Protokoll: Verwaltungsausschuss des Gemeinderats der Landeshauptstadt StuttgartNiederschrift Nr.
TOP:
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VerhandlungDrucksache:
862/2021
GZ:
Sitzungstermin: 27.10.2021
Sitzungsart: öffentlich
Vorsitz: EBM Dr. Mayer
Berichterstattung:
Protokollführung: Herr Häbe fr
Betreff: Amtsgründung Amt für Digitalisierung und IT
- Einbringung -

Beratungsunterlage ist die Vorlage des Referats Allgemeine Verwaltung, Kultur und Recht vom 25.10.2021, GRDrs 862/2021, mit folgendem

Beschlussantrag:

1. Der geplanten Gründung eines Amts für Digitalisierung und IT zum Jahreswechsel 2021/2022 wird zugestimmt.

2. Zum Stellenplan 2022 werden für das neue Amt insgesamt 7,5 Stellen geschaffen, davon:

3. Die Verwaltung wird ermächtigt, die o. g. Stellen sofort auszuschreiben und nach Verabschiedung des Doppelhaushaltsplans 2022/2023 und der Finanzplanung bis 2026 ab dem 01.01.2022 zu besetzen. Von der Prüfung weiterer Bedarfe wird Kenntnis genommen.

4. Für die o. g. Stellen entstehen zusätzliche Personalaufwendungen i. H. v. 756.150 EUR/Jahr. Die erforderlichen Mittel werden im Doppelhaushaltsplan 2022/2023 und der mittelfristigen Finanzplanung berücksichtigt.


Die Beratungsunterlage ist dem Originalprotokoll sowie dem Protokollexemplar für die Hauptaktei beigefügt.

Die zu diesem Tagesordnungspunkt gezeigte Präsentation ist dem Protokoll als Dateianhang hinterlegt. Aus Datenschutzgründen wird sie nicht im Internet veröffentlicht. Dem Originalprotokoll ist sie in Papierform angehängt.


Von einem besonderen Vorgang spricht EBM Dr. Mayer. Die Gründung des jüngsten städtischen Amtes liege wohl schon über zwanzig Jahre zurück. Mit dem Vorgesehenen werde allerdings keine Pionierarbeit geleistet. Insbesondere in Großstädten gebe es bereits Ämter für IT und Digitalisierung. Mit diesen Städten, unter anderem Hamburg, Karlsruhe, Köln und München, stehe man seit Monaten in intensivem Austausch. Dabei werde versucht, Erfahrungen abzugreifen, um dort gemachte Fehler zu vermeiden und für Stuttgart eine passgenaue Lösung zu finden. Die Begründung für diese Neugründung leite sich aus der täglich an Bedeutung gewinnenden IT ab. Gleichzeitig steige die Abhängigkeit von EDV-Systemen. In den letzten Jahren sei innerhalb des Haupt- und Personalamtes (Amt 10) ein eigenes Amt mit unheimlicher thematischer Breite und Tiefe aufgewachsen. Angestrebt werde, die gegenwärtige Struktur, in der die Themen IT und Digitalisierung über das Amt 10 verteilt seien, in einer zukunftsfähigen Amtsform zu bündeln. Dadurch werde diesem Thema innerhalb der Stadtverwaltung eine nach innen und außen sichtbare eigene Adresse gegeben. Weiter erinnert er, mit der GRDrs 81/2021 "Digital MoveS - Stuttgart gestaltet Zukunft: Umsetzung und weitere Planungen innerhalb der Strategie für eine digitale Stadtverwaltung" habe die Verwaltung zu den kommenden Etatberatungen dem Rat einen weiteren Vorschlag zur personellen Verstärkung vorgelegt. Diesen Vorschlag habe der Oberbürgermeister in die "grüne Liste" übernommen.

In ihrem anschließenden Statusbericht stellen die beiden Projektleiter, die Herren Tost und Sonnet (beide Haupt- und Personalamt), eingehend die Inhalte der Präsentation dar. Bezogen auf die Folie 7 "Projektstruktur für unser Projekt" und das dort verwendete Kürzel NDG erklärt Herr Tost, dahinter verberge sich das Beratungsunternehmen Next Digital Group. Die Zusammenarbeit mit diesem bei DAX-Unternehmen, aber auch im Umfeld von Kommunen tätigen Unternehmen, stelle sicher, das Ziel zu erreichen, für das zu gründende Amt eine moderne Aufbauorganisation zu erhalten. Zu den Grundaufgaben der sechs Arbeitsgruppen (AG/Folie 9) informiert Herr Tost, die AG zum Zielbild sei handlungsleitend für die weiteren AGs. Dort werde die Grundrichtung des neuen Amtes festgelegt. Die AG zu organisatorischen und rechtlichen Themen beleuchte, was formalrechtlich bei der Amtsgründung beachtet werden müsse. Darüber hinaus befinde sich dort das Thema Verwaltungsabteilung im Fokus. Eine weitere AG Umzug & neue Arbeitsplätze arbeite aus, was Arbeitsplätze benötigten und was bei einem möglichen Umzug beachtet gehöre. In der AG Personal werde beleuchtet, welches Führungs- und Arbeitsverständnis benötigt werde. Des Weiteren werde darauf geschaut, welche Personalentwicklungsmaßnahmen mit der Gründung einhergehen müssten. Die AG zur Aufbau- und Ablauf-organisation befasse sich einerseits mit konkreten Aufgaben, die im neuen Amt etabliert werden müssten. Darauf basierend werde andererseits die Aufbau- und die Ablauforganisation festgelegt. Die sechste Arbeitsgruppe befasse sich mit den Themen Kommunikation und Veränderungsmanagement sowie den dafür anzustoßenden begleitenden Maßnahmen. Hervorgehoben wird von Herrn Tost, da es eine hohe Vernetzung der Themen gebe, müssten immer wieder Vernetzungen unter den AGs hergestellt werden.

Um den heutigen Rahmen nicht zu sprengen, beschränkt sich in der Folge Herr Sonnet darauf, die Aufgaben von drei Arbeitsgruppen detaillierter darstellen. Zunächst geht er auf die Arbeit der AG Zielbild, Leitplanken und Zusammenarbeit analog der Folien 10, 11 und 12 ein. Danach wird von ihm hervorgehoben, damit veränderte Arbeitsweisen etabliert werden könnten, werde Raum für neue Arbeitsabläufe und für das Erlernen neuer Verhaltensweisen der Mitarbeiterschaft benötigt (AG Umzug und neue Arbeitsplätze/Folie 13). Aktuell bestehe noch zu der Frage "Integration von Teilen der Abteilung Organisation und Personalentwicklung (10-3) in das neue Amt/speziell aus den Aufgabenbereichen Projekte, Prozesse und Veränderungsmanagement" ein Prüfauftrag. Hierzu werde in den nächsten Wochen eine Entscheidung fallen. Dem Liegenschaftsamt würden erste Immobilienangebote für ein Gebäude vorliegen. Derzeit würden diese geprüft. Anschließend geht er auf die Themen der AG Organisation und rechtliche Themen im Sinne der Folie 14 ein. Die anstehenden Arbeiten vergleicht Herr Sonnet mit einer Operation "am offenen Herzen". Die IT müsse während des Transformationsprozesses zuverlässig, stabil weiterlaufen. Dieses stelle eine zusätzliche Herausforderung und Erschwernis dar. Abschließend unterstreicht er mit Nachdruck, es werde mit aller Kraft und Entschlossenheit daran gearbeitet, die Digitalisierung innerhalb der Landeshauptstadt voranzutreiben, um hoffentlich zeitnah der Bürgerschaft Verwaltungsdienstleistungen in adäquater Form anbieten zu können.

Im Verlauf ihrer Berichterstattungen bedanken sich die Projektleiter bei den Beteiligten der einzelnen AGs.

Diese Berichterstattungen ergänzend erklärt der Vorsitzende, seit der Initialisierung von Digital MoveS sei Vieles geschehen. So seien die verschiedenen Digital MoveS-Programme aufgestellt und dafür die innerbetrieblichen Voraussetzungen geschaffen worden. Gleichzeitig habe man versucht, erheblich in IT- und Digitalisierungsbereichen voranzukommen. Hierzu führt er, verweisend auf die GRDrs 81/2021 beispielhaft an: neues Rechenzentrum in der Eichstraße, Inbetriebnahme einer neuen Website und eines Bewerbungsportals, Ausschreibung des Dokumenten-Management-Systems, Arbeiten an der IT-Sicherheit. Die mit dem neuen Amt einhergehende neue Organisationsform werde benötigt, um den Herausforderungen der Zukunft gerecht werden zu können. Investitionsentscheidungen ließen sich zwar immer erst im Rückblick beurteilen, wenn aber die Stufe 1 von Digital MoveS als Vergleichsmaßstab herangezogen werde, müsse darauf hingewiesen werden, dass, wenn die gemeinderätlichen Beschlüsse in den letzten Etatberatungen zur personellen - und zur Mittelausstattung nicht stattgefunden hätten, "wären wir in Corona-Zeiten abgeschmiert". Aufgaben wie das Hochfahren des mobilen Arbeitens, die Digitalisierung des Gesundheitsamtes etc., hätten sich mit der Struktur der Jahre 2018 und 2019 nicht bewältigen lassen. Insofern sei er davon überzeugt, dass sich die Amtsgründung im Rückblick ebenfalls als richtig erweisen werde. Das Projekt sei sehr straff organisiert und weise sehr ambitionierte Zeitziele auf. Um aber schnellstmöglich das Angestrebte zu erreichen, sei eine Umsetzung unter Betrieb alternativlos. Herr Sonnet habe zu Recht darauf hingewiesen, dass nach der Amtsgründung noch viel Arbeit anstehe, aber, um die Maßnahmen der Stufe 2 angehen zu können, müsse möglichst schnell die Gründungsphase vollzogen werden. Nach der heutigen Vorlagen-Einbringung werde die Beratung im Verwaltungsausschuss am 01.12.2021 und im Gemeinderat am 02.12.2021 fortgesetzt.


Danach stellt EBM Dr. Mayer fest:

Die GRDrs 862/2021 ist eingebracht.

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