Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser
Referat Kultur/Bildung und Sport
Gz: AK 3614-00
GRDrs 6/2015
Stuttgart,
05/22/2015



Ablösung des Bibliotheksverfahren der Stadtbibliothek



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
VerwaltungsausschussBeschlussfassungöffentlich17.06.2015



Beschlußantrag:

1. Der Einführung eines neuen Bibliothekverfahrens in der Stadtbibliothek Stuttgart mit einem Gesamtvolumen von bis zu 809.000 EUR, davon Investitionen in Höhe von 420.000 EUR, betriebliche Projektkosten bzw. Anschaffungsherstellungskos- ten von 330.000 EUR und laufenden Betriebsausgaben von 59.000 EUR bis Ende 2016, wird zugestimmt. Das vorhandene Verfahren wird abgelöst. 2. Finanzierung 3. Die Verwaltung wird beauftragt, über den Stand der Einführung des Bibliotheks- verfahrens zur Sommerpause 2016 zu berichten.


Begründung:


Die Stadtbibliothek Stuttgart gilt als eine der modernsten und erfolgreichsten öffent- lichen Bibliotheken in Deutschland. Sie verzeichnet nach wie vor die höchsten Be- sucherzahlen unter den Bibliotheken in vergleichbaren Großstädten (2,73 Mio. in 2013) und mehr als 20.000 neuen Kunden in 2014.
Die Angebote für die Kunden der Bibliothek umfassen nicht nur die konventionelle Ausleihe von Medien, sondern wurden in den vergangenen Jahren kontinuierlich auch im digitalen Bereich erweitert, so dass den Inhabern eines Leseausweises mittlerweile über 150 fest installierte PC-Arbeitsplätze und über 200 Laptops und Netbooks zur Nutzung zur Verfügung stehen. Mit eigenen mobilen Geräten können die Kunden der Bibliothek WLAN in allen Einrichtungen der Stadtbibliothek nutzen. Der Bestand an physischen Medien wird ergänzt durch umfangreiche virtuelle Ange- bote wie der Ausleihe von e-Medien, Zugang zu WEB-basierten Datenbanken und einer e-learning Plattform.

Um diese differenzierte Angebotspalette und steigende Nutzungszahlen effektiver verwalten zu können, wird ein zeitgemäßes elektronisch unterstütztes Verfahren be- nötigt, das neben einer effizienten Abwicklung der bibliotheksinternen Prozesse auch Schnittstellen zu relevanten Systemen der Stadtverwaltung, vor allem SAP, bietet.

Mit einem neuen Verfahren kann u. a. auch der Forderung des Rechnungsprüfungs- amtes (RPA) nach einem geeigneten Gebühren- und Forderungsmanagement und einer klar strukturierten Berechtigungsverwaltung, vor allem im Bereich der Kassen- und Stornoberechtigungen, Folge geleistet werden. Heutige Verfahren bieten u.a. flexible Auswertungsmöglichkeiten hinsichtlich der Gebühren, die Zuordnung von Zahlungen zu offenen Forderungen sowie verschiedene Möglichkeiten Bezahlvor- gänge bargeldlos durchzuführen.

Die Umsetzung von Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informations- technik (BSI) zur Passwortsicherheit sowie rechtliche Vorgaben zu Geschäftspro- zessen im Internet werden mittlerweile zu Recht von den Kunden der Bibliothek eingefordert und können nur mit einem modernen Verfahren realisiert werden.

Das vorhandene Bibliotheksverfahren war zum Zeitpunkt der Einführung vor rund 18 Jahren das fortschrittlichste Verfahren auf dem deutschen Markt. Seit 2004 erfolgte jedoch keine signifikante Weiterentwicklung oder erkennbare Optimierung des Ver- fahrens mehr. Das RPA hat im Rahmen verschiedener Prüfungen in 2012 und 2014 auf gravierende Mängel hingewiesen und empfiehlt, das vorhandene Verfahren ggf. zu ersetzen.


Nutzen/Wirtschaftlichkeit

Mit der Einführung eines neuen modernen und zeitgemäßen Systems können zahlreiche notwendige und wünschenswerte Verbesserungen erreicht werden:

· über die SAP-Anbindung können kassenseitige Belange z.B. im Bereich des Medienerwerbs und der Kontoverwaltung der Kund(inn)en berücksichtigt werden

· das Passwortmanagement und die Passwortsicherheit werden gemäß den Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gewährleistet

· rechtliche Vorgaben im Bereich von Online-Geschäften werden umgesetzt

· ein dringend erforderliches Management für das Mahnwesen (Forderungs- management) kann eingerichtet werden

· die durchgängige RFID-Kompatibilität (automatisches und berührungsloses Identifizieren von Medien und Ausweisen) ist möglich

· die Option der Anbindung an Fremdsysteme wird angeboten

· bessere Integration von Online-Angeboten ist gegeben

· die Möglichkeit einer rechtskonformen Online-Kundenanmeldung wird geschaf- fen und die Integration kundenorientierter Online-Angebote wird verbessert.


Finanzielle Auswirkungen

Im Rahmen des Wechsels des EDV-Verfahrens werden auch die erforderlichen Mittel für einen Wartungsvertrag einer Änderung unterliegen.

Mittel:

Benötigte Mittelgesamt
809.000 €
Bislang im IMP vorhandenStand 2015
484.000 €
in IMP 2016/2017 einzustellen
266.000 €
laufender Betriebsaufwand ist durch Ablösung bestehender Wartungsverträge gedeckt
59.000 €

Zeitplan:

2015Erstellung einer öffentl. Ausschreibung mit externer Unterstützung
15.000 €
2015Ausschreibung und Auswertung der Ergebnisse und Vergabe sowie Vorbereitung der
Umstellung mit Anpassungen der Software
160.000€
2016Einführung des Systems:
Unterstützungsleistung der Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Anwendung
Umstellung der Daten
Unterstützung bei Installation
Abnahme der Software und Zahlung
35.000 €
95.000 €
25.000 €
420.000 €
jährlichSoftwarewartung
59.000 €



Beteiligte Stellen






Werner Wölfle Dr. Susanne Eisenmann
Bürgermeister Bürgermeisterin



Anlagen

keine


Anlage 1 wurde zwischenzeitlich ersatzlos gelöscht



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