Protokoll: Verwaltungsausschuss des Gemeinderats der Landeshauptstadt StuttgartNiederschrift Nr.
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VerhandlungDrucksache:
804/2016
GZ:
AKR 0429 OB 9561-02
Sitzungstermin: 07.12.2016
Sitzungsart: öffentlich
Vorsitz: BM Dr. Mayer
Berichterstattung:-
Protokollführung: Herr Häbe pö
Betreff: Organisationsuntersuchung Baurechtsamt - Bau-
beratungsamt / Stellenplanrelevante Entscheidungen im Vorgriff auf den Stellenplan 2018 und Änderung der Verwaltungsgebührensatzung

Vorgang: Verwaltungsausschuss vom 23.11.2016, öffentlich, Nr. 477

Ergebnis: Zurückstellung


Beratungsunterlage ist die Vorlage des Referats Allgemeine Verwaltung, Kultur und Recht vom 29.11.2016, GRDrs 804/2016, mit folgendem

Beschlussantrag:

1. Vom aktuellen Sachstand der Organisationsuntersuchung des Baurechtsamts wird Kenntnis genommen.

2. Im Vorgriff auf den Stellenplan 2018 entfallen die KW-Vermerke an den nachfolgenden Stellen zum 01.01.2017. Der Wegfall der KW-Vermerke ist haushaltsneutral, da das Baurechtsamt aufgrund seiner derzeitigen Gebühren kostendeckend arbeitet.
3. Im Vorgriff auf den Stellenplan 2018 werden insgesamt 3,50 Stellen geschaffen. Diese Stellenbedarfe des Baurechtsamts werden durch Gebührenerhöhungen refinanziert und sind somit haushaltsneutral. Es handelt sich um folgende Stellenbedarfe:
4. Die Satzung zur Änderung der Satzung der Landeshauptstadt Stuttgart über die Erhebung von Gebühren für öffentliche Leistungen (Verwaltungsgebührensatzung) vom 6. Oktober 2016 gemäß Anlage 1 wird erlassen.


Die Beratungsunterlage ist dem Originalprotokoll sowie dem Protokollexemplar für die Hauptaktei beigefügt.


BM Dr. Mayer verweist in seiner Einführung darauf, dass im Reform- und Strukturausschuss (RSA) am 16.11.2016 die wesentlichen Ergebnisse der Organisationsuntersuchung und die wesentlichen Inhalte der Vorlage, begleitet von einer Präsentation, mündlich dargestellt wurden.

In der Organisationsuntersuchung seien verschiedene Module zur Weiterentwicklung des Baurechtsamtes hin zu einem Bauberatungsamt entworfen worden. Einige davon, wie z. B. die Ämterkonferenz, empfehle die Verwaltung umzusetzen. Die Projektlenkungsgruppe habe entschieden, die Umsetzung dieser Empfehlungen in einem zweistufigen Verfahren anzugehen, wobei die Umsetzung der ersten Stufe bereits in das anstehende kleine Stellenplanverfahren 2016 eingebracht werden sollte. Im Wesentlichen handle es sich dabei um das Modul "Ämterkonferenz als Antragskonferenz". Dieser Ansatz sei für die Verwaltung ein Novum. Im Weiteren gehe es dann um Module wie die Beratungshotline oder die Beratung per E-Mail. Diese seien in den vorgeschlagenen 3,5 Stellenschaffungen enthalten. Des Weiteren werde mit der GRDrs 804/2016 vorgeschlagen, 5 KW-Vermerke bei Stellen zu streichen, die bereits aktuell zu deutlichen Verfahrensbeschleunigungen führten.

Die Vorlage bezeichnet StR Kotz (CDU) als weiteren Schritt hin zu einem Bauberatungsamt. Seiner Kenntnis nach haben die bereits eingeleiteten Maßnahmen zu einer höheren Kundenzufriedenheit geführt. Die CDU-Gemeinderatsfraktion unterstütze den Beschlussantrag.

Wie StR Kotz bedankt sich auch StR Winter (90/GRÜNE) für die Vorlage. Er erklärt, mit dem Geplanten werde das Baurechtsamt in die Lage versetzt, seinen komplexen Aufgabenstellungen durch kundenorientiertes Arbeiten gerecht zu werden. Er stimmt dem Beschlussantrag zu.

Entsprechend äußern sich StR Pfeifer (SPD), StR Rockenbauch (SÖS-LINKE-PluS), StRin von Stein (FW), StR Prof. Dr. Maier (AfD) und StR Dr. Oechsner (FDP). Diese Ratsmitglieder bedanken sich ebenfalls bei den Vorlagenerstellern.

Für StR Kotz ist es entscheidend, dass die beteiligten Ämter bei komplexeren Baugenehmigungsverfahren "an einen Tisch" geholt werden. Es handle sich für die Ämter um ein neues Verfahren, und man sei sehr gespannt, wie sich dieses in der Umsetzung entwickle. Die Kunden hätten gegenüber seiner Fraktion den Wunsch geäußert, dass auch die Bauherrenseite (Bauherren, Architekten), wenn dies Sinn mache, bei Ämterkonferenzen beteiligt werden sollten. Diesbezüglich werde eine gewisse Offenheit erbeten. Er regt an, beide Varianten zu testen. Mittelfristig werde eine sogenannte Vorantragskonferenz (Konferenz vor Einreichung eines Bauantrags) zudem als wichtiges Ziel angesehen. Damit erhofft er sich eine weitere Beschleunigung der Verfahren sowie Entlastungen der Ämter.

Im weiteren Verlauf äußert sich StR Winter ebenfalls positiv zum Modul Ämterkonferenz. Von StR Pfeifer wird Wert darauf gelegt, dass es sich bei einem Baugenehmigungsverfahren nicht um ein Mediationsverfahren handelt, in dessen Rahmen austariert wird, was möglich ist und was nicht. Begrüßt werde, dass Kompetenzen verschiedener Ämter zusammengeführt würden, um Entscheidungen zu beschleunigen. Seine Bitte lautet, dass nach Vorliegen erster Erfahrungen seitens der Verwaltung darauf geachtet wird, ob Ämterkonferenzen auch in anderen Verwaltungsbereichen zu einer besseren Bürgernähe und zu schnelleren Entscheidungen beitragen können.

Durch Herrn Freitag (GPR) wird vorgetragen, angesichts der Situation im Baurechtsamt sei die Vorlage aus Sicht des GPR in Ordnung. Die dort anfallenden zusätzlichen Belastungen würden durch entsprechende Stellenschaffungen aufgefangen. Allerdings stelle die Ämterkonferenz eine wesentliche Änderung von Arbeitsorganisationsabläufen sowie ein Novum in der Verwaltung dar. Solche Änderungen würden der formalen Beteiligung des GPR unterliegen. Damit seien möglicherweise Stellenhebungen und Erleichterungen von Arbeitsabläufen verbunden. Beides werde in der Vorlage vermutet, indem mindestens in 10 % der bearbeiteten Fälle von einem beschleunigten Verfahren ausgegangen werde (Halbierung der Bearbeitungszeit). Dies seien Indizien, dass vor einer Umsetzung der Vorlageninhalte die Zustimmung des GPR eingeholt werden müsse. Bedauerlicherweise sei dies versäumt worden; die Beteiligung des GPR am Projekt ersetze nicht die formale Beteiligung. Ohne diese Zustimmung des GPR hätte die Vorlage eigentlich nicht den gemeinderätlichen Gremien vorgelegt werden dürfen. Im RSA habe er darauf hingewiesen, dass in der Vorlage nicht darauf eingegangen werde, zu welchen Veränderungen die Ämterkonferenz insbesondere in den Ämtern führe, die in der Vorlage nicht betrachtet würden. Betrachtet worden sei ausschließlich das Baurechtsamt. Ergeben würden sich Veränderungen der Entscheidungsebenen. Nur die Entscheidungsebenen könnten die Ämterkonferenz zum Erfolg führen. So stelle sich die Frage, ob die betroffenen Ämter mehr Entscheider benötigten. Erforderlich sei eine Evaluation, und es stelle sich die Frage, wie viele Stellenanteile in den anderen Ämtern möglicherweise notwendig seien, damit diese die entsprechende Arbeitsorganisation so anpassen könnten, dass das Modul Ämterkonferenz überhaupt funktioniere. Dass dieses bewertet gehöre, sei bisher nicht beachtet worden. Vor diesem Hintergrund sei das Modul Ämterkonferenz umsetzbar. Dem morgigen Beschluss des Gemeinderats stehe zwar nichts entgegen, aber eine Umsetzung sei erst nach Abschluss des Beteiligungsverfahrens und den dann vorliegenden Aussagen zu den anderen betroffenen Fachämtern möglich.

Anschließend legt BM Dr. Mayer Wert darauf, dass der GPR in der Projektlenkungsgruppe vertreten war. Bei den Stellenschaffungen werde zwischen dem Baurechtsamt und den anderen an der Ämterkonferenz beteiligten Ämtern differenziert, da das Baurechtsamt die Geschäftsführung dieser Ämterkonferenz übernehme (Identifizierung von Problemlagen, Vorbereitung von Terminen, Nachbearbeitung). Mit der Einführung des Moduls Ämterkonferenz werde davon ausgegangen, dass bei den anderen Ämtern Arbeitserleichterungen auftreten, da Stellungnahmen künftig nicht mehr wechselseitig ausgetauscht werden müssten. An dem Runden Tisch würden Lösungen in einem dialogischen Prozess erarbeitet werden.

Zudem betont der Vorsitzende, die Organisationsuntersuchung im Baurechtsamt sei mit dem Beschluss der GRDrs 804/2016 noch nicht abgeschlossen. Diese laufe weiter. Im Zuge des weiteren Verfahrens werde selbstverständlich evaluiert, und damit geht er auch auf die von StR Pfeifer und StRin von Stein geäußerte Erwartung ein, wie sich die Maßnahmen auswirkten. Geprüft werde, inwieweit möglicherweise auch in anderen Bereichen Ämterkonferenzen eingeführt werden könnten.

Abschließend stellt BM Dr. Mayer fest:

Der Verwaltungsausschuss stimmt dem Beschlussantrag einmütig zu.
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