Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung/Kultur und Recht
Gz: AKR 0429, OB 9561-02
GRDrs 804/2016
Stuttgart,
11/29/2016



Organisationsuntersuchung Baurechtsamt - Bauberatungsamt / Stellenplanrelevante Entscheidungen im Vorgriff auf den Stellenplan 2018 und Änderung der Verwaltungsgebührensatzung



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
Verwaltungsausschuss
Gemeinderat		Vorberatung
Beschlussfassung		öffentlich
öffentlich		07.12.2016
22.12.2016



Beschlußantrag:

1. Vom aktuellen Sachstand der Organisationsuntersuchung des Baurechtsamts wird Kenntnis genommen.

2. Im Vorgriff auf den Stellenplan 2018 entfallen die KW-Vermerke an den nachfolgenden Stellen zum 01.01.2017. Der Wegfall der KW-Vermerke ist haushaltsneutral, da das Baurechtsamt aufgrund seiner derzeitigen Gebühren kostendeckend arbeitet.
3. Im Vorgriff auf den Stellenplan 2018 werden insgesamt 3,50 Stellen geschaffen. Diese Stellenbedarfe des Baurechtsamts werden durch Gebührenerhöhungen refinanziert und sind somit haushaltsneutral. Es handelt sich um folgende Stellenbedarfe:
4. Die Satzung zur Änderung der Satzung der Landeshauptstadt Stuttgart über die Erhebung von Gebühren für öffentliche Leistungen (Verwaltungsgebührensatzung) vom 6. Oktober 2016 gemäß Anlage 1 wird erlassen.



Begründung:


Zu Beschlussantrag Ziffer 1:

Hintergrund für die vorliegende Organisationsuntersuchung zum Baurechtsamt ist, dass die Gemeinderatsfraktionen von CDU, Bündnis 90/DIE GRÜNEN sowie Freie Wähler bereits in den Jahren 2012 und 2013 in diversen Anträgen eine Untersuchung des Baurechtsamts beantragt haben (Gemeinderatsfraktionen CDU Nr. 260/2012 und 212/2013, Bündnis 90/DIE GRÜNEN Nr. 263/2012, Freie Wähler Nr. 304/2013). Von Mitte November 2012 bis Oktober 2013 wurde eine Organisationsuntersuchung im Baurechtsamt (OU 63) durchgeführt. Auf der Grundlage der Organisationsuntersuchung wurden mit der GRDrs 923/2013 „Organisationsuntersuchung Baurechtsamt“ insbesondere Verbesserungen beim Baurechtsamt in Form von insgesamt 9,87 Stellenschaffungen (insbesondere im Bereich der Bauberatung) und Investitionen von 2014 bis 2019 in Höhe von 2.985.000 € für das „Detailkonzept zur Zukunft der Bauaktei beim Baurechtsamt“ beschlossen. Darüber hinaus wurde mit der genannten Drucksache die Evaluierung der Ergebnisse der Organisationsuntersuchung beschlossen. Diese hat ergeben, dass sich die Durchlaufzeit einer Baugenehmigung von 71,7 (2013) auf 62,3 (2014) Kalendertage verkürzt hat, der Austausch der Aktenpaternoster weitgehend abgeschlossen war und die Digitalisierung der Bauakten vorbereitet wurde. In diesem Zusammenhang sind die KW-Vermerke für die 2,0 Stellen für Beratung im Bürgerservice Bauen sowie die 3,0 Stellen für Bauverständige um weitere zwei Jahre auf 01/2018 verlängert worden.

Im Rahmen der Haushaltsberatungen 2016/17 wurde auf Antrag der CDU-Gemeinderatsfraktion (Nr. 392/2015) die Verwaltung damit beauftragt, ein weitergehendes Konzept für die Weiterentwicklung des Baurechtsamts hin zu einem Bauberatungsamt auszuarbeiten. In gewisser Weise handelt es sich dabei um eine vertiefende Untersuchung der Organisationsuntersuchung aus dem Jahr 2013 mit dem Fokus auf Maßnahmen einer bestmöglichen Bauantragsberatung und einer möglichst effizienten Ausgestaltung des Baugenehmigungsverfahrens. Der entstehende finanzielle Mehraufwand hierfür soll durch eine entsprechende Gebührenerhöhung refinanziert werden.

Wie bereits oben beschrieben, wurden aufbauend auf der Organisationsuntersuchung aus dem Jahr 2013 im Projekt zusammen mit dem Baurechtsamt Module für die Weiterentwicklung des Baurechtsamts zu einem Bauberatungsamt ausgearbeitet und zur Umsetzung empfohlen. Alle im Projekt ausgearbeiteten Module sind als Anlage 2 dieser Drucksache beigefügt. Darin wird auch ausgeführt, welche Module zur Umsetzung empfohlen werden und welche nicht.

Die zur Einführung empfohlenen Module sollen in einem zweistufigen Verfahren umgesetzt werden.

In der ersten Stufe sollen die Module „Beratung per Mail (inkl. Online-Shop mit Bezahlfunktion)“, „Beratungshotline (Anpassung an derzeitige Öffnungszeiten des Baurechtsamts)“, „Ämterkonferenz (Antragskonferenz)“ umgesetzt werden. Letztere wirkt der Problematik entgegen, dass sich in einem Baugenehmigungsverfahren aufgrund der fachrechtlichen Stellungnahmen der Ämter Kontroversen ergeben können. Die genannten Module sollen bereits Anfang 2017 umgesetzt werden. Daher werden die damit verbundenen Personal- und Sachkosten im Rahmen des kleinen Stellenplanverfahrens 2016 in die Gremien eingebracht. Für diese erste Stufe ist eine Erhöhung der allgemeinen Gebühren des Baurechtsamts von derzeit 5,2 ‰ auf 5,7 ‰ der Bausumme vorgesehen (siehe auch Beschlussantrag Ziffer 4).

Die Organisationsuntersuchung im Baurechtsamt soll noch im Jahr 2017 fortgesetzt werden. Dabei soll die Umsetzung weiterer Module für ein Bauberatungsamt detaillierter geprüft werden. Ggf. könnte es hierbei zu einer weiteren Erhöhung der allgemeinen Gebühren des Baurechtsamts kommen. Darüber hinaus würden für optionale Leistungen des Baurechtsamts individuelle Gebühren kalkuliert werden.

Hierzu ist anzumerken, dass diese möglichen Module noch nicht im derzeitigen Raumkonzept des Baurechtsamt enthalten sind.


Zu Beschlussantrag Ziffer 2:

Anlässlich der Organisationsuntersuchung beim Baurechtsamt 2013 wurde der aktuelle Standard eines „Baurechtsamts mit Zusatzangeboten“ geschaffen. Mit der aktuellen Organisationuntersuchung soll das Baurechtsamt zu einem Bauberatungsamt weiterentwickelt werden. Hierzu ist es zunächst erforderlich, den derzeit erreichten Standard zu sichern. Dies kann nur gewährleistet werden, wenn auf den Vollzug der 5 KW-Vermerke verzichtet wird und die KW-Vermerke gestrichen werden.

Um die Stellen zeitnah und insbesondere unbefristet besetzen zu können, sollen aus personalwirtschaftlicher Sicht die KW-Vermerke bereits im Rahmen des kleinen Stellenplanverfahrens 2016 entfallen.

Da das Baurechtsamt kostendeckend arbeitet, ist der Wegfall der KW-Vermerke durch die allgemeine Gebühr des Baurechtsamts von derzeit 5,2 ‰ der Bausumme finanziert. Durch den Wegfall der KW-Vermerke wird der städtische Haushalt nicht zusätzlich belastet.

KW-Vermerke 3,00 Stellen (EG 12 bzw. A 10) Bauverständige für die Beschleunigung des Baugenehmigungsverfahrens

Bereits vor der Organisationsuntersuchung 2013 hat der Verwaltungsausschuss im Vorgriffverfahren für den Stellenplan 2014/15 insgesamt 3 Stellen in A13 hD für Bauverständige (GRDrs 796/2012) zum Abbau der Überhänge in der Antragsbearbeitung und zur Beschleunigung der Antragsbearbeitung geschaffen. Im Gegenzug wurden an 3 bestehenden Stellen für Bauverständige KW-Vermerke (01/2016) angebracht, die später auf 01/2018 verlängert wurden. Die Bearbeitungsdauer der Bauanträge konnte aufgrund dieser zusätzlichen Arbeitskapazität von 81,9 Kalendertagen in 2011 auf 61,9 Kalendertage in 2015 reduziert werden. Würden die KW-Vermerke vollzogen, eine Arbeitskapazität von 3 Vollzeitstellen in der Antragsbearbeitung also ersatzlos wegfallen, würden die Durchlaufzeiten wieder ansteigen. Gleichzeitig müsste mit deutlich mehr Beschwerden über lange Bearbeitungszeiten gerechnet werden. Deren Bearbeitung würde dann wiederum erhebliche Arbeitszeitanteile binden und so zu einem weiteren Anstieg der Bearbeitungszeiten führen.

KW-Vermerke 2,00 Stellen (EG 11) Sachbearbeiter für Beratungstätigkeit (per Telefon und E-Mail) im Bürgerservice Bauen (BSB)

Für Beratungstätigkeiten im BSB wurden im Rahmen der Organisationsuntersuchung im Jahr 2013 zum Stellenplan 2014 insgesamt 2,0 Stellen in A 11 mit KW-Vermerk 01/2015 bzw. 01/2016 geschaffen, die ebenfalls später auf 01/2018 verlängert wurden (die KW-Vermerke wurden aus personalwirtschaftlichen Gründen an zwei andere Stellen von Tarifbeschäftigten des Bürgerservice Bauen verschoben). Die zusätzliche Personalkapazität wird nach vollzogener Einarbeitung der Stelleninhaber für Service- und Beratungsangebote im Bürgerservice Bauen genutzt. So steht an 4 Tagen von 9 bis 12 Uhr verlässlich ein Berater am Telefon zur Verfügung, es werden Mail-Anfragen mit einer Reaktionszeit von 24 Stunden beantwortet und am Donnerstag, dem Tag mit der höchsten Nachfrage, werden lange Wartezeiten durch einen zusätzlichen Berater vermieden.

Diese zusätzlichen Angebote müssten bei Streichung der 2 Vollzeitstellen für Berater ersatzlos entfallen. Die telefonische Beratung kann nicht durch das 115 ServiceCenter der Stadt Stuttgart (SCS) ersetzt werden, da hier durchgängig konkrete Fachfragen zu Bauvorhaben gestellt werden.


Zu Beschlussantrag Ziffer 3:

Die nachfolgenden Module für ein Bauberatungsamt sollen bereits im Jahr 2017 in der ersten Stufe umgesetzt werden. Aufgrund dessen werden die hierfür erforderlichen Stellenbedarfe beim Baurechtsamt bereits in das kleine Stellenplanverfahren 2016 eingebracht.

Beratung per Mail (inkl. Online-Shop mit Bezahlfunktion) (0,5 Stelle A 11):
Das Baurechtsamt bietet den Kundinnen und Kunden individuelle Leistung wie beispielsweise Grunddatenauskunft zum Bebauungsplan und Baulastenauskünfte an. Diese sollen zukünftig per E-Mail mit den Kundinnen und Kunden vereinbart werden. Dabei werden eine Angebotsnummer und ein Angebotspreis festgelegt. Mit diesen Daten kann der Kunde dann den Warenkorb des Online-Shops befüllen und die Bezahldaten hinzufügen. Für die Bezahlung soll das bereits bei der LHS bestehende Online-Bezahlsystem B+S Card genutzt werden. Das Potential wird vom Baurechtsamt auf 4.000 bis 4.500 Fälle pro Jahr geschätzt. Durch dieses Modul können der Kundenverkehr und somit auch die Wartezeiten im Bürgerservice Bauen deutlich verringert werden.

Beratungshotline (0,5 Stelle A 11):
Diese ist derzeit Montag bis Mittwoch und am Freitag von 09:00 bis 12:00 Uhr besetzt. Nun soll eine Ausweitung auf die derzeitigen Öffnungszeiten des Baurechtsamts erfolgen. Das Baurechtsamt ist damit zusätzlich von Montag bis Mittwoch 14:00 bis 16:00 Uhr sowie am Donnerstag von 09:00 bis 18:00 Uhr erreichbar. Eine Unterstützung durch das 115 ServiceCenter der Stadt Stuttgart (SCS) wurde geprüft. Dieses kann hier allerdings nicht unterstützen, da bei der Beratungshotline des Baurechtsamts spezielle Fragen zu einzelnen Bauvorhaben beantwortet werden.

„Ämterkonferenz“ (Antragskonferenz) (1,0 Stelle A 12 und 1,5 Stellen A 8):
In einem Baugenehmigungsverfahren können sich aufgrund der fachrechtlichen Stellungnahmen der Ämter Kontroversen ergeben. Momentan werden in diesem Fall weitere schriftliche Stellungnahmen der Ämter notwendig, was zu einer längeren Durchlaufzeit der Baugenehmigung führt. Eine Lösung für die oben beschriebene Problematik ist die Einführung einer „Ämterkonferenz“. Von insgesamt 2.865 Antragsverfahren (2015) beim Baurechtsamt sind rund 250 Verfahren pro Jahr von diesen fachrechtlichen Kontroversen betroffen. Bei diesen könnte die ergebnisoffene Entscheidung im Baugenehmigungsverfahren statt in 8 Monaten schon in rund 4 Monaten erreicht werden. Darüber hinaus können dadurch vermehrt Ablehnungen von Bauanträgen und entsprechende Neuantragstellungen für die Kundinnen und Kunden vermieden werden. Voraussetzung für eine funktionierende „Ämterkonferenz“ ist, dass die betroffenen Ämter durch entscheidungsbefugte Personen vertreten sein müssen.

Die notwendigen Räumlichkeiten beim Baurechtsamt für die mit den o. g. Modulen verbunden Stellenbedarfe wurden in dessen Raumplanung bereits berücksichtigt.






Zu Beschlussantrag Ziffer 4:

Neukalkulation der Gebühren des Baurechtsamts
Die Gebührenstruktur des Baurechtsamts unterscheidet zwischen Stundensätzen für individuelle optionale Verwaltungsleistungen vor dem baurechtlichen Entscheidungsverfahren (z. B. vertiefte baurechtliche Vorberatung) und allgemeinen Gebühren für baurechtliche Entscheidungen (z. B. Baugenehmigung mit der derzeitigen Gebühr von
5,2 ‰ der Bausumme).

Im Projektauftrag zur Organisationsuntersuchung im Baurechtsamt vom Mai 2016 wurde festgehalten, dass durch „Module“ für ein Bauberatungsamt entstehende Sach- und Personalkosten durch kostendeckende Gebühren zu refinanzieren sind.

Daher wurden zur Refinanzierung der nachfolgenden Module im Baurechtsamt folgende neue Gebühren kalkuliert:

Module Personalkosten
(Vollkosten)		Sachkosten Gebühren
Beratung per Mail (Ausweitung in Verbindung mit einem Online-Shop) 0,5 A 11 (49.550 €) 765 € p. a. Transaktionskosten bei Kartenzahlung
25.000 € Programmierung Online-Shop (einmalig) 		siehe unten
Beratungshotline (Anpassung an derzeitige Öffnungszeiten)0,5 A 11 (49.550 €) (-) siehe unten
„Ämterkonferenz“
(Antragskonferenz)		1,0 A 12 (109.500 €)
1,5 A 8 (116.850 €)		8.000 € Programmierung BAURIS + Möblierung Geschäftsstelle (einmalig)
59.000 € kalkulatorische Kosten für Durchführung „Ämterkonferenz“		siehe unten
Gesamt3,5 Stellen 325.450 € 92.765 € Anhebung von 5,2 ‰ auf 5,7 ‰

Die neu kalkulierten allgemeinen Gebühren des Baurechtsamts von 5,7 ‰ sind in der Satzung zur Änderung der Satzung der Landeshauptstadt Stuttgart über die Erhebung von Gebühren für öffentliche Leistungen (Verwaltungsgebührensatzung) vom 6. Oktober 2016 (siehe Anlage 1) enthalten.


Finanzielle Auswirkungen

Personalaufwand (3,50 Stellen) 325.450 €
Sachkosten/kalkulatorische Kosten 92.765 €
__________________________________________________________________
Summe 418.215 €
angenommener Ertrag durch Erhöhung allgemeine Gebühr 432.000 €
von 5,2 ‰ auf 5,7 ‰ __________________________________________________________________
Saldo + 13.785 €


Die beim Baurechtsamt eingenommenen Verwaltungsgebühren bezogen auf die Jahre 2013 bis 2016 (ohne die nicht regelmäßig auftretenden Großvorhaben) betragen durchschnittlich rd. 4.500.000 € bei derzeit 5,2 ‰. Auf dieser Grundlage ergeben sich bei
5,7 ‰ (bei angenommen gleichbleibendem Bauvolumen) Einnahmen durch Verwaltungsgebühren von rd. 4.932.000 €, d. h. Mehreinnahmen von rd. 432.000 €.

Die im Haushaltjahr 2017 bei Bedarf benötigten überplanmäßigen Sachmittel werden im Rahmen der Zuständigkeit der Verwaltung bereitgestellt.



Beteiligte Stellen

Referat WFB
Referat StU

Vorliegende Anträge/Anfragen

392/2015 der CDU-Gemeinderatsfraktion "Haushalt 2016/17 - Finanzplanung bis 2020
Unser Baurechtsamt - die Kunden wünschen sich ein Bauberatungsamt"




Dr. Fabian Mayer
Bürgermeister

Anlagen

- Satzung zur Änderung der Verwaltungsgebührensatzung (Anlage 1)
- Gesamtliste der Module für ein Bauberatungsamt (Anlage 2)
Satzung
zur Änderung der Satzung der Landeshauptstadt Stuttgart über die Erhebung von Gebühren für öffentliche Leistungen (Verwaltungsgebührensatzung) vom 6. Oktober 2016


Auf Grund von §§ 2 und 11 des Kommunalabgabengesetzes in Verbindung mit § 4 Abs. 3 des Landesgebührengesetzes und von § 4 der Gemeindeordnung für Baden-Württemberg jeweils in der derzeit gültigen Fassung hat der Gemeinderat der Landeshauptstadt Stuttgart am ________ folgende Satzung zur Änderung der Satzung der Landeshauptstadt Stuttgart über die Erhebung von Gebühren für öffentliche Leistungen (Verwaltungsgebührensatzung) vom 6. Oktober 2016 (Änderungssatzung) beschlossen:

§ 1

Die Satzung der Landeshauptstadt Stuttgart über die Erhebung von Gebühren für öffentliche Leistungen (Verwaltungsgebührensatzung) vom 6. Oktober 2016 (Amtsblatt Nr. 43 vom 27. Oktober 2016) wird wie folgt geändert:

Änderung des als Anlage 1der Verwaltungsgebührensatzung beigefügten Gebührenverzeichnisses:

Ziffer 34.3.1 wird wie folgt neu gefasst:
§ 2

Diese Änderungssatzung tritt am 1. Januar 2017 in Kraft.



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2016-11-16_Modulliste_Bauberatungsamt.pdf2016-11-16_Modulliste_Bauberatungsamt.pdf