Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser
Referat Kultur/Bildung und Sport
Gz: AK/KBS 2014-00

GRDrs 937/2015

Stuttgart,

11/24/2015

Organisationsuntersuchung Schulhausbetreuungssystem

Mitteilungsvorlage

Vorlage an	zur	Sitzungsart	Sitzungstermin
Verwaltungsausschuss	Kenntnisnahme	öffentlich	02.12.2015

Bericht:

1. Ausgangssituation

Das Schulhausbetreuungssystem mit insgesamt 253,73 Schulhausmeisterstellen umfasst 160 Schulen und die zugehörigen Schulsportanlagen, Turn- und Versammlungshallen und Lehrschwimmbecken, mit der entsprechenden Technisierung. Die Innen- und Außenreinigungsflächen betragen jeweils rund 1 Million Quadratmeter. In den Jahren 2002 - 2005 wurde das Schulhausbetreuungssystem der Landeshauptstadt Stuttgart reformiert.
Im damaligen Projekt wurde durch das neue System eine „Verbundlösung“ mit Schichtdienst-Betrieb eingeführt, d. h. die einzelnen Schulen sind grundsätzlich einer Betreuungstour zugeordnet. Diese 56 Touren sind in 28 Verbünden zusammengefasst. Von Montag bis Freitag ist im Frühdienst (bis 15:00 Uhr) ein(e) Schulhausmeister/-in für eine Schule (Einzelbetreuung) verantwortlich, im Spätdienst ein(e) Schulhausmeister/-in für die durchschnittlich 2 bis 3 Schulen in einer Tour. An den Wochenenden und zum Teil in den Ferien sind die diensthabenden Schulhausmeister/-innen für die Schulen in einem Verbund zuständig. Vereinzelt war es nicht möglich, Schulen einer Tour zuzuordnen, diese werden als sog. „Inselschulen“ geführt.

Die Schullandschaft ist derzeit großen Veränderungen unterworfen: Mit Einführung der Ganztagesschulen/Schülerhäuser verringert sich die Schließzeit dieser Schulen (mit Stand 11/2015 findet Ganztagesbetreuung an über 60 Standorten während der Schulzeit am Nachmittag und in den Ferien Betreuung in zusätzlich 10 von 14 Ferienwochen statt). Des Weiteren finden im Rahmen der laufenden und noch einige Jahre anhaltenden Investitions- und Sanierungsprogramme an vielen Schulen umfangreiche Baumaßnahmen statt, die auch die Schulhausmeister/-innen betreffen (derzeit zwischen 80 und 100 Baustellen auf den Schulanlagen). Eine weitere Rahmenbedingung ist, dass die schulischen und außerschulischen Nutzungen außerhalb des Schulregelbetriebs deutlich angestiegen sind. Außerdem hat sich die Gesetzgebung und Rechtsprechung im Bereich der Arbeitssicherheit und der Betreiberhaftung weiterentwickelt; immer mehr Vorschriften und Regelungen müssen eingehalten werden.
2. Auftrag und Ziele

Bei einer Besprechung zur geplanten GRDrs 853/2013 „Zwischenbericht zum Schulhausbetreuungssystem“ im August 2013 wurde zwischen den Referaten Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser (AK), Wirtschaft, Finanzen und Beteiligungen (WFB) sowie Kultur, Bildung und Sport (KBS) festgelegt, dass die zwei Themenschwerpunkte - Arbeitssicherheit/Betreiberhaftung und Schulhausbetreuungssystem allgemein - im Rahmen einer zweijährigen Organisationsuntersuchung beleuchtet werden sollen. Zudem hatte das Schulverwaltungsamt im Rahmen des Stellenplanverfahrens 2014/2015 Stellenplananträge u. a. für Schulhausmeister/-innen in größerem Umfang gestellt.

Mit Projektauftrag vom 06.05.2014 wurde von den Referaten Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser (AK) und Kultur, Bildung und Sport (KBS) eine Organisationsuntersuchung beauftragt. Die Projektleitung wurde vom Sachgebiet Projekte der Abteilung Organisation und Personalentwicklung (10-3) des Haupt- und Personalamts wahrgenommen.

Die Organisationsuntersuchung im Bereich der Schulhausmeister/-innen, inkl. der unmittelbar vom Thema Betreiberhaftung betroffenen Bereiche der Abteilung 40-3 „Gebäudemanagement Schul- und Schulsportanlagen“, hatte folgende Ziele:

Klärung der Frage „Was soll das Schulhausbetreuungssystem leisten?“: Erarbeitung und Festlegung von Qualitätsstandards für die Schulhausbetreuung (z. B. optimale bedarfs- und kundenorientierte Betreuungsstruktur - insbesondere bei außerschulischen Nutzungen - oder aufgabenbezogene Mindestausstattung).

Optimierung und ggf. Neuorganisation der Schulhausbetreuung.

Entwicklung von verschiedenen Varianten zur Schulhausbetreuung unter Benennung der Vor- und Nachteile, der Auswirkungen auf den Stellenbedarf und der finanziellen Auswirkungen.

Identifikation von Handlungsfeldern für die Personalentwicklung (z. B. durch die Veränderung des Berufsbilds Schulhausmeister/-in, Ermittlung Qualifizierungsbedarf, Folgen des demografischen Wandels/altersbedingtes Ausscheiden).

Darstellung der Auswirkungen der Betreiberhaftung und Arbeitssicherheit unter Beachtung der rechtlichen Rahmenbedingungen und Pflichten.

Untersuchung der Mehrarbeitszeit- und Überstundensituation.

Folgende Rahmenbedingungen waren dabei zu beachten:

Rechtliche Vorgaben (z. B. Arbeitszeitrecht).

Veränderung der Schullandschaft (Gemeinschaftsschulen, Ganztagesschulen,
Schülerhäuser).

Bedarfsorientierte Intensivierung der außerschulischen Nutzungen.

Umsetzung der Investitions- und Sanierungsprogramme für Schulen bis 2020

Technisierung der Gebäudeausstattung.

3. Ergebnisse der Organisationsuntersuchung

3.1 Stellenbemessung

Das Projekt stellte mit der Frage „Was soll das Schulhausbetreuungssystem leisten?“ die grundsätzlichen Qualitätsstandards in den Fokus der Diskussion. Hierbei wurde durch die Projektlenkungsgruppe nach Abwägung der Optionen die grundsätzliche Entscheidung getroffen, das bestehende System beizubehalten.

Zur Feststellung des Stellenbedarfs wurde im Projekt folgendermaßen vorgegangen:

1. Erhebung IST-Zustand (insb. Ausstattung und Aufgabenkatalog)

2. Identifikation bisheriger Standards und Prüfung zentraler „Stellschrauben“

3. Identifikation Mängel

4. Prüfung I: Abdeckung Präsenzzeiten mit aktueller Stellenanzahl möglich?

5. Prüfung II: Abdeckung Aufgaben mit aktueller Stellenzahl möglich?

6. Verschiedene Stellenforderungen Amt 40 im Projektverlauf: Auseinandersetzung mit jeweiligen Forderungen

7. Identifikation von Optimierungspotenzialen zur Freisetzung von Stellenkapazitäten

Das zentrale Element des Stuttgarter Schulhausbetreuungssystems ist die Abdeckung von Präsenzzeiten durch die Schulhausmeister/-innen an den Schulen. Durch die Entscheidung für die Beibehaltung der aktuellen Präsenzzeiten im Projekt wurde die zentrale Rahmenbedingung für den Stellenbedarf des Schulhausbetreuungssystems gesetzt. Zudem hat die Definition von Standards eine direkte Auswirkung auf die Aufgabenerledigung und somit auf den Stellenbedarf, weshalb im Projekt diesbezüglich „Stellschrauben“ durch die Senkung bzw. Hebung von Standards geprüft wurden.

So wurden neben einer Gegenüberstellung von Eigenleistung und Fremdvergabe in den Bereichen Winterdienst und Außenreinigung sowie einer kompletten Fremdvergabe des Spätdienstes der Schulhausmeister/-innen, Standards wie bspw. die Einzelbetreuung in der Frühschicht kritisch beleuchtet. Als Ergebnis dieser Prüfungen zur Wirtschaftlichkeit wurden die Fremdvergaben nicht weiter verfolgt, da keine essentiellen finanziellen Vorteile entstehen würden und die Qualität und Zuverlässigkeit der Aufgabenerledigung durch eigenes Personal im sensiblen Schulbereich einen nicht zu unterschätzenden Faktor darstellt.

Das Tätigkeitsspektrum der Stuttgarter Schulhausmeister/-innen entspricht grundsätzlich dem „Normalaufgabenkatalog“ für Schulhausmeister der KGSt (Kommunale Gemeinschaftstelle für Verwaltungsmanagement). Dadurch war ein Abgleich mit bundesweit anerkannten und aktuellen Orientierungswerten der KGSt bzw. der Gemeindeprüfungsanstalt / des Städtetags Baden-Württemberg (zu betreuende m² pro Stelle) in Bezug auf die Aufgabenerledigung möglich. Dies diente zur Absicherung der Ergebnisse der im Projekt durchgeführten Präsenzzeitenbetrachtung.

Ergebnis dieser umfassenden Prüfungen und Analysen ist, dass die derzeitigen Präsenzzeiten und Aufgaben im Schulhausbetreuungssystem mit den vorhandenen Schulhausmeisterstellen abgedeckt werden können.

Wie in den Ausführungen zu Fehlzeiten und Überstunden dargestellt (vgl. Ziffer 4.6 des Projektberichts), unterliegt das Schulhausbetreuungssystem derzeit besonderen Rahmenbedingungen. Mit Stand der Datenerhebung (November 2014) bestand bei ca. 25 % aller Schulhausmeister/-innen eine ärztlich attestierte Leistungsminderung, was bedeutet, dass diese Schulhausmeister/-innen nicht den ganzen Dienstauftrag (alle Aufgaben) erfüllen können (z. B. kein Spätdienst, kein Tragen von Lasten über 5 kg, kein(e) Winterdienst/Außenreinigung). Diese personalwirtschaftliche Problematik muss im System kompensiert werden. Dies hat zur Folge, dass die betroffenen Schulhausmeister/-innen von diesen Tätigkeiten befreit werden und die Erledigung ihrer Aufgaben anderweitig organisiert werden muss (bspw. Übernahme durch Kollegen, externe Vergabe).

Um dem entgegenzuwirken, wurden im Projekt anhand eines Kriterienkatalogs konkrete Optimierungspotenziale im zweistelligen Stellenbereich identifiziert, um bei Bedarf unter temporärer Absenkung von Standards Stellenkapazitäten für eine anderweitige Verwendung innerhalb des Schulhausbetreuungssystems zu generieren.

3.2 Arbeitssicherheit und Betreiberhaftung

Die Landeshauptstadt Stuttgart ist aufgrund diverser Rechtsgrundlagen als Betreiberin der Schulanlagen und als Arbeitgeberin verpflichtet, die erforderlichen Maßnahmen zur Verhütung von Unfällen und Gesundheitsbeeinträchtigungen zu treffen. Deshalb wurden die Aufgaben der Arbeitssicherheit und Betreiberhaftung des Schulhausbetreuungssystems im SOLL beschrieben und herausgearbeitet, welche Aufgaben bereits unter welchem Standard wahrgenommen werden.

Hierbei hat sich gezeigt, dass es die bisherige Praxis des Schulhausbetreuungssystems war, den Schulhausmeister/-innen grundsätzlich schriftlich und pauschal die Pflichten der Arbeitssicherheit und Betreiberhaftung zu übertragen. Unter Berücksichtigung von Auswahl-, Unterweisungs-, Überwachungs- und Aufsichtspflicht sowie der Dokumentationspflicht wurde im Rahmen des Projektes ein Konzept erstellt, welches es künftig erlaubt, eine möglichst rechtssichere und nachhaltige Wahrnehmung der Aufgaben sicherzustellen.

Abgeleitet von den notwendigen Maßnahmen zur Sicherstellung der Verpflichtungen aus Arbeitssicherheit und Betreiberhaftung wurden die Aufgabenblöcke definiert und mit dem Arbeitssicherheitstechnischen Dienst der Landeshauptstadt Stuttgart (AK/Si) abgestimmt.

Ergebnis der qualifizierten Schätzung zum Stellenbedarf in Bezug auf Arbeitssicherheit und Betreiberhaftung ist, dass die Projektlenkungsgruppe den Bedarf für 6,6 zusätzliche Stellen anerkannt hat. Im Verwaltungsvorschlag zum Stellenplan 2016/2017 wurden diese Stellen jedoch aus finanziellen Gründen nicht aufgenommen.

3.3 IuK-Ausstattung der Schulhausmeister/-innen

Derzeit sind die Schulhausmeister/-innen nicht an das städtische E-Mailsystem angeschlossen und haben keinen PC. Dies führt zu einer schlechten internen sowie externen Erreichbarkeit, da die gesamte Kommunikation über Fax, Papierbriefe und (Mobil-)
Telefon erfolgt.

Es wurde im Projekt ein SOLL-Konzept erarbeitet, welches die flächendeckende Ausstattung der Dienstzimmer der Schulhausmeister/-innen mit Laptops und die Abschaffung der Faxgeräte vorsieht. Im Zuge dessen wurden verschiedene Ausstattungsvarianten auf Vor- und Nachteile, Kosten sowie Praktikabilität geprüft und eine Entscheidung für Laptops getroffen. Die Projektlenkungsgruppe hat hierzu eine Grundsatzentscheidung zur EDV-Einführung für die Schulhausmeister/-innen getroffen.

Die IuK-Ausstattung der Schulhausmeister/-innen wird in einem Pilotversuch in einem Verbund im Jahr 2016 getestet, um Erfahrungen für den flächendeckenden Roll-Out zu sammeln, welcher im Jahr 2017 starten soll und sich über mehrere Jahre erstrecken wird.

Der Pilotversuch dient u. a. dem Erkenntnisgewinn, wie sich die zusätzlichen ca. 250 User bzw. 160 PCs auf die interne IuK-Stellenkapazität beim Schulverwaltungsamt und bei der Abteilung Information und Kommunikation (10-4) auswirken. Nach ersten Schätzungen wird folgender Stellenmehrbedarf im Endausbau erwartet:

ca. 0,5 Stellen EG 10 IuK-Koordination bei Amt 40

ca. 0,25 Stellen EG 10 Betreuungsaufwand bei Abt. 10-4 (Information und Kommunikation)

Diese Schätzungen müssen im Rahmen des Pilotversuchs verifiziert werden. Die Projektlenkungsgruppe hat davon Kenntnis genommen.

Nachfolgend sind die voraussichtlichen finanziellen Auswirkungen und deren Finanzierung dargestellt.

Die Ausstattung der Dienstzimmer der Schulhausmeister/-innen mit Laptops inkl. Software in 160 Schulen hat nachfolgende finanzielle Auswirkungen:

a. einmalige investive Auszahlungen für Hard- und Software von 200.235 €

b. einmaliger konsumtiver Aufwand (Installation extern) von 31.200 €

c. jährlicher konsumtiver Aufwand (Wartung + Support) von 59.720 €

Die Finanzierung erfolgt über den IuK-Maßnahmenplan bzw. bestehende Budgets. Dies hat zur Folge, dass IuK-Ersatzbeschaffungen in den Schulsekretariaten und in der Innenverwaltung Amt 40 zeitlich nach hinten geschoben werden müssen.

Beteiligte Stellen

Referat WFB

Vorliegende Anträge/Anfragen

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Werner Wölfle Dr. Susanne Eisenmann
Bürgermeister Bürgermeisterin

Projektbericht

<Anlagen>

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Anlage 1_ Organigramm Schulverwaltungsamt.pdf

Anlage 3_ Aufgabenkatalog SHM.pdf

Anlage 4_ Überblick Verbünde.pdf

2015-11 Abschlussbericht OU SHB 937-2015 Endf KSD.pdf