Seit 1.1.2017 bietet das Jugendamt Tausenden Stuttgarter Eltern, die beim städtischen Träger einen Kita-Platz suchen (Stand: 30.6.17: 5.600 Kinder auf der Warteliste), interimsweise einen neuen Beratungs- und Platzvergabe-Service an. Mit dem Service gelang es, das Anmelde- und Platzvergabeverfahren transparenter zu gestalten, viele Eltern-Fragen/-Beschwerden zu bearbeiten und viele Rechtsanspruchsfälle vor einem Klageverfahren zu lösen. Es kam zu folgenden Fallzahlen:
- Beratung von Familien im Jugendamt und Platzanmeldung: 30 Familien täglich
- Telefon-Hotline: 30 bis 60 Anrufe täglich
- Mails: ca. 15 bis 25 täglich
- Elternbriefe/Rückantworten: jährlich 15.000 Briefe,
- Erklärungen Berufstätigkeit: 4.500 pro Jahr in NH eingeben
- Vergabe der ca. 2.000 Plätze (Schwerpunkt März, unterjährig Nachrückverfahren)
Das neue Kita-Platzmanagement des städtischen Trägers mit zentraler Platzvergabe ist ein erster Schritt, dem eine organisatorische Neuordnung der Schnittstellen zur trägerübergreifenden Familieninfostelle und der Redaktion des Kindertagesstättenfinders (kits) folgen wird.


2. Ausgangssituation

Der städtische Träger verfügt in seinen 150 Tageseinrichtungen für Kinder über ca. 8.500 Plätze im Altersbereich der 0- bis 6-Jährigen. Jährlich werden ca. 2.000 Plätze neu vergeben. Diesen Plätzen stehen derzeit ca. 5.600 Kinder auf der Warteliste gegenüber.

Nach den ersten Platzzusagen im März d. J. werden ca. 4.000 Platzabsagen an Familien, die auf der Warteliste vermerkt sind, versandt. Die damit verbundenen Rückmeldungen der Familien zum möglichen Verbleib auf der Warteliste, zu Änderungen ihrer Wünsche oder zum Streichen des Wunsches werden bis zum 15.05. d. J. in das EDV-Verfahren NH-Kita eingepflegt. Dieses EDV-Verfahren dient den städtischen Kindertageseinrichtungen dazu, Platzanmeldungen, Aufnahmen der Kinder, verschiedene Änderungen bis hin zur Gebührenveranlagung zu verwalten.

Parallel dazu melden Familien ihren Rechtsanspruch auf einen Betreuungsplatz an.
2016 sind 92 Rechtsansprüche gestellt worden, im Zeitraum 01.01.17 bis zum 12.06.2017 stiegen diese auf 170 Anträge.

Innerhalb des Jugendamtes kommen jährlich ca.350 mündliche und schriftliche Beschwerden von Familien wegen fehlender Betreuungsplätze oder Unklarheiten bei der Platzvergabe bei verschiedenen Dienststellen an.

Familien haben bisher die Möglichkeit, ihr Kind online unter www.stuttgart.de/kits oder persönlich in einer der Kitas anzumelden.
Die Online-Anmeldung können Familien bei verschiedenen Trägern vornehmen, ohne zu wissen, welcher Träger unter welchen Kriterien seine Plätze vergibt.

3. Problemanzeige

Der bereits in Kraft getretene Rechtsanspruch für alle Kinder von 1 bis 6 Jahren schafft bei den Familien Erwartungen, dass dieser bereits erfüllt werden kann und sie ihr Kind ihrem individuellen Bedarf entsprechend betreuen lassen können. Bei der konkreten Suche nach einem Betreuungsplatz erleben sie etwas Anderes. Es gibt trotz intensivem Ausbau einen Mangel an Kitaplätzen. Dies schafft für eine große Anzahl von Familien eine existenzielle Problemlage. Familien haben außerdem in der Regel keine Kenntnisse bzw. kein Verständnis für das Subsidiaritätsprinzip als Kernelement der Kinder- und Jugendhilfe und für die hiesigen Besonderheiten bei der Platzvergabe der verschiedenen Träger.

Die verschärfte Konkurrenz um Plätze ist mit einem hohen Unzufriedenheits- und Konfliktpotential verbunden. Deshalb braucht es beim städtischen Träger einerseits eine transparente und neutrale Platzvergabe. Anderseits ist für Familien bei der Suche nach einem Betreuungsplatz eine qualifizierte Beratung und Prozessbegleitung hilfreich und sinnvoll. Dadurch kann der neuralgische Übergang in die öffentliche Kindertagesbetreuung mit dieser Trägervielfalt besser gelingen.

Die Einrichtungsleitungen der städtischen Kitas haben den Bedarf nach strukturellen Veränderungen in mehreren Problemanzeigen formuliert. Bei bis zu 500 Familien auf der Warteliste in einzelnen Einrichtungen und dem damit verbundenen Kommunikationsbedarf mit Eltern ist eine Erledigung ihrer Kernaufgaben nicht mehr möglich. Alle organisatorischen Unterstützungsmöglichkeiten, z.B. durch das EDV-Verfahren NH-Kita und den Support durch die Dienststelle Information- und Kommunikationstechnologien, sind ausgeschöpft.

Aber auch Eltern haben immer wieder aufgezeigt und gefordert, dass eine zentrale Anmeldung und Platzvergabe notwendig ist und ihnen unnötige Wege zukünftig erspart werden.


4. Ziele

Durch die Einrichtung einer Servicestelle “Städtisches Platzmanagement“ beim städtischen Träger wird eine qualifizierte Prozessbegleitung für die Familien beim Übergang Familie - Kita dauerhaft geschaffen, die für eine hohe Transparenz bei der Platzvergabe sorgt und einfache, verbindliche Kommunikationswege für Eltern bietet.
Mit Hilfe eines zentralen Managements der freien Plätze aus den 10 Bereichen kann auch außerhalb der zentralen Vergabetermine im März unterjährig auf Kinderschutz- und Rechtsanspruchsfälle sowie Sonderbedarfe reagiert werden.
Die Umsetzung des Rechtsanspruchs für Kinder unter 3 Jahren gegenüber dem Träger der öffentlichen Jugendhilfe kann nicht dezentral vor Ort von einzelnen Einrichtungsleitungen erfüllt werden. Diese erforderliche Dienstleistungsqualität kann nur zentral geleistet werden, da eine einrichtungs- und bereichsübergreifende Steuerung bei der Platzvergabe und Begleitung der Eltern dringend erforderlich ist.
Im Rahmen eines zentralen Platzmanagements verbleiben für die Leitungen vor Ort immer noch Aufgaben wie die Organisation und Durchführung von Informationsveranstaltungen für interessierte Familien, die Organisation von Elternnachmittagen, um Eltern über den Aufnahme-und Eingewöhnungsprozess und die individuelle Konzeption der Kita zu informieren.
Die Einrichtungsleitungen können sich durch die Schaffung eines zentralen Platzmanagements wieder mehr auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, die in den letzten Jahren an Umfang sehr zugenommen haben. Hier sind insbesondere Budgetverwaltung, Beschaffungen, EDV, Statistik und Qualitätssicherung und -entwicklung bei der Umsetzung des Orientierungsplans Baden-Württemberg mit Hilfe des Einsteinkonzeptes und der aktuellen Herausforderung Personalsituation/Personalfluktuation/
Teamentwicklung zu nennen.
Eine 100%-Auslastung aller verfügbaren Plätze des städtischen Trägers zum 15.01. d. J. ist durch eine zentrale Koordinierung der Elternanfragen möglich. Bis zu diesem Zeitpunkt können in der Regel Eingewöhnungen für neue Kinder begonnen werden.
Innerhalb des Trägers gibt es Transparenz und eine verbindliche Vernetzung u.a. zur Familieninformation, zu den Beratungszentren und zur Dienststelle Statistik, Berichtswesen.

5. Aufgabengebiete

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der neuen Servicestelle “Städtisches Platzmanagement “ begleiten die Familien während des gesamten Prozesses von der Anmeldung bis zur Platzvergabe. Die Servicestelle übernimmt ganzjährig die Platzvergabe nach den Kriterien des städt. Trägers und steuert damit die Platzbelegung und Platzauslastung.
Das Platzmanagement erstellt eine Rechtsanspruchsdokumentation, pflegt die NH-Warteliste, versendet die Platzabsagen zentral und bearbeitet die Antwortbriefe der Eltern.
Die Mitarbeitenden sind ganzjährige Ansprechpersonen einer Hotline für Mütter und Väter. Im Rahmen dieser Telefonate ist es möglich, individuelle Anliegen zu klären, zum Rechtsanspruch zu informieren, Änderungswünsche im NH-Programm einzupflegen, Informationen zu einzelnen Kitas und zu Besichtigungsmöglichkeiten zu geben und Beschwerden professionell entgegen zu nehmen und zu bearbeiten.
Das Platzmanagement kooperiert mit der Familieninfo, Kindertagespflege, dem städtischen Frauenhaus, den Beratungszentren und koordiniert u. a. die Vergabe der Belegplätze für städtische Mitarbeitende und der Kontingentplätze für Kinderschutzfälle.
Für neue Einrichtungen bzw. neu zu eröffnende Gruppen übernimmt das Platzmanagement die Information der Eltern im Stadtteil, um die Warteliste entsprechend zu aktualisieren und insbesondere die Platzvergabe im Stadtteil und in angrenzenden Stadtteilen besser zu steuern.

Anträge zu Angebotsveränderungen für bestehende Einrichtungen werden durch das Platzmanagement koordiniert und eng mit der Jugendhilfeplanung und der Dienststelle Statistik und Berichtswesen abgestimmt.
Auch die Informationsmaterialien für Eltern, wie Flyer, Broschüren oder die Informationen im Internet werden zentral aktualisiert und stetig weiterentwickelt bzw. an aktuelle Veränderungen angepasst.

Für interessierte Familien gibt es zentral terminierte Informationsveranstaltungen in allen Kitas, damit sich Familien über die städtischen Tageseinrichtungen und ihr individuelles Profil in ihrem Stadtteil informieren können.

Das neue Kita-Platzmanagement des städtischen Trägers mit zentraler Platzvergabe ist ein erster Schritt, dem eine organisatorische Neuordnung der Schnittstellen zur trägerübergreifenden Familieninfostelle und der kits-Redaktion folgen wird. Da das zentrale Platzmanagement angesichts der Schwierigkeiten bei der Gewährleistung des Rechtsanspruchs in Stuttgart eine längerfristige Aufgabe darstellt, werden 5 Stellen in EG 9a für eine Sachbearbeitung Platzmanagement zum Haushaltsplan 2018/2019 beantragt. Außerdem ist eine 0,5 Stelle in EG 11 für die Leitung dieses Services notwendig, die zusätzlich die Konsequenzen für die Angebotsentwicklung beim städtischen Träger federführend bearbeitet.
Ein entsprechender Stellenplanantrag wurde gestellt.
2,0 Stellen in EG 9a werden jugendamtsintern aus Stellenressourcen, die über den Mindestpersonalschlüssel der Kita VO und durch zusätzliche Personalressourcen für den Kitabereich zur Verfügung stehen, haushaltsneutral zur Verfügung gestellt.

Neben den zentralen Aufgaben des Platzmanagements wird eine Struktur zur Vergabe der Kitaplätze aufgebaut, d.h. die Mitarbeitenden des Platzmanagements koordinieren in dem ihnen zugeordneten Kitabereich die Platzvergabe in Zusammenarbeit mit den Einrichtungsleitungen.