahmenvertrag existieren bislang eine Vielzahl von Einzelvereinbarungen für diverse Fachverfahren (z.B. SAP-Einzelvereinbarung, Standesamtsverfahren Autista/ePR, sowie die Einzelvereinbarung Drucken Postverkehr JobCenter). Diese Einzelvereinbarungen verweisen alle auf den alten Rahmenvertrag 2016 und die Interims-Zusatzvereinbarung 2021(Auffangtatbestand) und regeln nur spezielle Leistungsmerkmale der Fachlösung. Zukünftig soll es jedoch nur noch einen Rahmenvertrag für alle Fachverfahren und keine separaten Einzelvereinbarungen (mit Ausnahme der SAP-Einzelvereinbarung) mehr geben. Mit Inkrafttreten des neuen öffentlich-rechtlichen Rahmenvertrags ab 2024 sollen die bisher bestehenden Einzelvereinbarungen, die einen Bezug auf die alte Rahmenvereinbarung haben, abgelöst werden. Der neue öffentlich-rechtliche Rahmenvertrag gilt dann für alle aktuelle und zukünftige Fachverfahren.
Service Level:
Komm.ONE hat auf Anforderung und in Abstimmung mit der LHS einen neuen Service Level Katalog entwickelt, in dem die Ergänzungen/Anmerkungen der LHS aufgenommen wurden. Dieser Service Level Katalog ist ab Vertragsunterzeichnung für die LHS gültig und soll anschließend auch für alle anderen Kommunen gelten.
Für alle SAP-Verfahren werden die bisherigen SAP-Service Level beibehalten.
Der neue Service Level Katalog unterscheidet zwischen drei unterschiedlichen Service Leveln: Standard, Standard + und Standard ++. Der höchste von Komm.ONE angebotene Service Level Standard ++ soll für die sogenannten Schalterverfahren der LHS gelten (KM-Ausländer, KM-Einwohner, KM-Fahrerlaubnis, KM-Fahrzeug, Ordnungswidrigkeiten, KM-Meldeportal, KM-Clearingstelle). Das Verfahren Autista soll nach Abstimmung mit dem Fachamt das Service Level Standard + erhalten. Für alle weiteren Verfahren, mit Ausnahme der SAP-Verfahren, gelten die Standard Service Level. Sollte nach der Umstellung bei einzelnen Fachverfahren ein höherer Service Level erforderlich sein, kann dieser jederzeit angepasst werden.
III. SAP Einzelvereinbarung
Die aktuelle SAP Einzelvereinbarung besteht seit dem Jahr 2016 (GRDs 679/2015) und soll durch die neue SAP Einzelvereinbarung zum 1.1.2024 abgelöst werden. Die SAP Einzelvereinbarung beinhaltet besondere Regelungen und Festlegungen zum Modul- und Systembetrieb und zu den Leistungsparametern für die von Komm.ONE für die LHS angebotenen SAP-Module und –Services (s. Anhang).
Verhandlungsergebnisse:
·
Die bisherigen hohen Service Levels für SAP bleiben beibehalten
·
Umstellung des Preismodells von Pauschalentgelten auf Fallpreisabrechnung
·
Aufnahme der bislang separaten Nutzungsvereinbarung (SAP-Lizenzen) in die Einzelvereinbarung
·
Aufnahme der seit der letzten Einzelvereinbarung ergänzend vereinbarten Leistungen in die SAP-Einzelvereinbarung (Reisekostenabrechnung, ESS/MSS).
Die Einzelvereinbarung umfasst auch eine spezifische und erweiterte SAP-Systemumgebung bei Finanzwesen und Personalwirtschaft. Neu vereinbart wurde eine spezifische SAP-Systemumgebung auch für die Personalwirtschaft. Die LHS bezieht seit 2012 SAP HCM über Komm.ONE als Kommunalmasterprodukt für die Personalwirtschaft. Durch die Komplexität der verschiedenen gesetzlichen Regelungen und Tarifverträge ist der Kommunalmaster für uns ein sehr wesentlicher Baustein. Jedoch stoßen wir immer wieder an die Grenzen des Kommunalmasters. Denn der größte Aspekt des Kommunalmasters (Standardisierung, Abbildung des kleinsten gemeinsamen Nenners alle Kommunen in Baden-Württemberg) ist in einer Großstadt wie Stuttgart ein oft zu enges Konstrukt. Mit einer eigenen Systemlandschaft haben wir die Möglichkeit, den Kommunalmaster um für die LHS-spezifischen Anforderungen zu ergänzen. Aktuelle Beispiele sind hierfür die maschinelle Umsetzung einer evtl. künftigen Stuttgart Zulage, ESS/MSS Services wie z.B. für einen Fortbildungsprozess, Digitalisierung von Benutzeranträgen sowie die Anbindung von anderen Systemen für eine einheitliche Datenhaltung und damit Reduzierung von redundanten Datenhaltungen. Im Finanzwesen hat sich die eigene Systemlandschaft mit den vielen nützlichen Erweiterungen bewährt.
Finanzielle Auswirkungen
1. Finanzielle Auswirkung der Vertragsumstellung
Im Haushaltsentwurf 2024/2025 sind je Haushaltsjahr Zahlungen an Komm.ONE in Höhe von 7,9 Mio. € veranschlagt.
Durch den Abschluss der neuen Rahmenvereinbarung gilt für die LHS der neue Produktkatalog von Komm.ONE, der sich hinsichtlich Produktbezeichnung und Preisberechnung erheblich zur aktuellen Preisberechnung unterscheidet. Nach dem neuen Produktkatalog erfolgt eine verstärkte Abrechnung auf Basis von Fallzahlen (z.B. Anzahl Nutzer, Anzahl gespeicherter Datensätze, Anzahl Einwohner), der Anteil an Pauschalpreisen sinkt. In Folge dessen wird es aufgrund von Fallzahländerungen in Zukunft vermehrt zu Kostenschwankungen kommen, daraus können sich kurzfristig zusätzliche Budgetbedarfe ergeben.
Komm.ONE hat auf Basis der Fallzahlen von 2021 und den Produktpreisen 2022 für repräsentative Verfahren dargestellt, dass die Umstellung auf den Produktkatalog für die LHS als Gesamtes kostenneutral war. Aktuell erfolgt, unter Einbeziehung der Fachämter, ein detaillierter Abgleich auf Basis der
Fallzahlen
2022 und den
Produktpreisen
2023 für jedes Verfahren. Der derzeitige Zwischenstand zeigt einen Mehrbedarf von knapp 864.000 € aufgrund von Preis- und Mengeneffekten.
Die Verwaltung ist bestrebt in Gesprächen mit Komm.ONE Anpassungen bei der Ausgestaltung bzw. der Anwendung der Preisliste zu erreichen, sodass der LHS alleine durch die Vertragsumstellung zumindest keine Mehraufwendungen entstehen.
Das Ergebnis dieses Abgleiches wird zudem die Grundlage für die Beauftragung der einzelnen Fachverfahren.
2. Finanzielle Auswirkung der Entgelterhöhung 2024
Komm.ONE hat Ende September 2023 kurzfristig angekündigt, die Entgelte zum 1.1.2024 zu erhöhen). Begründet wird die Preiserhöhung u.a. mit der Inflation und den gestiegenen Lizenzkosten der Hersteller (s. Anlage). Die Erhöhungen variieren je nach Fachverfahren und belaufen sich für die LHS nach jetzigem Kenntnisstand basierend auf den vorläufigen Informationen von Komm.ONE auf 4,52% (ca. 364.000 €).
Da die konkreten finanziellen Auswirkungen aus 1. und 2. noch nicht abschließend festgestellt werden können, wird zunächst keine Erhöhung der Haushaltsansätze im Doppelhaushaltsplan 2024/2025 vorgeschlagen. Sofern sich jedoch im Haushaltsvollzug gegenüber den insgesamt veranschlagten 7,9 Mio. € p.a. bei der Abrechnung durch Komm.ONE im Budget tatsächlich ein Mehrbedarf ergibt, wird die Verwaltung unterjährig eine überplanmäßige Mittelbereitstellung vorschlagen.
Die Aufwendungen werden ab dem Haushaltsjahr 2024 bei dem veranschlagten zentralen IuK-Budget gedeckt, Teilergebnishaushalt 170 – Amt für Digitalisierung, Organisation und IT, Kontengruppe 44500 - Erstattungen von Verwaltungs- und Betriebsaufwand.
3. Finanzielle Auswirklungen der zusätzlichen SAP-Systemumgebung Personalwirtschaft
Im Rahmen des neuen SAP-Vertrages wird eine eigene SAP-Systemumgebung für den Bereich Personalwirtschaft eingerichtet. Die Kosten hierfür betragen 60.000€ zur einmaligen Bereitstellung und anschließend 280.000€ pro Jahr für den Betrieb.
Diese zusätzlichen Bedarfe werden ab dem Haushaltsjahr 2024 bei dem veranschlagten zentralen IuK-Wartungsbudget gedeckt, Teilergebnishaushalt 170 – Amt für Digitalisierung, Organisation und IT, Kontengruppe 440 – sonstige ordentliche Aufwendungen.
Beteiligte Stellen
WFB
Vorliegende Anträge/Anfragen
-
Erledigte Anträge/Anfragen
-
Dr. Fabian Mayer
Erster Bürgermeister
Anlagen
3
<Anlagen>
zum Seitenanfang
Mz WFB.pdf