Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung/Kultur und Recht
Gz:
GRDrs
924/2019
Stuttgart,
12/02/2019
Informations- und Kommunikationstechniken
IuK-Maßnahmenplan (IMP) 2020 und 2021
Beschlußvorlage
Vorlage an
zur
Sitzungsart
Sitzungstermin
Verwaltungsausschuss
Beschlussfassung
öffentlich
04.12.2019
Beschlußantrag:
Dem finanziellen Gesamtrahmen und den Inhalten des IuK-Maßnahmenplans (IMP) 2020 und 2021 wird zugestimmt.
Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1
Die priorisierten Bedarfsmeldungen der Fachämter waren die Grundlage für den Basis-IuK-Maßnahmenplan 2020/2021 (Basis-IMP), der den IuK-Grundbedarf der Ämter abdeckt. Das Planwerk wurde im Rahmen des von der Finanzverwaltung vorgegebenen Gesamtfinanzierungsrahmens erstellt und im Arbeitskreis „Digitalisierung“ referatsübergreifend abgestimmt.
Die Vorhaben zur IT-Strategie - „Digital MoveS“ - beinhalten Budgets für die Digitalisierungsinitiative der Landeshauptstadt bis zu 16 Mio. Euro für den Doppelhaushalt 2020/2021 (siehe dazu auch GRDrs 388/2019 und „Grüne Liste“ zum Haushaltsplan).
Der Basis-IMP ist mit seinen Infrastrukturmaßnahmen die Grundlage für die Umsetzung der IT-Strategie „Digital MoveS“. Dazu gehört die Hardware-Ausstattung, aber auch die laufende Weiterentwicklung und der Ausbau bestehender Anwendungen und Fachverfahren.
Finanzielle Auswirkungen
Das Gesamtbudget für die Projektmaßnahmen des Basis-IMPs beträgt
2020: 6.283.000,- Euro
2021: 6.283.000,- Euro.
Für die laufende Wartung/Betreuung und den Erwerb von Nutzungsrechten für Softwareprodukte, ist mit einem jährlichen Aufwand von bis zu 25% vom Anschaffungswert zu rechnen.
Alle einmaligen und laufenden Ausgaben/Aufwendungen werden im Rahmen des im Haushaltsplanentwurf 2020/2021 veranschlagten Budgets finanziert.
Beteiligte Stellen
Das Referat Wirtschaft, Finanzen und Beteiligungen hat die Vorlage mitgezeichnet.
Vorliegende Anträge/Anfragen
keine
Erledigte Anträge/Anfragen
keine
Dr. Fabian Mayer
Erster Bürgermeister
Anlagen
Anlage 1: Ausführliche Begründung
Anlage 2: Maßnahmenplan 2020/2021 der Informations- und Kommunikationstechniken bei der Stadtverwaltung Stuttgart
Ausführliche Begründung
Der Basis-IMP ist das zentrale Steuerungsinstrument zur Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung der Informationstechnologie bei der LHS. Dieser wurde unter Mitwirkung der Fachämter durch das Haupt- und Personalamt aufgestellt und referatsübergreifend im Arbeitskreis „Digitalisierung“ abgestimmt.
Das Klinikum Stuttgart und die Eigenbetriebe haben eigene Wirtschaftspläne und sind im IuK-Maßnahmenplan nicht enthalten.
1. Auswahl der IuK-Maßnahmen
Die Summe der Bedarfsmeldungen aller Fachämter zum Basis-IMP lagen weit über dem Gesamtfinanzierungsrahmen von jährlich 6.283.000 Euro. Es mussten deshalb Maßnahmen gestrichen sowie Kürzungen unter Berücksichtigung der Prioritäten der Fachämter vorgenommen werden.
Der Schwerpunkt des Basis-IMPs bilden die Ersatzbeschaffungen als Grundlage der Umsetzung der Strategie „Digital MoveS“. Auch Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Infrastruktur sind berücksichtigt, insbesondere die Erneuerung auslaufender Nutzungsrechte für Software-Lizenzen. In geringem Umfang wird die Modernisierung und Erweiterung von Grundlageninfrastruktur im Sinne der Definition „Neuer Projekte“ mit höherem Anforderungsprofil gefördert. Digitalisierungsfunktionen sind hier bereits integriert.
Im IuK-Maßnahmenplan 2020/2021 ergibt sich folgende Budgetverteilung auf die Themenbereiche:
Strategische IuK-Themenbereiche
Anteil am Gesamtbudget
2020
in %
2021
in %
1.
Ersatzbeschaffungen
3.066.100 EUR
48,8%
3.469.200 EUR
55,2%
2. Aufrechterhaltung zentrale und
dezentrale
Infrastruktur
2.238.400 EUR
35,6%
2.046.900 EUR
32,6%
3.
Modernisierung
und
Erweiterung
978.500 EUR
15,6%
766.900 EUR
12,2%
Summe
6.283.000 EUR
100,0%
6.283.000 EUR
100,0%
Um den Gesamtfinanzrahmen von jährlich 6.283.000 Euro einhalten zu können, wurden die folgenden Auswahlkriterien zugrunde gelegt:
1. gesetzliche Verpflichtungen
2. zwingend erforderlich für die Aufrechterhaltung des Betriebes und der Infrastruktur
3. Ämterbedarfe Priorität 1
Maßnahmen, die nicht mindestens eines dieser Kriterien erfüllten, wurden nicht berücksichtigt. Aufgrund der Vielzahl der „Kriterien erfüllenden“ Maßnahmen wurden zahlreiche Maßnahmen zusätzlich gekürzt.
1.1 Ersatzbeschaffungen
Hierunter fällt die Ausstattung von Büroarbeitsplätzen in den Fachämtern wie PCs, Notebooks, Monitore und Drucker. Auf die Einhaltung der stadtweiten Standards wird geachtet. Für die Standardgeräte gibt es stadtweit gültige Rahmenverträge mit den Lieferanten.
Mit circa 50% des Gesamtfinanzrahmens bilden die Ersatzbeschaffungen den Schwerpunkt im Doppelhaushalt. Die Höhe der Ersatzbeschaffungen ist beeinflusst von steigenden Preisen der Lieferanten und zusätzlich geplanten Stellen in den Fachämtern.
1.2 Aufrechterhaltung der zentralen und dezentralen Infrastruktur
Dies beinhaltet Upgrades und Erweiterungen von stadtweit genutzter Software sowie spezieller Fachverfahren der Fachämter. Zeitlich auslaufende Lizenzen müssen verlängert bzw. für neue Stellen Nutzungsrechte angeschafft werden.
eGovernment umfasst Maßnahmen um Verwaltungsleistungen digital zur Verfügung zu stellen. Dabei müssen Online-Services gepflegt und angepasst werden. Für den laufenden Betrieb der Webseite
www.stuttgart.de
sowie des Bürgerbeteiligungsportals (GRDrs 710/2019) sind Budgets im Doppelhaushalt 2020/2021 vorgesehen.
Die geplanten Geo-Informations-Systeme-Maßnahmen (GIS) dienen hauptsächlich der Sicherung des Produktivbetriebes der GIS-Fachverfahren des Amts für Umweltschutz, des Tiefbauamtes, des Stadtmessungsamts sowie des Amts für Stadtplanung und Stadterneuerung.
1.3 Modernisierung und Erweiterung
Dies sind Erweiterungsmaßnahmen früherer Großvorhaben oder die Ablösung bereits bestehender Basisprodukte mit Systemrelevanz. Die 3 größten Projekte folgend:
Ablösung Open-IT – 2020/2021: 427.500 Euro
Open-IT ist seit 2004 bei allen Fachämtern und Eigenbetrieben im Einsatz. Dieses digitale Workflowsystem unterstützt den gesamten Prozess der Beschaffung von IT-Produkten, z.B. Sicherstellung der Finanzierung, Beteiligung des Controllings, Einbindung der Hierarchie nach ZO, Bestellprozess, Rechnungsbearbeitung. Es ist technologisch veraltet, verfügt nicht über gängige Schnittstellen zu anderen digitalen Verfahren und ist betrieblich zunehmend riskant.
Ausstattung der Bibliothek Stuttgart – 2020/2021: 241.200 Euro
Diese Maßnahme sieht den Ausbau der RFID-Ausstattung für das seit Ende 2017 eingesetzte Bibliotheksverfahrens sowie die Erweiterung zusätzlicher PC-Arbeitsplätze und Terminals für die Erfassung der Präsenznutzung vor. Aufgrund der starken Nutzung der Einrichtungen der Stadtbibliothek als Lernorte, vor allem für Schülergruppen, nimmt die Nutzung der Medien innerhalb der Bibliotheksräume stark zu.
Ablösung Oracle-Datenbank – 2020/2021: 234.000 Euro
Mit der hochbauamtseigenen Oracle Projektdatenbank (HBA) werden bei Amt 65 alle Vorgänge rund um die Projektabwicklung unterstützt. Die Datenbank wird z.B. zur Projektverwaltung, Kostenkontrolle, Gewährleistungsüberwachung, Auftrags- und Vertragsverwaltung, als Planarchiv, für die Kosten- und Leistungsrechnung, Rechnungsbearbeitung sowie der Erfassung der Bauunterhaltungsmaßnahmen eingesetzt.
Für ein zukunftsfähiges Gesamtkonzept ist es erforderlich, die Anbindung an SAP sowie die Ablösung von Funktionalitäten durch Standardsoftware zu prüfen und umzusetzen.
Die derzeit eingesetzte Oracle-Datenbank kann dauerhaft nicht sinnvoll an die elektronische Rechnungsbearbeitung angebunden werden. Andere Fachämter, die Schnittstellen zum Hochbauamt haben, sollen an Prozessen teilnehmen können. Die Betreuungsstruktur beinhaltet betriebliche Risiken.
2. Wartungs- und Betreuungsverträge
Der Basis-IMP enthält Maßnahmen mit zusätzlichem laufenden Wartungs- und Betreuungsaufwand bzw. berücksichtigt zusätzliche Folgekosten bereits umgesetzter Maßnahmen. Beim Erwerb von Nutzungsrechten für Softwareprodukte, ist mit einem jährlichen Aufwand von bis zu 25% vom Anschaffungswert zu rechnen.
3. Risiken
2019 war das geplante Basis-Budgets für EDV-Ersatzbeschaffungen u.a. durch drastische Preiserhöhungen um ca. 15% zu niedrig. Aufgrund von Lieferengpässen bei Systemkomponenten weltweit haben die Hersteller für PCs und Notebooks weitere Erhöhungen angekündigt, die sich auf 2020/2021 auswirken werden.
4. Fazit und Ausblick
Der Schwerpunkt des Basis-IMPs 2020/2021 liegt auf der EDV-Ersatzbeschaffung und dem Erhalt der IT-Infrastruktur. Aufgrund des Budgetrahmens sind substanzielle Maßnahmen zur Anpassung an die gesetzlichen Vorgaben, zur IT-Sicherheit und Digitalisierung von Geschäftsprozessen in der Initiative „Digital MoveS“ dargestellt (siehe dazu GRDrs 388/2019).
Mit der Sonderfinanzierung bei gleichzeitiger Anpassung der Personalressourcen erhält der IMP neue Konturen, um den digitalen Herausforderungen der Zukunft gewachsen zu sein, wie sie sich in einer Landeshauptstadt zeigen.
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