Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung/Kultur und Recht
Gz:
GRDrs
862/2021
1. Ergänzung
Stuttgart,
12/07/2021
Amtsgründung Amt für Digitalisierung und IT
Beschlußvorlage
Vorlage an
zur
Sitzungsart
Sitzungstermin
Verwaltungsausschuss
Gemeinderat
Verwaltungsausschuss
Gemeinderat
Vorberatung
Beschlussfassung
Beratung
Beschlussfassung
öffentlich
öffentlich
öffentlich
öffentlich
01.12.2021
02.12.2021
08.12.2021
16.12.2021
Beschlußantrag:
In Ergänzung zur GRDrs 862/2021 werden weitere folgende Beschlussanträge vorgelegt:
5. Zum Stellenplan 2022 werden für das neue Amt Digitalisierung und IT insgesamt 3,1 Stellen geschaffen, davon:
a. 1,0 Stelle in EG 6 TVöD als Assistenz für das Geschäftszimmer der Abteilungsleitungen
b. 1,1 Stellen in Bes.Gr. A 11 als Personalsachbearbeitung
c. 1,0 Stelle in EG 10 TVöD in der Client-Betreuung
6. Zum Stellenplan 2022 werden für das Haupt- und Personalamt insgesamt 3,5 Stellen geschaffen, davon:
a. 1,5 Stelle in Bes.Gr. A 11 als IuK-Koordination
b. 1,0 Stelle in Bes.Gr. A 12 als Sachbearbeitung Aufbauorganisation
c. 1,0 Stelle in Bes.Gr. A 12 als Sachbearbeitung Ablauforganisation/Prozesse und Projekte
7.
Die Verwaltung wird ermächtigt, die o. g. Stellen sofort auszuschreiben und nach Verabschiedung des Doppelhaushaltsplans 2022/2023 und der Finanzplanung bis 2026 ab dem 01.01.2022 zu besetzen.
8. Für die o. g. Stellen entstehen zusätzliche Personalaufwendungen i. H. v. 608.220 / Jahr. Die erforderlichen Mittel werden im Doppelhaushaltsplan 2022/2023 und der mittelfristigen Finanzplanung berücksichtigt.
Begründung:
Im Rahmen der Projektstufe 1 (Planungsphase) hat die Verwaltung seit Einbringung der GRDrs 862/2021 am 27.10.2021 an der künftigen Auf- und Ablauforganisation weitergearbeitet. In diesem Zusammenhang wurde entschieden, dass neben den Abteilungen Informations- und Kommunikationstechnik (10-4) sowie eGovernment (10-6) des Haupt- und Personalamts künftig auch die Abteilung Organisation und Personalentwicklung (10-3) mit Ausnahme des Sachgebiets Personalentwicklung in das neue Amt integriert werden soll.
Der Fokus darauf, kundenorientierte digitale Bürgerdienste zu schaffen, bedeutet, die eigene Organisation hin zu einer agilen, geschäftsprozess- und ergebnisorientierten Verwaltung zu entwickeln. Insb. die durch die stärkere Ausrichtung an den mit den Kundinnen und Kunden verbundenen Geschäftsprozessorientierung erfordert eine ganzheitliche Betrachtung der Digitalisierung sowie eine starke Vernetzung in den Themenfeldern IT, e-Government und Organisation. Die organisatorische Integration des Bereichs Organisation ist der konsequente Schritt, der dieser Logik folgt.
Um das neue Amt zukunftsfähig aufzustellen, muss den aktuellen Entwicklungen Rechnung getragen werden. Sowohl das neue Amt als auch das Haupt- und Personalamt müssen trotz dem laufenden Veränderungsprozess zu jederzeit funktionsfähig bleiben. Auf dieser Basis dieser Entwicklungen ergeben sich neue Stellenbedarfe. Hinzu kommen die bereits absehbaren zusätzlichen Stellenbedarfe im Bereich IuK Koordination und in der Client-Betreuung. Die konkreten Stellenbedarfe wurden seit Einbringung der Vorlage am 27.10.2021 ermittelt und neben den weiteren Stellenbedarfen nachfolgend dargestellt.
Stellenbedarfe
Die in der GRDrs 862/2021 zugrunde gelegten Annahmen wurden zwischenzeitlich fortgeschrieben (dargestellt werden nur die Änderungen):
-
Das neue Amt wird mit mind. 306 Stellen ausgestattet sein (Abteilung Informations- und Kommunikationstechnik, Abteilung e-Government, Abteilung Organisation und Personalentwicklung (exkl. Sachgebiet Personalentwicklung) inkl. der im Haushalt 2022/23 neu zu schaffenden Stellen in diesen Bereichen; entspricht ca. 405 Mitarbeitenden aufgrund Teilzeitquote).
-
Es werden fünf Abteilungen gebildet. Der genaue Aufgabenzuschnitt wird derzeit erarbeitet.
Auf Basis der Annahmen sowie der Integration weiter Teile der Abteilung Organisation und Personalentwicklung (10-3) ergeben sich folgende zusätzliche Stellenbedarfe für das Amt für Digitalisierung und IT (und Organisation), die nicht aus vorhandenen Stellen gedeckt werden können:
-
1,0 Stelle Geschäftszimmer der Abteilungsleitungen (EG 6 TVöD)
o
Geplant ist ein Geschäftszimmer pro Abteilung.
o
2,0 Stellen Geschäftszimmer sind bereits bei 10-3 und 10-4 vorhanden.
o
2,0 Stellen wurden über die GRDrs 862/2021 eingebracht.
o
Daher Schaffung von 1,0 Stelle erforderlich.
-
1,1 Stellen Personalsachbearbeitung (A 11)
o
Aufgrund der organisatorischen Integration von weiten Teilen von 10-3 erhöht sich der Bedarf gemäß der festgelegten Berechnungssystematik aus der OU Personalsachbearbeitung.
-
1,0 Stelle Client-Betreuung (EG 10 TVöD)
o
Amt 17 wird für Amt 10 auch künftig die Client-Betreuung (First- und Second-Level-Support, Installationen, Änderungen etc.) übernehmen.
o
Aufgrund der steigenden Anzahl an zu betreuenden Mitarbeitenden sowie der künftigen Betreuung von drei Standorten (Rathausareal, Katharinenstraße 20, neues Gebäude Amt 17) wird dies notwendig
Gesamt: 3,1 Stellen
Im Haupt- und Personalamt ergeben sich durch die Ausgründung der Bereiche 10-3, 10-4 und 10-6 ebenfalls Änderungen. Aufgaben, die in 10-3 und 10-4 als Fachaufgabe für das Haupt- und Personalamt auch ohne eine eigene Verwaltungsabteilung erledigt wurden, sind künftig durch das Haupt- und Personalamt selbst zu übernehmen. Perspektivisch muss dabei im Bereich der Personalsachbearbeitung eine Anpassung des Stellenbestands vorgenommen werden (neue Schlüssel aufgrund der Anzahl an reduzierten Mitarbeitenden). Diese werden im Rahmen der Fortschreibung der Berechnungssystematik aus der Organisationsuntersuchung Personalsachbearbeitung zum Haushalt 2024/25 berücksichtigt. Auf diese Anpassung wird zunächst verzichtet, um den Übergangszeitraum reibungslos zu gestalten.
Damit auch das Haupt- und Personalamt künftig funktionsfähig bleibt, sind folgende Stellen für das Haupt- und Personalamt erforderlich:
-
1,5 Stellen IuK-Koordination (A 11)
o
Bisher Betreuung durch 10-4, künftig eigenständige Erledigung erforderlich.
-
1,0 Stelle Aufbauorganisation (A12)
o
Bisher Aufgabenwahrnehmung durch 10-3, künftig eigenständige Erledigung erforderlich. Das Haupt- und Personalamt nimmt künftig in diesem Bereich die Rolle als Fachamt ein und braucht eigene Kapazitäten und Verantwortliche. Bisher vorhandene Synergieeffekte durch die parallele Wahrnehmung von Aufgaben als Fach- sowie als Querschnittsamt gehen verloren.
o
Exempl. Aufgaben: Organisationsänderungen und -entwicklungen, Koordination Dienstverteilungsplan, Beratung zur Erstellung von Bewertungsanträgen, Beratung zum Stellenplanverfahren und Stellenausschreibungen
-
1,0 Stelle Ablauforganisation/Prozesse und Projekte (A12)
o
Bisher Aufgabenwahrnehmung durch 10-3, künftig eigenständige Erledigung erforderlich. Das Haupt- und Personalamt nimmt künftig in diesem Bereich die Rolle als Fachamt ein auf und braucht eigene Kapazitäten und Verantwortliche.
o
Exempl. Aufgaben: Geschäftsprozessmanagement für amtsinterne Prozesse sowie für Prozesse, die im Rahmen der Querschnittsfunktion stadtweit wirken; Projektleitung für amtsinterne Projekte und Mitarbeit in stadtweiten Projekten
Gesamt: 3,5 Stellen
Unabhängig von den genannten Stellenbedarfen wird auch im Haupt- und Personalamt ein Organisationsentwicklungsprozess notwendig werden, um eine stabile und zukunftsfeste Organisation sicherzustellen. Im Rahmen der Projektstufe 2 ist neben der organisatorischen auch die strategische Weiterentwicklung mit neuer Identitätsstiftung, Kulturwandel und stadtweiter Zusammenarbeit vorgesehen.
Mit der Gründung des neuen Amts wird eine zukunftsfähige Aufstellung bei den Themen Digitalisierung, IT und Organisation initiiert und eine Basis für deren kontinuierliche Weiterentwicklung geschaffen. Zu jeder Zeit ist die Sicherstellung eines „stabilen Betriebs“, während und nach dem Übergang in die neue Struktur, sicherzustellen.
Finanzielle Auswirkungen
Für den Stellenmehrbedarf fallen ab dem Haushaltsjahr 2022 zusätzliche Personalaufwendungen in Höhe von 608.220 EUR / Jahr an. Die erforderlichen Mittel werden über eine Fortschreibung des Doppelhaushaltsplans 2022/2023 und der mittelfristigen Finanzplanung berücksichtigt.
Beteiligte Stellen
Referat WFB
Dr. Fabian Mayer
Erster Bürgermeister
Anlagen
-
<Anlagen>
zum Seitenanfang