Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung/Kultur und Recht
Gz: 6050-00.00
GRDrs 976/2020
Stuttgart,
11/16/2020



Beschaffung von Notebooks (Auswirkungen von Covid-19 auf mobiles Arbeiten)



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
Verwaltungsausschuss
Gemeinderat		Vorberatung
Beschlussfassung		öffentlich
öffentlich		18.11.2020
19.11.2020



Beschlußantrag:

1. DasDie Verwaltung wird beauftragt den aktuellen Rahmenvertrag zur kurzfristigen Beschaffung von Notebooks inkl. Serviceleistungen um 50 % zu erhöhen (entspricht 1,25 Millionen Euro brutto) und nach Vergabe daraus Leistungen abzurufen. Dem Oberbürgermeister wird gem. § 44 Abs. 2 Satz 1 Var. 3 GemO die Entscheidung über die Vergabe nach Satz 1 dieser Beschlussziffer übertragen. 2. Die Verwaltung wird zur Abdeckung des mittelfristigen Bedarfs an Notebooks mit der Interimsvergabe eines Rahmenvertrages inkl. Serviceleistungen für 2021/2022 in Höhe von 4,5 Millionen Euro brutto beauftragt. Sie ist berechtigt, nach Vergabe daraus Leistungen abzurufen. Dem Oberbürgermeister wird gem. § 44 Abs. 2 Satz 1 Var. 3 GemO die Entscheidung über die Vergabe nach Satz 1 dieser Beschlussziffer übertragen. 3. Die Verwaltung wird beauftragt, die für die Umsetzung der Ziffern 1 und 2 notwendigen Serviceleistungen zur Rolloutunterstützung mit einem Volumen von bis zu 350.000,- EUR brutto für maximal 18 Monate auszuschreiben und nach Vergabe daraus Leistungen abzurufen. Dem Oberbürgermeister wird gem. § 44 Abs. 2 Satz 1 Var. 3 GemO die Entscheidung über die Vergabe nach Satz 1 dieser Beschlussziffer übertragen. 4. Die Verwaltung wird beauftragt, einen Rahmenvertrag für die Lieferung von Notebooks inkl. Serviceleistungen für die Laufzeit ab 2022 von bis zu vier Jahren auszuschreiben und nach der Vergabe daraus Leistungen abzurufen. Dem voraussichtlichen Finanzierungsvolumen von geschätzt 8 Mio. EUR brutto wird zugestimmt.


5. Finanzierung

5.1. Die einmaligen Ausgaben für den Gerätekauf werden

bei den veranschlagten Budgets der IuK-Maßnahmenpläne ab 2020
- Teilfinanzhaushalt 100 - Haupt und Personalamt - Projekt 7.104000: IuK-Maßnahmenplan (investiv), Auszahlungsgruppe 78312 - Erwerb von beweglichem Anlagevermögen
und
bei den veranschlagten Budgets des Digital MoveS-Maßnahmenplans; Teilfinanzhaushalt 100 - Haupt und Personalamt - Projekt 7.104001: Digital MoveS (investiv), Auszahlungsgruppe 78301 - Erwerb von immateriellem Anlagevermögen

gedeckt.


5.2 Die betriebliche Aufwendungen für Servicedienstleistungen von bis zu 350.000,- EUR werden bei den veranschlagten Aufwendungen im zentralen IuK-Budget gedeckt,
Teilergebnishaushalt 100 - Haupt- und Personalamt, Amtsbereich 1007410 – Zentrale IuK und Telekommunikation, Kontengruppe 42110 – Unterhaltung des beweglichen Vermögens


Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1

I. Ausgangssituation/Notebook-Bedarfe der Fachbereiche

Die Ausstattung der Ämter und Eigenbetriebe mit Notebooks (NB) für vermehrtes mobiles Arbeiten hat in den vergangenen Wochen und Monaten durch die Corona-Pandemie sowie aufgrund des im DHH 2020/2021 beschlossenen Stellenzuwachses eine enorme, unvorhersehbare Dynamik entwickelt. Die LHS hat das mobile Arbeiten durch die Corona-Pandemie stark ausgebaut. Dies war in der Digitalisierungsstrategie Digital MoveS zwar ohnehin vorgesehen, wurde durch die Pandemie aber erheblich beschleunigt. Zu Jahresbeginn waren es lediglich rund 200 Telearbeitsplätze bei der LHS, die mobil arbeitsfähig waren. Im Laufe dieses Jahres wurde die Anzahl an mobilen Arbeitsplätzen massiv ausgebaut, die Zugänge zum städtischen Netz über VPN-Technologie eingeführt und ausgebaut. Inzwischen gibt es aktuell 4.200 mobile Arbeitsplätze über VPN-Zugänge. Im Sommer wurde von der Verwaltung eine Online-Umfrage zum mobilen Arbeiten durchgeführt. Diese Umfrage unter den Mitarbeitenden, an der sich über 5.600 Mitarbeitende beteiligt haben, hat gezeigt, dass es genau richtig ist die technische Ausstattung weiter auszubauen. Es wurde deutlich, dass der Wunsch und die Erwartungen bzgl. mobilem Arbeiten und zeitgemäßer Arbeitsformen sehr groß ist. Um dies in der gesamten Stadtverwaltung zufriedenstellend zu ermöglichen, ist die Ausstattung mit entsprechender Technik unabdingbar. Dieser bisher nicht vorgesehene zusätzliche Bedarf der Stadtverwaltung beläuft sich auf rund 4.400 mobilfähige Geräte (gemäß einer ergänzenden Umfrage bei den Fachbereichen der LHS), die schnellstmöglich beschafft und ausgerollt werden sollten. Beide Abfragen haben die Verwaltung zusätzlich ermutigt, die Beschaffung von Notebooks weiterhin sehr hoch zu priorisieren und schnell voranzutreiben.

Daneben müssen erforderliche Ersatzbeschaffungen für defekte oder technisch veraltete Geräte berücksichtigt werden. Desktop-PCs werden inzwischen standardmäßig im Rahmen der Ersatzbeschaffung durch Notebooks ersetzt. So entsteht ein Bedarf an Notebooks für Ersatzbeschaffungen in Höhe von rund 2.100 Notebooks/Jahr.

Zusätzlich werden Notebooks für Videokonferenzen benötigt. Zur Erfüllung dieser Bedarfe ist ein unterbrechungsfreier Beschaffungsvorgang und ein kontinuierlich leistbarer Rollout der Rechner zwingend erforderlich.

Der aktuelle, seit Mitte 2018 bestehende Rahmenvertrag zur Lieferung von NBs hat eine Laufzeit bis Mitte 2022 und ein Beschaffungsvolumen von 2.000 Notebooks über die vierjährige Laufzeit. Dieser Rahmenvertrag ist aufgrund der gestiegenen Nachfrage erschöpft; rund 1.600 Notebooks wurden alleine im Jahr 2020 abgerufen.

Weder die bestehende Rahmenvertrags-Situation noch die Etablierung eines neuen Rahmenvertrags ab Mitte 2022 reichen für die Erfüllung der vorliegenden Bedarfe (Bedarfe aus Pandemie, Ersatzbeschaffungen, Videokonferenz-Notebooks) aus.

Um baldmöglichst viele Mitarbeitende mit weiteren Notebooks ausstatten zu können, ist folgender 3-Stufen-Plan vorgesehen:
1. Im Rahmen des Rundschreibens vom BMWi vom 19.03.2020 wird der bestehende Rahmenvertrag sofort um 50 % erhöht (800 bis 1.000 Notebooks je nach Kosten pro Notebook).
2. In 2021/2022 erfolgt eine Interimsvergabe mit dem Ziel ca. 3.000 Notebooks zu beschaffen. Diese Interimsvergabe endet mit Beginn des Notebook-Rahmenvertrags (Nr. 3).
3. Sofortige Vorbereitung eines Notebook-Rahmenvertrags mit Laufzeitbeginn in 2022. Die Sachentscheidung dieser Stufe ist die Voraussetzung für Stufe 2.

Ein großer Anteil der für mobiles Arbeiten vorgesehenen Notebooks ist als Ersatzbeschaffung vorgesehen. Im Rahmen des Beschaffungsvolumens werden darüber in dringenden Pandemie-Bedarfen ältere, aber durchaus funktionsfähige Desktop-PCs durch Notebooks ausgetauscht werden. Noch funktionstüchtige Desktop-PCs sollen primär innerhalb der eigenen Organisation umverteilt werden. Dennoch ist mit einer Anzahl vorzeitiger Verschrottungen zu rechnen, die zur Eindämmung weiterer Folgekosten wie zusätzlicher Lizenzierungsbedarfe unvermeidlich sind.

Der Austausch eines Desktop-PCs durch ein Notebook bedeutet eine technologische Weiterentwicklung, nicht nur ein 1:1-Austausch. Es sind höherwertige, neue und erweiterte Funktionalitäten wie mobiles Arbeiten möglich. Letztendlich stellt ein Notebook ein anderes Arbeitsmittel dar.

Dies bedeutet eine zumindest teilweise Abkehr von der bisherigen Vorgehensweise, aus wirtschaftlichen, wie auch aus ‚Green-IT‘ und Nachhaltigkeitserwägungen heraus, die Endgeräte möglichst langfristig und nach ‚end-of-life‘ Kriterien zu tauschen. Diese Abkehr der bisherige Vorgehensweise entsteht durch den Handlungsdruck, innerhalb kurzer Zeit große Teile der städtischen Mitarbeiter*innen das Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen. Dies entspricht dem im Oktober 2020 gefassten Beschluss von Bundesregierung und Ländern, „wo immer dies umsetzbar ist, Heimarbeit oder das mobile Arbeiten zu Hause zu ermöglichen.“ Damit sichert die Stadtverwaltung einerseits die Funktionsfähigkeit der Stadtverwaltung, es wird wirtschaftlicher Schaden vermieden, die LHS schützt im Rahmen ihrer Fürsorgepflicht die Gesundheit der Mitarbeiter*innen und entspricht deren Wünschen. Es handelt sich somit um eine äußerst sinnhafte Maßnahme – auch unter Berücksichtigung der entstehenden Mehrkosten.
Durch die bereits in 2020 aufgrund der Covid-19-Pandemie bedingte und zum Schutz der Belegschaft erforderliche Ermöglichung des mobilen Arbeitens stehen weitere Rahmenverträge zur Erneuerung an (z.B. Bildschirme). Für diese müssen zuvor noch separate Lösungsstrategien unter Berücksichtigung der noch zu ermittelnden Bedarfe für die kommenden Jahre erarbeitet werden.

II. Serviceleistungen – Bezug Beschlussantrag Ziffer 3

Die Serviceleistungen nach Ziffer 3 sind im Bereich der Clientbetreuung notwendig zur Abarbeitung der zusätzlichen Corona-Mobilitäts-Bedarfe, der pandemiebedingten Zusatzlast sowie zur Risikoabsicherung. Es existiert ein großer Bedarf an spezifischen Videokonferenz-Notebooks von Gemeinderat, Bürgermeistern/Referaten bis hin zu Ämtern und Eigenbetrieben. Auch diese Notebooks werden durch die Abteilung IuK vorkonfiguriert ausgeliefert. Der Unterstützungsbedarf besteht zusätzlich, da pandemiebedingt in der Abteilung IuK ganz erhebliche Einschränkungen im Vor-Ort Service bestehen, so dass dieser Vor-Ort-Service von Externen unterstützt werden muss. Das o.g. Bedarfskontingent beinhaltet einen Risikopuffer, so dass zum einen schnell eine eingearbeitete Vertretung im Einsatz sein kann und zudem pandemiebedingte Ausfälle aufgefangen werden können. Sollte dieser Risikopuffer nicht in Anspruch genommen werden müssen, so kann dieser bei Engpässen in den Ämtern und Eigenbetrieben genutzt werden.

III. Übertragung der Vergabeentscheidungen auf den Oberbürgermeister

Da die Auftragsvolumina der Beschlussziffern 1 - 3 jeweils den Auftragswert von 290.000 EUR überschreiten, wäre derzeit jeweils eine Gremienzuständigkeit in Bezug auf die Vergabeentscheidungen gegeben. Vor dem Hintergrund der besonderen Dringlichkeit in diesere Angelegenheit wird vorgeschlagen, die Entscheidungen durch Beschluss des Gemeinderats auf den Oberbürgermeister, also die Verwaltung, zu übertragen. Auf diese Weise würden die Entscheidungen über die Vergabe von Lieferungen und Leistungen im Ergebnis von dem den Oberbürgermeister gem. § 49 Abs. 2 Satz 1 der Gemeindeordnung für Baden-Württemberg (GemO) im zuständigen Geschäftskreis AKR ständig vertretenden Beigeordneten, hier dem Ersten Bürgermeister Dr. Fabian Mayer, getroffen werden.
Es handelt sich bei der Übertragung der Entscheidungen über die Vergabe auf den Oberbürgermeister um einzelne Fälle des § 44 Abs. 2 Satz 1 Var. 3 GemO und dabei jeweils um einzelfallbezogene Entscheidungen. Eine dauerhafte Übertragung im Sinne des § 44 Abs. 2 Satz 2 GemO, die nur durch die Hauptsatzung und nicht durch einfachen Beschluss geregelt werden könnte, liegt nicht vor. Die Maßnahme dient damit der schnelleren Beschaffung von Notebooks.

Finanzielle Auswirkungen


Gesamtausgaben Notebooks (Ziffern 1 bis 4) 2020 bis 2026 geschätzte Kosten Stand 2020 auf Basis derzeitiger Rahmenvertrag ohne Preiserhöhungen bei maximaler Ausschöpfung der vierjährigen Vertragslaufzeit14,1 Mio. Euro brutto
Davon: Geschätzte Ausgaben 2020ca. 1,25 Mio. Euro
Davon: Geschätzte Ausgaben 2021ca. 4,85 Mio. Euro
Davon: Geschätzte Ausgaben 2022-2026ca. 8,00 Mio. Euro

In Abhängigkeit von Liefer- und Rechnungsstellungszeitpunkten kann es insbesondere 2020 und 2021 zu Verschiebungen der Aufwendungen kommen.

Zu Ziffer 1: Die Ausgaben werden bei den veranschlagten Budgets für die gesamte Vertragsdauer gedeckt im
Zu Ziffer 2: Die Ausgaben werden bei den veranschlagten Budgets für die gesamte Vertragsdauer gedeckt im
Zu Ziffer 3: Der laufende Betriebsaufwand für die Serviceleistungen von ca. 350 TEUR wird aus den veranschlagten Aufwendungen im zentralen IuK-Budget gedeckt.

Zu Ziffer 4: Die einmaligen Ausgaben für den Gerätekauf werden bei den veranschlagten Budgets der IuK-Maßnahmenpläne ab 2022 gedeckt.




Beteiligte Stellen

Das Referat WFB hat die Vorlage mitgezeichnet.

Vorliegende Anträge/Anfragen

Keine

Erledigte Anträge/Anfragen

Keine



Dr. Fabian Mayer
Erster Bürgermeister     

Anlagen

-

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